Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh
toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và
sản xuất Nam Tiến
1/ Đặc điểm chung của kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng :
Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến thuộc loại hình doanh
nghiệp tư nhân, là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về hoạt động kinh doanh. Để
đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển, nhất là trong cơ chế thị trường, tự do
cạnh tranh, Công ty luôn luôn quản lý chặt chẽ khâu nhập xuất vật tư hàng hóa,
chú trọng công tác tiêu thụ hàng hóa. Công tác quản lý hàng hóa được tiến hành
từ khâu mua, khâu xuất dùng.
1.1. Đặc điểm các mặt hàng bán ra :
- Hàng hoá kinh doanh của Công ty chủ yếu là các sản phẩm ống thép
đen, ống thép mạ kẽm tròn từ φ12.7 x 0.7 cho đến những ống thép cỡ lớn như
φ168.3 x 7.11, φ219,1 x 7.92... đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, ống chữ nhật có
kích thước từ 10 x 30 mm đến 100 x 200mm và ống vuông có kích thước từ 12
x 12mm đến 150 x 150mm theo tiêu chuẩn TC01-2001…
- Tôn tấm và phụ kiện các loại
Đặc điểm của những mặt hàng này là có chất lượng sử dụng rất cao đạt
tiêu chuẩn quốc tế, hàng hoá dễ bảo quản nhưng khó vận chuyển vì cồng kềnh.
Công ty Nam Tiến chuyên kinh doanh các mặt hàng sắt thép nhưng
hàng hóa của Công ty nhiều chủng loại nên việc theo dõi rất phức tạp. Kế toán
phải làm thẻ kho thật chi tiết và chính xác.
Công ty được các nhà sản xuất thép lớn và có uy tín như : Công ty ống
thép Việt Nam Vinapie, Công ty Cổ phần ống thép thép Việt Đức VG Pipe, CN
công ty TNHH ống thép Hoà Phát, Công ty ống thép 190….uỷ quyền là nhà
phân phối chính thức sản phẩm ống thép của họ.
1.2. Đối tượng & phương thức bán hàng :
• Đối tượng bán hàng :
Với nhiều mặt hàng đa dạng và là địa chỉ đáng tin cậy, Công ty
TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến xuất hàng chủ yếu cho các doanh
nghiệp Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển nhà số 5, Công ty CP IDC, Công ty

hàng và theo dõi thanh toán.
Hiện nay, trong kinh doanh công ty luôn củng cố, phát huy việc bán
hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng. Vì theo hình thức này, hoạt động kinh
doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp luật. Do đó, công ty có thể chủ
động lập kế hoạch mau và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh
doanh của Công ty.
1.3. Các hình thức thanh toán tiền hàng mà Công ty áp dụng :
Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến áp dụng
các hình thức thanh toán chủ yếu :
- Hình thức bán hàng thu tiền ngay : Theo hình thức này, hàng hóa được
tiêu thụ đến đâu tiền thu ngay đến đấy như tiền mặt, séc, chuyển
khoản…
- Hình thức bán hàng chưa thu được tiền : Theo hình thức này khách
hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán tiền.
- Hình thức bán hàng theo hợp đồng đã ký : Theo hình thức này khách
hàng sẽ thanh toán tiền theo Hợp đồng đã ký với Công ty, áp dụng chủ
yếu cho các công trình lớn.
2/ Thực trạng công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty
TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến :
2.1. Tài khoản kế toán bán hàng sử dụng:
Để phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, Công
ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến sử dụng một số tài khoản như sau :
TK 511 : Doanh thu bán hàng
TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ
TK 521 : Chiết khấu bán hàng
TK 531 : Hàng bán bị trả lại
TK 532 : Giảm giá hàng bán
TK 632 : Giá vốn hàng bán
TK 111 : Tiền mặt
TK 112 : TGNH

- Một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho (có biên bản giao chứng từ )
- Một liên dùng thanh toán : làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển
khoản
Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Bộ phận :………….
SCT : 468
Nợ………….
Có…………..
Phiếu nhập kho
Ngày 04 tháng 05 năm 2010
Đơn vị bán : Công ty TNHH ống thép Hòa Phát
Địa chỉ (bộ phận): ………………….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:………………..
Phương tiện vận chuyển : 29S-1373

STT Tên nhãn hiệu quy
cách hàng hóa
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1
∅ 101.6 x 4.0 x 6
kg 3.755,05 3.755,05 13.909,09 52.229.328
2
∅ 88.3 x 2.5 x 6
kg 761,76 761,76 14.000,00 10.664.640
3
∅ 33.5 x 1.1 x 6

Có…………..
Phiếu nhập kho
Ngày 04 tháng 05 năm 2010
Đơn vị bán : Công ty Cổ phần ống thép Việt Đức VG Pipe
Địa chỉ (bộ phận): ………………….
Nhập kho : Kho Pháp Vân Địa điểm:………………..
Phương tiện vận chuyển : 29S-1373
STT Tên nhãn hiệu quy
cách hàng hóa
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
A B C 1 2 3 4
1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 14.909,09 4.442.909
2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 14.909,09 8.635.345
3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 14.909,09 16.359.446
4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 505.50 14.909,09 7.536.545
5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 14.909,09 22.012.973
6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 14.909,09 4.532.363
7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 14.272,73 20.991.618
Tổng tiền 84.511.199
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Tám mươi tư triệu năm trăm mười một
ngàn một trăm chín chín đồng chẵn..
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập,ngày 04 tháng 05 năm2010
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên
VD 3 : Ngày 05/05/2010 mua hàng của chi nhánh Công ty TNHH ống thép Hòa


• Khi hàng hóa đã về nhập tại kho, dựa trên những giấy tờ, chứng từ
có liên quan kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm như sau :
Đường dẫn : Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/Cập nhật số liệu/
Phiếu nhập mua hàng/ Enter.
Kế toán khai đầy đủ thông tin vào phiếu nhập mua hàng ( mã khách,người giao
hàng, diễn giải, TK có 331, ngày chứng từ)
- Hạch toán : mã hàng, mã kho, số lượng, đơn giá
- Hóa đơn thuế ( khai báo các thông tin về hóa đơn mua hàng )
+ Mẫu BC : 3
+ Mã tính chất : 1
+ Số chứng từ ( số HĐ )
+ Số seri : trên Hóa đơn GTGT
+ Ngày chứng từ
+ Mã thuế : 00 tương ứng 0%
05 tương ứng 5%
10 tương ứng 10%
- Chi phí :
+ Tổng chi phí : gõ tiền chưa VAT
+ Phân bổ tự động
- Lưu

2.2.1.2. Công tác thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp :
* Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằng
tiền mặt, kế toán viết phiếu chi tiền mặt.
Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu chi
tiền mặt / Enter.
Kế toán có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào phiếu chi tiền mặt ( loại phiếu
chi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi, TK nợ 131/ Enter )
* Khi Công ty thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp bằng

Hóa đơn GTGT của Công ty được lập thành 3 liên :
+ Liên 1 : Lưu tại gốc
+ Liên 2 : Giao cho khách
+ Liên 3 : Lưu hành nội bộ cho kế toán theo dõi, là căn cứ để
nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng vào cuối ngày nộp sang kế toán hàng
hóa để trừ thẻ kho tay và thẻ kho trên máy, lập phiếu thu và vào sổ chi tiết công
nợ ( nếu có phát sinh nợ ).
VD 1 : Ngày 05/05/2010 Xuất hàng bán cho Công ty CP Xây dựng COTEC. Kế
toán lập phiếu xuất kho và Biên bản giao hàng như sau :
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN
Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-
36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412
BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 002102
Người mua hàng : Anh Huy
Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC
Người nhận hàng : Anh Nam Điện thoại : 0986969484
Người vận chuyển : Anh Quý Số xe : 30S-7515 ĐT : 0932240788
Hàng giao tại : 164 – Giảng Võ – Hà Nội
Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau :
TT Tên hàng – Quy
cách
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Ống thép hàn
Ø 50.3 x 2.0 x 6m kg 1019,7 14.500 14.777.96
5
Tổng tiền 14.777.96
5
Bằng chữ : Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi
lăm đồng.
Ngày 05 tháng 05 năm 2010

Sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế
toán lập Hóa đơn GTGT giao cho khách :
HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B
Liên 2 : Giao cho khách 0074573
Ngày 05 tháng 05 năm 2010
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến
Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN
Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN
Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046
Họ tên người mua hàng : Anh Huy
Tên đơn vị : Công ty CP Xây dựng COTEC
Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8 - Q.Phú Nhuận – TP HCM
Số tài khoản :
Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1 x 2
1 Thép hộp các loại kg 1019,17 14.500 14.777.96
5
Cộng tiền hàng : 14.777.965
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.477.796
Tổng cộng tiền thanh toán 16.255.761
Số tiền viết bằng chữ : Mười sáu triệu,hai trăm năm lăm nghìn,bảy trăm
sáu mươi mốt đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
VD 2 : Ngày 12/05/2010 xuất hàng bán cho DN Tư nhân Tiến Hợp. Kế toán
viết Biên bản giao hàng và phiêu xuất kho như sau :

Đơn vị mua : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp
Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn–Quảng Trạch–Quảng Bình
Nhập kho : Địa điểm:………………..
Phương tiện vận chuyển : 30L-4672
STT Tên nhãn hiệu quy
cách hàng hóa
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C 1 2 3 4
1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 105 343.420 36.059.100
2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 70 382.760 26.793.200
3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 700 172.620 120.834.000
4 Khóa giáo Cái 1500 1500 21.818,18 32.727.270
Cộng 216.413.570
- Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba
nghìn, năm trăm bảy mươi đồng.
- Số chứng từ gốc kèm theo :
Xuất, ngày 12 tháng 05 năm 2010
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
phiếu hàng
( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên )
Sau khi xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập
hóa đơn GTGT giao cho khách :
HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B