MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................1
NỘI DUNG...............................................................................................................................................4
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.................................................................................4
1.1.Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ....................................................................4
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư..................................................................................................4
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư......................................................................................4
1.1.3.Những yêu cầu đối với công tác Văn thư...............................................................................5
1.2.Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng......................................................................6
1.2.1.Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng...............................................................6
1.2.2.Chức năng..............................................................................................................................7
1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................................................7
* Tiểu kết........................................................................................................................................8
CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG...........................9
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng:..........9
2.1.1. Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư.................................................................9
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư:..............................................................................10
2.1.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.............................................................................10
2.1.4. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến: .....................................................................13
2.1.5. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đi:.........................................................................18
2.1.6. Lập hồ sơ công việc............................................................................................................25
2.1.7. Bảo quản và sử dụng con dấu.............................................................................................26
2.2. Đánh giá kết quả thực hiện, nguyên nhân và một số kiến nghị.............................................27
2.2.1. Ưu điểm..............................................................................................................................27
2.2.2. Những hạn chế, khó khăn...................................................................................................27
* Tiểu kết:.....................................................................................................................................28
CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.....................................................................................30

chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách
hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm được tập
trung đổi mới.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn
phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được
1


xem là bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những
thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông
tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,
truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái với Pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan còng nh hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì
khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động

Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu.

3


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.
1.1.

Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội, các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.
* Vị trí:
Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội
dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy công tác Văn
thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý còng nh hiệu quả hoạt động
của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao
hiệu quả hoạt động của cơ quan.
* Ý nghĩa:
Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được
nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính

nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan.
• Chính xác.
Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ
quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng.
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết
công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản
ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định. Về quy
trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn
thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao
đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của
5


pháp luật.
• Bí mật.
Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên
trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật
để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước.
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết
văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu
cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước. Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là
sự thàng công của mỗi cơ quan đó
1.2.

Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng

1.2.1. Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng
Cẩm Lệ là một quận mới của thành phố Đà Nẵng được thành lập theo
Nghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 của Chính phủ, trên cơ sở phường Khuê
Trung của quận Hải Châu và 03 xã Hoà Thọ, Hoà Phát, Hoà Xuân của huyện

cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội, các đợn vị vũ trang. Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản
lý và là một nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác
Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ như nhanh chóng, chặt chẽ, chính
xác.
Cẩm Lệ là một quận mới của thành phố Đà Nẵng được thành lập theo
Nghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 của Chính phủ. Ủy ban nhân dân quận
Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng là cơ quan hành chính cấp cơ sở thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội. an ninh
quốc phòng trên địa bàn quận.

8


CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng:
2.1.1. Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư
- Ban hành các văn bản tham mưu chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT:
Trong năm 2012 đến đầu năm 2013, UBND quận Cẩm Lệ đã ban hành các văn
bản chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ cũng như tăng cường kiểm tra, hướng
dẫn hầu hết các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra định kỳ công tác VTLT: UBND quận giao trách nhiệm Phòng
Nội vụ quận kiểm tra VTLT tại hầu hết các cơ quan, đơn vị thuộc quận. Trong
năm 2012, đã tiến hành kiểm tra và lập biên bản, thông báo kết quả sau kiểm tra
đối với 11 cơ quan chuyên môn, ĐVSN (đạt 89,5%) và UBND 06 phường (đạt
100%) thuộc quận.
Theo kế hoạch, trong năm 2013 Phòng Nội vụ sẽ tiếp tực tăng cường việc
kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan đơn vị thực hiện những nội dung mới về VTLT
mà trọng tâm là lập hồ sơ công việc.
- Thực hiện chế độ báo cáo: UBND quận thực hiện việc báo cáo kịp thời

- Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu, giấy mời;
- Thực hiện nghiêm các Quyết định ban hành quy định tạm thời về quy
định soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của
UBND quận, phường;
- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.
Nhìn chung cả hai cán bộ văn thư đều làm tốt công việc của mình theo sự
phân công. Đảm bảo các quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi và đến nhanh
chóng, chính xác và khoa học. Góp phần cho mọi hoạt động của UBND được
thông suốt.
2.1.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
• Tổ chức soạn thảo:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn
10


phòng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND quận. Chánh Văn phòng
và Phó Văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo
và ban hành văn bản. Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có một đội ngò
chuyên viên thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản thuộc
chức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao.
Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND quận đảm
bảo đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nội dung còng nh thẩm quyền ban
hành. Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản
thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao
và được thủ trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn
bản ban hành;

nước thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản,
UBND và Văn phòng UBND quận Cẩm Lệ được ban hành 02 loại văn bản:
+ Văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản quản lý nhà nước thông thường.
- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận không có thẩm quyền ban
hành các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn
theo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ
chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có quyền ban hành văn bản
quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định. Văn
bản do Văn phòng ban hành để chỉ đạo công tác các đơn vị cơ sở.
• Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm
trước UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn
thảo. Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng
và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng
12


trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
• Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần:
quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích
yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do UBND quận Cẩm Lệ ban hành đều đảm bảo đầy
đủ các thành phần thể thức kể trên.
2.1.4. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Văn bản đến được tiếp nhận và đăng ký, chuyển giao đúng quy trình, đầy

gửi có đúng địa chỉ không. Kiểm tra bì văn bản và những thông tin trên bì để
đối chiếu với ngày gửi văn bản.
* Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký
và loại không phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBND
quận;
- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh
đạo hoặc các phòng, ban, cá nhân trong UBND quận.
* Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại không
được bóc bì và loại được bóc bì.
- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phòng
UBND;
- Loại không được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi các phòng
ban chuyên môn.
Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép
ngoài. Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên boc trước và trình Chủ
tịch ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và tác giả của văn bản với
thông tin ghi trên bì xem có chính xác không.
* Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của
cán bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng
dấu đến của UBND quận.
* Cách đóng dấu đến:14


Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với
những văn bản có tên loại, đối với những văn bản không có tên loại thì đóng
dưới phần trích yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích

phưồng trên địa bàn quận.
+ Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác: gồm những văn bản của các cơ
quan khác không thuộc địa bàn quận.
+ Ưu điểm: Việc đăng ký các văn bản theo sổ riêng giúp việc quản lý văn
bản đến dễ dàng hơn. Thực hiện đăng ký đúng quy định cho từng cột mục.
+ Nhược điểm: đăng ký theo 03 loại sổ nh vậy sẽ gây khó khăn trong việc
tra tìm văn bản theo số và ngày đến vì các số đến không liên tục trong một sổ
đăng ký.
• Bước 4: Trình ký văn bản đến:
Sau khi đăng ký xong, cán bộ văn thư là người trình văn bản đến lên thủ
trưởng hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến xử lý. Văn phòng
HĐND & UBND quận Cẩm Lệ, Chánh Văn phòng là người cho ý kiến phân
phối giải quyết. Đối với văn bản quan trọng thì chuyển ngay cho Chủ tịch
UBND quận, Chủ tịch căn cứ vào nội dung văn bản và chức năng nhiệm vụ của
các đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết lên Phiếu xử lý.
Sau đó chuyển lại cho văn thư, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển đến các
đơn vị, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo đó để tiến hành giải quyết văn bản đến.
Hầu hết, ý kiến phân phối giải quyết văn bản đến ở đây đều ghi lên Phiếu
xử lý.
• Bước 5: Sao văn bản:
Hầu hết văn bản đến đều có ý kiến sao để phục vụ quá trình giải quyết văn
bản. Và đây cũng là phần việc của các bộ Văn thư trong quy trình tổ chức quản
lý văn bản đến.- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết hẹp trong nội
bộ UB hoặc Văn phòng . Việc sao văn bản chỉ sử dụng hình thức photocopy.
- Đối với những văn bản quan trọng hoặc phạm vi giải quyết rộng, cần gửi
cho đơn vị ngoài UBND thì Thủ trưởng cho ý kiến sao bằng hình thức sao lục,
sao y bản chính. Cán bộ Văn thư tiến hành sao theo quy định về thể thức và hình
thức sao y bản chính.
16


thời theo thời hạn được giao. Nếu văn bản nào thuộc trách nhiệm giải quyết của
17


nhiều phòng ban thì phải có sự phối hợp chặt chẽ để giải quyết. Và đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì việc giải quyết văn bản phải thu thập ý kiến giải quyết của các
đơn vị liên quan để trình lên thủ trưởng xem xét.
- Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của cán bộ Văn
thư. Theo dõi quá trình giải quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân xem có đúng
quy định và thời gian không. Giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Công tác này góp phần vào hiệu quả giải quyết công việc của UBND
quận nói chung và Văn phòng nói riêng.
Nhìn chung, quy trình các khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý và giải quyết
văn bản đến của cán bộ Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ khá
tốt. Thực hiện trình tự các nội dung công việc theo quy định. Giải quyết nhanh
chóng, kịp thời, chính xác. Tuy nhiên vẫn chưa hội nhập những quy định mới
mẻ vào thực tế công tác Văn thư.
2.1.5. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đi:
Số lượng văn bản phát hành của UBND quận Cẩm Lệ tăng dần theo từng
năm, mỗi năm UBND quận làm ra khoảng 4000 văn bản. Việc tổ chức quản lý
và giải quyết văn bản đi ở đây cũng được tiến hành trình tự theo từng bước như
quy định Nhà nước.
• Việc trình ký văn bản
- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư . Văn bản sau khi
được in thì phải trình chủ tịch, các phó chủ tịch hoặc chánh văn phòng ký theo
thẩm quyền trước khi ban hành.
- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã
đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư,
có thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
- Các trường hợp trình ký:

thực của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm
quyền chữ ký.
Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ có trách nhiệm bảo
quản và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của UBND quận, dấu của Văn phòng,
dấu của Thường trực HĐND quận, các dấu chức danh, dấu tên, dấu chỉ mức độ
mật, khẩn, hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định.
Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để
19


đóng dấu cho chính xác.
Ví dụ:
- Văn bản của UBND quận do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký hoặc Chánh
Văn phòng ký thừa lệnh thì đóng dấu tròn có hình quốc huy của UBND;
- Văn bản của Văn phòng thì đóng dấu tròn của Văn phòng HĐND &
UBND.
Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”,
“Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản.
Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn
thư đóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản.
Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần
tác giả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ. Dấu treo cũng được đóng lên các
tê nh danh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo.
+ Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3
đến 1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn.
+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ VTLTNNNVTW nên dấu giáp lai còn đóng ở lề bên phải. Một số dấu dóng còn nghiêng
và nhoè mực.
• Đăng ký văn bản:
Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Văn phòng HĐND &
UBND quận Cẩm Lệ được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập, văn

Từ ngày:…………………đến số………………………….

21


Mẫu sổ và cách đăng ký bên trong:
Ngày

Số, ký

Tên loại và trích

Người

Nơi

Đơn vị hoặc

Số

Ghi

tháng

hiệu

yếu nội dung

ký



Cường

(5)

động phong trào
“Toàn dân đoàn
kết xây dựng đời
sống văn hoá”

+ Ưu điểm: Số lượng văn bản ban hành hàng năm của UBND quận Tây
Hồ khá nhiều nên việc đăng ký riêng cho từng loại văn bản sẽ giúp cán bộ văn
thư dễ quản lý văn bản. Biết được số lượng của mỗi loại văn bản ban hành trong
năm. Việc dùng máy tính để đăng ký văn bản giúp văn thư đỡ mất thời gian ghi
chép.
+ Nhược điểm: Không có sổ đăng ký văn bản đi mật riêng nên việc bảo
đảm bí mật thông tin từ công tác văn thư là rất khó. Dùng nhiều sổ đăng ký làm
tốn thời gian của cán bộ văn thư khi đăng ký một lúc nhiều loại văn bản.
Cột nơi nhận, cột đơn vị hoặc người nhận bản lưu và cột số lượng bản
không được đăng ký nên sẽ gây khó khăn khi cần thiết tra cứu trách nhiệm quản
lý văn bản.
Nhập dữ liệu vào máy tính còn tồn tại một số bất cập vì mới được vận
dụng vào công tác văn thư, hơn nữa phải phụ thuộc vào tình hình máy móc và
điện.
• Chuyển giao văn bản đi:
22

(8)