Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .....................................................................................................1
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN 4: PHỤ LỤC............................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................3
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
PHẦN 1.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TRIỆU SƠN..........................................................................................4
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn......5
1.1.Chức năng:................................................................................................................................6
1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:...............................................................................................................6
1.2.1.Trong lĩnh vực kinh tế............................................................................................................6
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai............................6
1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp................................................................7
1.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.........................................................................7
1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch.......................................................................8
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao.......................8
1.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường...........................................9
1.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.............................................9
1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.........................................10
1.2.10. Trong việc thi hành pháp luật...........................................................................................10
1.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.....................................10
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan........................................................................................11
2. Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành chính của văn phòng HĐND - UBND huyên Triệu
Sơn................................................................................................................................................11
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng....................................................................................11
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện Triệu Sơn................................11

2.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................32
2.1.2. Nhược điểm........................................................................................................................33
2.2. Giải pháp................................................................................................................................34

PHẦN 3: KẾT LUẬN........................................................................................35
PHẦN 4: PHỤ LỤC............................................................................................1
PHẦN 4: PHỤ LỤC
Sinh viên: Quách Thị Thơm
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Được Nhà trường đã tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên năm 3 ngành
quản trị văn phòng được đi tiếp cận thực tế với công việc giúp để hoàn thiện vốn
kiến thức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào thực tiễn,hơn nữa được
lãnh đạo văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn tạo điều kiên giúp đỡ,
tiếp nhận để em có cơ hội được khảo sát, kiến tập về công tác văn phòng của cơ
quan trong thực tế
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thạc sĩ Lâm Thu Hằng và các
giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã truyền đạt những kiến thức, kinh nghiêm
quý báu và chỉ bảo tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập và hoàn thành tốt bài
báo cáo.
Với thời gian thực tế là 04 tuần( từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày
25/5/2015) thời gian thực tế tuy ngắn nhưng với sụ giúp đỡ cán bộ hướng dẫn
Lê Thị Nga phụ trách bộ phận văn thư của cơ quan các anh, chị cán bộ trong văn
phòng đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em áp dụng lý thuyết
được trang bị vào thực tiễn công tác tại cơ quan, bước đầu em dã được thực
hành vào công tác văn phòng và những việc đơn giản như scan văn bản, vào sổ

Sinh viên: Quách Thị Thơm

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc cách mạng Khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng
với sự phát triển của toàn cầu hóa kinh tế đang tác động mạnh mẽ đến hoạt động
Chính trị, văn hóa, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia, Hiện
nay nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước, các
khu công nghiệp đang dần dần phát triển. Cùng với sự phát triển đó, công tác
hành chính văn phòng đang dần khẳng định vị thế của mình đối với cơ quan tổ
chức và cũng từ đó khẳng định vai trò của người nhân viên văn phòng trong thời
hiện đại. Là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan đơn vị văn phòng được coi là
vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp các bộ phận
trong tổ chức, là đầu mối thu thập, sàng lọc, xử lí, tổng hợp và phân tích thông
tin của cơ quan, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội và
đối ngoại của cơ quan thông qua văn bản giao dịch. Không chỉ vậy, văn phòng
còn được ví như người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung
và các nhà lãnh đạo nói riêng... bảo thông tin cho hoạt động quản lý, thực hiện
công tác văn thư lưu trữ. Do đó các văn phòng ở các cơ quan đơn vị sự nghiệp,
các doanh nghiệp, các tổ chức từ Trung ương đến địa phương, việc củng cố và
hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng văn phòng là một đòi hỏi cần thiết
cho quá trình tổ chức hoạt động cơ quan.
Nắm bắt được tình hình phát triển và nhu cầu nguồn nhân lực trong tương
lai của công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoa Quản trị
văn phòng đào tạo nguồn nhân lực ngành Quản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN TRIỆU SƠN
Huyện Triệu Sơn có diện tích 292.2 km², phía Đông giáp huyện Đông
Sơn, phía Đông Nam giáp huyện Nông Cống, phía Namgiáp huyện Như
Sinh viên: Quách Thị Thơm

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thanh, phía Tây Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây Bắc giáp huyện Thọ
Xuân, phía Đông Bắcgiáp huyện Thiệu Hóa. Triệu Sơn là một huyện bán sơn địa
nhưng diện tích chủ yếu vẫn là đồng bằng, địa hình thấp dần về phía Bắc, với
vài con sông suối nhỏ chảy vào sông Chu ở hai huyện bên: Thọ Xuân và Thiệu
Hóa, ở phía Nam có một vài ngọn núi thấp với độ cao khoảng 250 – 300 m, như
núi Nưa ở xã Tân Ninh. Cực Nam là xã Tân Ninh, cực Tây là xã Bình Sơn, cực
Đông là xã Đồng Tiến.Dân số là 208.300 người (1999) gồm 3 dân tộc Kinh,
Mường, Thái.
Có mỏ cromit Cổ Định tại xã Tân Ninh với trữ lượng lớn nhất Việt Nam.
Triệu Sơn có 1 thị trấn Triệu Sơn (còn gọi là Giắt) - huyện lỵ và 35 xã
(An Nông, Bình Sơn, Dân Lực, Dân Lý, Dân Quyền, Đồng Lợi, Đồng Thắng,
Đồng Tiến, Hợp Lý, Hợp Thành, Hợp Thắng, Hợp Tiến, Khuyến Nông, Minh
Châu, Minh Dân, Minh Sơn, Nông Trường, Tân Ninh, Thái Hòa, Tiến Nông,
Triệu Thành , Thọ Bình, Thọ Cường, Thọ Dân, Thọ Ngọc, Thọ Phú, Thọ Sơn,
Thọ Tân, Thọ Thế, Thọ Tiến, Thọ Vực, Văn Sơn, Xuân Lộc, Xuân Thịnh, Xuân
Thọ).
Huyện được thành lập ngày 16 tháng 12 năm 1964 trên cơ sở tách 13 xã:
Thọ Ngọc, Thọ Tiến, Thọ Cường, Thọ Bình, Thọ Dân, Thọ Tân, Thọ Phú, Thọ

1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình;
- Quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định
và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;
- Hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực
hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về
thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
1.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
đất đai

Sinh viên: Quách Thị Thơm

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển



Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
1.2.5.Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
1.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Sinh viên: Quách Thị Thơm

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào

chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan
UBND huyện Triệu Sơn là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
gồm:1 chủ tịch, 4 phó chủ tịch, 5 ủy viên và 12 phòng ban chuyên môn giúp
việc cho UBND (Phụ lục 01)
2. Tình hình tổ chức, hoạt độngcông tác hành chính của văn phòng
HĐND - UBND huyên Triệu Sơn.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng HĐND - UBND huyện
Triệu Sơn.
2.1.1.1. Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Triệu Sơn là
cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, bộ máy giúp việc của Thường trực
HĐND và UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể sau đây.
Tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân
dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động; đảm
bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân.
Điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của cơ quan UBND huyện, các
phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND các xã, thị trấn; Tham mưu giúp
Sinh viên: Quách Thị Thơm


hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được giao) cho Văn phòng
Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh.
Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND & UBND huyện.
Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND huyện
xem xét, quyết định.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các quyết
định, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên có liên quan; Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức
năng theo dõi, đôn đốc, kiêm rtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng,
ban và UBND xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,
UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác văn thư, lưu trữ, tin học hóa hành
chính của UBND huyện; Quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ,
vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh;
Hướng dẫn Văn phòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin
học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định.
Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải cách
thủ tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND
huyện; thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác tiếp nhận
hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa”.

2.2.Phân công nhiệm vụ các vị trí công việc trong văn phòng
• Chánh văn phòng: Trần sỹ Bình phụ trách về công tác văn phòng, phụ
trách công tác tổ chức cán bộ. Thẩm định các văn bản quan trọng như Quyết
định, Chỉ thị, Kế hoạch… ở các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội.
Tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liên quan để lập chương
trình công tác năm, 6 tháng, quý của Ủy ban nhân dân trình Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện, đồng thời theo dõi, đôn đốc các cơ quan có liên quan thực hiện
các chương trình đó.
Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế xã hội của Ủy ban nhân dân huyện và các báo cáo khác theo sự phân công của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện duy trì và kiểm điểm việc thực
hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch nắm tình hình hoạt động của Ủy ban
nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn cấp huyện
và của chính quyền cấp xã.
Thẩm tra các dự thảo văn bản pháp quy của các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân huyện đảm bảo yêu cầu, phạm vi đã quy định, về mặt
pháp chế hành chính trước khi trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện ký ban hành.
Tổ chức phổ biến, truyền đạt và theo dõi kiểm tra các cơ quan chuyên
môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trong việc thực hiện các Quyết định, Chỉ
thị của Ủy ban nhân dân huyện theo sự phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và các
Phó Chủ tịch huyện.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B



Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội,
hoạt động của bộ máy Nhà nước; công tác nội chính, công tác xây dựng Đảng và
công tác dân vận. Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lý
những vấn đề cần thiết.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chủ động thu thập và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo UBND huyện
Biên tập, chỉnh lý văn bản của UBND trước khi trình ký, ban hành.
Báo cáo tổng hợp tình hình lĩnh vực và đơn vị được phân công.
Giữ gìn bí mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu, nộp lưu trữ đầy đủ và
đúng quy định.
Thay chánh văn phòng điều hành cơ quan khi chánh văn phòng đi vắng.
Có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, quản lý công văn đi, đến trên mạng và
theo dõi chặt chẽ quy trình luân chuyển công văn đi, đến. Tiếp nhận tài liệu các
nơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo,
chuyên viên tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lý tài liệu lập hồ sơ nộp
lưu, phát hành sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định.
Đánh máy, nhân sao, in ấn tài liệu phục vụ cấp uỷ, các ban đảng HĐND –
UBND.
Tổ chức khai thác thông tin trên mạng vi tính, bảo mật thông tin và
chuyển giao kịp thời cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý. Nhập dữ liệu
thông tin định kỳ vào mạng vi tính theo quy định hướng dẫn của Văn phòng
HĐND – UBND.

Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách
chính xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo điều hành của
Thường trực HĐND, UBND và Văn phòng;
Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực HĐND
huyện, UBND huyện và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các
loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan;
Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng
quy định chung, văn bản phải in rõ và đẹp;
Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý
chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định.
• Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ
Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý;
Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan;
mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định
hiện hành;
Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên
cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại
trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;
Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị
và các đoàn khách đến làm việc với huyện;
Xây dựng và chăm sóc cây cảnh, tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong
cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực
cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung.
Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí
phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn
phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định
và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản
theo đúng quy định;
Sinh viên: Quách Thị Thơm

các đề án, các văn bản giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện trong việc
chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn huyện thực hiện nhiệm vụ
kính tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng nhiệm vụ của
Văn phòng tại Điều 2 của Quy định này.
Bộ phận tổng hợp được Lãnh đạo Văn phòng phân công trực tiếp theo dõi
một số lĩnh vực của các ngành kinh tế tổng hợp.
• Bộ phận dân tộc.
Tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện về công tác dân tộc , thực hiện
các chính sách về dân tộc, các chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước.
• Bộ phận một cửa.
Sinh viên: Quách Thị Thơm

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả có chức năng giúp UBND huyện tiếp
nhận, hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến liên hệ những công việc được quy định
giải quyết theo cơ chế một cửa, nhận hồ sơ đủ thành phần, đúng số lượng theo
quy định, chuyển hồ sơ đã nhận đến các phòng chuyên môn, đơn vị liên quan để
xem xét giải quyết (gọi chung là phòng chuyên môn) và trả kết quả cho tổ chức,
cá nhân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chịu sự quản lý toàn diện của Văn
phòng HĐND và UBND huyện, có quan hệ phối hợp với các phòng chuyên môn
trong việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả do Chánh Văn phòng HĐND và UBND
huyện kiêm Trưởng bộ phận. Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận Tiếp nhận
và trả kết quả do Chánh Văn phòng phân công đảm bảo trình độ chuyên môn,

bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động của Văn phòng. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ,
chính xác những thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của
mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và UBND huyện Triệu Sơn nói riêng.
3.1. Các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban
hành
Hiện nay tại UBND huyện Triệu Sơn chưa có văn bản nào được ban hành
về quản lý công tác văn thư. Hầu hết các hoạt động công tác văn thư đều dựa
vào các văn bản của cơ quan cấp trên
3.2. Mô hình tổ chức văn thư
Bộ phận văn thư của UBND huyện Triệu Sơn thuộc sự quản lý trực tiếp
của văn phòng. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, văn bản đến và
chức năng nhiệm vụ của UBND mà bộ phận văn thư của cơ quan được tổ chức
theo hình thức văn thư hỗn hợp. Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn
bản được tổ chức chung ở một nơi,còn khâu nghiệp vụ khác như theo dõi, giải
quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, đơn vị khác
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơquan
Nhìn chung việc ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND
huyện Triệu Sơn là đúng thẩm quyền
Sinh viên: Quách Thị Thơm

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập

Hồ Trường Sơn
- Chánh văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch UBND huyện các văn bản thông
báo, báo cáo, kết luận của Chủ tịch, phó chủ tịch trong các phiên họp của UBND
huyện và các văn bản giấy tờ khác khi chủ tịch giao.
Ví dụ:
TL.CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
(Chữ ký, dấu)
Trần Sỹ Bình
Sinh viên: Quách Thị Thơm

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND
huyện Triệu Sơn
Các công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Triệu Sơn thực hiện
đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày của Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày
19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản gồm:
 Quốc hiệu;
 Tên cơ quan ban hành văn bản;
 Số, ký hiệu văn bản;
 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
 Chức vụ, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền;
 Dấu của cơ quan;

Để quá trình soạn thảo văn bản đúng nội dung, thể thức thì quá trình soạn
thảo phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình soạn thảo văn bản của Thông tư
01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chín

Sinh viên: Quách Thị Thơm

23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1B