Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I: MỞ ĐẦU..............................................................................................3
CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH,
CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CỦA
UBND QUẬN TÂY HỒ......................................................................................3
I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
QUẬN TÂY HỒ.......................................................................................................4
1.Chức năng của UBND quận Tây Hồ:....................................................................4
2. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:..................................................4
3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận ........................................................................6
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP...............................................7
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND &
UBND Quận Tây Hồ:...............................................................................................7
2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:.........................7
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng ..................................8
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận.................................10
2.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng ...11
2.2.1. Phân công công việc của lãnh đạo Văn phòng.............................................12
2.1.Tình hình Công tác văn thư lưu tữ của UBND quận Tây Hồ:.........................16
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C





Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.Đề xuất kiến nghị.................................................................................................42

PHẦN 3 : LỜI KẾT...........................................................................................46

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý
tại các cơ quan còn thiếu nhiều.
Nhằm đáp ứng nhu cau ngày càng cao của xã hội và theo Quyết định số
214 ngày 24/4/2012 của Bộ Nội Vụ thành lập Khoa Quản trị văn phòng Trường
Đại Học Nội Vụ Hà Nội.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễntrong công tác đào tạo
của Trường đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói
riêng : Hộc luôn đi đôi với hành, lý luận luôn làm điểm tựa làm cơ sở cho hoạt

ddiefu kiện làm quen với môi trường mới, môi trường làm việc trong một cơ
quan, rèn luyện tác phong làm việc; quan hệ ứng xử giao tiếp đồng thời rút ra
bài học trong quá trình làm việc. Dưới sự chỉ dẫn của chị Đặng Thanh Hằng –
cán bộ Văn thư – Lưu trữ tại cơ quanem đã được trực tiếp tham gia vào quá trình
công tác quản lý văn bản đi của cơ quan và nhiều kiến thức khác.
Trong thời gian ngắn lại là lần đầu làm một báo cáo kiến taajpneen bài
báo cáo của em còn nhiều thiếu sót và không trasbnh khỏi những hạn chế nhất
định. Vì vậy em mong nhận được sự giúp đỡ từ quý thầy, cô trong Nhà trường;
sự đóng góp ý kiến của cô, chú, anh, chị trong cơ quan em kiến tập để em có thể
hoàn thành tốt bài báo cáo của mình!
Bài báo cáo cấu trúc :
3 phần:
- Mở đầu
- Nội dung
3 chương:
Chương 1:………………tổng quan về Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Chương 2: ……………tình hình công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Chương 3: ……………Công tác sử dụng trang thiết bị quản lý văn phòng
- Đánh giá nhận xét
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy , cô giáo trong trường và
các cô chú, anh, chị trong cơ quan đã giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này
qua đó em được học hỏi rất nhiều kinh nghiệm thực tế và rất quý báu.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2015
SINH VIÊN
Đỗ Thị Trang

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

2

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng ban, chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn và 8
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng , nhiệm vụ của mình
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy, trong tương lai
Tây Hồ thược khu vực trung tâm của Thủ đô Hà Nội. Với vị trí đó, quận Tây Hồ
có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài
chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển
Kinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
I.CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ.
1. Chức năng của UBND quận Tây Hồ:
UBND quận Tây Hồ là cơ quan Hành chính nhà nước ở địa phương, quản
lý phạm vi lãnh thổ của quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của
HĐND quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực : Kinh tế, Chính trị
UBND quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra , là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. An ninh, xã hội , quốc
phòng. Cụ thể như sau:
Phát triển Kinh tế , Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa Xã hội , Giáo dục, Y tế và dịch vụ;

phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ:
Chủ tịch

Nội vụ



Đất đai

Kế hoạch
Kinh tế

Văn phòng
HĐND&UB
ND
Quản lý dự
án đô thị

môi trường
Lao động –
Thương binh
& Xã hội
Trung tâm y

Ban chỉ huy

Ban bồi

quân sự

thường

CBTHA

GPMB
Thanh tra xây

Văn phòng HĐND & UBND Quận:
Phòng Nội vụ.
Phòng Thanh tra.
Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao.
Phòng Kinh tế.
Phòng Giáo dục và Đào tạo.
Phòng Quản lý - Đô thị.
Phòng Tư pháp.
Phòng Tài chính - Kế hoạch.
Phòng Y tế
Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,
Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên
cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm
sát nhân dân, Toà án nhân dân…
II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP.
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng
HĐND & UBND Quận Tây Hồ:
2.1.1 Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:
Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

7

đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương. Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại UBND
quận;
- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vị quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáo
của tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các
phòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;
- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản
của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do

quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND,
UBND quận quy định cụ thể bằng văn bản.
* Chế độ làm việc: Thực hiện theo quy định của Nhà nước: làm việc theo
giờ hành chính (8 giờ/1 ngày) từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần. Nghỉ làm việc
vào ngày thứ Bảy (trừ số công chức trực tại bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận,
giải quyết Thủ tục hành chính của công dân theo quy định tại Quyết định số
95/2007/QĐ-UBND ngày 27/8/2007 của UBND Thành phố), Chủ nhật và các
ngày lễ, Tết theo quy định chung.
Cán bộ, công chức, nhân viên phải đeo thẻ theo quy định.
* Chế độ họp: Hàng tuần, Phó văn phòng chủ trì họp giao ban các bộ
phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuần
vào ngày thứ 6; Lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần;
Hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển khai
nhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng; Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức
cuộc họp bất thường để phổ biến, triển khai các công việc đột xuất của Quận
hoặc họp theo chuyên đề công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
*Chế độ thông tin, báo cáo:
- Báo cáo định kỳ;
- Báo cáo đột xuất.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Quận
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho
UBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và
UBND Quận. Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ
trưởng.
Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân

phòng
Bảng phân công nhiệm vụ của cán bộ công chức, nhân viên văn phòng
HĐND&UBND quận Tây Hồ : Thông báo 140/TB-VP ngày 11/7/2013 Về việc
phân công nhiệm vụ của cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng
UBND&HĐND quận Tây Hồ (Phụ lục 1)
Theo bản phân công nhiệm vụ mỗi người trong văn phòng phụ trách một
đầu việc khác nhau

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1. Phân công công việc của lãnh đạo Văn phòng
* Chánh văn phòng – Lê Trung Đức
Chánh Văn phòng HĐND & UBND Quận là người đứng đầu, lãnh đạo,
điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng; Các công việc cụ thể của Chánh
văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ bao gồm:
- Bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức và nhân viên văn phòng
HĐND&UBND quận có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công
tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND&UBND Quận và theo đúng chế
độ, chính sách của Nhà nước;
- Chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng HĐND&UBND quận theo
Chương trình, Kế hoạch công tác của Thường trực HĐND&UBND Quận;

chỉ đạo, giải quyết công việc của Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND quận. Ký
thừa uỷ quyền Chủ tịch UBND quận các văn bản trong một số lĩnh vực do Chủ
tịch UBND quận giao.
* Phó Văn phòng Võ Bích Thủy
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành các công việc ; toieesp nhận
hồ sơ trả kết qura giải quyết thủ tục hành chính các bộ phận; Ứng dụng công
nghệ thông tin; Công tác carti cách hành chính; Tham mưu thực hiện hoạt động
kiểm soát thủ tục hành chính của UBND quận tây Hồ, Tham mưu giúp việc cho
TT HĐND quận
- Là trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành
chính của quận, có nhiệm vụ điều hành hoạt độnh tại bộ phận một cửa đảm bảo
đúng quy định
- Chuẩn bị và đôn đốc các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dunh, điều kiệ cơ
sở vật chất phục vụ cho các cuộc họp thường xuyên , Hội Nghị tiếp xúc của
Đoàn Đại biểu quốc Hội Hà Nội, thông tin phục vụ cho hoạt động của TT
HĐND quận
- Phối hợp cùng các phòng ban liên quan đề xuất với UBND quận các
biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính tại UBND quận
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được
phân công nhiệm vụ
- Giúp chánh văn phofngb chỉ đạo điều hành công chức nhân viên thuộc
bộ phận một cửa, công nghệ thông tin. Chủ trì các cuộc họp giao ban và hop
kiểm tra đánh giá chất lượng công chức nhân viên thược bộ phận một cửa
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chánh văn phòng giao
*Phó Chánh văn phòng Phạm Khánh Sinh
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo điều hành các công việc ; theo dõi, tổng
hợp về công tác quản lý đất đâi , trật tự xây dựng đô thị; tiếp dân, tiếp nhận và
xử ly đơn thư tại bộ phận tiếp dân của UBND quận .
- Phối hợp với thủ trưởng các đơn vị liên quant ham mưu cho đồng chí
phó chủ tịch UBND quận phụ trách về quản lý và xử lý các vi phạm về đát đai

- Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vẹ cơ quan , troonbg giữ xe
của CBCC cơ quan, công dân đến giao dịch tại quận; Đảm bảo an ninh trật tự,
đôn đốc việc chăm sóc vườn hoa cây cảnh tại quận.
- Đượ ký các văn bản thông thường và văn bản trong phần việc được phân
công
- Giúp chánh văn phòng quản lý điều hành công chức, nhân viên thuộc bộ
phận hành chính quản trị, Chủ trì cac cuộc họp giao ban bộ phận , hohjp kiểm
điểm, đánh giá chất lượng công chức, nhân viên bộ phận hành chính
- Thực hiện nhiệm vụ khác do chánh văn phòng giao

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Phân công công việc của nhân viên :
+ Các chuyên viên :
Mỗi chuyên viên phụ trách một đàu công việc khác nhau:
- Giúp việc cho lãnh đạo Văn phòng thực hiện công tác tham mưu, giúp
việc cho TT HĐND quận trên các nội dung công tác
- Tham mưu, giúp việ cho đồng chí chủ tịch UBND quận trên lĩnh vực
công tác nội chính , kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, chương trình công tác.
Tham mưu cho lãnh đạo các công việc văn phòng xây dựng chương trình công
tác trọng tâm hàng tháng


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin quản lý và sử dụng.
+Ngoài ra còn có các nhân viên

Kế toán , Văn thư, Lưu trữ, Thủ

quỹ,Quản trị, Đội xe, Bảo vệ, phục vụ, đánh máy, trực tổng đài mỗi nhân viên
đã có nhiệm vụ cụ thể từng đầu công việc theo tên gọi (chi tiết phụ lục 1)
2.1.Tình hình Công tác văn thư lưu tữ của UBND quận Tây Hồ:
Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư:
Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu là
văn bản của Văn phòng Chính phủ, cục văn thư lưu trữ nhà nước. Căn cứ vào
các văn bản này công tác văn thư được triển khai và thực hiện một cách khoa
học, đảm bảo tính kịp thời và chính xác. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công
tác văn thư
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND&UBND ngày 03
tháng 12 năm 2004 của Quốc hội khóa XI;
Nghị định 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về quản lý và
sử dụng con dấu.
Thông tư liên tịch số 32/TT – LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ - ban
hành cán bộ tổ chức cán bộ Chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định 62/CP
của Chính phủ;
Quyết định số 792/1998/QĐ – UB ngày 30/6/1998 của UBND quận Tây
Hồ ban hành quy định tạm thới về quá trình soạn thảo, trình ký, ban hành và
quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận, phường;
Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 20/8/2001 của Chính phủ về quản lý

-Theo Luật tổ chức cơ quan thì văn phòng hoạt động theo chế độ thủ
trưởng, có con dấu riêng đảm bảo tư cách pháp nhân trong hoạt động giao dich.
Đối với cơ quan có văn phòng như UBND quận Tây Hồ thì công tác quản lý văn
thư là rất quan trọng để có thể đảm bảo văn bản được lưu chuyển chính xác, kịp
thời theo đúng khoa học, các văn bản quy định như:
- Lệnh số 03/2002/L – CTN ngày 15/4/2002 của chủ tịch nước về việc
công bố pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001
- Thông tư số 03/2004/TT - BNV ngày 19/01/04 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở địa phương.
2.2. Mô hình tổ chức văn thư ở UBND quận Tây Hồ
Mô hình tổ chức văn thư ở cơ quan là mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp:
Hòa trộn 2 yếu tố văn thư tập trung và văn thư phân tán
Phân tán : văn bản về lĩnh vực nào thì phòng bvan đợn vị ấy sẽ soạn thảo
trình ký sau đó xuống văn thư đóng dấu ban hành
Tập trung : Tất cả các văn bản của các phòng ban sễ giao lại bản gốc tại
văn thư sắp xếp và đưa vào lưu trữ cơ quan
2,3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ
2.2.3. Các văn bản quản lý thuộc thẩm quyền ban hành của UBND
quận tây Hồ:
- Quyết định
+ Quyết định hành chính thông thường
+ Quyết định xử phạt vi phạm hành chính
- Chỉ thị
- Báo cáo
- Tờ trình
- Công văn
- Kế hoạch
Sinh viên: Đỗ Thị Trang


bày văn bản chưa chuẩn theo quy định mới. Bên cạnh đó, các đơn vị soạn thảo
chưa thật sự chú ý tới việc trình bày văn bản theo thể thức, kỹ thuật quy định
nên rất nhiều các văn bản soạn thảo trình bày sai thể thức như: sai về cỡ chữ,
kiểu chữ ...Ngoài ra còn có các văn bản căn chỉnh lề bị sai hay lấy số bị sai (phụ
lục 2,3,4)
2.3.3 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan. So sánh
quy định hiện hành và nhận xét
1. Quy trình soạn thảo ban hành văn bản của cơ quan
Việc xây dựng và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ thực hiện
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo VBQPPL tại điều 19 Luật ban hành quy phạm pháp luật năm 1996 và điều
11,14 của Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (có sửa đổi) năm 1994 thì
HĐND ban hành Nghị quyết, UBND ban hành quyết định, chỉ thị.
Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ
quan cấp trên, các quyết định trong văn bản của UBND quận ngoài việc tuân thủ
các quy định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơ quan có
chức năng, quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, trung ương.Vì
vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận được xây dựng trên:
+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bản
ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?


UBND quận gửi cho UBNDTP, HĐND tại các kỳ họp HĐ.
Chủ tịch UBND quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị, quyết
định.
VD:

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn A
Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tịch được chủ tịch ủy quyền ký
vào các văn bản trên
VD:

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn B
Phó chủ tịch UBND quận được phép ký thay chủ tịch vào các văn bản
pháp quy và các văn bản hành chính khác của UBND quận thuộc phạm vi công
tác của mình được phân công.
Đối với các ủy viên của UBND quận phụ trách văn phòng, được ủy quyền
ký một số văn bản theo quy định của UBND quận Tây Hồ. Chánh văn phòng
được phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thông thường để truyền đạt
ý kiến, chỉ đạo giải quyết công văn của UBND quận hoặc đôn đốc, nhắc nhở về
việc thực hiện các Nghị quyết của HĐND cũng như các Quyết định, Chỉ thị của
UBND quận.
VD: TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

(3) Lãnh đạo ủy ban xem và cho ý kiến chỉ đạo rồi chuyển phòng văn thư
để vào sổ, lấy số;
(4) Văn thư sẽ chuyển văn bản sang phòng máy để nhân bản;
(5) Văn bản sẽ quay trở lại văn thư để đóng dấu và phát hành.
Tất cả các văn bản sau khi soạn thảo → duyệt → đánh máy → trình văn
bản đi ( kiểm tra thể thức, ghi số ngày tháng ban hành, đóng dấu văn bản đi) →
ký văn bản thì sau đó văn bản sẽ được tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan.
Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản vào sổ văn thư cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( những văn bản đúng
thể thức cũng như kỹ thuật soạn thảo thì văn bản sẽ được ghi số, ngày, tháng và
đóng dấu còn những văn bản sai thể thức sẽ được trả lại đơn vị soạn thảo).
Sinh viên: Đỗ Thị Trang

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các văn bản gửi đi đều phải nhập một số thông tin cần thiết cho việc đăng
ký vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND Quận để thuận tiện cho việc quản lý và
tra tìm tài liệu vừa nhanh chóng và chính xác, một bản sẽ gửi đi, một bản sẽ
được lưu tại văn thư cơ quan.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)
Đăng ký phần bên trong
Số ký



Ghi
chú
7

Đối với UBND quận sổ đăng ký văn bản đi dùng chung cho tất cả các loại
văn bản của quận. Bên cạnh đó thì UBND quận đã áp dụng việc quản lý văn bản
đi bằng phần mềm quản lý văn bản đi
Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư làm thủ tục chuyển phát văn
bản đi và cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển giao văn bản đi
sau khi thủ tục đã hoàn tất. Đối với UBND quận Tây Hồ thì việc chuyển giao
văn bản đi được áp dụng với những đơn vị, tổ chức trực thuộc quận thì cán bộ
văn thư sẽ chuyển giao văn bản vào các ngăn riêng của từng phòng ban trong cơ
quan, còn đối với những phòng ban không thuộc quận hoặc các đơn vị tổ chức
khác thì cán bộ văn thư sẽ cho văn bản vào bì thư ( tuỳ thuộc vào số lượng văn
bản, cũng như khổ giấy mà văn thư lựa chọn loại bì có kích thước phù hợp ).
Cán bộ văn thư ghi đầy đủ các thông tin bên ngoài bì, văn bản sẽ được chuyển đi
bởi nhân viên giao liên hoặc chuyển qua mạng, qua fax.
Mẫu bì của UBND quận

Sinh viên: Đỗ Thị Trang

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1C