Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi
phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần hỗ trợ
phát triển tin học (HIPT)
I. Đặc điểm và tình hình chung của Công ty HIPT
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) có trụ sở chính tại 152
Thuỵ Khuê - Tây Hồ - Hà Nội.
Tên giao dịch: High Performance Technology Joint Company
Tel: 04.2660502 Fax: 04.2660520
Website: www.hipt.com.vn
Email:
Cửa hàng bán lẻ tại 23 Quang Trung - Hà Nội
Tel: 04.8246254
Fax: 04.8246354
Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN do Uỷ ban nhân dân thành phố
Hà Nội cấp.
Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 6 năm 1994 do trọng tài
kinh tế Hà Nội cấp.
Sau 6 năm hoạt động đến ngày 29 tháng 02 năm 2000, Công ty trách nhiệm
hữu hạn hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đợc chuyển thành Công ty cổ phần hỗ trợ
phát triển tin học (HIPT), theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 010000008
do Sở kế hoạch và đầu từ Hà Nội cấp.
Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty trach nhiệm hữu hạn thành Công ty cổ
phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 (đồng) lên 5.120.000.000
đồng (năm tỷ một trăm hai mơi triệu đồng Việt Nam) phù hợp với quy mô phát
triển của Công ty. Với đặc trng là Công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần hoá, nếu
nh trớc đây số vốn của Công ty chi là 0,5 tỷ thi nay với 5.12 tỷ Công ty đã mở
rộng quy mô phát triển nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động, xây dựng
chiến lợng kinh doanh, mở rộng thi trờng tiêu thụ.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
2.1. Chức năng của Công ty

Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là đại lý cung cấp dịch vụ
kỹ thuật của Hewlett - packard.
Ngoài ra HIPT là đại lý đợc uỷ quyền cung cấp thiết bị và giải pháp của các
hãng nổi tiếng khác nh oracle, Cíco, Epson, Microsoft, Strrtú,...
HIPT còn cung cấp, nghiên cứu, t vấn công nghệ và dịch vụ tin học là nền
tảng trong sự phát triển của Công ty.
Trong những năn vừa qua Công ty HIPT đã thiết kế, cung cấp thiết bị lắp
đặt hệ thống mạng cho những khác hàng nh: Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty
hang không Việt Nam,. tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và
truyền thông số liệu (VDC), thông tấn xã Việt Nam, cụ Công nghệ tin học, ngân
hàng, tổng cụ địa chính, bộ ngoại giao, báo nhân dân, Công ty điện tử viễn thông
quân đội.... Đồng thời Công ty cũng thiết kế, xây dựng chơng trình tin học cho
khác hàng nh: Trung tâm thông tin t liệu văn phòng Quốc hội, văn phòng Bộ Tài
Chính, uỷ ban Nhà nớc về ngời Việt Nam ở nớc ngoài, th viện Đại học Quốc gia,
uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Tổng Công ty hàng không Việt Nam, Tổng
Công ty bảo hiểm Việt Nam, thông tân xã Việt Nam, ngân hàng Nhà nớc Việt
Nam.....
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự của Công ty HIPT.
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Công ty đã thay đổi để phục vụ cho yêu cầu
quản lý đợc tốt hơn. Bộ máy tổ chức của Công ty đợc phân chia theo sản phẩm
giúp cho Công ty thích nghi với sự thay đổi chóng mặt của công nghệ thông tin, đi
sát sự biến động của thị trờng nhu cầu của khách hàng.
Tổng giám đốc
đại diện lãnh đạo
Khối văn phòng
Khối kinh
doanh tm
Khối kinh
doanh dự án
Khối kinh

Nhà nớc và hoạt động chuyên môn theo chỉ đoạ của ban giám đốc Công ty, theo
dõi công nợ, thực hiện các nhiệm vụ khác về kế toán, tài vụ theo quy định.
Ban quản lý dự án có nhiệm vụ tỏ chức triển khai các dự án đầu t, hợp tác kinh
doanh của Công ty theo chỉ đạo trực tiếp của hội đồng quản trị và tổng Giám đốc.
Văn phòng tổng hợp có chức năng tổ chức nhân sự, phân loại Công văn,
quản lý hồ sơ, giấy từ, dự thảo các quyết định, công văn đi của bộ phận, quản lý
dấu, chữ ký, sắp xếp lịch làm việc và giúp đỡ HĐQT, ban giám đốc thực hiện lịch
làm việc....
Khối kinh doanh thơng mại bao bồm các phòng kinh doanh phân phối, các
phòng kinh doanh thơng mại, tổ xuất nhập khẩu, tổ vật t, các nhóm chuyên môn,
phòng triển khai và bảo hành.
Các phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩm
nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kinh doanh, quan hệ với khác hàng phát triển
thị trờng sản phẩm....
Các phòng kinh doanh thơng mại: phòng kinh doanh thơng mại gồm nhiều
nhóm dự án và bán lẻ khác nhau. Nhóm dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng,
tổ chức triển khai các hợp đồng dự án, thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho
các đơn thầy.... Nhóm bán lẻ tổ chức phòng trng bày sản phẩm và giải pháp, báo
giá, bản lẻ cho khách hàng......
Tổ xuất nhập khẩu, tổ vật t có trách nhiệm xuất nhập khẩu thiết bị tin học,
cung cấp vật t phục vụ cho hoạt động kinh doanh...
Phòng triển khai và bảo hành: tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp
đồng của cy, cài đặt, lắp đặt thiết bị, mạng, bảo hành thiết bị tin học.
Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án, phòng tích hợp
hệ thống, phòng dịch vụ kỹ thuật.
Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thi trờng, lập kế hoạch
xây dựng dự án, tô chức, theo dõi viên triển khai dự án.....
Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu các Công nghệ
mức hệ thống, tham gia xây dựng các giải pháp cung cấp cho khác hàng tạo lập
các mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống....

0
94 96 97 98 99 00 02 03 04 05
II. Tình hình tổ chức công tác kế toán của Công ty
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đã áp dụng chơng trình kế
toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy
tính. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớt
khối lợng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu
cầu về thông tin quản lý. Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công ty
cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp là cách
kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đợc hiệu
quả.
Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu t\phức tạp về quản lý
ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán
phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết,
sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán......
Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có máy khi có các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Lập chứng từ
Chứng từ kế toán
Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ
Các tệp nhật ký
Chuyển sổ sang sổ cái
Tệp sổ cái
Lên báo cáo
Sổ sách kế toán
Báo cáo tài chính
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập
ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phân kế

Không những vậy do Công ty có quy mô nhỏ nên trởng phòng tài vụ còn chịu
trách nhiệm theo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến tài sản cố định, tiền lơng và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng, phản
ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cung với số liệu do kế toán ơ
các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài
chính, báo cáo kế toán.
- Kế toán hàng hoá: theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hàng
hoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết TK 1566, sổ
chi tiết tài khoản TK 632.
- Kế toán công nợ: quảnlý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ
phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ (công nợ vơi ngời mau, ngời cung
cấp hàng hoá, dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nớc, với cán bộ nhân viên
Công ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạn thanh
toán theo hợp đồng và theo chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn, phiếu nhập
kho, phiếu chi tiền...). Từ các nguòn phát sinh công nợ, đoon đốc nhắc nhở việc
thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng, kịp
thời và chính xác.
- Kế toán chi phí: chịu trách nhiệm teo dõi, ghi chép, tính toán các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, mở các sổ chi tiết, lập các bản
phân bổ theo yêu cầu quản lý. Cuối tháng, tập hợp toàn bộ chi phí rồi chuyển toàn
bộ số liệu cho trởng phòg tài vụ.
2. Hình thức kế toán áp dụng
Do đặc điểm kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán
nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình.
Mẫu sổ hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện
cho viẹc phân công lao động kế toán. Hình thức kế toán nhật ký chuing thích hợp
với mọi loại hình doanh nghiệp và thuận lợi cho việc vi tính hoá công tác kế toán.
Do đặc điểm kinh doanh của mình nên Công ty áp dụng hình thức kế toán
nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình.
Mẫu sổ hình thức kế toán nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện

Những chi phí nguyên vật liệu dùng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp nh vật
liệu sửa chữa tài sản cố định, văn phòng phẩm, tài liệu, xăng xe con, màn chiếu.
Những chi phí cong cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phân bán hàng và bộ phận
quản lý nh chi phí ấm chén, chi mua bàn ghế, tủ hồ sơ, bút giấy, điều hoà nhiệt
độ, điện thoại, máy tính.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Những tài sản cố định dùng cho bộ phận
bán hàng va bộ phận quản lý đều đợc tính khấu hao theo quy định của những thiết
bị tin học.
- Thuế, phí, lệ phí: Các loại thuế, phí và lệ phí nh thuế môn vài, vé cầu, phà
các loại phí dịch vụ ngân hành, trả phí chuyển tiền......
- Chi phí dự phòng: Tại Công ty HIPT, kế toán khôngtiến hành trích lập dự
phòng cho thiết bị tn học, dự phòng các khoản phải thu khó đòi
- Chi phí bảo hành sản phẩm: Chi phí bảo hành sản phẩm bao gồm chi phí
sữa chữa thiết bị tin học trong thời gian bảo hành.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận bán hàng
bao gồm những khoản chi phí Công ty trả cho ngời cung cấp về dịch vụ mua
ngoài cho quá trình bán hàng nh chi phí thuế cửa hàng, chi phí vận chuyển hàng
hoá đi tiêu thụ, chi phí quảng cáo, triển lãm.....
Chi phí dịch vụ mua ngoài ở bộ phận quản lý doanh nghiệp bao gồm những
khoản chi phí doanh nghiệp trả cho ngời cung cấp dịch vụ sử dụng cho hoạt động
quản lý nh tiền điện, nớc, điện thoại thuê sửa chữa tài sản cố định.
- Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí bằng tiền phát sinh ở bộ phận bán
hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp nh chi phí hội nghị khác hàng, chi phí giao
dịch giới thiệu sản phẩm, chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí đào tạo, bồi d-
ỡng, chi phí đặt báo, quét dọn vệ sinh văn phòng.
2. Thực tế tổ chức Công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT
2.1. Hạch toán ban đầu
Tại Công ty HIPT, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu một
cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo thực hiện các khâu tiếp teo một cách thuận tiện.

Đơn vị: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học
Địa chỉ: 79 Bà Triệu - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Mã số
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
Chi phí nhận hàng HĐP
0103/0203 và So301
C 180 66550 11979000
Tổng cộng: 11979000
Tiền thuế GTGT (10%): 1197900
Tổng giá thanh toán: 13176900
Số tiền ghi bằng chữ: Mời ba triệu một trăm bảy mơi sáu nghìn chín trăm
đồng chẵn
Ngời mua
Ký, họ tên
Kế toán trởng
Ký, họ tên
Thủ trởng đơn vị
Ký, họ tên
Đơn vị: Công ty HIPT
114 TC/QĐ/CĐKT
Tây Hồ
Mẫu số: 02 - TT
Ban hành theo QĐ số:
Địa chỉ: 152 Thuỵ Khuê ngày 01-11-
1995 của Bộ Tài Chính
Quyển số:
Số: 66
Phiếu chi
Ngày 01 tháng 03 năm 2008

Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản bảo hiểm
Các chứng từ khác có liên quan
Tại Công ty HIPT thời gian để tính lơng, tính thởng và các khoản phải trả
cho ngời lao động là hàng tháng. Căn cứ vào các chứng từ khác có liên quan (giấp
nghỉ phép, quyết định ngừng việc...). Tất cả các chứng từ trên phải đợc kế toán
kiểm tra trớc khi tính lơng, tính thởng và bảo đảm đợc các yêu cầu chứng từ kế
toán.
Phơng pháp tính trích lơng ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý tại Công ty
HIPT.
Lơng nhân viên quản lý,
nhân viên bán hàng
=
Lơng tối thiểu
*
Ngày công
thực tế
*
Hệ số bậc
lơng
23
Hệ số lơng cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác. sau khi
đã kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lơng, tính thởng, tính trợ cấp phải
trả cho ngời lao động. Trên cơ sở bảng thanh toán tiền lơng, bảng trích lập bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn kế toán tiến hành lập chứng từ:
Bảng phân bổ tiền lơng và các khoản bảo hiểm.
Tại Công ty, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đợc tính theo quy định của
Nhà nớc đã ban hành.
Bảo hiểm xã hội đợc trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lơng cơ
bản. Trong đó 15% trích vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập của ngời lao
động.