BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THÙY LINH

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THÙY LINH

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công

UBND các xã, thị trấn trên địa bàn quận, Phòng Nội vụ quận, Chi cục thống kê
quận Tây Hồ và một số phòng, ban liên quan đã tạo điều kiện thuận lợi, cung
cấp cho em số liệu, kiến thức, kinh nghiệm thực tế về công tác văn thư tại
UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội để em hoàn thành luận văn của mình.

Em xin cảm ơn tới các đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tạo
mọi điều kiện giúp đỡ, động viê n khích lệ em, đồng thời có những ý kiến đóng
góp trong quá trình em thực hiện và hoàn thành luận văn.
Mặc dù em đã có nhiều cố gắng hoàn thiện luận văn bằng tất cả sự nhiệt
tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiết sót, rất
mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn.
T.P Hà Nội, ngày tháng
Tác giả luận văn

iii

năm 2018


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy ban nhân dân
Nxb: Nhà xuất bản
CNTT: công nghệ thông tin
ISO: Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

iv




v


2.2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ..................... 48
2.2.2. Nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư................................................... 50
2.2.3. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.......................... 75
2.3. Đánh giá chung về công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.................................................................................. 77
2.3.1. Ưu điểm..................................................................................................................... 77
2.3.2.Tồn tại, hạn chế........................................................................................................ 82
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế....................................................... 86
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.......................................................................................................... 89
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI............................................................................ 91
3.1. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội..............91
3.1.1. Đổi mới nhận thức về công tác văn thư........................................................... 91
3.1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư.......93
3.1.3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư chuyên trách và cán
bộ chuyên môn.................................................................................................................... 94
3.1.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong công tác văn thư........98
3.1.5. Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác văn thư............................... 103
3.1.6. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo chất lượng cho công tác
văn thư................................................................................................................................ 106
3.2. Những điều kiện để đảm bảo thực hiện tốt các giải pháp............................. 107
3.2.1. Khả năng đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi về nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư....................................................................................................... 108
3.2.2. Sự ủng hộ, hỗ trợ, quan tâm của các cấp lãnh đạo.................................... 113

Hình 2.10. Mẫu đăng ký văn bản đi bên trong sổ văn bản đi........................................... 64
Hình 2.11. Mẫu con dấu của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ....................68
Hình 2.12. Văn bản được đóng dấu đúng quy định............................................................. 69
Hình 2.13. Tủ đựng hồ sơ lưu trữ của văn phòng HĐND và UBND.............................. 74
quận Tây Hồ................................................................................................................................. 74
Hình 2.14. Phần mềm được sử dụng trong công tác văn thư............................................ 76

vii


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp
vụ hành chính của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, là phần quan trọng trong hoạt
động quản lý, nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và
chính xác cũng như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,
muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, nó là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của
văn phòng, của Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND), gắn
liền với bộ máy quản lý nhà nước của chính quyền các cấp kể cả quận (huyện).
Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước.
Những năm gần đây, trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách tư
pháp, công tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, góp phần quan trọng
trong việc nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, từ thực tế của tại Văn phòng
HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cho thấy: Công tác văn thư
vẫn chưa hoàn thiện; các quy trình nghiệp vụ chưa được tổ chức khoa học; việc

quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành trong công tác văn thư.
Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu
trữ”- Nxb Văn hóa Thông tin của tác giả Hoàng Lê Minh đã tìm hiểu chuyên
sâu đến các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan,
vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức

2


đạt hiệu quả trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Ngoài ra, PGS.TS.
Dương Văn Khảm khi nghiên cứu về hoạt động văn thư trong cuốn sách “Công
tác văn thư, lưu trữ” - Nxb Chính trị Quốc gia cũng đã mang đến những kiến
thức thiết thực, phong phú kết hợp giữa lý luận và hoạt động thực tiễn, cung
cấp cho người đọc những thông tin cần thiết trong việc nghiên cứu, tham khảo
và vận dụng công tác văn thư lưu trữ một cách đúng đắn, có chất lượng và hiệu
quả vào thực tế.
Một số các luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý hành chính công tại
Học viện Hành chính cũng đã nghiên cứu về đề tài này như: Vũ Huy Thành –
Mô hình quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài Chính, Việt
Nam (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính, Hà
Nội, 2010). Luận văn đã nghiên cứu vai trò của nhà nước trong việc quản lý
đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài chính và đặt ra một số yêu cầu cần
thiết đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ trong bối cảnh cải cách
hành chính nhà nước và yêu cầu của hội nhập quốc tế; Vũ Văn Phú - Nâng cao
năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia (Luận
văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội, 2011).
Luận văn đã đưa ra những cơ sở khoa học và thực tiễn để đánh giá năng lực
của viên chức văn thư – lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia trong giai
đoạn 2007-2012 để đề ra những giải pháp nâng cao năng lực của viên chức văn
thư – lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo và những đề xuất đối với cơ quan quản

Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Văn thư tại UBND quận Tây

Hồ. Từ đó, nhận diện những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những
hạn chế.
+

Dựa trên những đánh giá trên, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hơn

nữa hiệu quả hoạt động công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong thời gian tới.

4


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4. 1. Đối tượng nghiên cứu:
Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
-

Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu về công tác văn thư tại văn

phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
-

Phạm vi thời gian: từ năm 2014 đến năm 2016.

5. Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp thống kê: Với việc áp dụng các phương pháp trên giúp

5


tác giả thống kê được toàn bộ số liệu cụ thể liên quan đến công tác văn thư tại
Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
-

Phương pháp điều tra: Phương pháp này giúp tác giả nắm được toàn bộ

hoạt động tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây
Hồ, thành phố Hà Nội.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,
danh mục các bảng, hình vẽ, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư
tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội.

6


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư

phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ
trang” [23.Tr.22]. Khái niệm trên đã đưa ra định nghĩa khá đầy đủ những công
việc chính của công tác văn thư là xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải
quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như
mục đích chính của công tác này là đảm bảo thông tin bằng văn bản để phục vụ
cho công tác quản lý. Hay trong Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 –
CV/TCCB ngày 01-3-1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT
của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích
chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu,
văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác
văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có
hiệu quả”. Với khái niệm tại công văn này, các công việc của công tác văn thư
đã được đề cập một cách chi tiết và cụ thể hơn: toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành và cũng nêu rõ mục đích của công tác văn thư là nhằm đảm bảo
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
Nhìn chung, những khái niệm nêu trên đều đã cung cấp những quan
điểm tổng quan cũng như đề cập những công việc cụ thể của công tác văn thư.
Từ những khái niệm này, có thể khái quát về hoạt động văn thư như sau: Công
tác văn thư là hoạt động bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ

8


hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của công tác văn thư
là bảo đảm thông tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính

Thứ hai, công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ
yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do
đó, hiệu suất và chất lượng công tác cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức
nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác
văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và
chính xác; soạn thảo văn bản được đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi –
đến được rõ ràng và đúng đắn, lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định
về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn
bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Do đó sẽ
góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại,
nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ
ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi
công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công
truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
Thứ ba, công tác văn thư góp phần kiểm soát việc thực thi quyền lực của
các cơ quan, tổ chức: Trong các cơ quan, tổ chức, có rất nhiều văn bản, công
văn là các quy định, hướng dẫn, các quy trình, nguyên tắc nghiệp vụ…nhằm
đảm bảo hoạt động của tổ chức được vận hành theo đúng quy định, trình tự.
Các văn bản, công văn này là căn cứ có giá trị lâu dài với mục đích giúp các cá
nhân, các phòng ban chức năng trong một tổ chức tuân thủ các quy định do tổ
chức đưa ra. Do vậy, nhờ công tác văn thư, hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện
theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức
có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt

10


các mục tiêu quản lý, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động

hành công việc và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,
tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn
thư có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Do
vậy, công tác này vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa là một công tác có
tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức coi
trọng đúng mức.
1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư
Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý,
điều hành ở các cơ quan, tổ chức, nên trong quá trình thực hiện nội dung của
công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức Nhà nước, công tác văn thư cần đảm bảo 4
yêu cầu sau:
Một là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện nhanh chóng:
Việc soạn thảo, quản lý và lưu chuyển văn thư nhanh chóng yêu cầu đầu tiên
đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ
chức Nhà nước phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản. Chính vì vậy, nếu hoạt động văn thư không được thực hiện
nhanh chóng, kịp thời sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác quản lý.
Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của
văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp
thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc,
chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải
quyết văn bản.
Hai là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện chính xác: Văn
bản trong công tác văn thư đa phần đều là những quy định, công văn quyết
định, thông tư mang tính quản lý, chính trị cao; do vậy việc thực hiện công tác
văn thư chính xác là một yêu cầu bắt buộc. Về mặt nội dung, các văn bản phải
đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm

12




của công tác văn thư. Công tác văn thư tạo các cơ quan, tổ chức chịu tác động
của các yếu tố cơ bản sau:
1.1.4.1.Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong của cán bộ văn
thư
Con người vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý. Vì thế yếu tố tiên
quyết ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác văn thư chính là trình độ chuyên
môn nghiệp vụ và tác phong của người làm công tác quản lý, lãnh đạo và
người trực tiếp làm công tác văn thư.
Người làm công tác quản lý, lãnh đạo là người đặt ra quy định điều
hành, phân công, giám sát, đôn đốc, kiểm tra đánh giá công việc. Người lãnh
đạo có mặt trong tất cả các khâu trong quá trình hoạt động của công tác văn thư
nói riêng và toàn bộ hoạt động của đơn vị nói chung. Nếu người lãnh đạo nắm
vững chuyên môn nghiệp vụ và hiểu rõ được năng lực, trình độ, sở trường, tính
cách, hoàn cảnh riêng của người làm công tác văn thư, thì có thể phân công họ
vào đúng vị trí, đảm bảo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo tính ổn định
lâu dài và bảo mật của thông tin. Do yêu cầu của công tác văn thư là cần đảm
bảo tính nhanh chóng và bảo mật nên người lãnh đạo cần phải giải quyết vấn
đề một cách kịp thời, nhanh chóng. Hơn nữa, trong công tác văn thư phong
cách của người lãnh đạo cần có là phong cách lãnh đạo quyền uy, trực tiếp ra
các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của người dưới quyền nhưng
vẫn phải các quyết định trong các văn bản văn thư có tính chính xác cao. Ngoài
ra, người lãnh đạo nếu đưa ra các chính sách khen thưởng, kỷ luật đúng đắn đối
với công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm và tăng hiệu
quả làm việc của các cán bộ văn thư; đẩy lùi các tiêu cực, nạn sách nhiễu của
một bộ phận không nhỏ các cán bộ làm công tác này.
Một nhân tố con người nữa không thể không nói đến trong công tác văn
thư là những người trực tiếp thực thi công tác văn thư, do công việc hàng



15


hiệu suất lao động, tiết kiệm thời gian và chi phí giúp công việc nhịp nhàng,
trôi chảy tạo ra tâm lý lao động thoải mái và chủ động trong công tác văn thư.
1.1.4.3.Hiệu quả của hoạt động giao tiếp trong tổ chức
Hoạt động giao tiếp trong tổ chức là yếu tố rất quan trọng, giúp truyền
tải thông tin trong tổ chức. Giao tiếp mà ở đó thông tin được chuyển từ một cấp
bậc cao xuống một cấp bậc thấp hơn gọi là giao tiếp theo phương từ trên xuống
dưới. Loại giao tiếp này thường xảy ra khi người lãnh đạo, người quản lý nhóm
giao các chỉ tiêu, chỉ dẫn về công việc hoặc thông báo cho cấp dưới về chính
sách và các thủ tục hành chính…Thông tin cần chuyển tải trong giao tiếp theo
phương từ trên xuống dưới thường tồn tại dưới hình thức văn bản. Giao tiếp
theo hướng từ dưới lên trên là hình thức giao tiếp trong đó thông tin được
chuyển tại từ cấp bậc thấp hơn đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức. Hình
thức giao tiếp này được sử dụng để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo về
tiến trình và kết quả thực hiện công việc, các vấn đề đang tồn tại… Giao tiếp
theo hướng từ dưới lên trên là hình thức giao tiếp trong đó thông tin được
chuyển tại từ cấp bậc thấp hơn đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức. Hình
thức giao tiếp này được sử dụng để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh đạo về
tiến trình và kết quả thực hiện công việc, các vấn đề đang tồn tại. Giao tiêp
theo chiều ngang là quá trình giao tiếp diễn ra giữa các thành viên cùng cấp
bậc trong nhóm, giữa các nhà quản lý cùng cấp hoặc giữa bất cứ nhân viên nào
có cấp bậc tương đương. Giao tiếp theo chiều ngang giúp các thành viên cùng
cấp có thêm thông tin chính xác để họ cùng phối hợp hoàn thành công việc,
nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mạng lưới giao tiếp tốt sẽ giúp bộ phận văn thư nắm bắt thông tin một
cách nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban, bộ phận khác trong
công tác văn thư; lãnh đạo sẽ có nguồn thông tin cần thiết để ra quyết định liên

1.1.4.5.Văn hóa tổ chức

17