LỜI CẢM ƠN
Được Nhà trường đã tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên năm 3 ngành quản
trị văn phòng được đi tiếp cận thực tế với công việc giúp để hoàn thiện vốn kiến
thức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào thực tiễn,hơn nữa được lãnh đạo
văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tạo điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để
em có cơ hội được khảo sát, kiến tập về công tác văn phòng của cơ quan trong thực
tế
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Lâm Thu Hằng và các
giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiêm
quý báu và chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập và hoàn thành tốt bài
báo cáo.
Với thời gian thực tế là 04 tuần( từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015)
thời gian thực tế tuy ngắn nhưng với sụ giúp đỡ cán bộ hướng dẫn Lê Thị Nga phụ
trách bộ phận văn thư của cơ quan các anh, chị cán bộ trong văn phòng đã nhiệt
tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào
thực tiễn công tác tại cơ quan, bước đầu em dã được thực hành vào công tác văn
phòng và những việc đơn giản như scan văn bản, vào sổ văn bản đi, đến trên phần
mềm máy tính và sổ truyền thống; bóc bì, dán bì, ghi số đến; trực điện thoại và
đóng dấu giáp lai vào văn bản...Qua đó em đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc,
nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, giúp em có thêm kiến
thức thực tiễn và tác phong làm việc chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng.
Đồng thời em xin cảm ơn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn đã đã tạo
điều kiên giúp đỡ, tiếp nhận để em có cơ hội được kiến tập, làm quen với thực tiễn
công việc về công tác văn phòng tại cơ quan.
Qua quá trình tự học hỏi của bản thân và sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình
của cán bộ hướng dẫn vềnghiệp vụ văn phòng, tác phong nghề nghiệp và kỹ năng
giao tiếp nơi công sở, cá nhân em đã cảm nhận được sự tiến bộ rõ rệt của bản thân
về trình độ cũng như kỹ năng cần có của một người nhân viên văn phòng trong
tương lai - Đó là kết quả mà em đã đạt được qua đợt kiến tập này.

[Type text]

văn phòng ở các cơ quan đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, các tổ chức từ Trung
ương đến địa phương, việc củng cố và hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng
văn phòng là một đòi hỏi cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động cơ quan.
Nắm bắt được tình hình phát triển và nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai
của công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoa Quản trị văn
phòng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu
nhân lực của xã hội về chuyên môn và nghiệp vụ văn phòng. Với phương châm:
Học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, Trường đã tổ chức cho sinh
[Type text]

Page 2


viên năm 3 đi khảo sát, kiến tập tại các cơ quan nhằm giúp sinh viên áp dụng các
kiến thức được học tại trường vào quá trình thực tế công việc và với mục đích giúp
sinh viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm sau này khi ra trường không bị bỡ ngỡ
với công việc chuyên môn.
Trong thời gian kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn, bản thân em luôn tìm
tòi, nghiên cứu những tài liệu có liên quan đến công tác hành chính văn phòng để
tự rèn luyện, học hỏi để hiểu thêm về ngành nghề và lĩnh vực mà mình đã lựa
chọn, từ đó em nhận thấy bản thân mình cần cố gắng, hoàn thiện nhiều hơn nữa để
khi ra trường em không còn bị bỡ ngỡ mà có thể tự tin khẳng định bản thân trước
những yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
Bài báo cáo là kết quả của chuyến đi kiến tập tại UBND huyện Triệu Sơn đã
giúp em có được những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn
phòng
Qua tìm hiểu thực tế công tác văn phòng tại UBND huyện Triệu Sơn em
muốn đóng góp một phần nhỏ bé vào việc xem xét tổ chức hoạt động công tác văn
phòng trong công cuộc cải cách hành chính và hiên đại hóa về công tác văn phòng
của cơ quan cho phù hợp với tình hình chung

Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa. Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa
nhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với vài
con sông suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu Hóa, ở
phía Nam có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như núi Nưa ở
xã Tân Ninh. Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực Đông là xã
Đồng Tiến.Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh, Mường, Thái.
Có mỏ cromit Cổ Định tại xã Tân Ninh với trữ lượng lớn nhất Việt Nam.
Triệu Sơn có 1 thị trấn Triệu Sơn (còn gọi là Giắt) - huyện lỵ và 35 xã (An
Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng, Đồng
Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh Châu,
Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông, Triệu Thành
[Type text]

Page 4


, Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn, Thọ Tân, Thọ
Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân Thọ).
Huyện được thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 trên cơ sở tách 13 xã:
Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ
Vực, Thọ Sơn, Thọ Thế, Xuân Thịnh, Xuân Thọ, Xuân Lộc thuộc huyện và 20 xã:
Hợp Tiến, Hợp Thắng, Hợp Lý, Hợp Thành, Minh Châu, Minh Dân, Minh Sơn,
Dân Lý, Dân Lực, Dân Quyền, An Nông, Vân Sơn, Nông Trường, Tiến Nông,
Khuyến Nông, Thái Hòa, Tân Ninh, Đồng Tiến, Đồng Thắng, Đồng Lợi thuộc
1.

huyện Nông Cống.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Triệu Sơn.
Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấp

phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;
[Type text]

Page 5


-

Quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo

-

Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
Hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách
và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách

-

địa phương theo quy định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ
chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
[Type text]


hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
[Type text]

Page 8


- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
1.2.10. Trong việc thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện Triệu
Sơn.
2.1.1.1. Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là cơ
quan chuyên môn thuộc UBND huyện, bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND
và UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây.
Tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân
dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các
phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; Tham mưu giúp Thường
trực HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, UBND huyện chỉ đạo, điều hành các hoạt
động trên địa bàn huyện
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn, có tư
cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn
phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân Ủy ban nhân dân tỉnh.
2.1.1.2. Nhiệm vụ.
- Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện, chương
trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông qua.
- Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác năm;

[Type text]

Page 10


- Xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách thủ
tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện;
[Type text]

Page 11


thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận hồ sơ và
trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; Đảm bảo các
điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
UBND huyện, Cơ quan UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả.
Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, Uỷ Ban MTTQ giữ
mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND
huyện với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Uỷ Ban MTTQ huyện,
các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, Trung ương đóng trên địa
bàn huyện; Duy trì tốt mối quan hệ công tác với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc
hội và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh.

2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu
Sơn.
Văn phòng HĐND UBND huyện Triệu Sơn là một đơn vị, là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, nó là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơ quan. Là
cầu nối trong quan hệ công tác giữa thường trực HĐND và UBND; giữa Chủ tịch,
các Phó chủ tịch UBND huyện với các xã, thị trấn; Phòng ban, đoàn thể cấp huyện.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng gồm: Chánh văn phòng; hai phó chánh văn
phòng phụ trách công tác tổng hợp thông tin và phụ trách công tác hành chính quản
trị; Bộ phận văn thư, lưu trữ; Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; Bộ phận tổng hợp;


Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc thực hiện các Quyết định, Chỉ thị của
Ủy ban nhân dân huyện theo sự phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và các
Phó Chủ tịch huyện.
Giúp Chủ tịch , Phó Chủ tịch tổ chức thực hiện mối quan hệ giữa Ủy ban
nhân dân huyện với Hội đồng nhân dân, Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận
Tổ quốc Việt Nam huyện và các Đoàn thể theo quy định
Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của bộ máy Văn phòng Hội đồng
nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện, đảm bảo điều kiện làm việc cho các hoạt động
chung của Ủy ban nhân dân huyện, Thường trực Hội đồng nhân dân huyện.
Các quyết định giải quyết công việc của từng Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện phải được Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
thông báo kịp thời cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch khác biết.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý thống nhất việc sử dụng mạng lưới
thông tin thuộc huyện; quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Ủy ban
nhân dân huyện, của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và các thông tin cho báo chí,
đài phát thanh, đài truyền hình; lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà
nước.
Tiếp nhận, phân loại các đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân gởi đến, báo
cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc chuyển cho các cơ quan có thẩm quyền
giải quyết.
[Type text]

Page 13


Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân
dân các xã, thị trấn trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao.
Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trả lời cho các đơn vị có đơn

Tổ trưởng tổ văn thư-lưu trữ chịu trách nhiệm trước Phó Chánh Văn phòng

•

phụ trách hành chính-quản trị về toàn bộ công tác của tổ.
Phó chánh văn phòng - Lê Công Tâm phụ trách công tác hành chính quản trị
Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ, đảng viên và khách đến Văn phòng.
[Type text]

Page 14


Thực hiện kịp thời các chế độ chính sách theo quy định và chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần của cán bộ, nhân viên Văn phòng. Tổ chức thăm, viếng gia đình
cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng khi cán bộ ốm đau hoặc có thân nhân
(bố, mẹ, vợ, chồng, con) qua đời. . . trong điều kiện cho phép.
Bảo đảm kinh phí hoạt động theo yêu cầu của Thường trực HĐND –UBND
các ban của Đảng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế độ tài chính,
thanh quyết toán, báo cáo theo quy định.
Tổ chức các điều kiện vật chất phục vụ các hội nghị Ban Thường vụ, Ban
Chấp hành, hội nghị do HĐND - UBND triệu tập và hội nghị của Văn phòng; phục
vụ các đoàn khách của UBND (bố trí địa điểm làm việc, ăn nghỉ, tham quan, giải
trí. . .).
Bảo đảm phương tiện làm việc cho Thường trực HĐND – UBND.
Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản trong cơ quan.
Tổ chức bảo vệ an toàn cho cơ quan.
• Bộ phận văn thư, lưu trữ.
Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính
xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của Thường
trực HĐND, UBND và Văn phòng;

Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy
định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm
bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài
sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán
bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên
tắc, chế độ quy định hiện hành;
Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản
thuộc Văn phòng.
Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và
Văn phòng;
Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm xăng
dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế
phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc;
Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp điều
hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh hoặc Phó Chánh
Văn phòng biết trước khi đi.
• Bộ phận tổng hợp.
Bộ phận tổng hợp có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chương trình công tác
của UBND huyện, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập các đề
án, các văn bản giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện trong việc chỉ đạo
các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn huyện thực hiện nhiệm vụ kính tế, văn
hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tại
Điều 2 của Quy định này.
Bộ phận tổng hợp được Lãnh đạo Văn phòng phân công trực tiếp theo dõi
một số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp.
[Type text]


Đảm bảo an toàn cho cơ quan, xây dựng lịch trực và lịch làm việc 24/24.
Thực hiện tốt các công viêc khi lãnh đạo phân công.
3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
công tác quản lý của cơ quan. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động
của UBND.
Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho
hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với
[Type text]

Page 17


hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả
hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác
văn thư làm tốt hay không tốt.
Bên cạnh đó công tác văn thưcòn được xác định là một mặt hoạt động của
bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động
của Văn phòng. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác
những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,
đơn vị nói chung và UBND huyện Triệu Sơn nói riêng.
3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban
hành
Hiện nay tại UBND huyện Triệu Sơn chưa có văn bản nào được ban hành về
quản lý công tác văn thư. Hầu hết các hoạt động công tác văn thư đều dựa vào các
văn bản của cơ quan cấp trên
3.2. Mô hình tổ chức văn thư
Bộ phận văn thư của UBND huyện Triệu Sơn thuộc sự quản lý trực tiếp của

huyện ban hành
Ví dụ:

-

TM.UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Trần Quang Hùng
Các phó chủ tịch ký thay Chủ tịch những văn bản thuộc lĩnh vực đươc phân công
phụ trách hoặc do Chủ tịch ủy quyền khi chủ tịch đi vắng.
Ví dụ:
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Hồ Trường Sơn
- Chánh văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch UBND huyện các văn bản thông
báo, báo cáo, kết luận của Chủ tịch, phó chủ tịch trong các phiên họp của UBND
huyện và các văn bản giấy tờ khác khi chủ tịch giao.
Ví dụ:
TL.CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký, dấu)
Trần Sỹ Bình
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện Triệu Sơn
Các công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Triệu Sơn thực hiện đúng
về thể thức và kỹ thuật trình bày của Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày




Vị trí trình bày các thành phần thể thức và Kỹ thuật trình bày văn bản:
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự

•

Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Khổ giấy Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm); Các
văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được
trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ

•

A5).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm.
Bên cạnh những cái đã thực hiện đúng thì công tác soạn thảo văn bản còn
nhiều sai sót như:





Đánh máy sai phần số và ký hiệu văn bản (ví dụ: phụ lục 03)
văn bản quên chưa ghi ngày tháng
một số câu từ sử dụng sai chính tả
Bên dưới phần trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên loại ) không

tuy nhiên để tiết kiệm thời gian và công sức thì các cán bộ ở UBND huyện triệu
sơn chọn hình thức photo.
Bước 6: Hoàn thiện văn bản để ban hành
sau khi văn bản được nhân bản, người soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm
đọc lại văn bản xem có gì sai sót không, sau đó chuyển cán bộ văn thư làm thủ tục
chuyển giao văn bản.
Qua công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản quản lý Nhà nước của
UBND huyện Triệu Sơn cho thấy, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước của huyện
được ban hành đảm bảo về thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy
định hiện hành của nhà nước, đảm bảo độ chính xác,tin cậy của văn bản tạo hiệu
ứng tốt đối với cơ quan tiếp nhận đặc biệt là đối với các UBND cấp xã trực
thuộc.Thực hiện đúng quy trình soạn thảo ban hành văn bản tránh được các sai sót

[Type text]

Page 21


không đáng có phục vụ tốt cho quá trình quản lý, hỗ trợ vào mục tiêu phát triển
kinh tế xã hội trên địa bàn huyện.
3.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến.
 Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản QPPL, băn
bản hành chính và cả văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát
hành.
Văn bản là công cụ, phương tiện giao tiếp, trao đổi cơ bản giữa các cơ quan
chính vì vậy, UBND huyện Triệu Sơn phải thường xuyên ban hành các văn bản
hành chính như Quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, giấy giới thiệu,
giấy mời…để trao đổi, truyền đạt thông tin, giải quyết công việc với các cơ quan,

thông báo, chỉ đao…và văn bản từ các đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế và UBND
các xã, thị trấn trên địa bàn huyện qua đường bưu điện, gửi trực tiếp tại cơ quan và
văn bản đến qua đường mạng
Văn bản đến của UBND huyện Triệu Sơn được thực theo trình tự các bước
theo quy định của pháp luật
Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến của UBND huyện Triệu Sơn được
thực hiện theo3 bước
Bước 1: Tiếp nhận đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: UBND huyện Triệu Sơn thường tiếp nhận các loại
văn bản như: Giấy mời, công văn, Tờ trình, Quyết định, báo cáo của các cơ quan,
đơn vị, cá nhân bên ngoài
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn đến
Chuyển giao văn bản đến
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giả quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản đến: Khi nhận văn bẩn đến các đơn vị,cá nhân có trách
nhiệm chuyển và giải quyết văn bản kịp thời
Theo dõi, đôn đốc việc giả quyết văn bản đến
Sơ đồ quy trình giải quản lý và giải quyết văn bản đến ( Phụ lục 6)
3.4.2. Thực trạng về lập hồ sơ hiện hành của UBND huyện Triệu Sơn
- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giả quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp
nhất định
Đối với UBND huyện Triệu Sơn công tác lập hồ sơ hiện hành không được
thực hiện đầy đủtheoNghị định 110/2004/NĐ-Cp ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư, do thiếu nguồn nhân lực và chưa được quan tâm chú trọng.
Trong quá trình giải quyết công việc của mình thì các bộ phận mới chỉ sắp xếp tài
liệu theo thứ tự số và tên loại văn bản chứ chưa lập hồ sơ để bàn giao vào lưu trữ
Việc quả lý hồ sơ chỉ được thực hiện đơn giản bằng cách lập sổ quản lý văn
bản. Vì thế việc lưu trữ tài liệu và các loại văn bản khác sẽ rât khó khăn và khó

bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu; Các phương tiện thiết bị truyền
tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông
được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và
toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi; Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ
bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng.
Các trang thiết bị này hỗ trợ cho hoạt động của công tác văn phòngcó hiệu
quả hơn, tiết kiệm được thời gian công sức cho người làm công tác văn phòng.Tuy
nhiên muốn sử dụng tốt các trang thiết bị này đòi hỏi người sử dụng trang thiết bị
văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp
vụ, kỹ thuật
4.1.Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất

[Type text]

Page 24


Cùng với sự phát triển của công nghệ số và công nghệ thông tin thì công tác
văn phòng của UBND huyện Triệu Sơn cũng được công nghệ hóa nhờ những thiết
bị văn phòng hiện đại . Đó là những máy móc
Qua sự quan sát trong thời gian kiến tập tại UBND em thấy Văn phòng
UBND huyện Triệu Sơn được trang bị gần như đầy đủ về cơ sở vật chất, trang thiết
bị văn phòng, gồm có:
•

máy vi tính:có kết nối mạng dùng cho việc tra cứu thông tin, đánh văn bản,
tiếp nhận văn bản đến qua đường mạng một cách nhanh chóng, kịp thời,

•
•

[Type text]

Page 25