ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ

GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN TIN HỌC VĂN PHÒNG
NGHỀ KỸ THUẬT LẮP RÁP VÀ SỬA CHỮA MÁY TÍNH
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG VÀ TRUNG CẤP 
Ban hành kèm theo Quyết định số: 01/QĐ­CĐN   ngày 04 tháng 01 năm 2016  
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu


Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2016

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể 
được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và  
tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh 
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh 
vực trong cuộc sống. Trong đó mảng tin học văn phòng giữ  một vai trò quan  
trọng vì đa số những người lần tiên khi tiếp xúc với máy tính đều bắt đầu từ 
lĩnh vực này và hơn thế  khoảng trên 70% các ứng dụng hiện nay là sử  dụng 
các phần mềm Tin học văn phòng của Microsoft. Vì vậy tác giả đã biên soạn  
cuốn giáo trình Tin học văn phòng dùng cho học sinh hệ  Cao đẳng và Trung 
cấp nghề, ngoài ra nó còn là cuốn sách tham khảo của nhiều độc giả  muốn 
tìm hiểu về Tin học văn phòng.
Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ 

Các
thành
phần
của
máy
tính
...................................................................................................... 5
1.3. Làm việc với bộ nhớ ngoài..................................................... 7
1.4. Các thiết bị nhập /xuất:......................................................... 8
1.5. Mua một chiếc máy tính........................................................ 9
2. Phần mềm máy tính..................................................................... 9
2.1. Chương trình phần mềm là gì .............................................. 9
2.2. Bản quyền phần mềm............................................................9
2.3. Kiểm tra các yêu cầu hệ thống .......................................... 10
2.4. Quản lý phần mềm.............................................................. 11
2.5. Cài đặt và gỡ bỏ chương trình............................................. 11
2.6. Cập nhật phần mềm............................................................ 14
BÀI
2
GIỚI THIỆU HỆ ĐIỀU HÀNH, CONTROL PANEL................................... 16
1. Hệ điều hành ............................................................................. 16
1.1. Khái niệm hệ điều hành và cách làm việc
...................16
1.2. Khởi động và thoát khỏi Windows .......................................17
1.3. Windows Desktop............................................................... 17
1.4. Cách sử dụng nút Start........................................................ 18
1.5. Sử dụng Taskbar.................................................................. 18
2.
Control
Panel

ấn
....................................................................................................... 41
7.1. Định dạng trang in............................................................... 41
7.3. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang........................................ 46
7.4. In ấn..................................................................................... 46
1. Sao chép, di chuyển, xoá, khôi phục đoạn văn bản đã chọn. ....50
1.1. Sao chép văn bản................................................................ 50
1.2. Di chuyển văn bản............................................................... 51
1.3. Xóa văn bản......................................................................... 51
1.4. Khôi phục văn bản............................................................... 51
2.
Định
dạng
văn
bản
....................................................................................................... 51
2.1. Định dạng ký tự................................................................... 51
2.2. Định dạng đoạn văn bản......................................................55
BÀI
6
CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN.............................................. 70
1. Tạo văn bản dạng cột báo......................................................... 70
1.1. Tạo cột chữ.......................................................................... 70
1.2. Ngắt cột chữ:...................................................................... 71
1.3. Tạo chữ thụt cấp ( Drop cap):.............................................. 71
2. Wordart..................................................................................... 73
2.1. Tạo mới:............................................................................... 73
2.2. Hiệu chỉnh:........................................................................... 74
3. Picture:....................................................................................... 76
3.1. Tạo mới:............................................................................... 76

đổi
cấu
trúc
bảng
biểu
....................................................................................................... 89


3.1. Nhập nhiều ô thành một ô:.................................................. 89
3.3. Chuyển đổi giữa dạng văn bản và dạng bảng:....................90
4.
In
trộn
văn
bản
....................................................................................................... 92
4.1.Tạo Data source:................................................................... 92
4.2. Tạo Main Document............................................................ 92
4.3. Trộn thư..................................................................................... 92
BÀI
8
GIỚI THIỆU VỀ EXCEL........................................................................ 98
1. Giới thiệu
....................................................................................................... 98
1.1. Cách khởi động Excel :........................................................98
1.2. Cách thoát khỏi Excel:........................................................ 99
2. Làm việc với bảng tính............................................................. 100
2.1. Nhập dữ liệu trong Excel:................................................. 100
2.2. Xử lý dữ liệu trong excel.................................................... 101
2.3. Địa chỉ ô:........................................................................... 107

3.8. Hàm TRIM():....................................................................... 123
3.9. Hàm VALUE():.................................................................... 123


BÀI
10
SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỜI GIAN, NGÀY THÁNG.........................125
1. Các hàm thời gian.................................................................... 125
1.1.Hàm Second........................................................................ 125
1.2.Hàm Minute........................................................................ 126
1.3.Hàm Hour............................................................................ 126
1.4. Hàm Time.......................................................................... 126
2. Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng
127
2. 1. Hàm NOW():............................................................................ 127
2.2. Hàm TODAY():.................................................................... 127
2.3. Hàm DAY():........................................................................ 127
2.4. Hàm MONTH():................................................................... 127
2.5. Hàm YEAR():...................................................................... 128
2.6. Hàm DATE()....................................................................... 128
2.7. Hàm WEEKDAY():............................................................... 128
BÀI
11
SỬ DỤNG HÀM DỮ LIỆU THỐNG KÊ VÀ THỐNG KÊ CÓ ĐIỀU KIỆN. .131
1. Hàm AVERAGE():...................................................................... 131
2. Hàm MAX():.............................................................................. 132
3. Hàm MIN():............................................................................... 132
4. Hàm COUNT():......................................................................... 132
5. Hàm COUNTA():....................................................................... 133
6. Hàm COUNTIF():....................................................................... 133



2. Làm việc với presentation-Slide ............................................ 159
2.1. Tạo mới Slide trình diễn
. .159
2.2. Nhập văn bản trong powerpoint........................................ 160
2.3. Định dạng văn bản trên slide.............................................161
2.4. Chọn các đối tượng vào slide:............................................164
2.5. Chèn bảng vào Slide.......................................................... 168
2.6. Lưu tài liệu......................................................................... 168
2.7. Mở một trình diễn đã có sẵn............................................. 169
BÀI
16
TẠO HIỆU ỨNG VÀ TRÌNH DIỄN...................................................... 171
1. Tạo hiệu ứng cho đối tượng..................................................... 171
2.
Trình
diễn
slide
..................................................................................................... 172
2.1. Trình diễn – Presentation................................................... 172
2.2. Định giờ tự động cho slide: ............................................... 172
2.3. Liên kết Slide..................................................................... 173
BÀI
17
KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS................................................................. 174
1. Các khái niệm.......................................................................... 175
1.1. Cơ sở dữ liệu là gì ?............................................................ 175
1.2. Microsoft Access là gì ?...................................................... 175
1.3. Các đặc điểm của Microsoft Access...................................175



3.5. Tạo form dạng main / sub form bằng wizard :...................198
1. Khái niệm report và các dạng report....................................... 202
1.1. Khái niệm........................................................................... 202
1.2. Các loại report................................................................... 202
2. Tao report bằng wizard............................................................ 203
3. Tạo Report Mailing Label
..................................................................................................... 205
TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO............................................................... 209

CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN
TIN HỌC VĂN PHÒNG


Mã số mô đun: MĐ10
I.  VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT MÔ ĐUN
­ Vị  trí của mô đun: mô đun  được bố  trí học đầu tiên. Trước các môn học/ 
mô­đun đào tạo chuyên môn nghề.
­ Tính chất của mô đun: Là mô đun đào tạo nghề cơ sở 
II. MỤC TIÊU MÔ ĐUN: Sau khi học xong mô đun này, học sinh – sinh viên 
có khả năng:
­ Trình bày được trình bày được khái niệm và cách sử dụng hệ điều hành
­ Trình bày được khái niệm phần cứng phần mềm của máy tính
­ Trình bày  được tính năng và phương thức hoạt động cơ  bản của máy tính, 
hệ điều hành và các thiết bị ngoại vi.
­ Trình bày được các công cụ và các đối tượng để soạn thảo văn bản.
­ Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm trong excel.
­ Trình bày được khái niệm và công dụng của các thành phần trong access
­ Định dạng được các công cụ trong Control Panel

Giới thiệu hệ điều hành, Control Panel

3

Làm việc  trên thư mục và tập tin 

2

Tích hợp

 

Kiểm tra bài 1,2,3

1

 

4

Giới thiệu về Microsoft word

5

Tích hợp

5

Định dạng văn bản


Giới thiệu về excel

5

Tích hợp

9

Sử dụng hàm xử  lý dữ liệu dạng số và  chuỗi

5

Tích hợp

10

Sử dụng hàm dữ liệu thời gian và ngày tháng 
Sử dụng hàm dữ liệu thống kê và thống kê có 
điều kiện  
Sử dụng hàm Logic 
Sử dụng hàm tìm kiếm 
Sử dụng hàm sắp xếp , trích lọc và vẽ đồ thị
Kiểm tra bài 8, 9, 10,11,12,13,14
Giới thiệu tổng quan power point
Tạo hiệu ứng và trình diễn
Kiểm tra bài 15,16
Khởi đầu với Access
Tạo  truy vấn dữ liệu
Thiết kế Form
Tạo lập báo cáo dữ liệu

Tích hợp
 
Tích hợp
Tích hợp
Tích hợp
Tích hợp
 
 

1

11
12
13
14
 
15
16
 
17
18
19
20
 
 

3

Lý thuyết


Có thể phân thành một số loại sau:

1


+ Máy tính để  bàn: Máy tính được tích hợp vào công việc của bạn, gia đình, 
xã hội và thực hiện vô số công việc khác nhau. Hệ thống mang tính chất sống  
còn đối với các công ty như ngân hàng, bảo hiểm, trường học, …
Nhiều máy tính được thiết kế  chuyên dụng dành cho mục đích làm thiết bị 
điện
toán, trong khi một số khác nhúng trong động cơ xe hơi, thiết bị công nghiệp,  
y tế, đồ gia dụng và máy tính điện tử.
Có thể phân thành một số loại sau:
 Máy tính để bàn

PC

Mac PC
Hình 1.1: Máy tính để bàn

 Máy tính xách tay(Notebook hay Laptop)
­ Lợi thế
+ Khả năng cơ động cao
+ Mức tiêu thụ điện thấp
+ Có thể  mua  thêm một số  phụ  kiện để  tăng tính giải trí và độ  thỏa  
dụng

Mac Notebook
PC Notebook


Hình 1.5: Điện thoại di động 
­ Chi phí tùy thuộc vào các chức năng và khả năng của từng loại điện thoại
­ Thiết bị kỹ thuật số trợ giúp cá nhân (PDA)
+ Có phần mềm riêng để giúp bạn đặt lịch hẹn, lưu danh mục các địa chỉ 
liên hệ, hoặc viết ghi chú
+ Rất phổ  biến nhờ  tính cơ  động và được trang bị  các phần mềm cần  
thiết 
+ Có thể được dùng như thiết bị điện toán chính yếu 
­ Tích hợp công nghệ màn hình cảm ứng

    Hình 1.6: Điện thoại di động màn hình cảm ứng
­ Thiết bị đa phương tiện cho phép bạn xem phim, video hoặc sách
      + Cung cấp các khả năng về âm thanh, hình ảnh hoặc truy cập Internet.

Hình 1.7: Máy MP3
­ Máy chơi trò chơi
+ Được gắn một con chíp cho phép một người chơi các trò chơi tương tác 
dùng công nghệ hình ảnh
4


+ Nhiều máy chơi trò chơi cho phép kết nối Internet

Hình 1.8: Thiết bị chơi games
­ Thiết bị đọc sách điện tử
+ Là một thiết bị  điện toán đặc biệt được thiết kế  với phần mềm cho phép 
bạn tải và xem bản sao điện tử của một ấn phẩm
+ Có thể tìm thấy phần mềm cung cấp các tính năng đọc sách trên PDA hoặc 
thiết bị đa phương tiện
­ Máy tính điện tử cầm tay

­ RAM: Có thể đọc, ghi thông tin. Dùng để lưu trữ thông tin tạm thời. Khi tắt  
máy, mất điện nội dung thông tin trong bộ nhớ này sẽ bị mất

                                              Hình 1.11: RAM
­ Đơn vị đo Ram trước kia là Megabytes (Mb) và giờ đây là Gigabytes (Gb)
­ Bộ nhớ được đo bằng đơn vị bits và bytes
+ Bit là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất mà máy tính sử dụng
+ Một nhóm tám bit tạo thành một byte
6


1 Kilobyte =1,024 Bytes
1 Megabyte =1,048,576 Bytes
1 Gigabyte =1,073,741,824 Bytes
1 Terabyte =1,099,511,627,776 Bytes
1 Petabyte (PB)=1,125,899,906,842,624 Bytes
+ Toàn bộ  việc xử  lý dữ  liệu trong máy tính đòi hỏi việc sử  dụng kết  
hợp nhiều byte
+ Mỗi tập tin máy tính sử  dụng có kích thước khác nhau. Kích thước 
tập tin dữ liệu tăng hay giảm tùy thuộc vào nội dung lưu trữ
Thiết bị lưu trữ:
Có sức chứa vô hạn và thông tin không bị mất khi không cung cấp điện.  
Khi cần xử lý thông tin trong bộ nhớ ngòai thì các thông tin này sẽ được nạp 
vào bộ nhớ chính (main memory) là Ram sau đó chuyển đến CPU. Do truy cập  
tuần tự  và phải qua trung gian nên tốc độ  truy xuất thông tin trên bộ  nhớ 
ngoài chậm  hơn so với bộ nhớ trong.Tốc độ truy xuất còn tùy thuộc vào từng  
lọai thiết bị , chậm nhất  là băng từ ­>đĩa mềm­>…..
1.3. Làm việc với bộ nhớ ngoài
Là các thiết bị lưu trữ không mất dữ liệu khi tắt nguồn. Có 2 dạng công nghệ 
lưu trữ là lưu trữ từ và lưu trữ quang.

Hình 1.13: Thiết bị xuất
1.5. Mua một chiếc máy tính
Bạn cần mua thiết bị máy tính xách tay nhưng không chắc cái nào sẽ phù hợp 
với như  cầu của bạn. Bạn cũng muốn xem xét mua một máy in để  tạo bản  
sao cứng của các văn bản khi cần. Bạn hãy sử dụng quảng cáo trên báo hoặc 
đến một số  cửa hàng bán lẻ  và ghi chú về  một số  mặt hàng khác nhau, bao  
gồm:
+ Tên sản phẩm hoặc nhãn hiệu
+ Phiên bản của sản phẩm (Nếu được)
+ Tốc độ vi xử lý
+ Dung lượng bộ nhớ RAM
+ Dung lượng ổ đĩa lưu trữ
+ Kích cỡ màn hình
+ Bàn phím 
+ Loại chuột
+ Loại thiết bị nguồn
+ Thời lượng pin( Nếu có)
+ Thời gian bảo hành
+ Giá bán
2. Phần mềm máy tính
2.1. Chương trình phần mềm là gì  
 

Là các chương trình để máy tính họat động. Có thể ví phần cứng như là 

phần xác còn phần mềm là phần hồn của máy tính. Phần mềm có hai lọai 
phần mềm cơ bản và phầm mềm ứng dụng.
2.2. Bản quyền phần mềm
Khi mua phần mềm là bạn mua giấy phép để cài đặt và sử  dụng phần 
mềm đó trên một máy tính

phiên bản Windows 32 bit lại không thể cài đặt phần mềm 64 bit. Nếu tải về 

10


một trình cài đặt phần mềm 64 bit để  cài đặt cho máy tính chạy phiên bản  
Windows 32 bit, bạn sẽ thấy thông báo lỗi và trình cài đặt sẽ không chạy.  
2.4. Quản lý phần mềm
 Phần mềm hệ thống: Là hệ thống chương trình giúp người sử dụng làm  
việc với các ứng dụng cũng như sử dụng phần cứng của máy một cách thuận 
tiện và hiệu quả. Các hệ điều hành hiện đang được sử dụng hiên nay trên thế 
giới là : MS Windows,Unix,Linux… 
 Phần mềm ứng dụng: là các chương trình hỗ trợ của hệ điều hành, thực 
hiện các công việc theo yêu cầu người sử  dụng. Bao gồm các chương trình 
dịch, các hệ  cơ  sở  dữ liệu, phần mềm mạng, phần mềm đồ  họa phần mềm 
quản lý và các phần mềm chuyên dụng khác.
2.5. Cài đặt và gỡ bỏ chương trình
 Cài đặt chương trình:
­ Khi cho đĩa CD chương trình vào ổ đĩa chương trình sẽ tự động chạy. Nếu 
không có thể chạy File cài đặt setup.exe hoặc install.exe
­ Chương trình cài đặt có thể  sẽ  xuất hiện bảng cho phép chọn ngôn ngữ 
hiển thị, chọn ngôn ngữ mình thích và nhấn OK để chọn.
­ Bảng License Agreement thông báo yêu cầu chấp nhận các điều kiện về 
bản quyền tác giả và sử dụng chương trình, chọn I accept the Agreement để 
đồng ý và tiếp tục cài đặt, nếu không chọn hoặc chọn  I do not accept the 
Agreement thì nút cài đặt sẽ  không hiện lên và không thể  tiếp tục cài đặt 
chương trình.
­ Các nút Next là tiếp tục cài đặt, Back là quay trở  lại phần cài đặt trước đó 
để chỉnh sửa lại các thông số ở phần trước, Cancel là hủy bỏ không tiếp tục 
cài đặt nữa.



                        Hình 1.14: Hộp thoại để vào control Panel
Bước 2: Chọn Uninstall a program ở mục Programs, giao diện Uninstall or 
change a program xuất hiện

                  Hình 1.15: hộp hội thoại Uninstall or change a program
Bước 3: Tại giao diện Uninstall or change a program sẽ hiển thị thông tin 
của các chương trình đang cài đặt trên máy tính của bạn.Click đúp chuột vào 
chương trình bạn muốn gỡ bỏ để gỡ bỏ chương trình đó
Cách khác: Bạn cũng có thể gỡ bỏ chương trình bằng cách click chọn 
chương trình cần gỡ bỏ, sau đó click vào nút Uninstall ở trên.

13


                   Hình 1.16: Hộp hội thoại để gỡ bỏ phần mềm
2.6. Cập nhật phần mềm
Microsoft duy trì 2 website khác nhau để bạn có thể tìm các bản vá mới nhất.  
Microsoft Update (update.microsoft.com) cung cấp các bản cập nhật bảo mật 
mới nhất cho HĐH cũng như  cho những sản phẩm Microsoft là Office và 
Internet Explorer. Khi được hiển thị trong trình duyệt IE, website này sẽ  quét 
kiểm tra hệ thống của bạn thông qua một thành phần ActiveX, sau đó hiển thị 
các bản cập nhật cần tải về, yêu cầu bạn cài đặt với 2 tùy chọn là phưong án 
Express và Custom được nêu ở mục trên.

Hình 1.17: Hộp hội thoại gỡ bỏ cài đặt
Câu hỏi, bài tập:
 1.1: Đây là loại máy tính gì?
 A. Apple Notebook