Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A.LỜI MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử
lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho các hoạt động của lãnh đạo. Quản trị văn
phòng là một ngành rất rộng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan
đơn vị. Hiện nay nước ta đang bước vào giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại
hóa đất nước cho nên công tác văn phòng cũng đóng góp một phần lớn vào công
tác xây dựng đất nước. Văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một
cơ quan nào. Nó góp phần rất lớn đến hoạt động của cơ quan. Công tác văn
phòng nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức
và ngược lại. Nếu hoạt động không hiệu quả sẽ có thể tác động tiêu cực đến quá
trình phát triển của cơ quan.
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 của
Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,
công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng
được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị

dù còn nhiều bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc. Nhưng với sự hướng dẫn và
chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng Nội vụ nên em đã hoàn thành tốt được công
việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tích lũy được nhiều kiến thức
cũng như kinh nghiệm làm việc thực tiễn về công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sỹ LÂM THU HẰNG
– giảng viên hướng dẫn em trong thời gian kiến tập vừa qua, đồng thời em xin
cảm ơn tới Lãnh đạo cùng các cán bộ UBND huyện Lý Nhân, nhất là Chú Đào
Trọng Vương – Phó trưởng phòng phòng Nội vụ UBND huyện Lý Nhân đã giúp
đỡ em hoàn thành tốt chương trình kiến tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Lý Nhân, ngày 22 thán 5 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Liễu

3
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B.TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LÝ NHÂN
Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Lý Nhân.
- Vị trí địa lý: Huyện Lý Nhân là một trong 06 đơn vị hành chính của tỉnh
Hà Nam. Vị trí địa lý nằm ở phía Đông tỉnh, trong toạ độ 20 0,35’ độ vĩ Bắc,

Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Lý Nhân là vùng đất hình thành sớm, cư dân sinh sống từ thuở các thời
vua Hùng mở nước, người Lý Nhân đã từng phụ thuộc Đông Đô, Hà Nội, tiếp
thu những tinh hoa của nền văn minh Thăng Long.
Huyện Lý Nhân có một số đình, đền đã được công nhận là di tích lịch sử
- văn hoá - kiến trúc:
Đó là: đình Văn Xá - Đức Lý, đình Thọ Chương - Đạo Lý; đình Đông Lư,
đền Bà Vũ - Chân Lý (thờ bà Vũ Thị Thiết vợ Chàng Trương trong chuyện
“Người con gái Nam Xương”, lễ hội vào ngày 10/2 âm lịch). Đáng lưu ý là Lý
Nhân còn có đền Trần Thương - Nhân Đạo thờ Hưng Đạo Đại Vương Trần
Quốc Tuấn, đền được hành hương từ Kiếp Bạc về quê nhà Trần ở Bảo Lộc. Đây
là lễ hội lớn nhất vùng Lý Nhân, hạt nhân của tuyến du lịch, nội đại, lễ hội được
tổ chức vào ngày 20 tháng 8 âm lịch.
* Lý Nhân nằm gần trung tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như:
thành phố Phủ Lý (Hà Nam), thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam
Định (Nam Định), giao thông thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là
khi hoàn thành cầu Yên Lệnh qua sông Hồng và mở rộng quốc lộ 38A. Là nơi
giao lưu kinh tế trọng điểm của các tỉnh lân cận như: Hưng Yên, Nam Định,
Thái Bình.
Dự báo đến năm 2010, tốc độ tăng trưởng Lý Nhân có thể đạt khoảng
12% - 14%/năm. Lý Nhân đã hình thành cụm CN - TTCN tại xã Hòa Hậu, giao
hết diện tích cho 8 nhà đầu tư với diện tích 6,3 ha, dần mở rộng ra các địa
phương khác như ở Đồng Lý, Phú Phúc, Nhân Bình, thu hút được nhiều nhà đầu
tư đến đầu tư. Nguồn nhân lực dồi dào, là nơi cung cấp nguồn lực có trình độ
cao đáp ứng yêu cầu của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá của đất nước,
đưa nền kinh tế của Lý Nhân phát triển ngang tầm với khu vực.
Lý Nhân còn tập trung xây dựng các làng nghề truyền thống như: dệt ở xã

Những tác động trên sẽ tạo cho Lý Nhân có khả năng, cơ hội và nguồn lực
lớn hơn trong việc khai thác, phát huy các nguồn lực nội tại cũng như khai thác,
thu hút các nguồn lực từ bên ngoài để thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế của
huyện theo hướng công nghiệp hóa và đẩy nhanh công nghiệp hóa, hiện đại hóa
nền kinh tế của huyện.
* Trong những năm đổi mới vừa qua và hiện nay, kinh tế xã hội Lý Nhân
đã có bước phát triển quan trọng, tạo nền tảng và tạo đà cho Lý Nhân phát triển
trong giai đoạn tới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
* Các thể chế kinh tế - xã hội tiếp tục được đổi mới, tăng cường. Các cấp
chính quyền và nhân dân trong huyện đang và sẽ có những nỗ lực, quyết tâm to
lớn trong việc xây dựng và phát triển quê hương Lý Nhân ngày một giàu mạnh.
- Về giao thông vận tải: Mạng lưới giao thông nông thôn phát triển mạnh,
tạo điều kiện thuận lợi để huyện phát triển kinh tế nông thôn. Là điểm gần trung
tâm kinh tế - chính trị của tỉnh và tỉnh bạn như: thành phố Phủ Lý (Hà Nam),
6
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thành phố Hưng Yên (Hưng Yên), thành phố Nam Định (Nam Định), giao thông
thuận tiện cho cả đường bộ, đường thuỷ, nhất là khi hoàn thành cầu Yên Lệnh
qua sông Hồng, mở rộng quốc lộ 38A và dự án đường 499 (Đức Lý - Thái
Bình). Bên cạnh đó Lý Nhân còn một số khó khăn đó là hệ thống đường huyện,
đường liên xã, cầu cống qua sông, mương đã xuống cấp cần được đầu tư xây
dựng.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Về điện: Lưới điện nông thôn phát triển nhanh, 100% số xã, thị trấn, hộ
dân có điện dùng.
-Về các chính sách xã hội đối với người có công, người nghèo, vấn đề xóa
đói giảm nghèo, giải quyết việc làm được các cấp chính quyền của huyện Lý
Nhân tổ chức nghiêm túc, sáng tạo, đa dạng, góp phần ổn định xã hội.
Với tiềm năng kinh tế - xã hội thuận lợi, Lý Nhân chắc chắn sẽ có những
bước tiến nhanh và được đánh giá cao trên con đường công nghiệp hóa.

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
kiến tập.
1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân:
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
- Trách nhiệm của Chủ tịch UBND

8
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu


đi.

Chánh Văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện
một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban trong cơ quan
9
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trưởng các phòng, ban trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch về
toàn bộ công tác văn thư của phòng, ban mình và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn
đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phòng, ban thực hiện tốt các nhiệm
vụ quản lý hồ sơ tài liệu ở phòng ban.
-Trách nhiệm của công chức, viên chức
+) Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của trưởng phòng,
ban;
+) Dự thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình trình cấp
trên;
+) Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan theo quy định;
+) Giữ gìn bí mật, an toàn văn bản;
+) Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể khác theo quy chế công tác
văn thư của cơ quan.
-Trách nhiệm của văn thư chuyên trách

- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan;
- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ
quan.
1. 2 Cơ cấu tổ chức huyện Lý Nhân
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu của cơ quan huyện, có nhiệm
vụ quản lý, lãnh đạo, điều hành cơ quan.
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện.
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp, PCT phụ trách
11
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn xã, PCT phụ trách Kinh tế.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Văn phòng HĐND – UBND huyện
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Công thương
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tư pháp
Phòng Nội vụ
Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
Phòng Thanh tra
Phòng Giáo dục
Phòng Y tế

dân cấp huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
* Nhiệm vụ
(1) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban
hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm;
chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
(2) Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
(3) Về tổ chức, bộ máy:
a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành
văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Phòng
Nội vụ theo quy định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền
quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;
c) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
13
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án
điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định
của pháp luật và theo chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng
hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức
hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức
trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy bannhân
dân cấp huyện để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân
dân cấp huyện tổng hợp danh mục vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức,
viên chức của huyện để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định;
c) Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí
việc làm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ
chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định, theo phân cấp
hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
(6). Về công tác xây dựng chính quyền:
a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức và
hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân
dân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh;
b) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Hội đồng nhân dân cấp huyện
bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác

h) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ
giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật;
i) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng
hợp, báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơ
quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc
thực hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định;
k) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn
thành lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của
thôn, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện việc bồi dưỡng
công tác cho cấp trưởng, cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;
l) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án
liên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủy
ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật.
(7). Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã:
a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc tuyển dụng,
sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức,
luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực
16
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với

Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà
nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua Khen thưởng cấp huyện;
b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
(12). Về công tác tôn giáo:
a) Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật;
c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết những vấn đề
cụ thể về tôn giáo theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
(13). Về công tác thanh niên:
a) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến
lược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;
b) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh
niên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp;
c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của

(20). Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của Ủy bannhân dân xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và
các lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và
hướng dẫn của Sở Nội vụ.
(21). Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ủy ban nhân dân
cấp huyện hoặc theo quy định của pháp luật.
* Tổ chức
Phòng Nội vụ có Trýởng phòng, hai Phó Trưởng phòng và các công chức
thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ:
a) Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân
cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và trước pháp luật về việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng
Nội vụ;
b) Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theo
dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp
luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng
phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng;
c) Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen
19
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khác
đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ do Chủ tịch Ủy


Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ bộ máy phòng Nội vụ (Phụ lục II)
2.2 Công tác văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ.
2.2.1 Các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ.
Công tác Văn thư, lưu trữ của phòng thực hiện các văn bản của Bộ Nội
vụ, Cục Lưu trữ Nhà nước và văn bản của UBND ban hành về việc quản lý công
tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định hiện hành của pháp luật.
Phòng thực hiện các quy trình nghiệp vụ soan thảo, ban hành văn bản
đúng thể thức, đúng thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Thực hiện theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Quản lý văn bản lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào tài liệu lưu trữ cơ quan.
Thực hiện việc quản lý văn bản đi văn bản đến và hướng dẫn, tổ chức lập hồ sơ
công việc, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông
tư số 07/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư của phòng.
Tổ chức theo hình thức văn thư tập chung: Hầu hết công việc đối với văn
bản được thực hiện tại bộ phận văn thư chuyên chách của phòng, chỉ một số ít
các văn bản được thực hiện tại các bộ phận chức năng.

tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính. Và các văn bản quy định hướng dẫn hiện hành về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Các thành phần thể thức:
•

Quốc hiệu;

•

Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản;

•

Số, ký hiệu văn bản;

•

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

•

Tên và trích yếu nội dung ban hành văn bản;

•

Nội dung văn bản;

•


thường, văn bản quy phạm pháp luật trong giải quyết các công việc của mình.
Chính vì vậy chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự,
thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của phòng Nội vụ là rất cần thiết và quan
trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản, mặt khác
đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Có thể khái quát quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:
Bước 1. Xác định nhu cầu ban hành văn bản.
Bước 2. Duyệt thảo bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
Bước 3. Đánh máy, nhân bản.
23
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
Bước 5. Ký văn bản.
Quy trình soản thảo văn bản của phòng có sự khác biệt về số bước trong
soạn thảo văn bản hành chính. So với quy trình soạn thảo văn bản quy định của
nhà nước thì thiếu bước xác định tên loại văn bản và thu thập, sử lý thông tin.
Và các bước trong soạn thảo văn bản của phòng vẫn chưa được chi tiết, cụ thể.
2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
2.4.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến.
* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.
Bước 1: Nhân viên văn thư ( NVVT) tiếp nhận công văn đến theo trình tự
sau:

NVVT xử lý và thực hiện.
Bước 4: Hàng tháng, vào ngày cuối cùng của tháng NVVT có trách nhiệm
lập sổ đăng ký công văn đến.
Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục IV),
* Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.
Bước 1: Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý công việc có trách
nhiệm xây dựng văn bản dự thảo, rồi chuyển cho Trưởng phòng xem xét và cho
ý kiến.
Bước 2: Trưởng phòng xem xét cho ý kiến, nếu cần chỉnh sửa thì chuyển
lại cho chuyên viên và quay lại bước 1. Nếu không tham gia ý kiến thì chuyển
văn bản dự thảo cho chủ tịch.
Bước 3: Chủ tịch duyệt, xem xét các văn bản dự thảo, trường hợp văn bản
dự thảo không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung
(quay lại bước 2).
Bước 4: Sau khi chủ tịch ký duyệt, nhân viên văn thư (NVVT) có trách
nhiệm vào sổ đăng ký văn bản đi và xác định số lượng văn bản để nhân bản,
đóng dấu. NVVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản lần cuối về thể thức
văn bản; không để tình trạng ban hành văn bản sai về thể thức, không rõ chữ,
ngược trang, không đóng dấu...
Bước 5: Sau khi đã hoành thành bước 4, NVVT căn cứ nơi nhận gửi văn
bản đi theo đường văn bản
Bước 6: NVVT và chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ, văn bản
có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành. Hàng tháng NVVT in Sổ
đăng ký văn bản đi để lưu và tra cứu.
Sơ đồ quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục V)
25
Sinh viên: Nguyễn Thị Liễu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B