HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
CÁN BỘ MẶT HÀNG I – MỤC ĐÍCH & PHẠM VI:

Hướng dẫn công việc cho Cán bộ mặt hàng (CBMH) thuộc Phòng Kế hoạch Kinh
doanh .

III – NỘI DUNG:

A – Quá trình đàm phán nhận đơn hàng:
1. Sau khi nhận được yêu cầu của Trưởng phòng hoặc Trưởng nhóm, CBMH thực hiện như
sau:
• Tiếp nhận tài liệu kỹ thuật hoặc áo mẫu từ khách hàng, kiểm tra sợ bộ các hướng dẫn kỹ
thuật có đầy đủ hay không? Bao gồm số lượng đơn hàng theo màu, size, bảng thông số kỹ
thuật, hình vẽ phác hoạ… Sau đó lập giấy đề nghò chuyển cho Phòng KTCN tính giá
thành. Giấy đề nghò ghi rõ thời gian báo giá để theo dõi việc báo giá cho khách.
• Dựa theo kế hoạch sản xuất của Phòng quản lý may để đàm phán với khách hàng về lòch
xuất nhập khẩu hàng hoá.
2. Sau khi kết thúc việc đảm phán, CBHM hoàn tất phiếu đàm phán, lập HĐ xuất, nhập
chuyển tài liệu đến các bộ phận liên quan.


• Thường xuyên liên hệ với bộ phận xuất nhập khẩu để nắm chính xác ngày nguyên phụ
liệu về Việt nam, sau đó đốc thúc bộ phận XNK nhập hàng nhanh chóng, đốc thúc kho báo
cáo số lượng hàng nhập nhằm có thông tin chính xác, kòp thời phục vụ cho quá trình sản
xuất tránh tình trạng nguyên phụ liệu về không đồng bộ, về trễ.
• Lập phương án mua nguyên phụ liệu tại Việt nam trong khi chờ ý kiến của khách hàng đối
với số nguyên phụ liệu về trễ, hoặc trong quá trình sản xuất phát hiện số lượng thiếu hụt.

5. Cân đối nguyên phụ liệu:

• Mô tả bảng cân đối: Khi nhận được đơn hàng thì lập bảng cân đối nguyên phụ liệu, bảng
cân đối có thể gồm các cột sau: Stt, tên nguyên phụ liệu, màu, size, quy cách, số lượng
đònh mức sản xuất, đònh mức khách hàng, nhu cầu sản xuất, nhu cầu khách hàng, diễn biến
việc nhập nguyên phụ liệu, diễn biến của việc cung cấp cho sản xuất, phần cân đối. Bảng
cân đối ghi rõ ngày cập nhật.
• Đònh mức nguyên phụ liệu: Đònh mức vải do bộ phận sơ đồ lập sơ đồ mini kèm theo đònh
mức trong đó có đònh mức sản xuất và phần trăm hao hụt, đònh mức phụ liệu do bộ phận
kỹ thuật công nghệ lập. CBMH chuyển đònh mức nguyên phụ liệu cho khách hàng duyệt.
• Khi nhận được báo cáo nhập hàng từ kho nguyên phụ liệu thì CBMH tiến hành nhập số
lượng hàng nhập vào bản cân đối.
Trang :2 6. Lập kế hoạch sản xuất khi nguyên phụ liệu có đủ để sản xuất ra thành phẩm:
• Kế hoạch sản xuất chỉ được lập khi nguyên phụ liệu đã đầy đủ cho sản xuất, trường hợp
không đồng bộ nhưng khách hàng đồng ý cho sản xuất thì CBMH phải theo dõi và thường
xuyên thông tin (có thể thông tin hàng ngày) cho khách hàng về tình hình nguyên phụ liệu
về trễ hoặc có giải pháp mua nguyên phụ liệu thay thế tại Việt nam.
• Kế hoạch sản xuất gồm các nội dung chính: tên khách hàng, tên mã hàng, PO, đònh mức
nguyên liệu, số lượng đơn hàng, số lượng sản xuất, bảng phân số lượng theo màu và size,
số lượng nguyên liệu sử dụng, một số lưu ý…

2. Xuất hàng :
Trang :3

• Trước khi xuất hàng thì liên hệ với khách hàng đề xác đònh thời gian kiểm tra final và
thông báo cho Phòng QLCL.
• Dựa theo lòch xuất hàng đã thoả thuận với khách lập lòch xuất và Packing list chuyển đến
P.XNK, xưởng may và bộ phận QLCL.
• Dựa theo lệnh xuất hàng, phối hợp với bộ phận liên quan để cho khách hàng kiểm final.
• Sau khi hàng hoá đã được đóng thùng xong thì làm giấy đề nghò điều xe, lập phiếu đề nghò
xuất hàng chuyển cho Phòng Kế toán để làm phiếu xuất (trừ hàng do công ty xuất khẩu
trực tiếp thì do bộ phận XNK thực hiện).

D – Quá trình thanh lý:
• Báo cáo thời gian bắt đầu sản xuất đến ngày xuất khẩu, các lý do bò đình trệ sản xuất nếu
có, các chi phí phát sinh nếu có.
• Lập bảng thanh lý với khách hàng về tình hình sử dụng nguyên phụ liệu theo đònh mức
khách duyệt. Sau khi hai bên thoả thuận về số lượng chuyển bảng thanh lý về phòng kế
toán
• Lập bảng thanh lý với công ty về tình hình sử dụng nguyên phụ liệu theo đònh mức của
công ty, xác nhận số lượng đãsử dụng cùng với kho và xưởng may. Sau khi thống nhất ký
xác nhận và chuyển bảng thanh lý về phòng kế toán.
• Sau khi bản thanh lý được duyệt thì đàm phán với khách hàng về việc chuyển nguyên phụ
liệu thừa trả lại khách hàng. Trang :4