Tổng quan về kế hoạch và lập kế hoạch.
1. Khái niệm
Trong tổ chức việc lập kế hoạch có vai trò rất quan trọng. Có thể nói lập kế
hoạch là quá trình không thể thiếu được cho mọi tổ chức. Lập kế hoạch nó
quyết định sự tồn tại và phát triển của tố chức đó.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về lập kế hoạch tuỳ thuộc vào từng góc độ
khác nhau mà lập kế hoạch được định nghĩa theo nhưng cách khác nhau. Từ góc
độ nghiên cứu đó thì ta có những định nghĩa:
Thứ nhất: kế hoạch là sự xắp đặt, hoạch định trước đối với hành động trong
tương lai và để tổ chức hoạt động trong tương lai, nhà quản lý trước hết cần lựa
chọn và xác định phương hướng mục tiêu và nội dung hành động.
Ở đây kế hoạch được coi như là quá trình xắp đặt trước tương lai cho tổ
chức. Nhà quản lý khi hoạch định chính sách thì đã phải xác định được tương
lai của tổ chức sẽ như thế nào và mục tiêu của tổ chức trong tương lai cũng như
nội dung hoạt động.( viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý “nguyên lý quản lý
thành công lớn bắt đầu rừ đây”)
Thứ hai: lập kế hoạch là xác định mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải
hoàn thành trong tương lai và quyết định về cách thức để đạt được mục tiêu đó.
Theo như cách hiểu này thì lập kế hoạch nó bao gồm ba giai đoạn :
Giai đoạn thứ nhất là giai đoạn thiết lập các mục tiêu cho tổ chức.
Giai đoạn thứ hai là xắp xếp các nguồn lực để tổ chức đạt được mục tiêu đã
định dó
Giai đoạn thứ ba là giai đoạn quyết định về những hành động của tổ chức
Thứ ba: lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó( Quản trị học PGS TS nguyễn thị
liên diệp)
Hoặc
Thứ tư: hoach định là quá trình chuẩn bị đối phó với sự thay đổi và tính
không chác chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương
lai.( Quản trị học Nguyễn Hải San)
Thư năm: lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và

có ý thức của con người với sự hoạt động theo bản năng của loài vật. Do đó, kế
hoạch hoá là yêu cầu của quá trình lao động của con người và gắn liền với quá
trình đó.
Kế hoạch hoá là quá trình lặp đi lặp lại có tính chu kỳ bao gồm các hoạt
động xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá tình hình xây
dựng kế hoạch và thực hiện kế hoạch đã xây dựng.
Lập kế hoạch:
Trong các doanh nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp thường coi trọng những cơ
hội kinh doanh trong tương lai luôn rộng mở, và họ giữ những kế hoạch cuả
mình trong đầu. Còn những doanh nghiệp có tầm cỡ lớn hơn, người ta có thể lên
những kế hoạch tài chính chi tiết và thực hiện hang loạt công việc nghiên cứu
thị trường.
Việc lập kế hoạch kinh doanh có thể đáp ứng được cả hai yêu cầu trên thì kết
quả sẽ có là một tài liệu tương đối súc tích, bản kế hoạch kinh doanh này cũng
có thể được sử dụng cho nhiêu mục đích khác nhau, và như vậy hình thức trình
bày bản kế hoạch tuỳ thuộc vào mục đích cụ thể của nó.
2. Mục đích của kế hoạch
Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Môi trường phát triển tất yếu dẫn đến sự
thay đổi. Một lĩnh vực được ưu tiên sẽ là nghiên cứu những thay đổi mới có liên
quan đến hang hoá và thị trường. Sự thay đổi của môi trường và những yếu tố
nội bộ sẽ là những yếu tố làm cản trở việc thực hiện kế hoạch.
Vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Đó là đảm bảo tính liên kết giữa
các mục tiêu và phân chia các nguồn vốn của doanh nghiệp. Các mục tiêu phối
hợp sẽ được phản ánh ở các kế hoạch sản xuất, tài chính, tiếp thị, ngân sách
……
Cải thiện hiệu năng của doanh nghiệp: Công tác kế hoạch cho phép tối ưu
hoá nguồn vốn của doanh nghiệp, thông qua việc thực hiện hoạch định kinh
doanh mà tài nguyên không bị lãng phí, từ đó doanh nghiệp ấn định mục tiêu
tiến độ, và có tính khả thi.
Hợp thành phương tiện quản lý: Kế hoạch hoá thuộc kỹ thuật hợp lý hoá quá

soạn thảo.
Ngoài ra, việc chuẩn bị bản kế hoạch tạo cơ hội hoàn thiện những phương
pháp kế hoạch hoá được sử dụng trong công việc kinh doanh, đồng thời giúp
cho việc trình bày về doanh nghiệp của tổ chức trước các đối tác mang tính
chuyên nghiệp hơn, tổ chức có thể quyết định lập một kế hoạch nhằm đáp ứng
một hay nhiều nhu cầu như:
− Tìm kiếm nguồn tài trợ, một kế hoạch kinh doanh tốt là công cụ có
tính thuyết phục nhất mà tổ chức có thể sử dụng, đồng thời cũng là tài liệu bắt
buộc phải có đối với các tổ chức.
− Đưa ra định hướng, quá trình chuẩn bị bản kế hoạch giúp tổ chức suy
nghĩ một cách khách quan về doanh nghiệp của mình, về những điểm mạnh
điểm yếu nội tại, những cơ hội và mối đe doạ từ bên ngoài, sự cần thiết và thời
điểm ra những quyết định chiến lược.
− Truyền đạt được tới đối tác tới nhà đầu tư cũng như những nhân viên
chủ chốt, qua đó củng cố nềm tin vào các mối quan hệ, sự tín nhiệm cũng như
khuyến khích và tập trung hơn nữa những nỗ lực của nhân viên, tóm lại là tạo ra
được một tầm nhìn chung.
− Tạo ra những công cụ quản lý mới, quá trình chuẩn bị một bản kế
hoạch sẽ cung cấp những phương tiện quản lý có lợi về lâu dài cho tổ chức.
Những phương pháp này có thể được sử dụng lại khi các bản kế hoạch được cập
nhật hoặc lập cho những mục đích khác.
Vd: vì sao các doanh nghiệp nhỏ ít lập kế hoạch kinh doanh:
Như ta biết kế hoạch kinh doanh là một bản tổng hợp các công việc từ ý
tưởng kinh doanh, hoạch định kinh doanh của một dự án kinh doanh, đầu tư …
một kế hoạch kinh doanh tốt chỉ ra các vấn đề cần thiết để chuẩn bị trước khi
thực hiện dự án đầu tư và những việc cần phải làm khi thực hiện dự án đầu tư.
Thực tế các doanh nghiệp nhỏ thường không chú trọng đến công tác lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh bởi vì:
Trước hết, các doanh nghiệp nhỏ thường không có phòng kế hoạch đầu tư.
Bộ phận bán hàng và kinh doanh thường chỉ chú trọng vào công việc của mình

a) Các nguồn tài nguyên hạn chế
Sự khan hiếm tài ngưyên là một vấn đề đặc biệt quan trọng bởi nó sẽ là một
căn cứ chủ yếu để có thể dự báo tương lai của cong người. Các nguồn tài
nguyên như dầu mỏ, nước sạch không khí trong lành... đang ngày càng trở nên
khan hiếm là một thách thức ngày càng quan trọng đối với nhà hoạch định.
Nguồn tài nguyên hạn chế đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kế hoạch để sử
dụng có hiệu quả nhất các nguồn tài nguyên đó.
b) Tính không chắc chắn của môi trường
Tình trạng không chắc chắn và hậu quả không chắc chắn của môi trường
tác động đến những dự định cho kế hoạch tương lai của nhà doanh nghiệp, đòi
hỏi họ phải dự đoán trước những bất ổn, những rủi ro có thể xảy ra, những hậu
quả không mong muốn đối với hoạt động kinh doanh của họ.
5. Các loại kế hoạch.
Có nhiều quan điểm khác nhau về kế hoach do đó cũng có rất nhiều loại kế
hoach khác nhau tuỳ theo từng cách phân chia mà người ta chia kế hoạch thành
những loại sau:
a) Căn cứ vào bản chất của kế hoạch thì nó bao gồm bốn lĩnh vực
sau.
− Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh.
Kế hoạch hoá nguyên tắc kinh doanh mô tả các nguyên tắc kinh doanh
chung. Các nguyên tắc kinh doanh được biểu hiện rõ nét ở các nhân tố như
truyền thống, hình thức pháp lý, tư duy của chủ sở hữu. Trong mọi trường hợp
chúng phải được biểu hiện bằng các văn bản và phải được chứng minh theo khả
năng. Chỉ có thế thì mới giải thích chúng một cách hớp lý nhất, loại bỏ mâu
thuẫn và nhận thức với cách là hướng đích liên tục cũng như với tư cách như là
nhân tố “ý muốn” của quản trị gia và người lao động. Tất nhiên các nguyên tắc
kinh doanh không phải là cố định. Ngay cả trong hình thức văn bản cũng cho
phép kiển tra chúng trong mọi lúc, duy trì chúng hay làm cho chúng thích hợp
với hoàn cảnh thay đổi.
− Kế hoạch hoá chiến lược gắn với kế hoạch hoá chiến lược dài hạn về sự kết hợp

Ta có sơ đồ sau:
Kế hoạch ngắn hạn:
− Phân công công việc
− Đặt hàng
− Điều độ công việc…
− Dành ưu tiên
Kế hoạch trung hạn:
− Kế hoạch bán hàng
− Kế hoạch sản xuất và dự thảo ngân sách
− Sắp xếp nhân lực và hợp đồng dịch vụ
− Phân tích kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch dài hạn:
− Nghiên cứu và phát triển
− Kế hoạch sản phẩm mới
− Sử dụng đồng vốn
− Định vị và phát triển DN
Hôm nay 3 tháng 1 năm 5 năm
Hình 1: Khoảng thời gian tương ứng đối với từng loại kế hoạch
Kế hoach dài hạn Kế hoạch trung hạn Kế hoạch ngắn hạn
Công suất
Hoạch định tổng hợp
Phân bổ
Điều độ
Phản hồi Phản hồi Phản hồi Phản hồi
Hình 2: Sự liên quan giữa các loại kế hoạch theo thời gian
c) Căn cứ vào mối quan hệ gắn bó giữa các hoạt động kế hoạch trong phạm vi
doanh nghiệp, các loại kế hoạch của doanh nghiệp bao gồm:
− Các kế hoạch mục tiêu: Đây là bộ phận kế hoạch quan trọng nhất của doanh
nghiệp, nhằm hoạch định các mục tiêu, chính sách giải pháp về sản phẩm, thị
trường quy mô và cơ cấu các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó cũng xác định