BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THÙY LINH

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THÙY LINH

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công

và giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Uỷ ban nhân dân (UBND) quận Tây
Hồ, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn quận, Phòng Nội vụ quận, Chi cục
thống kê quận Tây Hồ và một số phòng, ban liên quan đã tạo điều kiện thuận
lợi, cung cấp cho em số liệu, kiến thức, kinh nghiệm thực tế về công tác văn
thư tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội để em hoàn thành luận văn
của mình.
Em xin cảm ơn tới các đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tạo
mọi điều kiện giúp đỡ, động viê n khích lệ em, đồng thời có những ý kiến
đóng góp trong quá trình em thực hiện và hoàn thành luận văn.
Mặc dù em đã có nhiều cố gắng hoàn thiện luận văn bằng tất cả sự
nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiết
sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn.
T.P Hà Nội, ngày tháng
Tác giả luận văn

iii

năm 2018


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy ban nhân dân
Nxb: Nhà xuất bản
CNTT: công nghệ thông tin
ISO: Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

iv

2.2. Công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ .........................................................................................................48

v


2.2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ................48
2.2.2. Nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư...........................................50
2.2.3. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư....................75
2.3. Đánh giá chung về công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .....................................................................77
2.3.1. Ưu điểm....................................................................................................77
2.3.2.Tồn tại, hạn chế........................................................................................82
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế .............................................86
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 .........................................................................................89
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI ..............................................................91
3.1. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội............91
3.1.1. Đổi mới nhận thức về công tác văn thư .................................................91
3.1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư .....93
3.1.3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư chuyên trách và cán
bộ chuyên môn...................................................................................................94
3.1.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong công tác văn thư......98
3.1.5. Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác văn thư .........................103
3.1.6. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo chất lượng cho công tác
văn thư .............................................................................................................106
3.2. Những điều kiện để đảm bảo thực hiện tốt các giải pháp.......................107
3.2.1. Khả năng đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi về nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ

Hình 2.8. Mẫu văn bản sao y bản chính....................................................................60
Hình 2.9. Mẫu bìa sổ đăng ký công văn đi ...............................................................63
Hình 2.10. Mẫu đăng ký văn bản đi bên trong sổ văn bản đi ...................................64
Hình 2.11. Mẫu con dấu của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ...............68
Hình 2.12. Văn bản được đóng dấu đúng quy định ..................................................69
Hình 2.13. Tủ đựng hồ sơ lưu trữ của văn phòng HĐND và UBND .......................74
quận Tây Hồ ..............................................................................................................74
Hình 2.14. Phần mềm được sử dụng trong công tác văn thư....................................76

vii


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp
vụ hành chính của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, là phần quan trọng trong hoạt
động quản lý, nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và
chính xác cũng như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,
muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, nó là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của
văn phòng, của Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND),
gắn liền với bộ máy quản lý nhà nước của chính quyền các cấp kể cả quận
(huyện). Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước.
Những năm gần đây, trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách
tư pháp, công tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, góp phần quan
trọng trong việc nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, từ thực tế của tại Văn phòng

luận cho công tác văn thư, lưu trữ một cách một cách hệ thống và chi tiết.
Ngoài ra, cuốn sách cũng đã đề cập khá cụ thể và toàn diện về quy trình soạn
thảo văn bản, phương pháp soạn thảo một số văn bản (công văn, báo cáo, tờ
trình…), quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành trong công tác
văn thư.
Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu
trữ”- Nxb Văn hóa Thông tin của tác giả Hoàng Lê Minh đã tìm hiểu chuyên
sâu đến các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan,
vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức

2


đạt hiệu quả trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Ngoài ra, PGS.TS.
Dương Văn Khảm khi nghiên cứu về hoạt động văn thư trong cuốn sách
“Công tác văn thư, lưu trữ” - Nxb Chính trị Quốc gia cũng đã mang đến
những kiến thức thiết thực, phong phú kết hợp giữa lý luận và hoạt động thực
tiễn, cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết trong việc nghiên cứu,
tham khảo và vận dụng công tác văn thư lưu trữ một cách đúng đắn, có chất
lượng và hiệu quả vào thực tế.
Một số các luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý hành chính công
tại Học viện Hành chính cũng đã nghiên cứu về đề tài này như: Vũ Huy
Thành – Mô hình quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài
Chính, Việt Nam (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện
Hành chính, Hà Nội, 2010). Luận văn đã nghiên cứu vai trò của nhà nước
trong việc quản lý đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài chính và đặt ra
một số yêu cầu cần thiết đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ
trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và yêu cầu của hội nhập quốc tế;
Vũ Văn Phú - Nâng cao năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại các trung tâm
lưu trữ Quốc gia (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành

Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Làm rõ một số vấn đề mang tính lý luận về công tác Văn thư.
+ Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Văn thư tại UBND quận
Tây Hồ. Từ đó, nhận diện những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của
những hạn chế.
+ Dựa trên những đánh giá trên, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hơn
nữa hiệu quả hoạt động công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong thời gian tới.

4


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu về công tác văn thư tại văn
phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: từ năm 2014 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử. Hai
phương pháp này nhằm mục đích xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. Nghiên
cứu đối tượng của đề tài là Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội một cách khách quan nhất với lịch sử phát triển, hoạt động công
tác của cơ quan, cơ sở vật chất và con người trong mối quan hệ với nhau và
với các phòng ban khác. Nhờ đó, tác giả phân tích và tổng hợp được thông tin
chính xác và khách quan nhất.
- Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tác giả quan sát toàn bộ
quá trình hoạt động công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận



Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Theo cuốn Lý luận và phương pháp của công tác văn thư của tác giả
Vương Đình Quyền, văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của
các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra
(đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả...) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban
hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh...) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc
chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong
kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều
Nguyễn được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước. Những công việc
như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ,
đăng ký, lập hồ sơ... gọi chung là công tác văn thư [25.Tr.18]. Ngay từ
những thời kỳ này, công tác văn thư đã được nhận định là một hoạt động quan
trọng đối với bộ máy quản lý nhà nước
Ngày nay, công tác văn thư đã trở thành là một bộ phận không thể thiếu
không chỉ đối với các cơ quan, tổ chức Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, mà
còn cả với các doanh nghiệp, tổ chức phi nhà nước. Để có cái nhìn tổng quan
của công tác này, nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm khác nhau về
hoạt động văn thư. Trong cuốn Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng
Lê Minh có nêu ra khái niệm rằng: “Công tác văn thư là toàn bộ các công
việc quản lý văn bản, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị” [21.Tr.15]. Trong khái niệm này, các công việc
của công tác văn thư được nêu ra một cách tổng thể theo trình tự quy trình
công việc từ khâu quản lý, tiếp nhận văn bản đến các khâu chuyển giao và xử

7

8


hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của công tác văn thư
là bảo đảm thông tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang. Những tài liệu, văn
kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác
văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có
hiệu quả.
1.1.2.Vai trò của công tác văn thư
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các
công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều
gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư nói chung. Do đó, vai
trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất
quan trọng được thể hiện ở bốn điểm sau:
Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
Trong hoạt động quản lý của cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến
nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chung đều phải
dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác
và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả
cao. Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những
vấn đề, sự việc liên quan đến chủ chương, đường lối của Đảng, luật pháp của
Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các
văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành
phù hợp với chủ chương đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Chính vì vậy, công tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục
vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin

cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt

10


các mục tiêu quản lý, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ hoạt động thanh tra giám sát.
Thứ tư, công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có
liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia: Việc bảo vệ bí mật
Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư. Bởi
vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được
văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan hữu quan. Hiện nay, các thế lực thù địch trong, ngoài
nước đang âm mưu phá hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân
dân ta. Do đó, chúng tìm mọi cách để moi móc các thông tin về bí mật kinh
tế, chính trị, quốc phòng, khoa học công nghệ của Nhà nước. Mặc khác, với
nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng ta đang chủ
trương xây dựng, tất yếu nảy sinh cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh
tế, giữa nước ta với các nước khác để tồn tại và phát triển. Trong cuộc cạnh
tranh này, các đối thủ và cả các đối tác muốn giành lợi thế dĩ nhiên phải tìm
mọi phương sách để nắm được các thông tin về sản xuất, kinh doanh, sáng
chế phát minh… của các cơ quan, doanh nghiệp hữu quan.
Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật
Nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một
cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá
trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài
liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật Nhà nước và bí mật cơ
quan không bị rò rỉ ra ngoài.
Với các vai trò nêu trên, có thể thấy công tác văn thư là một hoạt động

định, thông tư mang tính quản lý, chính trị cao; do vậy việc thực hiện công tác
văn thư chính xác là một yêu cầu bắt buộc. Về mặt nội dung, các văn bản phải
đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm

12


pháp luật của Nhà nước, số liệu phải đầy đủ, dẫn chứng phải trung thực,
chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng thể loại, chính xác về
thẩm quyền ban hành đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Nhà
nước. Về mặt nghiệp vụ, công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như
đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản phải được thực
hiện đúng quy trình, đúng chế độ.
Ba là, công tác văn thư phải được đảm bảo bảo mật: Bảo mật là yêu
cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của
công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ
chức nhiều vấn đề thuộc bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm bảo yêu cầu
này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về bảo vệ
bí mật Nhà nước như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa
chọn các bộ văn thư đúng tiêu chuẩn…
Bốn là, công tác văn thư phải được hiện đại hóa: Việc thực hiện công
tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng
hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách
của mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên quá trình hiện đại hóa công tác văn thư
cần phải được tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiền, trình độ cán bộ của
cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng
dụng CNTT trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện
đại giúp nâng cao tính hiệu quả, chính xác của các văn bản.
1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư

luật đúng đắn đối với công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao tinh thần trách
nhiệm và tăng hiệu quả làm việc của các cán bộ văn thư; đẩy lùi các tiêu cực,
nạn sách nhiễu của một bộ phận không nhỏ các cán bộ làm công tác này.
Một nhân tố con người nữa không thể không nói đến trong công tác văn
thư là những người trực tiếp thực thi công tác văn thư, do công việc hàng

14


ngày tiếp xúc với rất nhiều loại văn bản, vì thế có thể nắm được những hoạt
động quan trọng của cơ quan, tổ chức, trong đó có cả những vấn đề có tính
chất bí mật. Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ (đáp ứng được hai mặt: lý
luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành), người làm công tác văn thư cần phải
có phẩm chất chính trị tốt như: trung thành, tuyệt đối tin tưởng vào đường lối
chính sách của Đảng và Nhà nước, có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của nhà nước. Không những vậy, người làm công tác văn cần phải có
những đức tính như: tỉ mỉ, kín đáo, bí mật, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, tin
cậy, nguyên tắc và tế nhị để đảm bảo sự chính xác và tính bảo mật trong công
việc. Người làm công tác văn thư là người nắm bắt thông tin, yếu tố sống còn
của tổ chức phục vụ, hỗ trợ không chỉ cho lãnh đạo mà còn cho toàn bộ các
phòng, ban của cơ quan, tổ chức nên cần chọn lựa những người làm công tác
văn thư có đủ những phẩm chất, trình độ, kỹ năng như trên để đảm bảo cho
công tác văn thư trong tổ chức đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất.
1.1.4.2. Hệ thống quy trình, thủ tục
Quy trình, thủ tục của công tác văn thư là thứ tự và cách thức làm việc
theo một trật tự đã được qui định, từ công tác soạn thảo, ban hành văn bản;
công tác quản lý, giải quyết văn bản đến công tác lập hồ sơ, lưu trữ văn bản.
Công tác văn thư muốn đạt hiệu quả cao thì quy trình, thủ tục phải được hoàn
thiện, khoa học và đồng bộ. Quy trình làm việc cần rõ ràng, tuần tự, không
chồng chéo; quy định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng

viên nào có cấp bậc tương đương. Giao tiếp theo chiều ngang giúp các thành
viên cùng cấp có thêm thông tin chính xác để họ cùng phối hợp hoàn thành
công việc, nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mạng lưới giao tiếp tốt sẽ giúp bộ phận văn thư nắm bắt thông tin một
cách nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban, bộ phận khác
trong công tác văn thư; lãnh đạo sẽ có nguồn thông tin cần thiết để ra quyết
định liên quan đến hoạt động văn thư một cách khách quan, phù hợp nhất với

16


yêu cầu thực tế. Không những thế, mạng lưới giao tiếp giúp duy trì mối quan
hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, tạo nên các mối quan hệ hỗ trợ khăng khít.
Hoạt động giao tiếp có hiệu quả sẽ giúp các cán bộ văn thư cũng như các bộ
phận là đối tượng của các văn bản văn thư sẽ hiểu rõ công việc của mình, tiếp
nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các
thành viên khác và sử dụng được những phương tiện thông tin thích hợp trong
công tác văn thư.
1.1.4.4.Hình thức tổ chức bộ phận văn thư
Trong bất kỳ một cơ quan nào, tổ chức bộ phận văn thư hoàn toàn phụ
thuộc vào hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở đó. Hiện nay, ở
nước ta, có ba hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng: tập trung,
phân tán và hỗn hợp. Khi công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập
trung thì toàn bộ các công đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được
thực hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan – văn phòng hoặc phòng Hành
chính hay do một người đảm nhiệm (nhân viên thư ký). Nếu tổ chức công tác
văn thư theo hình thức phân tán thì các công đoạn và thao tác văn thư được
phân chia cho nhiều đơn vị trong cơ quan cùng thực hiện, trong đó các đơn vị
thực hiện các công việc tương đối giống nhau. Trong trường hợp tổ chức theo
hình thức hỗn hợp thì một số công việc về văn thư được thực hiện tập trung