HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
CÁN BỘ MẶT HÀNG
I – MỤC ĐÍCH & PHẠM VI:
Hướng dẫn công việc cho Cán bộ mặt hàng (CBMH) thuộc Phòng Kế hoạch Kinh
doanh .
III – NỘI DUNG:
A – Quá trình đàm phán nhận đơn hàng:
1. Sau khi nhận được yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Trưởng nhóm, CBMH thực hiện như
sau:
• Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật hoặc áo mẫu từ khách hàng, kiểm tra sợ bộ các hướng dẫn kỹ
thuật có đầy đủ hay không? Bao gồm số lượng đơn hàng theo màu, size, bảng thông số kỹ
thuật, hình vẽ phác hoạ… Sau đó lập giấy đề nghò chuyển cho Phòng KTCN tính giá thành.
Giấy đề nghò ghi rõ thời gian báo giá để theo dõi việc báo giá cho khách.
• Dựa theo kế hoạch sản xuất của Phòng quản lý may để đàm phán với khách hàng về lòch
xuất nhập khẩu hàng hoá.
2. Sau khi kết thúc việc đảm phán, CBHM hoàn tất phiếu đàm phán, lập HĐ xuất, nhập
chuyển tài liệu đến các bộ phận liên quan.
B – Quá trình chuẩn bò:
1. Tiến hành phân loại các đơn hàng theo thứ tự ngày xuất, yêu cầu khách cung cấp đầy đủ tài
liệu mẫu, rập để chuẩn bò sản xuất.
2. Tập hợp toàn bộ thông tin chuyển giao đến các bộ phận liên quan:
• Quản lý may : Tác nghiệp có kiểu dáng, dự kiến ngày nhập hàng hàng ngày sản xuất và
ngày xuất hàng, số lượng.
Trang :1
• Quản lý chất lượng : Tác nghiệp có kiểu dáng, qui cách may, thông số, chủng loại vải,
packing list hàng nhập, số lượng dự kiến ngày sản xuất, ngày xuất khẩu, các bình phẩm của
khách về mẫu đối, hàng kiểm chuyền, kiểm đ diện khi đang sản xuất.
• Phòng kỹ thuật công nghệ : tác nghiệp, rập, áo mẫu các t liệu liên quan đến kỹ thuật may,
cắt, đóng gói, gấp xếp ngaỳ dự kiến sản xuất, số lượng, ngaỳ xuất khẩu.
• Các tài liệu kỹ thuật được chuyển cho các bộ phận được đóng dấu của Phòng Kế hoạch, ghi
ngày tháng chuyển giao tài liệu để kiểm soát.

Trang :2
6. Lập kế hoạch sản xuất khi nguyên phụ liệu có đủ để sản xuất ra thành phẩm:
• Kế hoạch sản xuất chỉ được lập khi nguyên phụ liệu đã đầy đủ cho sản xuất, trường hợp
không đồng bộ nhưng khách hàng đồng ý cho sản xuất thì CBMH phải theo dõi và thường
xuyên thông tin (có thể thông tin hàng ngày) cho khách hàng về tình hình nguyên phụ liệu
về trễ hoặc có giải pháp mua nguyên phụ liệu thay thế tại Việt nam.
• Kế hoạch sản xuất gồm các nội dung chính: tên khách hàng, tên mã hàng, PO, đònh mức
nguyên liệu, số lượng đơn hàng, số lượng sản xuất, bảng phân số lượng theo màu và size,
số lượng nguyên liệu sử dụng, một số lưu ý…
• Kế hoạch sản xuất sau khi được lập sẽ được photo và chuyển cho Phòng QL may, giao lại
cho Trưởng phòng, thông kê của phòng và lưu 01 bản. Đồng thời CBMH phát hành phiếu
xuất kho nguyên liệu chuyển cho Phòng QL may.
• Lập phiếu xuất nguyên liệu kèm theo kế hoạch sản xuất.
• Lập lệnh xuất phụ liệu may tổng cho từng kế hoạch sản xuất chuyển giao cho Xí nghiệp
may.
C - Quá trình sản xuất:
1. Sản xuất:
• Theo dõi tình hình sản xuất từ khâu cắt, nắm số lượng sản xuất của từng bộ phận.
• Nhận các thông tin về các sự cố gây trở ngại trong việc sản xuất để sử lý hoặc cập nhập
trong trường hợp các bộ phận liên quan đã giải quyết với các bộ phận liên quan hay khách
hàng.
• Nhận thông tin và thông báo các thay đổi về ngày xuất hàng, số lượng và các thay đổi đột
xuất về kỹ thuật đến các bộ phận liên quan.
• Các bằng chứng trong quá trình giải quyết đơn hàng được lưu giữ cẩn thận (kèm theo chữ
ký của khách hàng, bộ phận sản xuất…) nhằm mục đích cho quá trình thanh lý đơn hàng.
• Khi nhận được yêu cầu xuất bổ sung nguyên phụ liệu do nguyên phụ liệu bò hư thì viết
phiếu xuất theo yêu cầu tuy nhiên nếu nguyên phụ liệu bò hư do lỗi của công nhân thì xuất
ngoài đònh mức và chuyển cho Phòng Kế toán để trừ vào quỹ lương của bộ phận.
• Trong quá trình xuất nguyên phụ liệu ngoài đònh mức, cấp bổ sung phải kiểm tra thường
xuyên theo bảng cân đối nguyên phụ liệu để cân đối với số lượng nguyên phụ liệu nhập để