Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC

MỤC LỤC........................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
Phần I...............................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
-ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ......................................................3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận Tây Hồ..............3
1. Vài nét về HĐND- UBND quận Tây Hồ....................................................................................3
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND-UBND quận Tây Hồ..............4
2.1 Chức năng:...........................................................................................................................4
2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................................................5
2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ...............................................................................6
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập..........7
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND
và UBND Quận Tây Hồ.............................................................................................................13
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng..............................................................................13
1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho cơ quan.................................................................................................13
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Đánh giá ưu, nhược điểm........................................................................................................16
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của UBND quận Tây Hồ.....................................17
1.4. Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan...........................18
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hóa công
sở ở UBND quận Tây Hồ...........................................................................................................20
2. Khảo sát về công tác văn thư...............................................................................................21
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận Tây Hồ..............................................21
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện

của UBND quận Tây Hồ............................................................................................................65
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm trong công
tác Hành chính văn phòng ở UBND quận Tây Hồ.....................................................................67

LỜI CẢM ƠN................................................................................................70
PHỤ LỤC.......................................................................................................71

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU

Với tư cách là những người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo trong từng
lĩnh vực chuyên môn nhất định, cán bộ văn phòng đã và đang cố gắng nâng
cao hơn nữa về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp nhằm
phục vụ tốt công tác hành chính trong các cơ quan, tổ chức. Đây cũng là vấn
đề được tất cả các tầng lớp trong xã hội quan tâm .
Đáp ứng nhu cầu của xã hội, các cán bộ, giảng viên và toàn thể học
sinh, sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã không ngừng cố gắng,
chủ động, sáng tạo, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới, nâng
cao chất lượng và hiệu quả công tác… để xây dựng Nhà trường trở thành
trung tâm đào tạo nhân lực chất lượng cao, góp phần xứng đáng vào sự phát
triển của ngành Nội vụ và của đất nước trong thời gian tới.
Từ những ngày đầu thành lập cho đến nay, trường đại học Nội vụ Hà
Nội đã đạt được thành tích to lớn về quy mô, số lượng, chất lượng học tập và

cho tôi học hỏi, hoàn thành kỳ thực tập và bài báo cáo này.
Song với khả năng có hạn, trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết
thực tế chưa sâu nên bản báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Kính mong các thầy, cô giúp đỡ để bản báo cáo của em được
đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Tây Hồ, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Trần Hải Long

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 2

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
-ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ
1. Vài nét về HĐND- UBND quận Tây Hồ
Quận Tây Hồ được thành lập theo Nghị định số 69/NĐ-CP ngày
28/10/1995 của Chính phủ và được UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ
quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996.
Quận Tây Hồ xác định là trung tâm dịch vụ- du lịch, trung tâm văn
hóa, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ
Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì
chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND- UBND quận
Tây Hồ được quy định như sau:
2.1 Chức năng:
HĐND- UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chấp hành của HĐND quận,
là cơ quan Hành chính Nhà nước ở quận, thi hành việc quản lý Nhà nước
trong phạm vi lãnh thổ của quận mình theo Hiến pháp, pháp luật và các văn
bản của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND quận
trong tất cả các lĩnh vực cụ thể là:
- Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, lâm
nghiệp, văn hóa, xã hội, giáo dục, Y tế, dịch vụ, thể dục thể thao, báo chí,
công nghệ môi trường…
- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp luật, phối
hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các
loại thuế và các khoản thu khác.
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp
luật;
-Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của Nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết các đơn thư khiếu nại.
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 4

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp




Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo;
Kiểm điểm, đành giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi
cá nhân thành viên của UBND Quận hàng năm;
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm
quyền của UBND Quận.
2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ
UBND do HĐND bầu ra, vừa là cơ quan giúp việc cho HĐND vừa là
cơ quan chấp hành của HĐND và UBND Quận là cơ quan Hành chính Nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật và các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
( Theo điều 2 Luật tổ chức HĐND và UBND).
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 chủ tịch, 03 phó
chủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc được thể hiện qua:
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực
hiện nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ
chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND quận
Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên, các phòng ban, được tổ chức theo
cơ cấu trực tuyến. Mỗi thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân
về phần công tác được phân công trước HĐND, UBND quận trước Thành ủy,
HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và các cơ quan
Nhà nước cấp trên.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ ( Phụ lục 1 ).


+Nhiệm vụ:
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm
của Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND,
UBND quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của
HĐND và UBND quận. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc
hội, HĐND Thành phố, HĐND quận;
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 7

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thu thập xử lý thông tin, phối hợp với các phòng ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo
cáo định kỳ, đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực
HĐND, UBND quận;
Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản, chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiên Quy chế ‘’ một cửa’’ tại
cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương.
Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách Hành chính Nhà nước thuộc phạm vi quản lý của văn phòng;
Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo

Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các
phường có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận; Thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND quận;
Giải quyết các đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công dân
theo Quy định của Pháp luật;
Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận
ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do
HĐND, UBND quận quy định cụ thể về văn bản.
-Lề lối làm việc:
Chế độ làm việc: Thực hiện theo Quy định của Nhà nước: Làm việc
theo giờ Hành chính ( 8 tiếng / 1 ngày) từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Nghỉ thứ
7 và chủ nhật và các ngày lễ tết theo quy định của Nhà nước.
Cán bộ, công chức. nhân viên phải đeo thẻ theo quy định.
Chế độ hội họp: Hàng tuần, phó chủ tịch chủ trì cuộc họp giao ban các
bộ phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 9

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

tuần vào ngày thứ 6; Lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng
tuần; Hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển
khai nhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng.

Tổng hợp; Kế toán – thủ quỹ;
- Bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức và nhân viên Văn phòng có đủ năng
lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của
Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND Quận;
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn
Quận, phục vụ công tác điều hành của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó
Chủ tịch UBND Quận. Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, các ý
kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND Quận;
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường
xuyên, đột xuất của HĐND, UBND Quận, hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc
hội Hà Nội, Đoàn Đại biểu HĐND Thành phố;
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của Thường trực HĐND, lãnh đạo
của UBND Quận;
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND Quận;
- Chủ trì các cuộc họp, giao ban toàn thể văn phòng để kiểm điểm, đánh
giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
+ Quyền hạn:
- Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản.
- Làm chủ tài khoản của Văn phòng.
- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán
bộ thuộc quyền quản lý của Văn phòng.
+ Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 11

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

công tác thường kỳ (năm, quý, tháng).
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện công tác quản lý tổ chức bộ
máy biên chế công chức, viên chức được giao của Văn phòng theo quy định.
- Trực tiếp thực hiện Cải cách Hành chính, ISO, ứng dụng Công nghệ
Thông tin vào hoạt động Hành chính – Văn thư, Lưu trữ.
- Đề xuất chế độ chính sách đối với cán bộ công chức theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
+ Quyền hạn:
- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc
được phân công phụ trách.
- Giải quyết công việc cấp bách của Phó Chánh Văn phòng khác khi
Phó Chánh Văn phòng phụ trách vấn đề đó đi vắng.
( Kèm theo bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên ở
phần phụ lục )
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành
chính văn phòng của HĐND và UBND Quận Tây Hồ.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, có chức năng
tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ
quan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động.
*Thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp
Trong công tác tham mưu tổng hợp thì văn phòng HĐND và UBND

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 13

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dài hạn, 1 năm, 6 tháng.
Văn phòng HĐND và UBND đã đóng góp ý kiến để thủ trưởng cơ
quan ra các quyết định để điều hành cơ quan, mặt khác văn phòng còn tham
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 14

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

mưu cho lãnh đạo trong công tác sử dụng cán bộ hợp lý và công tác thi đua
khen thưởng.
Có thể nói rằng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp
thì văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ đóng vai trò quan trọng, giúp
thủ trưởng cơ quan tìm ra các quyết định tối ưu nhất trong hoạt động quản lý
của cơ quan.
Hàng năm Văn phòng đã tham mưu hàng trăm kế hoạch, báo cáo và
các văn bản chỉ đạo, nhằm tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình
quản lý của HĐND và UBND. Văn phòng đã tổng hợp, xử lý thông tin về tình
hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu đề xuất với lãnh đạo cách giải quyết
và xử lý. Tham mưu trong việc xây dựng bộ máy của văn phòng, xây dựng
các quy chế hoạt động của cơ quan….Tiêu biểu là việc xây dựng các Quy chế
như:Quy chế làm việc, quy chế hoạt động của Quận ủy, quy chế công tác văn
thư lưu trữ…., mỗi phòng, ban đều có quy chế riêng cho mình.
*Thực hiện chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần
Thuộc công tác này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý
kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau
khi có ý kiến của thủ trưởng có ý kiến phê duyệt.Văn phòng trực tiếp mua

đạo văn phòng trong tuần đó, sau đó cán bộ tổng hợp lại gửi lại cho từng lãnh
đạo.
- Kế hoạch công tác tháng là cụ thể hóa từng tháng, quý và những
việc cần bổ sung, điều chỉnh cần phải giải quyết trong tháng, chậm nhất là
vào ngày 25 hàng tháng. Văn phòng HĐND – UBND Quận tổng hợp xây
dựng chậm nhất là vào ngày 20 hàng tháng và có trách n hiệm trình Chủ tịch
phê duyệt và thông báo cho UBND Phường biết để thực hiện.
- Chương trình công tác năm: Nhằm thống kê giải quyết công việc
trong một năm, văn phòng HĐND-UBND Quận tổng hợp dự kiến kế hoạch
công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến. Sau 07 ngày làm việc kể
từ ngày nhận được văn bản dự thảo cơ quan được hỏi phải có ý kiến trả lời.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tình hình chung của cơ quan, chủ
trương chung của cấp trên, đề nghị của phó phòng. UBND xây dựng Chương
trình công tác với trình tự: Các đơn vị chức năng trong cơ quan đăng ký công
tác cho văn phòng, văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 16

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

cho toàn cơ quan. Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, hoàn chỉnh
bản dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, sau đó gửi đến
các thành viên UBND, cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND phường,
thị trấn biết để thực hiện.
*Đánh giá ưu điểm, hạn chế
+Ưu điểm: Khi tổng hợp ý kiến bằng cách gửi đề nghị đến các phòng,

1. Chương trình hội nghị cán bộ, công chức cơ quan
2. Giấy mời đại biểu
3. Báo cáo Công tác văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ năm 2014,
phương hướng nhiệm vụ năm 2015
4. Báo cáo kết quả phong trào thi đua Công đoàn năm 2014
5. Báo cáo Chi Quỹ công đoàn năm 2014; Quý I/2015
6. Quy chế chi tiêu nội bộ
7. Quyết định Khen thưởng đoàn viên công đoàn văn phòng HĐND và UBND
quận có thành tích trong hoạt động công đoàn năm 2014.
8. Biên bản hội nghị
*Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị của cơ quan ( Phụ lục 4)
*Công tác tổ chức Hội nghị: Văn phòng chuẩn bị giấy mời, các văn
bản phục vụ hội nghị ( đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu).
- Trong quá trình diễn ra Hội nghị: Văn phòng tiếp đón đại biểu, ghi
danh đại biểu, phát tài liệu… tổ chức Hội nghị, giới thiệu đại biểu và tuyên
bố lý do; Làm công tác hậu cần, giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tiến trình
diễn ra Hội nghị và thường trực ngoài Hội trường, văn phòng ghi biên bản hội
nghị.
- Kết thúc Hội nghị: Văn phòng phục vụ sau Hội nghị ( Hoàn tất hồ sơ
Hội nghị, quyết toán kinh phí)
1.4. Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
cơ quan
*Sơ đồ hóa Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
(Phụ lục 5 )
Tổ chức đi công tác là một hoạt động cần thiết và thường gặp trong
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 18

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội




Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức
Nhà nước về văn hóa công sở ở UBND quận Tây Hồ.
Qua thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ, theo đánh giá một
cách khác quan về việc triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn
hóa công sở của UBND quận tương đối tốt. Các cán bộ đều ý thức được rằng
văn hóa công sở là một nét văn hóa đẹp, là sự sang trọng tôn vinh con người
nơi làm việc, mọi người đều có trang phục và lễ phục phù hợp với điều kiện
thực tế của cơ quan nhưng vẫn tạo được tính nghiêm trang. Có phong cách
ứng xử chuẩn mực phù hợp với văn hóa truyền thống.
- UBND quận Tây Hồ đã triển khai phù hợp với truyền thống, bản sắc
văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội, định hướng xây dựng đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại, các quy định của pháp luật
và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành
chính Nhà nước.
- Bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của UBND quận,
xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức, viên chức, có
phẩm chất đạo đức tốt.
- Văn hóa công sở luôn được thể hiện trên mọi phương diện, từ trang
phục đến lễ phục, cách giao tiếp. mối quan hệ giữa các cán bộ, công chức với
quản lý, với nhân dân.
- Tuyên truyền, vận động cán bộ. công chức học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh bằng những việc làm rõ ràng, cụ thể.

hình thức tổ chức công tác văn thư cho phù hợp. Ở nước ta hiện nay có 3 hình
thức tổ chức công tác văn thư: Văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư
hỗn hợp… Mỗi hình thức đều phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng
công việc mà có thể lựa chọn hình thức cho phù hợp với điều kiện thực tế của
cơ quan mình.
Trong quá trình thực tập tôi thấy UBND quận Tây Hồ đã lựa chọn mô
hình tổ chức công tác văn thư tập trung.
*Ưu điểm: UBND quận Tây Hồ áp dụng hình thức tập trung nên giải
quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và thuận
tiện trong việc tra cứu, sử dụng và bảo quản hồ sơ tài liệu.

Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 21

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Sinh viên Trần Hải Long

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

*Nhược điểm:
Do mỗi đơn có chức năng, nhiệm vụ riêng nên gây nhiều khó khăn
trong việc bảo đảm thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
Có thể thấy rằng, với việc áp dụng hình thức tập trung trong tổ chức
văn thư của UBND quận Tây Hồ có thể giảm tải được công việc của bộ phận
văn thư. Do đó, các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư được giải quyết
nhanh chóng. Kịp thời, đáp ứng được kịp thời trong công tác lãnh đạo, chỉ
đạo của thủ trưởng cơ quan.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

là văn bản đến.
Việc thực hiện công tác giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc
theo quy định. Việc đăng ký văn bản đến được làm cẩn thận, sau khi đăng ký
vào sổ văn bản đến được đăng ký trên máy tính, từ đó giúp cán bộ văn thư tiết
kiệm được thời gian trong việc đăng ký, tra tìm văn bản đến, lưu giữ khối tài
liệu lớn trong một thời gian dài.
*Trong công tác quản lý con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ được thực
hiện nghiêm túc theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định
58/2011/NĐ-CP của Chính phủ. Con dấu UBND và của văn phòng được giao
cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, nhân viên văn thư được
giao trách nhiệm thực hiện việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của
pháp luật.
- Không đưa con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Tự tay đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
hợp lệ của người có thẩm quyền trong cơ quan.
- Không đóng dấu khống chỉ vào văn bản chưa ghi nội dung.
- Dấu trong UBND được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn, dấu được để
trong tủ có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn.
*Trong công tác lập hồ sơ hiện hành
Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được
thực hiện nghiêm túc theo quy định,
Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7B 23

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội