MỤC LỤC
BẢNG QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT


BẢNG QUY ƯỚC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
UBND
HĐND
HĐND - UBND

Chữ gốc
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng ủy ban nhân dân xã (phường, thị trấn) là nơi trực tiếp giúp
lãnh đạo ủy ban nhân dân giải quyết các công việc của cơ quan. Toàn bộ hoạt
động của văn phòng đều liên quan đến văn bản, giấy tờ.
Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Công tác văn phòng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ văn
phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”.
Văn phòng ở cấp cơ sở có nhiều nhiệm vụ như: giúp UBND lập và thực
hiện chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, toàn khóa, giúp lãnh đạo
nắm được tình hình và các báo cáo định kỳ, giúp thường trực UBND tổ chức
các hội nghị, các cuộc làm việc, làm thư ký ghi biên bản các hội nghị, làm thủ
quỹ của văn phòng UBND, quản lý tài sản trong trụ sở, thường trực giúp
UBND tiếp đón khách và nhân dân đến liên hệ công tác, giải quyết các yêu
cầu có liên quan đến UBND phường... Để đảm đương được tốt các nhiệm vụ

khóa luận của các bạn sinh viên, những bài viết trên các trang mạng và nhận
ra rằng, những bài viết đó chưa thực sự phản ánh đúng tình trạng Văn thư Lưu trữ của nước ta hiện nay. Phần lớn, các bài viết đều đề cập tới tình trạng
công tác Văn thư - Lưu trữ tại UBND cấp bộ, quận, huyện (những cơ quan
lớn) mà ít quan tâm đến công tác này ở cơ sở.
Ngoài ra, để bài viết thêm phong phú tôi cũng đã nghiên cứu các văn
bản Nhà nước ban hành về công tác Văn thư - Lưu trữ, đồng thời nghiên cứu
thêm giáo trình Văn thư - Lưu trữ và tạp chí Văn thư - Lưu trữ của ngành.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Thứ nhất là: nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND và Văn phòng UBND phường Phú Thượng.
- Thứ hai là: nghiên cứu những văn bản quy phạm pháp luật, các

4


hướng dẫn, quy định của Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với
hoạt động Văn thư - Lưu trữ xã, phường, thị trấn và thực trạng công tác Văn
thư Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng.
- Thứ ba là: đưa ra đề xuất, giải pháp cụ thể để pháp triển công tác Văn
thư - Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng mà khóa luận hướng tới là công tác Văn thư - Lưu trữ
tài liệu tại UBND phường Phú Thượng. Cụ thể là đề tài nghiên cứu trong
phạm vi công tác Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND phường Phú
Thượng.
5. Phương pháp nghiên cứu của khóa luận
- Phương pháp khảo sát: Trước khi thực hiện khóa luận tôi đã có thời
gian làm việc tại UBND phường Phú Thượng và nhận thấy rằng: Hoạt động
nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tại cơ quan có rất nhiều bất cập. Do đó, khóa
luận này sẽ giúp mọi người nhìn nhận chính xác hơn về thực trạng công tác

UBND phường Phú Thượng.
Chương 2: Cơ sở lý luận khoa học và thực trạng công tác văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng
Phần này trình bày về: Cơ sở lý luận của công tác Văn thư - Lưu trữ và
tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND phường
Phú Thượng.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn
thư - Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng
Phần này: Nêu ra một số giải pháp cụ thể khắc phục tình trạng công tác
Văn thư - Lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng.
Trong suốt thời gian học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã
được Ban giám hiệu nhà trường, Khoa Văn thư - Lưu trữ tạo điều kiện cho tôi
học tập, cũng như toàn thể các thầy cô đã tận tình giảng dạy truyền đạt khối
kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho chúng tôi để làm hành trang vững
chắc, đầy tự tin khi bước vào đời. Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin trân
thành cảm ơn tất cả các thầy cô.
Để hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình, tôi vô cùng biết ơn
TS. Chu Thị Hậu - giảng viên chính Khoa Văn thư - Lưu trữ là người trực tiếp
hướng dẫn, dìu dắt tôi trong suốt thời gian vừa qua bằng tất cả sự quan tâm và
tình yêu nghề của cô.
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo UBND phường Phú

7


Thượng, các cô chú, anh chị trong trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi
cho tôi nghiên cứu, tiếp cận với thực tế, vận dụng những kiến thức đã học
nhằm phát huy khả năng sáng tạo của mình, đồng thời biết được những nhược
điểm mà khắc phục, sửa đổi để hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp này.
Lời cuối, với lòng trân trọng và biết ơn sâu sắc một lần nữa tôi xin chân
thành cảm ơn và kính chúc quý thầy cô, Ban lãnh đạo cùng toàn thể cô chú,

1.282 người/km2.
UBND phường Phú Thượng trước đây là Uỷ ban hành chính xã
Phú Thượng được thành lập ngày 01 tháng 01 năm 1956 và là cơ quan hành
chính Nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp và
pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, cùng cấp và Nghị
quyết của HĐND.
Từ năm 1980 Ủy ban hành chính xã Phú Thượng được đổi tên
thành UBND xã Phú Thượng về hoạt động ngày một tiến bộ hơn.
Đến năm 1996 UBND xã Phú Thượng chuyển thành UBND phường
Phú Thượng như ngày nay.
Cùng với sự ra đời của quận Tây Hồ, Phú Thượng được chuyển từ xã

9


lên phường theo Nghị định số 69 - QĐ/CP ngày 28/10/1995 của Thủ tướng
Chính phủ và đã đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1996, trên cơ sở xã Phú
Thượng thuộc huyện Từ Liêm, với diện tích tự nhiên 609 ha được chia thành
3 thôn: Thôn Thượng Thụy, thôn Phú Gia và thôn Phú Xá, hạ tầng kỹ thuật
đường, trường, trạm đã được đầu tư, điện, nước, cơ sở vật chất khang trang.
Khi thành lập, phường được cơ cấu thành 9 cụm dân cư, 13 chi bộ
Đảng với 276 đảng viên, lãnh đạo 57 tổ dân phố. Toàn phường có 2.192 hộ
với 9.881 nhân khẩu. Nhân dân trên địa bàn phường sống chủ yếu vào sản
xuất nông nghiệp (trồng lúa là chủ yếu), sau dần chuyển sang trồng hoa Đào
và các loại hoa lá khác; ngoài ra thôn Phú Gia còn có nghề truyền thống dịch
vụ xôi, chè bán ra thị trường. Sau 20 năm xây dựng và phát triển, đến nay
phường được phân bố lại thành 14 địa bàn dân cư, 55 tổ dân phố với 6.070 hộ
và 21.473 nhân khẩu. Đảng bộ phường có 742 đảng viên sinh hoạt ở 19 chi bộ
và 1.117 đảng viên thường xuyên giữ mối liên hệ với chi ủy nơi cư trú.
Địa phương là nơi thực hiện tốt quá trình đô thị hóa một cách nhanh

của pháp luật.
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát
triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,
vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các
bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi.
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai,
bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê
điều, bảo vệ rừng tại địa phương.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật

11


quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường
giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện kế hoạch phát triển sựnghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực
hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ
tuổi.

phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo
đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín
ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong
việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định
về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
- Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo

13


phân cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ
thuật theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường; lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo
không có giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà
nước có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Ngoài ra, còn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về
việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy

Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân
quận phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và
quy hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ
nạn xã hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,
trật tự công cộng và cảnh quan đô thị trên địa bàn.
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường thành lập
Tổ bầu cử đại biểu Quốc hội, Tổ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân; tổ chức
thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp
theo quy định của pháp luật.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân
phường như sau:
Ủy ban nhân dân phường thảo luận tập thể, quyết định theo đa số các
vấn đề được quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị quyết số 725/2009/NQUBTVQH12 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội điều chỉnh nhiệm vụ, quyền
hạn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương và quy định nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban
nhân dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện,
quận, phường và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc

15


thẩm quyền của Ủy ban nhân dân phường.
-

Cách thức giải quyết công việc của Ủy ban nhân dân phường
Ủy ban nhân dân phường ban hành quyết định, chỉ thị để thực hiện

nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức được cuộc

ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường.
+ Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường là người lãnh đạo và điều hành công
việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Ủy ban
nhân dân cấp trên và Đảng ủy phường về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của Ủy ban nhân dân phường.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của
mình theo quy định tại các điểm c, d khoản 1 và khoản 2, 6, 7 Điều 127 Luật
Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003.
Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy và tình hình thực tiễn của địa phương, xây dựng chương trình công
tác năm, 6 tháng, quý, hàng tháng của Ủy ban nhân dân phường.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường và các
cán bộ, công chức, Trưởng khu phố, Tổ trưởng Tổ dân phố trong việc thực
hiện nhiệm vụ được giao.
Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung
công việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý
kiến khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy
ban nhân dân phường.
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường
và thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp
luật; khi vắng mặt thì ủy quyền bằng văn bản để Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân phường ký thay.

17


Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban


Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, Trưởng khu phố và Tổ trưởng Tổ
dân phố thực hiện các chủ trương, chính sách, công việc thuộc lĩnh vực được
giao theo quy định của pháp luật.
-

Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Ủy viên Ủy ban nhân dân
phường như sau:
Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo Quy chế làm việc và sự phân
công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; chịu trách nhiệm trước pháp
luật và trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường về việc thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn được giao; cùng với Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các thành viên
khác chịu trách nhiệm tập thể về những vấn đề Ủy ban nhân dân phường
quyết định.
Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được
phân công trên địa bàn; chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt công
việc đó; nắm tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường về lĩnh vực công tác của mình và các công việc khác có liên quan.
Phối hợp công tác với các thành viên khác của Ủy ban nhân dân
phường, các cán bộ, công chức quận có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ
với cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân quận để thực hiện tốt nhiệm vụ
của mình.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng
Tổ chức bộ máy của ủy ban nhân dân phường Phú Thượng cụ thể
như sau:

19


Tư
pháp

*Chú thích:
: Quan hệ trực tiếp
: Quan hệ trực thuộc
:Quan hệ phối hợp
1.4. Quan hệ công tác của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng
Theo Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị
trấn quy định tại Điều 7, Đều 8, Điều 9 như sau:
1.4.1. Quan hệ với UBND và các cơ quan chuyên môn Quận
- UBND, Chủ tịch UBND phường chịu sự chỉ đạo của UBND Quận.
Trong chỉ đạo, điều hành: Khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền
hoặc chưa được pháp luật quy định, UBND phường phải báo cáo kịp thời để
xin ý kiến chỉ đạo của UBND quận.

20


Chịu trách nhiệm và thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với
UBND Quận và các cơ quan chuyên môn của Quận theo quy định hiện hành
về chế độ thông tin báo cáo.
-

UBND phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên
môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn Quận trong việc thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn trên địa bàn phường.
Có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên môn của Quận trong đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công

quyền hạn, nhiệm vụ theo Luật định.
Các thành viên UBND phường có trách nhiệm trả lời các chất vấn của
đại biểu HĐND phường.
Khi được yêu cầu phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan
đến công việc do mình phụ trách.
Chủ tịch UBND Phường thường xuyên trao đổi, làm việc với Thường
trực HĐND phường để nắm tình hình; thu thập ý kiến, kiến nghị của cử tri.
Cùng Thường trực HĐND Phường giải quyết những kiến nghị, nguyện
vọng chính đáng của nhân dân.
1.4.2.3. Quan hệ với UB MTTQ và các đoàn thể phường
UBND Phường phối hợp chặt chẽ với UB MTTQ và các đoàn thể nhân
dân phường trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và
bảo vệ lợi ích của nhân dân.
Tạo điều kiện cho UB MTTQ và các đoàn thể hoạt động có hiệu quả.
6 tháng 1 lần hoặc khi thấy cần thiết: Thông báo tình hình về phát triển
kinh tế, xã hội và các hoạt động của UBND cho MTTQ và các đoàn thể
biết để phối hợp vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng
đường lối, chính sách, pháp luật và chấp hành tốt nghĩa vụ công dân đối
với Nhà nước.
1.4.2.4. Quan hệ giữa UBND với khu dân cư, tổ dân phố

22


Chủ tịch UBND Phường phân công các thành viên, cán bộ công chức
UBND phụ trách, nắm tình hình các khu dân cư, tổ dân phố. Cán bộ phụ trách
khu dân cư có trách nhiệm:
Tham gia đầy đủ các hội nghị, cuộc họp của khu dân cư được phân
công phụ trách hoặc trực tiếp làm việc với cán bộ cơ sở để nghe phản ánh tình
hình, ý kiến, kiến nghị của khu dân cư, tổ dân phố.

phường.
- Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của HĐND - UBND phường.
- Thường xuyên theo dõi đôn đốc các phòng, ban thực hiện chương
trình theo đúng kế hoạch đã đề ra. Giải quyết những việc đột xuất, những khó
khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác. Bảo đảm
chế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời.
- Thu thập xử lý thông tin kịp thời, chính xác, chuẩn bị các văn bản
tổng hợp, thẩm định các đề án giúp

lãnh đạo cơ quan đề ra các quyết định

một cách chính xác.
- Tổ chức công tác Văn thư, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan,
đơn vị và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các
văn bản đúng chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước.
- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của HĐND - UBND phường.
- Giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan
biên soạn và ban hành.
- Tổ chức các cuộc họp của HĐND - UBND phường.
- Bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật làm việc của cán bộ trong cơ quan,
đơn vị.
- Quản lý tài sản, tài chính của cơ quan, đơn vị đúng quy định của
Nhà nước.
- Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ được giao.

24


- Tiếp cán bộ và nhân dân giải quyết các kiến nghị theo nhiệm vụ