Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC...............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND.......................3
HUYỆN ĐAN PHƯỢNG.......................................................................................3
I. Khái quát về UBND huyện Đan Phượng.................................................3
1. Tên cơ quan, đơn vị kiến tập...................................................................3
2. Vài nét về UBND huyện Đan Phượng....................................................3
2.1. Vị trí địa lý...........................................................................................3
2.2. Lĩnh vực kinh tế...................................................................................3
2.3. Lĩnh vực văn hóa..................................................................................3
2.4. Các đơn vị trực thuộc:..........................................................................3
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Đan Phượng.......................................................................................................4
1. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đan Phượng..........4
1.1. Trong lĩnh vực kinh tế..........................................................................4
1.2. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch....................................4
1.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải.......................................4
1.4. Trong lĩnh vực y tế, giáo dục, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao......5
1.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội................5
1.6. Trong việc thi hành pháp luật...............................................................6
1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường.........6
1.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.........6
1.9. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính......7

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh


LỜI CẢM ƠN........................................................................................................36
PHỤ LỤC...............................................................................................................37

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Trong bộ máy hành chính nhà nước ta UBND các cấp nói chung và UBND
cấp huyện nói riêng có một vị trí vô cùng quan trọng là cơ quan hành chính Nhà
nước ở địa phương, có chức năng và nhiệm vụ quản lí tất cả các mặt về đời sống xã
hội, đảm bảo việc thi hành Hiến pháp và Pháp luật,bảo vệ quyền lợi chính đáng
đúng Pháp luật cho nhân dân.
Trong quá trình hội nhập và phát triển kinh tế Quốc tế, đặc biệt là quá trình
Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đòi hỏi chúng ta cần có một
cơ chế giải quyết thủ tục hành chính nhanh, gọn, linh hoạt để kêu gọi thu hút đầu
tư, đẩy mạnh phát triển công nghiệp, tạo đà phát triển kinh tế trong nước.
Để đáp ứng ngày càng cao về công tác giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” đối với một số lĩnh vực, trong giải quyết công việc tại UBND
huyện, nhằm tạo bước chuyển biến căn bản trong việc giải quyết công việc giữa
UBND huyện với các tổ chức,công dân được nhanh chóng kịp thời, chống phiền hà
cho tổ chức công dân, chống quan liêu tham nhũng, cửa quyền của cán bộ công
chức, nâng cao hiệu quả quản lí nhà nước của chính quyền địa phương.
Để tổ chức quán triệt các văn bản của Nhà nước về thực hiện quy chế “một
cửa” được nghiêm túc, hiệu quả trong quá trình thực hiện cần đảm bảo hoạt động

Đan Phượng, em đã được kiến tập tại phòng Nội vụ của huyện.
Trong quá trình kiến tập tại UBND huyện Đan Phượng em đã nhận được sự
quan tâm, giúp đỡ và tạo điều kiện của các cấp lãnh đạo cơ quan. Đặc biệt là sự
quan tâm, chỉ dẫn nhiệt tình của cán bộ cơ quan. Tuy vậy, trong quá trình kiến tập
em vẫn gặp phải nhiều khó khăn trong việc áp dụng lý thuyết vào thực tế. Em đã
có nhiều cố gắng, học hỏi song bài báo cáo của em vẫn còn những mặt hạn chế nên
em mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các
thầy, cô giáo để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy, cô giáo trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng cùng toàn
thể ban lãnh đạo và các anh, chị, cô, chú trong UBND huyện Đan Phượng đã tạo
điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em trong suốt thời gian
kiến tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

2 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND
HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
I. Khái quát về UBND huyện Đan Phượng
1. Tên cơ quan, đơn vị kiến tập.
HĐND – UBND huyện Đan Phượng
Địa chỉ:105 phố Tây Sơn - Thị trấn Phùng – Đan Phượng.


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Gồm 15 xã và 1 thị trấn.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan
Phượng.
1. Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đan Phượng.
1.1. Trong lĩnh vực kinh tế
−

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân

dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt, tổ chức
thực hiện kế hoạch đó.
−
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và dự án phân bổ ngân sách của mình, dự toán điều chỉnh ngân sách
địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo cho Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính
cấp trên trực tiếp.
−
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện, thị trấn và
báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
−
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu công ích ở địa phương, xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường
giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của
pháp luật.
−

cư theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và
xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
−
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường gian
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
−
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
1.4. Trong lĩnh vực y tế, giáo dục, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao.
−

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phối hợp

với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hóa.
−
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ,lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương, phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
−
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh.
−
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao; tổ
chức các lễ hội truyền thống, bảo vệ phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn
hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
−
Thực hiện chính sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,
những người và gia đình có công với nhà nước theo quy định của pháp luật.

phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở
địa phương.
−
Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách
tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm
bảo thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn
giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
1.6. Trong việc thi hành pháp luật.
−

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
−
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền.
−
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật, tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất
và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai,
bão lụt.
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện,
ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
1.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.

quyết định.
Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân theo
hướng dẫn của Chính phủ trình Hội đồng nhân dân quyết định.
2. Cơ cấu tổ chức (viết tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy) của UBND huyện
Đan Phượng.
Phụ lục 1.
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng UBND huyện Đan Phượng.
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
3.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu của văn phòng.
a. Chức năng
−
Văn phòng UBND huyện Đan Phượng là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp
việc của UBND và chủ tịch UBND.
−
Văn phòng có chức năng cơ bản là tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần
cho hoạt động thường nhật của UBND.
−
Văn phòng thực hiện tham mưu, tham vấn công tác của một văn phòng
thống kê gồm các nhiệm vụ vhur yếu như: xử lý thông tin, dữ liệu thiết thực phục
vụ cho hoạt động quản lý; thực hiện quản lý cơ sở vật chất, đảm bảo điều hành tốt

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

7 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp hành,
Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các hội nghị sơ tổng kết... của công
đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan khác theo yêu
cầu của Chủ tịch công đoàn ngành.
−
Giúp các ban công đoàn ngành và các công đoàn cơ sở về nghiệp vụ soạn
thảo, thể thức văn bản theo đúng quy định của Nhà nước.
−
Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và sử
dụng tài sản ở cơ quan công đoàn ngành. Phục vụ tốt các hội nghị, hội thảo ở cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

8 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan cũng như của công đoàn ngành tổ chức. Giúp Thường trực Ban Thường vụ và
Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng của các ban công
đoàn ngành theo kết luận của hội nghị giao ban hàng tháng.
−
In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi công đoàn GTVT Việt Nam,
chuyển giao cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động của công
đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự Đảng, Bộ GTVT
hàng tháng.
−
Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất cho

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

9 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2. Công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Đan Phượng.
3.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ.
STT

1

2

3

4

Tên văn
bản

Cơ quan
ban hành

Số văn
bản

Phượng

67/BCUBND

5

Kế hoạch

6

Kế hoạch

7

Quyết định

UBND
huyện Đan
Phượng
UBND
huyện Đan
Phượng
Văn phòng
HĐND và

Ngày/thán
g/năm
ban hành

4/9/2003

tướng Chính phủ
về tăng cường và
phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ.

57/KHUBND

31/5/2012

Công tác văn thư,
lưu trữ năm 2012

20/KHUBND

04/2/2013

Công tác văn thư,
lưu trữ 2013

01/QĐVP

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

8/9/2003

V/v ban hành Quy
định về công tác

Người ký


Chủ tịch

Bùi
Xuân
Sách

KT. Chủ
tịch, Phó
Chủ tịch
TM. UBND
huyện, Chủ
tịch
Chánh Văn
Phòng

Bùi
Xuân
Sách
Đinh
Hữu
Hạnh
Nguyễn
Hữu

10Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

quản lý hồ sơ tài
liệu của văn phòng
HĐND và UBND
huyện Đan Phượng
Khảo sát tình hình
tổ chức cán bộ văn
thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ
Kết quả thực hiện
quản lý nhà nước
về công tác văn
thư, lưu trữ 6 tháng
đầu năm, phương
hướng, nhiệm vụ 6
tháng cuối năm
2013

HĐND và
UBND
huyện

Hoàng

Chánh Văn
phòng

Nguyễn
Văn

thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, nghĩa là vừa có văn thư chung của toàn cơ
quan (văn thư cơ quan), vừa có văn thư ở các đơn vị. Giữa văn thư cơ quan và văn
thư của các đơn vị có sự phân công cụ thể để xử lý các văn bản.
Ví dụ: văn thư cơ quan có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản do các nơi gửi tới,
chuyển giao văn bản đúng đối tượng, theo dõi việc giải quyết những văn bản quan
trọng, còn văn thư các đơn vị có nhiệm vụ tiếp nhận, vào sổ văn bản đến gửi riêng
cho đơn vị mình, theo dõi.
−

Nhận xét ưu, nhược điểm:
Ở UBND huyện Đan Phượng, do tính chất công tác văn thư là hoạt động đảm

bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho hoạt động lãnh đạo quản lý, điều hành
công việc của cơ quan, tổ chức.
a.

Ưu điểm:
Với hình thức tổ chức công tác văn thư hỗn hợp, có sự phân công công việc

giữa văn thư cơ quan và văn thư các đơn vị đã giúp cho quá trình giải quyết công

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

12Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


kiến để các đối tượng được lấy ý kiến vào dự thảo quyết định, chỉ thị.
•
Dự thảo quyết định, chỉ thị thông qua khi có quá nửa tổng số thành viên Uỷ
ban nhân dân biểu quyết tán thành.
b. Thể thức và kỹ thuật trình báy văn bản.
−
Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Đan
Phượng đã được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước và pháp luật. Chấp
hành nghiêm Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

13Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
−

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND huyện Đan Phượng ban hành các

văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, các phòng ban chuyên môn
không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
−
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: các văn bản đảm bảo đầy đủ các
thành phần thể thức theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BVN ban hành
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ, kỹ thuật trình bày ngày càng hoàn thiện hơn,
đúng hơn.

nghiệp vụ của họ tương đối thành thạo, hầu như không mắc khuyết điểm.
Tuy vậy, vẫn còn tình trạng một số văn bản có thể thức và kỹ thuật trình bày chưa
đúng với quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV. Ví dụ:
−

Có những văn bản thiếu dòng kẻ ngang, nét liền dưới cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản, dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

14Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
−
−

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với công văn, cụm từ “kính gửi” vẫn còn in đậm, gạch chân.
Chữ “nơi nhận” của một số văn bản không đúng cỡ chữ 12, thành phần nhận

văn bản không để đúng cỡ chữ 11.
3.2.4. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
a. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến.
* Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Đan Phượng
UBND HUYỆN
ĐAN PHƯỢNG

phải báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
−
Tuy nhiên, tại UBND huyện Đan Phượng hiện nay có nhiều văn bản do các
đơn vị chức năng soạn thảo sai về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày.
−
Kỹ thuật trình bày phải đảm bảo 9 yếu tố thể thức theo quy định tại Thông tư
01/2011/TT-BNV.
−
Ghi số và ngày tháng văn bản: mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng
nhất định bằng chữ số Ả - rập
−
Ghi số văn bản: văn bản được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệ
thống số chung của cơ quan. Số văn bản được ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả
văn bản và được đánh số liên tục từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc vào ngày
31 tháng 12 hàng năm.
Tại UBND huyện Đan Phượng áp dụng hình thức ghi số riêng cho từng loại văn
bản hành chính như: thông báo, quyết định, công văn...
•

Ghi ngày tháng văn bản: khi văn bản được ban hành và qua phòng văn thư

thì ngày tháng đó là ngày tháng chính thức được ghi và có hiệu lực pháp lí. Ngày

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

16Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập


chữ ký về phía bên trái, đúng mầu mực theo quy định của Nhà nước.
•
Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi nhằm mục đích phục vụ cho việc ban hành văn bản. Đăng ký
văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến
các đối tượng có liên quan.
Việc đăng ký văn bản đi có hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng số) và đăng
ký văn bản bằng máy vi tính.
•

Chuyển giao văn bản

Văn bản sau khi đăng ký vào sổ thì được chuyển ngay đến đối tượng có liên quan.
Văn bản chuyển giao ra bên ngoài được bao gói cẩn thận, văn bản chuyển giao
trong nội bộ cơ quan không cần bao gói.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

17Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập
•

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lập sổ chuyển giao văn bản đi.

Văn bản sau khi được chuyển tới đơn vị, cá nhân có liên quan dù văn bản được
chuyển trực tiếp hay qua đường bưu điện đều phải được lập sổ chuyển giao văn

Chuyển giao văn bản đi bưu điện

Chuyển giao văn bản đi bưu điện tương tự như sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ
nhưng tên sổ là “ SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” và phần đăng
ký bên trong có thêm cột “Số lượng” sau cột “Nơi nhận văn bản”.
•

Phần đăng ký bên trong:
Ngày

Số, ký hiệu

Nơi nhận

chuyển

văn bản

văn bản

Số lượng bì

Ký nhận

Ghi chú

và dấu bưu
điện

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2), cách trình bày sổ đăng ký văn bản chưa được đẹp
và khoa học.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

19Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Quy trình giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và
đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Nghị định 110
của Chính phủ và được quy định chi tiết hơn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW
ban hành về việc hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến.


Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

Đăng ký văn bản đến

Sao văn bản đến

phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản. Trường hợp phát hiện thấy
sai sót phải kịp thời thông báo cho người gửi biết hoặc báo cáo cho người phụ
trách xem xét giải quyết.
Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể
trong cơ quan, tổ chức và các bì gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho
nơi nhận. Nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì
cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để vào sổ đăng ký.
+ Loại bóc bì: đối với văn bản gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì và đăng
ký vào sổ.
−

Đối với văn bản mật: mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các

nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến
người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
đến mà bì có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu
ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi
vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết, văn thư không được
bóc bì. Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị
bóc, mở bao bì, lộ, bí mật nhà nước hoặc tài liệu bị tráo, đổi, mất, hư hỏng... thì

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

21Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mọi văn bản đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
−
•
•

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của huyện Đan Phượng
Sổ đăng ký văn bản đến được in sẵn, có kích thước 210mm x 297mm.
Bìa và trang đầu:
UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG

Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Linh

22Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo kiến tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm 2015
Từ ngày..............đến ngày....................
Từ số..................đến số........................
Quyển số:....................

•

Nội dung đăng ký bên trong:

Ngày


chú

văn

văn

văn

trích

người

bản

bản

bản

yếu

nhận

8

9

nội
1

2