Luận văn tốt nghiệp 1
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích
công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-
INCONESS
Để phân tích công việc trở thành công cụ đắc lực của quản lý Nhân sự
thì công tác này cần được thực hiện hoàn chỉnh và áp dụng hiệu quả. Từ thực
trạng công tác phân tích công việc của Công ty PV-INCONESS, em xin mạnh
dạn đưa ra một số kiến nghị sau nhằm hoàn thiện công tác này tại Công ty:
3.1. Kiến nghị về vai trò của Ban lãnh đạo Công ty và phòng Tổ
chức Nhân sự
3.1.1. Kiến nghị về vai trò củaBan lãnh đạo Công ty
Ban lãnh đạo Công ty đóng vai trò quyết định trong công tác phân tích
công việc. Quan điểm, nhận thức của ban lãnh đạo cấp cao Công tyvề tầm
quan trọng của phân tích công việc quyết định mức độ Công ty chú trọng, đầu
tư vào công tác này.
Ban lãnh đạo Công ty PV-INCONESS cần thay đổi quan điểm nhìn
nhận, nâng cao tầm hiểu biết, nhận thức của mình về phân tích công việc, cần
nắm rõ ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới sự thực hiện công việc
của từng nguời lao động, tới các công tác quản lý nhân sự của Công ty.
Ban lãnh đạo Công ty phải quyết định có sự đầu tư hơn nữa về công
sức, thời gian, tài chính cho công tác phân tích công việc. Ban lãnh đạo Công
ty phải có sự chỉ đạo, yêu cầu phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện nghiêm
chỉnh, hoàn thiện công tác phân tích công việc và áp dụng các kết quả của
phân tích công việc để phục vụ cho các công tác khác của hoạt động quản lý
nhân sự của Công ty. Ban lãnh đạo đề nghị mọi phòng, ban khác, mọi người
lao động trong Công ty hợp tác, phối hợp và cùng tham gia thực hiện công tác
phân tích công việc. Ban lãnhđạo cần khuyến khích, tạo điều kiện cho mọi
1
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
1
Luận văn tốt nghiệp 2

Luận văn tốt nghiệp 3
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu mẫu
thu thập thông tin.
+ Tiến hành thu thập thông tin.
+ Xây dựng các văn bản phân tích công việc.
+ Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ.
Với những đợt tiếp theo Công ty thực hiện phân tích công việc thì mẫu
văn bản phân tích công việc đã được xây dựng và cán bộ phân tích công việc
đã được xác định, nên không cần thực hiện bước này. Và nếu các biểu mẫu
thu thập thông tin đã được xây từ đợt phân tích công việc trước còn phù hợp
với đợt phân tích công việc sau thì ở các đợt sau không nhất thiết phải thiết kế
các biểu mẫu thu thập thông tin khác.
- Xác định mục đích của phân tích công việc và các công việc cần phải
phân tích.
- Lựa chọn cán bộ phân tích công việc: Phòng Tổ chức Nhân sự cần cử
một nhân viên của phòng kiêm nhiệm công tác phân tích công việc, đó chính
là cán bộ phân tích công việc. Công tác phân tích công việc của Công ty từ đó
về sau sẽ do cán bộ này phụ trách. Cán bộ phân tích công việc phải thực hiện
các nhiệm vụ:
+ Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, thiết kế biểu mẫu
thu thập thông tin.
+ Tiến hành thu thập thông tin, giải thích cho người cung cấp thông tin
hiểu rõ mục đích của việc thu thập thông tin, hướng dẫn họ cách thức cung
cấp thông tin; kiểm tra, thẩm định lại tính chính xác, đầy đủ của thông tin.
+ Viết các văn bản phân tích công việc.
+ Gửi các văn bản phân tích công việc tới người lao động, người quản
lý các phòng, ban trong Công ty lấy ý kiến đóng góp. Tập hợp các ý kiến
đóng góp lại, chỉnh sửa văn bản phân tích công việc cho hợp lý. Gửi văn bản
3
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm

GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
4
Luận văn tốt nghiệp 5
của mình.
3.3. Kiến nghị về quy trình thực hiện phân tích công việc
Phòng Tổ chức Nhân sự phải xây dựng quy trình phân tích công việc
phù hợp với thực tế của Công ty, các bước được xây dựng cụ thể và sắp xếp
rõ ràng, để giúp chính phòng Tổ chức Nhân sự và cán bộ phân tích công việc
biết mình phải làm những gì, theo trình tự nào, tránh cắt bước hay thực hiện
lộn xộn giữa các bước. Đây là lần đầu tiên công tác phân tích công việc được
thực hiện tại Công ty PV-INCONESS, theo em công tác nên được tiến hành
theo trình tự các bước như sau:
3.3.1. Xác định mục đích củaphân tích công việc và công việc cần
phân tích
Phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định rõ mục đích của công tác phân
tích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích công việcđược áp dụng
vào công tác quản lý nhân sự cụ thể gì tại Công ty. Từ mục đích của phân tích
công việc giúp xác định loại thông tin liên quan đến công việc cần thu thập,
mức độ chi tiết cần tìm hiểu của mỗi loại thông tin.
Công ty PV-INCONESS mới được thành lập, công tác phân tích công
việc lần đầu tiên được Công ty thực hiện vì vậy nên tiến hànhphân tích cho tất
cả các công việc trong Công ty và nhằm làm công cụ quản lý nhân sự nói
chung, đặc biệt là phục vụ cho việc xây dựng hệ thốngđánh giá thực hiện
công việc, cho việc xây dựng bảng lương hay chocông tác nhân sự hiện tại
đang được Công ty thực hiện nhiều là tuyển dụng nhân sự...
Phân tích công việc tại Công ty nên được tiến hành phân tích theo từng
chức danh công việc. Trước hết, phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định hệ
thống chức danh công việc theo phòng, ban trong Công ty; sau đó tiến hành
đặt mã số cho từng chức danh công việc. Việc đặt mã số cho chức danh công
việc giúp tạo nên hệ thống dễ sử dụng, quản lý.Sau đây em xin ví dụ về bảng

Phó chánh văn phòng VPTH-02
Trợ lý HĐQT VPTH-03
Trợ lý Tổng Giám đốc VPTH-04
Thư ký Tổng Giám đốc VPTH-05
Nhân viên Phiên dịch VPTH-06
Nhân viên Lễ tân VPTH-07
Nhân viên IT VPTH-08
Nhân viên văn thư VPTH-09
Nhân viên hành chính VPTH-10
Nhân viên cấp dưỡng - tạp vụ VPHT-11
Nhân viên Lái xe VPTH-12
Nhân viên Hành chính điện nước VPTH-13
6
Luận văn tốt nghiệp 7
bộ tham gia phân tích công việc
Phòng Tổ chức nhân sự cần xây dựng mẫu trình bày chung cho văn bản
phân tích công việc của tất cả công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện
dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích công việc giữa
các công việc. Phòng Tổ chức Nhân sự có thể thiết kế gộp ba văn bản phân
tích công việc: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người
thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, vào chung một văn bản có
tên là “Bảnmô tả công việc” (Xem phụ lục 3).
Cán bộ tham gia phân tích công việc gồm: cán bộ phân tích công việc
và những người lao động ở các phòng, ban khác đóng vai trò là người cung
cấp thông tin.
Phòng Tổ chức Nhân sự cần phải giao công tác phân tích công việc cho
một người lao động trong phòng mình đảm nhiệm, đó chính là cán bộ phân
tích công việc, người này sẽ chuyên trách công tác phân tích công việc từ nay
về sau của Công ty. Cán bộ phân tích công việc nên được chọn là người am
hiểu về các công việc trong Công ty. Hiện nay, sự hiểu biết về phân tích công

có thể từ 4 đến 6 trang, phải tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng
tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết. Các câu hỏi được thiết kế thuận
tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả lời ngắn gọn. Bản
câu hỏi thường sử dụng câu hỏi lựa chọn hoặc câu hỏi mở.
Khi các thông tin thu thập được từ không đầy đủ, rõ ràng, cán bộ phân
tích công việc phải thảo luận, trao đổi lại với người lao động.
Em xin trình bày một mẫu bản câu hỏi (Xem phụ lục 4).
- Phương pháp phỏng vấn
Cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn người thực hiện công
việc hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp; có thể tiến hành phỏng vấn từng
người hoặc nhóm người thực hiện công việc để tiết kiệm thời gian. Để phỏng
vấn hiệu quả, cán bộ phân tích công việc phải có kỹ năng phỏng vấn. Cán bộ
phân tích công việc cần:
8
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
8
Luận văn tốt nghiệp 9
+ Chuẩn bị sẵn câu hỏi phỏng vấn: cách đặt câu hỏi thích hợp, sắp xếp
câu hỏi hợp lý. Phỏng vấn thường sử dụng câu hởi mở.
+ Chọn địa điểm phỏng vấn yên tĩnh, tránh bị người khác cắt ngang.
+ Bước vào phỏng vấn, tạo bầu không khí thân mật, thoải mái, giải
thích cho người được phỏng vấn về mục đích, tầm quan trọng của buổi phóng
vấn, giới thiệu sơ qua về nội dung buổi phỏng vấn.
+ Nêu các câu hỏi một cách rõ ràng, có thể hưóng dẫn, gợi ý cho người
được phỏng vấnhiểu và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi.
Em xin trình bày một mẫu câu hỏi phỏng vấn (Xem phụ lục 5).
 Với lao động trực tiếp
Lao động trực tiếp thường cócông việc chân tay, hoạt động lao động
biểu hiện nhiều ra ngoài nêndễ dàng quan sát được, cán bộ phân tích công
việcnên sử dụng phương pháp quan sát để thu thập thông tin.

thì cần có biện pháp bổ sung, điều chỉnh, như thảo luận với người cung cấp
thông tin.
3.3.5. Xây dựng các văn bản phân tích công việc
Khi đã có các thông tin cần thiết, cán bộ phân tích công việc cùng với
sự kếthợp của những người lao động, người quản lý các phòng, ban viết văn
bản phân tích công việc hoàn chỉnh theo mẫu “BảnMô tả công việc” đã thiết
kế ở bước 1. Phần tiêu chuẩn thực hiện công việc,cán bộ phân tích công việc
không trực tiếp viết mà là các Trưởng phòng, ban viết trong sự phối hợpcủa
những người lao động ở phòng, ban mình. Cán bộ phân tích công việc có
trách nhiệm hướng dẫn cách thức viết, giám sát quá trình viết của họ.
Em xin trình bày“BảnMô tả công việc”mà em đã thử thiết kế cho một
số công việc tại Công ty:Thư ký Tổng Giám đốc, nhân viên Tuyển dụng lao
động, nhân viên Lễ tân(Xem phụ lục 6, 7 và 8).
Cán bộ phân tích công việc gửi “bản mô tả công việc” tới các Trưởng
10
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
10
Luận văn tốt nghiệp 11
phòng, ban và người lao động để lấy ý kiến đóng góp của họ. Ai có ý kiến thì
đề xuất trực tiếp với cán bộ phân tích công việc hoặc phòng Tổ chức Nhân sự.
Cán bộ phân tích công việc tập hợp tất cả các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó
sửa lại “bản mô tả công việc” cho hợp lý.
Tiếp theo, Phòng Tổ chức Nhân sự tổ chức một buổi hội thảo với sự
tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao Công ty, Trưởng các phòng, ban để đưa ra
đánh giá, nhận xét và góp ý cho“bản mô tả công việc”; theo đó cán bộ phân
tích công việc sửa lại lần cuối để hoàn thiện “bản mô tả công việc”.
Thời gian lấy ý kiến và chỉnh sửa “bản mô tả công việc” từ 3 – 5 ngày
hoặc một tuần, tuỳ khối lượng thực tế phát sinh.
Sau khi hoàn thiện “bản mô tả công việc”, Trưởng phòng Tổ chức
Nhân sự sẽ phê duyệt và trình Tổng Giám đốc ký duyệt. Cán bộ phân tích

Công ty PV-INCONESS cần xây dựng kế hoạch nhân lực cụ thể cho từng giai
đoạn dài, trung, ngắn hạn, chứ không phải là những kế hoạch nhân sự ngắn
hạn và chung chung, như hiện nay.
Từ kế hoạch sản xuất - kinh doanh, Công ty xác định khối lượng công
việc cần thực hiện. Thông tin trong văn bản phân tích giúp Công ty xác định
bản chất của các công việc cần kế hoạch, yêu cầu của công việc đối với người
lao động để họ hoàn thành công việc đóvà tiêu chuẩn hoàn thành công việc.
Đó là cơ sở để Công ty dự đoán cầu nhân lực: số lượng, chất lượng lao động
cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất - kinh doanh.
3.4.2. Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự
Tuyển dụng lao động có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng lao động
của tổ chức, bất kỳ một tổ chức nào cũng đều muốn tuyển dụng đúng người.
Muốn vậy, tuyển dụng phải được thực hiện tốt từ quá trình tuyển mộ đến
tuyển chọn.
Khi có nhu cầu tuyển mộ lao động ở vị trí công việc nào thì Công ty lấy
những thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu của công việc đối với
12
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
12
Luận văn tốt nghiệp 13
người lao động trong văn bản phân tích để đưa vào thông báo tuyển mộ. Đó là
căn cứ để các ứng viên hiểu rõ về công việc và xác định xem mình có phù hợp
với vị trí đang tuyển hay không, có nộp hồ sơ xin việc hay không. Điều này
giúp Công ty sàng lọc được ngay những ứng viên không đạt yêu cầu trong
quá trình tuyển mộ, nhưng không vì thế mà số ứng viên nộp hồ sơ ít đi. Điều
đó chỉ thêm khẳng định rằng Công ty làm việc chuyên nghiệp, tuyển dụng
dựa trên những căn cứ rõ ràng, đảm bảo độ chính xác, tạo ra ấn tượng ban đầu
tốt đẹp đối với ứng viên về Công ty.
Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối
với người thực hiện là cơ sở giúp Công ty xác định các tiêu thức, tiêu chí cụ

giá trong phương pháp đánh giá. Các thông tin về công việc trong văn bản
phân tích công việc giúp Công ty xây dựng nên hệ thống tiêu thức, tiêu chí
đánh giá, như về khối lượng, chất lượng, thời gian, hành vi, thái độ trong thực
hiện công việc... Các tiêu chuẩn thực hiện công việc trong văn bản phân tích
công việc là mốc chuẩn trong thực hiện công việc, dựa trên đó Công ty đo
lường thực tế thực hiện công việc của người lao động. Các tiêu chuẩn thực
hiện công việc của hệ thống đánh giá được xây dựng từ những thông tin trong
văn bản phân tích đảm bảo sự đầy đủ, hợp lý và khách quan.
3.4.5. Ứng dụng vào thù lao lao động
Sự công bằng trong thù lao là yếu tố chính quyết định tới sự hài lòng
trong công việc, ảnh hưởng tới thực hiện công việc của người lao động, Công
ty PV-INCONESS cần xây dựng cho mình một hệ thống thù lao đảm bảo
công bằng, chính xác.
Giá trị công việc là yếu tố cơ bản để xây dựng hệ thống thù lao của
Công ty. Để có thể thực hiện một chương trình đánh giá công việc có hệ
thống thì Công ty cần có các văn bản phân tích công việc được viết một cách
chi tiết, đầy đủ, chính xác. Dựa vào những thông tintrong văn bản phân tích
công việc, Công ty phân tích và xác định: mức độ quan trọng, phức tạp của
14
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
14
Luận văn tốt nghiệp 15
những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc, những yêu cầu đối với người
lao động, điều kiện lao động...; từ đó xác định giá trị của công việc.
Sau khi đã xác định được giá trị các công việc, Công ty tiến hànhxác
định cácngạch tiền lương/tiền công và ấn định khoảng tiền lương/tiền công
cho từng ngạch. Để khuyến khích người lao động thực hiện công việc tốt hơn,
Công ty chia ngạch lương thành các bậc lương với hệ số tăng lương luỹ tiến.
3.4.6. Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện nay được các tổ

nhân sự nói chung tại Công ty.
Kết luận
Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nền kinh
tế Việt Nam đang hội nhập sâu sắc với nền kinh tế thế giới, điều đó đặt ra cho
mỗi doanh nghiệp trong nước những yêu cầu mới, sức ép cạnh tranh giữa các
doanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp nước ngoài ngày càng gay gắt
hơn. Các doanh nghiệp của chúng ta đang đứng trước cả những cơ hội và
thách thức lớn khi tham gia vào sân chơi quốc tế. Để có thể phát triển được
trong một môi trường như thế, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đóng vai
trò vô cùng quan trọng.
16
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
16
Luận văn tốt nghiệp 17
Các doanh ngiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng của
hoạt động quản lý nhân sự đối với mình. Phân tích công việc là công cụ cơ
bản của quản lý nhân sự, nó tác động đến mọi công tác khác của quản lý nhân
sự. Muốn hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả thì công tác phân tích công
việc phải được hoàn thiện.
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công
việc chưa được Công ty quam tâm, đầu tư đúng mức; công tác này còn chứa
đựng nhiều tồn tại, bất cập và đã có những ảnh hưởng không tốt tới hoạt động
quản lý nhân sự nói chung của Công ty. Hy vọng rằng trong thời gian ngắn tới
công tác phân tích công việc của Công ty sẽ có những thay đổi tích cực, tạo
một trong những cơ sở vững chắc để Công ty phát triển vững bền.
PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Báo cáo công tác tổ chức và nhân sự năm 2007
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày ___ tháng 12 năm 2007

+ Khó khăn: Nhân sự của Công ty trong năm 2007 không ổn định cho nên
cũng gặp nhiều khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự.
II/ KẾ HOẠCH NĂM 2008:
Căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc chung của hai Dự án của Công ty.
Năm 2008, Phòng TCNS tập trung vào các công việc chính là kiện toàn nhân sựđối
với các đối tượng là cán bộ quản lý, lao động phổ thông để thực thi 2 Dự án.
18
GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
18