Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN HOẰNG HÓA................................................................3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Hoằng hóa.....3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa.................................3
1.1.Chức năng:................................................................................................................................3
1.2. Nhiệm vụ quyền hạn :..............................................................................................................3
2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa............................................................8
II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của phòng công
thương............................................................................................................................................9
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................................................9
1.1.Chức năng nhiệm vụ của văn phòng phòng công thương.........................................................9
1.1.1.Chức năng:.............................................................................................................................9
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:........................................................................................................10
1.1.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................11
1.2.Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (lãnh đạo đơn vị, nhân viên) trong văn phòng.....12
1.2.1.Lãnh đạo văn phòng............................................................................................................12
1.2.2. Nhân viên văn phòng..........................................................................................................12
1.3.Danh mục các văn bản quản quản lí về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan ban hành. ( Hiện
tại cơ quan chưa có văn bản quy định về Quản lý công tác văn thư lưu trữ)...............................13
1.3.1.Nguyên nhân........................................................................................................................14
1.3.2.Nhận xét..............................................................................................................................14
1.3.3.Khó khăn..............................................................................................................................15
2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của phòng công thương...........................16

3. Đề xuất về việc đăng kí văn bản đi, đến, soạn thỏa văn bản.....................................................25
4. Đề xuất về công tác lưu trữ......................................................................................................25
5. Đề xuất cách trang trí văn phòng..............................................................................................26
Kết luận.........................................................................................................................................27

Sinh viên: Lê Thị Chung

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây, trước tình hình đổi mới của đất nước cùng với
sự phát triển của khoa học công nghệ xã hội đã không ngừng đi lên. Cùng với đó
là cải cách hành chính trong các bộ máy nhà nước. Công tác văn phòng đóng vai
trò và vị trí quan trọng trong các cơ quan hành chính. Ngày càng khẳng định
được vị thế của mình trong việc thực hiện hiệu quả hoạt động lãnh đạo của cơ
quan các cấp trong các lĩnh vực như tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo.
Quản trị văn phòng là nghành đòi hỏi phải có vốn kiến thức sâu rộng, lĩnh
vực chuyên môn cao, vì thế dù chúng ta đã được đào tạo bài bản về lĩnh vực
chuyên môn nghiệp vụ nhưng vẫn chưa có kiến thức thực tế trong xã hội. Nắm
bắt được tình hình thực tế của xã hội, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tổ
chức kỳ kiến tập cho chúng em khoảng thời gian từ ngày 11 tháng 5 năm 2015
đến ngày 7 tháng 6 năm 2015.
Nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng tôi được trải nghiệm thực tế ở các
cơ quan nhà nước trong thời gian kiến tập của mình nhằm nâng cao chất lượng
đào tạo, mục tiêu, và để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn

ngành của mình mà em đã được học và trang bị trước kì kiến tập. Từ đó đã giúp
em áp dụng được những kiến thức đã học trong hai năm vừa qua tại trường để
đến với cơ quan trực tiếp làm những công việc cụ thể, rèn luyện cho em những
kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ công tác văn phòng, tầm quan trọng của văn phòng
theo chuyên nghành mà hiệ tại em đang theo học.
Trong thời gian kiến tập bản thân em đã có nhiều cố gắng nhưng không
thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế và khó khăn nhất định. Vì vậy em rất
mong nhận được sự góp ý của các cán bộ trong văn phòng, các thầy cô giáo để
bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô Trường Đại Học Nội
Vụ Hà Nội, lãnh đạo, cán bộ, công chức, cán bộ phòng Công Thương Uỷ ban
nhân dân Huyện Hoàng Hóa đã giúp đỡ em trong thời gian vừa qua. Rèn cho em
những kỹ năng độc lập, giải quyết cong việc của người cán bộ, nhân viên văn
phòng trong tương lai.
Em xin trân thành cảm ơn.
Hoằng Hóa, ngày tháng năm 2015
SINH VIÊN
LÊ THỊ CHUNG

Sinh viên: Lê Thị Chung

2 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN


3 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế

thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây.
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa

Sinh viên: Lê Thị Chung

5 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử.
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương.
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban n n dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân Huyện Hoằng hóa hiện nay
được thể hiện cụ thể như sau:

Sinh viên: Lê Thị Chung

8 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

II.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành

chính văn phòng của phòng công thương.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng phòng công thương.
1.1.1. Chức năng:

quyền của Phòng theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban
nhân dân cấp huyện.
- Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh
tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các hội và tổ
chức phi chính phủ trên địa bàn thuộc lĩnh vực công thương theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực
công thương.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công thương cho cán bộ, công
chức xã, phường, thị trấn trên địa bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn
nghiệp vụ của Phòng.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh của ngành công thương
theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Công Thương.
- Tổ chức, hướng dẫn và thực hiện chính sách khuyến khích các tổ chức
kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất kinh doanh; tổ chức các hoạt động dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung
Sinh viên: Lê Thị Chung

10 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cấp thông tin, xúc tiến thương mại và đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ sở sản
xuất - kinh doanh thuộc lĩnh vực công thương.

11 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ông : Trần Văn Lợi - Trưởng phòng
Ông : Nguyễn Xuân Thu - Phó phòng
Ông : Hoàng Ngọc Dự - Phó phòng
- Cơ cấu tổ chức. ( Phụ lục 1)
1.2. Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân (lãnh đạo đơn vị, nhân
viên) trong văn phòng.
Nhân viên trong văn phòng bao gồm lãnh đạo văn phòng và nhân viên
văn phòng.
1.2.1. Lãnh đạo văn phòng.
*Lãnh đạo văn phòng phụ trách công tác văn phòng chung và chịu trách
nhiệm tâm mưu tổng hợp ban hành các laoij văn bản. Đồng thời có trách nhiệm
tổ chức đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng
*Đồng thời còn thực hiện các nhiệm vụ như:
-Thừa lệnh Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện ký các văn bản của chính cơ
quan mình. Tham mưu tổng hợp các bản thảo công văn quyết định, chỉ thị và các
văn bản quan trọng khác trước khi trình kí lãnh đạo cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Đảng, pháp luật
của nhà nước và sự chỉ đạo cấp trên đối với văn phòng;
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của văn phòng.
1.2.2. Nhân viên văn phòng.
Phụ trách công tác lưu trữ.
- Công chức được phân công phụ trách nhiệm vụ thu thập, hoàn chỉnh và
bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ của văn phòng công thương một cách

-Công tác văn thư sẻ đảm bảo giữ bí mật cho Đảng, nhà nước, ngăn chặn
việc sử công văn giấy tờ con dấu của cơ quan để làm việc phi pháp
-Công tác văn thư có nề nếp sẻ làm giảm bớt công văn, giấy tờ không cần
thiết, tiết kiệm công sức và tiền của của cơ quan .
-Công tác văn thư còn giúp cho việc lưu trữ tài liệu cần thiết phục vụ cho
việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt củng như lâu dài.
-Theo nghị định 110/2004/ND-CP ngày 08/04/2004 nội dung của công tác
văn thư gồm các công tác sau.
+Tổ chức quản lí và xử lí văn bản đến
+Tổ chức quản lí và chuyển giao văn bản đi
+Tổ chức quản lí văn bản nội bộ và công văn mật
+Tổ chức quản lí và sử dụng con dấu
+Công tác hồ sơ và danh mục hồ sơ
* Công tác lưu trữ : là toàn bộ hoạt động nhằm gìn giữ, bỏa quản văn bản
tài liệu. Công tác lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có
giá trị hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu cần
thiết.
- Lưu trữ gồm có:

Sinh viên: Lê Thị Chung

13 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ
thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu được tiếp nhận từ các đơn vị

• Thuận lợi.
- Nhìn chung hình thức tổ chức văn thư tập trung ở văn phòng phòng
công thương là hợp lý vì nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các
Sinh viên: Lê Thị Chung

14 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và trong một
số trường hợp, tạo điều kiện cho việc chuyên môn hóa đảm bảo sự thống nhất
trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
- Với mô hình tổ chức Văn thư ở phòng công thương đã đem lại hiệu quả
cao trong công tác văn thư, cũng như hoạt động của cơ quan, đảm bảo cung cấp
đầy đủ các thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của Uỷ ban nhân
dân hoạt động được đạt hiệu quả cao nhất. Từ đó cũng góp phần vào việc phát
triển kinh tế- xã hội ở địa phương.
- Tuy cơ quan chưa có văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ
nhưng Cơ quan đã triển khai thực hiện theo các văn bản quy định về Quản lý
công tác văn thư- lưu trữ của các cơ quan cấp trên, của Cục Văn thư Lưu trữ, các
nghị định của Chính Phủ, Bộ, Ban- ngành như:
+Nghị định 110/2014/ND-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư. Quy định chi tiết thi hành một số điều, pháp lệnh lưu trữ quốc gia và
các văn bản khác của Cục Lưu Trữ của Uỷ ban nhân dân tỉnh và huyện.
+ Tuy cha có văn bản quy định rõ ràng nhưng Cơ quan đã ban hành các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và quản lý về Văn thư- lưu trữ.
+Hàng năm cơ quan tiến hành thu hồi các văn bản ở các phòng, ban,

2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của phòng công
thương.
2.1. Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10
năm trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau :
Bảng thống kê các văn bản ban hành chính và số lượng bản căn cứ Sổ
đăng ký công văn đi.

Bảng Thống kê các loại văn bản hành chính và số lượng
văn bản căn cứ số đăng ký công văn đi
Tên loại văn Số lượng văn bản hàng năm ban hành
2010
2011
2012 2013
bản ban hành 2009
1
Quyết định
40
47
50
51
63
2
Tờ trình
15
21
20
14
19
3
Công văn

25
43
58
Tổng Cộng
128
181
207
260 274
STT

2014
65
32
30
53
25
56
63
324

Trên đây là Bảng thống kê các văn bản hành chính mà phòng công thương
đã ban hành trong 06 năm gần đây, được lưu trữ lại cho tới thời điểm hiện tại.
Sinh viên: Lê Thị Chung

16 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản;
+ Tên loại và trích yếu nội + Nội dung văn bản;
dung văn bản;
+ Chức vụ, họ ên và chữ ký + Dấu của cơ quan, tổ chức;
của người có thẩm quyền;
+ Nơi nhận

Sinh viên: Lê Thị Chung

17 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Ngoài ra còn có Dấu chỉ mức độ khẩn, mật( đối với những văn bản loại
khẩn, mật) ; Địa chỉ, email và các thông tin của cơ quan ban hành.
- Mặc dù, đội ngũ cán bộ công chức trực tiếp soạn thảo văn bản được đào
tạo, bồi dưỡng tương đối cơ bản nhưng một số văn bản hành chính được ban
hành không tránh khỏi những sai sót thường gặp trong văn bản như : lỗi chính
tả, cỡ chữ phần nơi nhận, ngôn ngữ văn phong sử dụng trong văn bản chưa được
hay hoặc phần canh lề chưa chuẩn.
2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của văn phòng
phòng công thương.
-Quy trình soạn thảo văn bản là dùng để chỉ trình tự các bước tiến hành
soạn thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn bản hành chính được
xây dựng trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó.
-Thời gian kiến tập tại cơ quan, cũng như em đã được lãnh đạo giao trực
tiếp soạn thảo văn bản và tham gia trong cả quá trình từ soạn thảo đến lúc ban

3.Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong
cơ quan
3.1. Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn
phòng.
- Có thể hiểu trang thiết bị văn phòng là toàn bộ máy móc, trang thiết bị
có liên quan đến công việc nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc của cơ quan, phục
vụ tốt nhất cho công việc chuyên môn.
- Qua quan sát và tìm hiểu thì Phòng công thương cũng như một số cơ
quan nhà nước khác cũng có một số trang thiết bị văn phòng để đảm bảo cho
công tác văn phòng như:
+ Máy in;
+ Máy fax;
+Điều hòa;
+Văn phòng phẩm;
+ Các bảng biểu mẫu;
+ Bàn làm việc có cây xanh;

+ Máy photos;
+ Máy tính;
+Gía, tủ chứa đựng hồ sơ, tài liệu;
+ Quạt trần;
+ Mạng internet-Nối mạng cục bộ;

- Ngoài ra văn phòng phòng công thương còn được trang thiết bị như bàn
ghế, bảng thông báo, hộp đựng con dấu… và các trang thiết bị khác nhằm phục
vụ cho hoạt động của cơ quan. Phòng công thương còn là nơi thí điểm trong xây
dựng văn phòng xanh. Để có một môi trường làm việc hiệu quả nhất. Các trang
thiết bị và cây xanh trong phòng được bố trí, sắp xếp một cách hợp lí nhằm
thuận lợi cho công việc với tiêu chí : dễ làm, dễ nhìn, dễ thấy.
3.2. Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng.

- Màu sắc trang trí văn phòng có gam màu xanh nhạt nhẹ nhàng, đúng
như tiêu chí văn phòng xanh. Làm tinh thần sảng khoái, phấn trấn tăng hiệu quả
làm việc. Cơ quan có quy định rõ ràng thời gian làm việc và chế độ làm việc,
chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ,nhân viên.
- Việc bố trí phòng làm việc khoa học và tiện lợi rất quan trọng vì vậy
văn phòng rất quan tâm đến việc bố trí đồ dùng trong văn phòng làm việc đảm
bảo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, để việc sử dụng các trang thiết bị đồ dùng và
tài liệu trong văn phòng một cách tốt nhất.
b.Nhược điểm.
-Do phòng công thương được xây dựng cách đây khá lâu nên không gian
cũng như diện tích không còn phù hợp với hoàn cảnh công việc hiện nay. Với
không gian chật hẹp sẽ ảnh hưởng đến kết quả làm việc, không thuận tiện cho
việc giao dịch, giấy tờ văn bản dễ có khả năng nhầm lẫn.
- Phòng công thương còn nhiều hạn chế như: Các trang thiết bị phục vụ
cho công việc còn thiếu như : Máy hủy tài liệu… và trang thiết bị quá cũ, thiếu
các trang thiết bị bảo quản tài liệu như máy hút bụi,kho tài liệu, máy báo động
khi có cháy.
c. Phương án đề xuất.
- Phòng công thương khắc phục nhược điểm trên để năng xuất lao động
đạt hiệu quả tối đa bằng các có kế hoạch làm tường ngăn cách giữa các bộ phận,

Sinh viên: Lê Thị Chung

20 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Thêm một công cụ không thể thiếu trong hành trang của bạn chính là bộ
công cụ nén/giải nén Winrar. Hẳn bạn cũng biết mặc định, Windows chỉ hỗ trợ
Sinh viên: Lê Thị Chung

21 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A


Báo cáo kiến tập ngành nghề

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giải nén các tập tin có phần mở rộng là *.zip. Điều này khá bất tiện khi mà tập
tin có phần mở rộng không được hỗ trợ như rar, CAB..
Với phiên bản portable, bạn có thể yên tâm làm việc với gần như mọi định
dạng nén từ ZIP, RAR, GZIP cho đến định dạng ISO, TAR hay ARJ. Ứng dụng
portable này còn hỗ trợ mã hóa bảo vệ các file nén những dữ liệu quan trọng.
- Ưng dụng phục hồi dữ liệu.
Recuva là ứng dụng hỗ trợ hoàn hảo trong trường hợp bạn vô tình xóa mất
dữ liệu hoặc sau khi sử dụng các công cụ “dọn dẹp” hệ thống khác như
CCleaner, Revo Uninstaller hoặc PC Decrapifier. có cả phiên bản 32 cũng như
64-bit. Ứng dụng này cũng có thể phục hồi các dữ liệu bị xóa, khôi phục các file
Word chưa kịp lưu và còn có thể khôi phục dữ liệu đã được định dạng (format).
• Nhận xét
Các phần mền tiện ích nêu trên đã bước đầu mang lại về những hiệu quả
nhất định.Giúp văn phòng ngày càng phát triển và hội nhập với công nghệ thông
tin.

III.

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT.

tác văn thư được bảo đảm đúng các quy định của nhà nước, các bước được tiến
hành theo đúng quy trình nhiệm vụ của văn thư.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được làm rất tốt, đúng quy trình
và thaamr quyền ban hành văn bản. Quy trình ban hành văn bản rất khoa học và
tính chuyên môn cao.
- Công tác quản lí và xử lí văn bản đi đã thực hiện tốt, các vấn đề phát
sinh được xử lí kịp thời. Cán bộ văn thư có nhiều kinh nghiệm và được đào tạo
đúng chuyên nghành nên đã tổ chức được việc quản lí và giải quyết văn bản đáp
ứng nhu cầu giải quyết của cơ quan.
- Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến được thực hiện tốt, văn bản
đến sau khi được tiếp nhận, phân loại được chuyển giao nhanh chóng phục vụ
cho công tác giải quyết văn bản kịp thời và nhanh chóng.
Sinh viên: Lê Thị Chung

23 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K13A