Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
___________
Họ tên sinh viên : Đoàn Thị Quỳnh Anh
Sinh viên lớp : ĐH QTVP K1C
SN : 12/12/1994 – Mã số : 1205 QTVC001
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1C
KHÓA HỌC (2012-2016)
Tên cơ quan: Văn phòng HĐND - UBND Huyện Phừ cừ
Địa chỉ : K2-207b Phố cao-TT Trần cao-huyện Phù cừ-tỉnh Hưng yên
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Thị Vân Anh
Giảng viên hướng dẫn : GV Lâm Thu Hằng
HÀ NỘI -2015
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.4 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ..............................................................................................25
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Hình thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Phù Cừ........26
2.1 Mô hình tổ chức văn thư..................................................................................26
2.2Tình hình công tác lưu trữ ...............................................................................27
2.2.1Hệ thống quản lý công tác lưu trữ................................................................27
2.2.3 Tình trạng kho và trang thiết bị dùng trong công tác văn thư-lưu trữ.......28
2.3. Trang thiết bị, phương tiện và biện pháp kỹ thuật bảo quản..........................29
2.4. Tổ chức tài liệu trong kho................................................................................30
CHƯƠNG III : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA
UBND HUYỆN PHÙ CỪ..........................................................................................31
I.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Phù cừ...................31
1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của UBND huyện.......................31
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản............................................................31
2.1 Quốc hiệu..........................................................................................................32
2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản .........................................................32
2.3. Số, ký hiệu của văn bản ..................................................................................32
2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ...........................................33
2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản ....................................................34
2.6 Nội dung văn bản ............................................................................................34
2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền .................35
2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức .................................................................................36
quan hệ bên ngoài.
Văn thư-lưu trữ có vai trò,ý nghĩa quan trọng và là công tác thường xuyên
của mối cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước,cũng như giúp cho
cơ quan,tổ chức thực hiện chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn của mình được hoàn
thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.Trong các cơ quan,tổ
chức,đơn vị công tác văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm;bởi đó là công tác đảm
bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản,tài liệu. Làm tốt khâu
công tác văn thư này,sẽ đảm bảo cung cấp thông tin,giải quyết công việc một
cách nhanh chóng,chính xác;đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Bên cạnh sự phát
triển của khoa học công nghệ và nền hành chính nhà nước thì vai trò quan trọng
của công tác văn thư lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước luôn
được trú trong và quan tâm đến với những chính sách ngày càng hiện đại trong
công tác này. Nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý của mỗi cơ
quan,đơn vị cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan,đơn vị.
Trong thời gian đi kiến tập, được sự giới thiệu của trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội và sự quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình của Quý thầy cô trong khoa Quản
trị Văn phòng tôi đã được tiếp nhận kiến tập tại UBND huyện Phù Cừ, cùng với
sự tận tình chỉ bảo, giúp đỡ của các các bộ,chuyên viên trong UBND
huyện Phù Cừ đã tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành xong đợt kiến tập một
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
1
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
2
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
PHẦN III : PHỤ LỤC
1.Phụ lục 1: sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Phù cừ
2.Phụ lục 2: sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Phù
cừ
3.Phụ lục 3: sơ đồ bộ phận lưu trữ
4.Phụ lục 4 : Sơ đồ làm việc của Văn phòng UBND huyện Phù cừ
5.Phụ lục 5: bảng phân công công việc
6.Phụ lục 6: Nhật ký kiến tập
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
3
2.Kinh tế
Chủ yếu là nền kinh tế nông nghiệp với diện tích trồng lúa nước chiếm
90% ngoài ra còn trồng các cây xen cach tăng vụ như:ngô,khoai,sắn… các cây
ăn quả khác như:nhãn,vải,dưa…và chăn nuôi gia súc,gia cầm,mang lại nguồn
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
4
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thu nhập cao cho nông dân. Về mặt công nghiệp có một số dự án quan trọng là
Công ty may Phố cao, Phú hưng…khu công nghiệp làng nghề Đình cao,có
nguồn nhân lực dồi dào, sáng tạo đây là thế mạnh phát triển các ngànhkinh tế địa
lí thuận lợi,điều kiện tự nhiên huyện còn có nhiều yếu tố là tiềm năng phát triển
kinh tế với cơ cấu công-nông. Huyện có tài nguyên than nâu, có trữ lượng khá
lớn. Huyện có cây ăn quả đặc sản là nhãn,vải mang lại kinh tế cao và hiệu quả,
là thị trường phát triển kinh tế và xuất khẩu tiềm năng.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Phù cừ.
1.Chức năng
UBND huyện là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, đồng thời là
cơ quan Hành chính nhà nước ở huyện, đặt dưới sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp
của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. UBND huyện trực tiếp chỉ
đạo và quản lí cấp xã, các đơn vị xí nghiệp, sự nghiệp và các cơ quan nhà nước
Tịch, các Phó Chủ Tịch và Ủy viên UBND huyện.
HĐND-UBND thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của mình theo Hiến pháp,
pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên ,phát huy quyền làm
chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN.
UBND huyện Phù cừ thực hiện những nhiệm vụ,quyền hạn trong tất cả cá
lĩnh vực như:kinh tế, nông nghiệp,công nghiệp,giao thông vận tải,văn hóa
thương mại…
Trong lĩnh vực kinh tế: UBND thực hiện xây dưng kế hoạch phát triển
kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND cấp
tỉnh phê duyệt;tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
+ Lập dự toán thu ngân nhà nước trên địa bàn,dự thu toán chi ngân sách
địa phương,dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương.Trong trường hợp cần thiết
trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND;cơ quan tài chính cấp cao
trực tiếp;thực hiện ngân sách địa phương,hướng dẫn kiểm tra UBND xã,thị trấn ;
+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế-xã hội của xã,thị trấn…
Trong lĩnh vực nông-lâm-ngư nghiệp,thủy lợi và đất đai;UBND thực
hiện những nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng ,trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông-lâm-ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
+ Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế,phát triển nông nghiệp;thực hiện giao dịch đất,cho thuê đất,thu hồi đất
đối với cá nhân và hộ gia đình;giải quyết các tranh chấp đất đai,thanh tra đất đai
theo quy định của pháp luật;
+ Xét duyệt quy hoạch,kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thủy lợi,quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
6
lịch trên địa bàn huyện;
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định của nhà nước về hoạt động
thương mại,dịch vụ du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục,y tế, văn hóa thông tin,thể dục thể thao;UBND
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
+ Xây dựng các chương trình,đề án phát triển văn hóa,giáo dục,thông tin
thể dục thể thao,y tế phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
7
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục; quản lý các công trình công cộng được phân cấp;bảo vệ và phát huy
các giá trị di tích lịch sử-văn hóa và danh lam thắng cảnh do địa phương quản
lý;
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc
bảo vệ sức khỏe nhân dân;bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em và trong công tác kế
hoạch hóa gia đình.
▪Trong lĩnh vực khoa học-công nghệ và tài ngyên môi trường;UBND
thực hiện các biện pháp ứng dụng những tiến bộ của khoa học-công nghệ,phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; Tổ chức bảo vệ môi trường,
phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt…
nước. Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp giải quyết những vấn đề quan trọng, cấp
bách, đột xuất trong phòng chống thiên tai, cháy nổ, dịch bệnh, an ninh trật tự và
những vấn đề quan trọng khác được các Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách
khối, thủ trưởng các ngành Chủ tịch UBND các xã ,thị trấn có liên quan phối
hợp xử lý.
+ Chủ tịch UBND huyện phân công 1 Phó chủ tịch trong số các Phó chủ
tịch UBND huyện làm làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch thường trực; Chủ tịch UBND
huyện quyết định điều chỉnh phân công công việc giữa các Phó Chủ tịch và các
Ủy viên UBND huyện khi cần thiết.Chủ tịch UBND huyện ủy quyền cho Phó
Chủ tịch thường trực chỉ đạo công việc của UBND khi Chủ tịch đi vắng.
♦ Phó Chủ tịch UBND huyện là người giúp Chủ tịch UBND huyện,thay
mặt Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều hành và trực tiếp giải quyết một số
công việc thuộc lĩnh vực được Chủ tịch UBND huyện phân công phụ trách ở
một số cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị
trấn.
+ Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế tổng hợp và sản xuất
bao gồm: Tài chính-Kế hoạch,Thuế,Kho bạc nhà nước,Nông nghiệp và phát
triển nông thôn, Kinh tế hạ tầng,Tài nguyên và môi trường, Thống kê, Bưu
chính viễn thông, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn,Thú y, Bảo
vệ thực vật, Xí nghiệp khai thác các công trình thủy lợi, Hệ thống quỹ tín dụng
nhân dân và các hợp tác xã, các lĩnh vực lao động, Khoa học- công nghệ và công
tác khác theo sự phân công, Ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện ,làm nhiệm vụ
Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện.
+ Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối Văn hóa-xã hội bao gồm:
Giáo dục, Y tế, Trung tâm dân số- kế hoạch hóa gia đình, Lao động-thương binh
và xã hội, Văn hóa thông tin và thể thao, Đài truyền thanh, Ngân hàng chính
sách xã hội, Bảo hiểm xã hội, Hội chữ thập đỏ, Hội người mù và công tác khác
theo sự phân công ,ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện,phối hợp với các đoàn
thể lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ . Trực tiếp phụ trách công tác Văn phòng
HĐND-UBND huyện.
và phân công,phối hợp cụ thể giữa các chuyên viên trong phòng,ban trình lãnh
đạo xem xét phê duyệt. Mỗi phòng có 1Trưởng phòng , có từ 1-2 Phó Trưởng
phòng và các cán bộ chuyên môn.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Phù cừ ( Phụ lục 1)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ
1.Chức năng
Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan tham mưu tổng hợp và đảm
bảo các điều kiện về vật chất-kỹ thuật, phục vụ cho sự lãnh đạo,điều hành công
tác của HĐND,Thường trực HĐND&UBND huyện,Chủ tịch&các Phó Chủ tịch,
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
10
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chịu trách nhiệm chấp hành các quy định của pháp luật;các Quyết định chỉ đạo
của Thường trực HĐND huyện,lãnh đạo UBND huyện;phối hợp các hoạt động
chung giữa các phòng,ban chuyên môn,quản lý hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ đối với Văn phòng UBND các xã,thị trấn; đồng thời chịu trách nhiệm
chỉ đạo,hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng UBND tỉnh.
Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu vá tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức ,biên chế và công tác của UBND
huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo,kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ
của UBND thành phố.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các phòng,ban chuyên môn,đơn vị sự ngiệp thuộc UBND huyện và UBND xã
trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của UBND huyện theo quy định;
Tổ chức các phiên họp,buổi làm việc tiếp khách và các hoạt động của
UBND Chủ tịch UBND huyện đảm bảo điểu kiện hoạt động của UBND đôn đốc
kiệm tra việc thực hiện văn bản QPPL của HĐND Ủy ban nhân dân huyện và
của cấp trên , đôn đốp kiểm tra các phòng ban UBND xã thị trấn trong việc thực
hiện trương chình kế hoạch công tác hàng năm quý 6 tháng cả năm .
Tổ chức tiếp nhân tiếp nhận tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại ,tố
cáo thuộc thẩm quyền , thục hiện công tác phòng , tham nhũng thực hành tiếp
kiệm chống lãng phí trong pjam vi quản lý của văn phòng hội đồng nhân dân
theo quy định của pháp luật và phân công của chủ tịch UBND huyện . Đảm bảo
các điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của HĐND UBND huyện
Quản lý tổ chức biên chế, thực hiện chế độ chính sách đãi ngộ khen
thưởng , kỉ luật đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ
công chức viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của văn phòng
HĐND UBND
Quản lý cán bộ công chức , tài sản tài chính của cơ quan theo quy định
của pháp luật và phân cấp của UBND huyện tổ chức công tác quản lý văn thư
công văn giấy tờ tài liệu …và lưu hồ sơ của cơ quan theo quy định của nhà nước
Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND và UBND huyện giao theo quy
định của pháp luật.
3.Cơ cấu tổ chức
Văn phòng UBND là đơn vị giúp việc cho UBND huyện- là cầu nối giữa
UBND với các phòng ,ban và các xã thị trấn thuộc huyện. Văn phòng UBND là
nơi tổng hợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết
các công việc hành chính hàng ngày của cơ quan đơn vị trong huyện .
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện gồm Chánh văn phòng ,phó
Chánh văn phòng và các bộ phận,cán bộ văn phòng.
▪ Chỉ đạo Chuyên viên theo dõi ngàng,lĩnh vực hoạt động của cac
phòng,ban ngành và cơ sở, chuẩn bị hồ sơ tài liệu liên quan đến nội dung hội
nghị và hoàn chỉnh bằng văn bản các kết luận hội nghị của Chủ tịch, Phó Chủ
tịch và Chánh văn phòng khi được phân công cùng dự họp; giữ mối liên hệ với
Văn phòng UBND các xã, thị trấn trong huyện, thường xuyên thu thập, tổng
hợp,xử lý thông tin; nghiên cứu đề xuất các giải pháp giúp Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch trong chỉ đạo điều hành, quản lý nhà nước về kinh tế xã hội,an ninh
quốc phòng ở địa phương .
▪ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và
Chánh Văn phòng phân công.
♦ Phó chánh văn phòng phụ trách Hành chính-Quản trị : giúp Chánh văn
phòng quản lý công tác Hành chính quản trị, tin họp, lưu trữ cơ sở vật chất, các
hoạt động dịch vụ, tài vụ của văn phòng ; Đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
13
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuật phục vụ công tác của Thường trực HĐND UBND và Văn phòng UBNDHĐND huyện; chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn cơ quan,
giữ gìn vệ sinh công sở,đảm bảo an ninh và môi trường xanh-sạch-đẹp.
▪ Là người trực tiếp chỉ đạo , điều hành ,mọi hoạt động thuộc lĩnh vực
hành chính quản trị , đối nội- đối ngoại của Văn phòng ;chỉ đạo phục vụ công
tác hậu cần, tiếp khách ,nơi nghỉ cho khách đến làm việc; phục vụ các cuộc hội
nghị do HĐND -UBND và Văn phòng triệu tập .Xây dựng kế hoạch công tác và
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND ( phụ lục 2)
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ
I. CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND
1.1 khái quát về công tác văn thư
▪▪Một số văn bản quản lý trong công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND
huyện như :
* Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
* Thông tư 55/2005/TTLT-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
* Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
* Nghị định 58/2001/NĐ-CP NGÀY 24/08/2001 của Chính phủ về việc
quản lý và sử dụng con dấu.
* Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến…
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục
vụ cho lãnh đạo , chỉ đạo quản lý điều hành công việc của cơ quan tổ chức .
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý nhà nước
,Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt
động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng .Trong văn
xác,nhanh chóng và giữ gìn bí mật của Đảng, nhà nước và cơ quan theo quy
trình mà nhà nước đã quy định. Có như vậy các văn bản đi do cơ quan làm ra
mới có tác dụng thiết thực với cơ quan. Để quản lý thống nhất cã văn bản đi của
UBND đều được tập trung,quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư.
- Các cơ quan,đơn vị tham mưu văn bản khi trình Thường trực HĐNDUBND huyện ký ban hành phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm Tờ trình,dự thảo văn
bản và các văn bản liên quan đến nội dung trình ký, lãnh đạo Văn phòng được
phân công phụ trách có trách nhiệm kiểm tra, rà soát văn bản về thể thức và nội
dung văn bản. Khi thực hiện kiểm tra văn bản, lãnh đạo Văn phòng “ký nháy”
vào cuối văn bản và trình Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện ký ban
hành.
- Đối với các Đề án,Chương trình, Báo cáo và các loại văn bản khác liên
quan đến công tác chỉ đạo,điều hành của UBND huyện cần nhiều,nhiều đơn vị
tham gia, thì Văn phòng làm cơ quan đầu mối, hướng dẫn các cơ quan liên quan
phối hợp thực hiện; đồng thời hoàn chỉnh hồ sơ trình Thường trực HĐND và
lãnh đạo UBND huyện quyết định.
- Mỗi văn bản ban hành của UBND huyện Phù cừ đều được lưu 01 bản
gốc ở bộ phận văn thư và 01 bản lưu tại để đơn vị hoặc người soạn thảo, tiện cho
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
16
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
việc quản lý, tra tìm khi cần thiết.
♦ Quy trình quản lý văn đi được quản lý theo trình tự sau:
17
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ
quan, tổ chức và công dân. Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn
bản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền;tuyệt đối không được phép đóng
dấu khống vào giấy trắng (không có nội dung).
▪ Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính
được thực hiện như sau:
* Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định của nhà nước.
* Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ
ký về phía bên trái.
* Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
* Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý
ngành.
▪ Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được đóng dấu vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, đóng trùm lên một phần tờ giấy.
▪ Đóng dấu các độ khẩn, mật (“Hỏa tốc”, hoặc hỏa tốc hẹn giờ; “Thượng
khẩn” và “khẩn”). Tùy theo mức độ cần được cần dược chuyển phát nhanh, văn
ngày 18/07/2005 của Cục văn thư-lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn
bản đi, đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm: Bìa và trang đầu, và phần đăng ký văn
bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3, gồm 8 cột theo mẫu sau:
Số, ký
Ngày,tháng
Tên loại và
Người
Nơi
Đơn vị,
Số
Ghi
hiệu văn
Văn bản
trích yếu nội
ký
nhận
(8)
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi.
▪ Thủ tục chuyển phát văn bản: Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục văn
thư đăng ký vào sổvà chuyển phát ngay trong ngày.
Khi chuyển giao văn bản cho đối tượng liên quan, văn thư tiến hành lựa
chọn bì,trình bày bì và viết bì ghi rõ địa chỉ ở ngoài bì; văn bản phải được để
trong bì, dán bì.
▪ Theo dõi việc chuyển giao văn bản đi: Tất cả các văn bản được chuyển
giao phải đảm bảo nguyên tắc chung là chính xác, đúng đối tượng và kịp thời;
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
19
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo kiến tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhằm đảm bảo trong quá trình chuyển giao không bị nhầm lẫn và chậm trễ về
thời gian, gây khó khăn trong việc xử lý, giải quyết công việc cũng như giá trị
của văn bản.
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ
chức. Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,
cá nhân trong nội bộ cơ quan( được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư
trực tiếp chuyển đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân).
+ Khi chuyển giao văn bản cho các phòng, đơn vị ,cá nhân trong nội bộ,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Văn bản gửi đến Thường trực HĐND-UBND huyện được văn thư vào
sổ và thống nhất với Phó Chánh Văn phòng được phân công nhiệm vụ phân loại,
xử lý văn bản. Sau khi có ý kiến của Phó Chánh Văn phòng, văn thư chuyển văn
bản cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo và vào
sổ theo dõi, đồng thời chuyển văn bản đến những địa chỉ theo chỉ đạo của
Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện.
- Tất cả các loại văn bản đến Thường trực HĐND-UBND huyện phải
được đăng ký tại bộ phận Văn thư Văn phòng phải được xử lý ngay trong ngày.
Văn bản đến của UBND thường được gửi đến bằng đường bưu điện, bao gồm
tất cả các loại như: quyết định, tờ trình, công văn, báo cáo, công điện, thư từ…
của các Sở, phòng, ban ngành tổ chức kinh tế-xã hội chuyển đến tập trung tại bộ
phận văn thư.
♦ Quy trình quản lý văn bản đi được quản lý theo trình tự :
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra và đăng ký văn bản đến.
• Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư
hoặc người giao nhiệm vụ tiếp văn bản đến trong trường hợp văn bản được
chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,
tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) …của văn bản. Đối với văn bản
mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Nếu phát hiện thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên
vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì
văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”hẹn giờ), phải báo cáo ngay với Chánh văn phòng
để xử lý, có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác
văn thư, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản.
- Đối với văn bản đén được chuyển phát qua máy fax, qua mạng; cán bộ
Văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang…sau đó chụp lại và in
thư và các văn bản thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được cán bộ văn thư
đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến.Đối với bản fax thì cần chụp lại trước
khi đóng dấu “Đến”, đối với các văn bản đến được chuyển phát qua mạng,tring
trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng phía
trên ở lề trái của văn bản dưới số, ký hiệu(đói với những văn bản có ghi tên
loại), dưới trích yếu nội dung(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống
phía dưới ngày,tháng,năm ban hành văn bản.
- Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thì không
phải đóng dấu “Đến” mà được chuyể cho phòng,ban, đơn vị hoặc cá nhân có
trách nhiệm theo dõi.
Sinh viên: Đoàn Thị Quỳnh Anh
22
Lớp: Đại học Quản trị Văn phòng K1C
Copyright: Tài liệu đại học ©