Áá
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

ĐỖ VĂN THÀNH

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TỪ
THỰC TIỄN HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM

LUẬN VĂN LUẬT HIẾN PHÁP VÀ HÀNH CHÍNH

HÀ NỘI, NĂM 2020


VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

ĐỖ VĂN THÀNH

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TỪ
THỰC TIỄN HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM

Chuyên ngành: Luật Hiến pháp và Luật Hành chính
Mã số

: 8.38.01.02

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. BÙI NGUYÊN KHÁNH

HÀ NỘI, NĂM 2020

1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò chứng thực của Ủy ban nhân dân…………………7
1.1.1. Khái niệm chứng thực của Ủy ban nhân………………………………………………...7
1.1.2. Đặc điểm chứng thực của Ủy ban nhân dân…………………………………………….8
1.1.3. Vai trò chứng thực của Ủy ban nhân dân………………………………………..…….10
1.2. Hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân………………………..…...………12
1.2.1. Quy trình quản lý, thực hiện hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân………..12
1.2.2. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Ủy ban nhân dân……………………..17
1.2.3. Trình thự, thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân……………………..18
1.3. Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân……………...20
1.3.1. Khái niệm, đặc điểm quản lý nhà nước về chứng thực……………………………....20
1.3.2. Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực……………………………………………..21
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về chứng thực…………………....23


1.4.1. Sự hoàn thiện các quy định về chứng thực……………………………………............23
1.4.2. Công tác tổ chức, thực hiện về chứng thực…………………………………………….24
1.4.3. Năng lực, trình độ, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức………..24
1.4.4. Ngận thức xã hội về công tác chứng thực………………………………………………25
1.4.5. Sự phát triển của công nghệ-thông tin……………………………………………….....25
Tiểu kết chương…………………………………………………………………………27
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY
BAN NHÂN DÂN TẠI HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM……………..28
2.1. Khái quát chung về đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội và những yếu tố ảnh
hưởng đến hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân tại huyện Núi Thành, tỉnh
Quảng Nam hiện nay…………………………………………………………………...28
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên…………………………………………………………………………27
2.1.2. Đặc điểm kinh tế-xã hội…………………………………………………………………..29
2.2. Thực tiễn quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân tại huyện Núi
Thành, tỉnh Quảng Nam……………………………………………………………….34
2.2.1. Tổ chức bộ máy và bố trí nguồn nhân lực thực hiện chứng thực……………………34

chứng thực.........................................................................................................................61
Tiểu kết chương................................................................................................................63
KẾT LUẬN.......................................................................................................................64


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Nghĩa đầy đủ

1

HĐ, GD

Hợp đồng giao dịch

2

KTM

Kinh tế mở

3

KCN

Khu công nghiệp


Tên bảng

Trang

1.1

Quy trình quản lý, thực hiện chứng thực cấp huyện

22

1.2

Mô hình quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số

24

2.1

Cơ cấu bộ máy của UBND huyện Núi Thành

34

2.2

Mô hình chứng thực tại “một cửa” của UBND huyện Núi Thành

36

Trình tự, thủ tục, các bước thực hiện chứng thực hợp đồng, giao


49

Thực trạng vốn đầu tư cơ sở hạ tầng huyện Núi Thành giai đoạn
32

2015-2019
Bảng tổng hợp kết quả chứng thực của UBND cấp xã giai đoạn
38

2015-2019
Tổng hợp thống kê số việc chứng thực, số lệ phí chứng thực của
UBND cấp huyện giai đoạn 2015 – 2019

39

Đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp cấp huyện giai đoạn 2015 –
51

2019
Đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã giai đoạn 2015 – 2019

51


DANH MỤC BẢN ĐỒ

Số hiệu
bảng


thực tại các địa phương.
Trong những năm qua, các cấp chính quyền, UBND tại huyện Núi Thành đã thực
hiện tốt công tác QLNN về chứng thực, triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực đạt
kết quả. Tuy nhiên do tác động của hệ thống pháp luật và văn bản hướng dẫn thi hành
pháp luật chứng thực thường xuyên sửa đổi, bổ sung qua các thời kỳ và giai đoạn lịch sử
nhất định. Đồng thời các cấp chính quyền địa phương chưa xây dựng cơ chế chính sách
phù hợp, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức QLNN, thực thi công vụ còn nhiều hạn chế
nên hiệu quả QLNN và kết quả triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực chưa đáp
ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao. Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, nên tôi chọn
nghiên cứu đề tài: “Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành,
tỉnh Quảng Nam” làm luận văn thạc sỹ ngành Luật Hiến pháp và luật hành chính.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Trong thời gian qua, nghiên cứu về công tác chứng thực đã có nhiều tác giả nghiên
cứu với những công trình sau:
Lê Hồng Dân (2016), Kỹ năng giao tiếp của công chức làm việc tại bộ phận một
cửa Ủy ban nhân dân thị xã Sơn Tây, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ quản lý công,
1


Học viện hành chính quốc gia Hà Nội. Luận văn tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa
những vấn đề cơ sở lý luận về kỹ năng, giao tiếp, kỹ năng giao tiếp hành chính, kỹ năng
giao tiếp của công chức làm việc tại bộ phận một cửa. Đồng thời, tìm hiểu thực trạng kỹ
năng giao tiếp của đội ngũ công chức làm việc tại bộ phận một cửa của UBND Thị xã
Sơn Tây và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kỹ năng giao tiếp của công chức tại
UBND Thị xã Sơn Tây nói riêng và của Việt Nam nói chung trong công cuộc cải cách
hành chính.
Nguyễn Thùy Dung (2014), Quản lý nhà nước về chứng thực qua thực tiễn thành
phố Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Luật học, Khoa luật, Đại học quốc gia Hà Nội. Mục tiêu
nghiên cứu phân tích, làm sáng tỏ một cách có hệ thống những vấn đề lý luận và thực
trạng quản lý nhà nước về chứng thực thông qua thực tiễn Thành phố Hà Nội. Đồng thời

Nội, nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó. Qua đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực của UBND phường trên địa bàn.
Hoàng Thị Phương Thảo (2019), Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn
Quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Luật Hiền pháp và Luật Hành
chính, Học viện khoa học xã hội. Luận văn nghiên cứu, làm rõ cơ sở lý luận và phân tích
đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm, thành
phố Hà Nội. Đồng thời đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực, quản
lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn quận.
Nguyễn Thành Trung (2019), Chứng thực của UBND cấp phường, từ thực tiễn
Quận Ba Đình, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Luật Hiền pháp và Luật Hành
chính, Học viện khoa học xã hội. Tác giả đi sâu nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công
tác chứng thực các cấp phường, quận tại thành phố Hà Nội. Qua đó, đề xuất giải pháp
tăng cường công tác chứng thực tại các địa phương.
Đinh Xuân Trịnh (2019), Quản lý nhà nước trong lĩnh vực chứng thực từ thực tiễn
tỉnh Quảng Nam, Luận văn Thạc sỹ Luật Hiền pháp và Luật Hành chính, Học viện khoa
học xã hội. Tác giả nghiên cứu và phân tích các quy định pháp luật liên quan đến quản lý
nhà nước trong lĩnh vực chứng thực và đề xuất các giải pháp hữu hiệu để nâng cao chất
lượng quản lý của nhà nước trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn tỉnh.
Nguyễn Thị Thùy Vân (2017), Chứng thực của UBND xã từ thực tiễn huyện Mỹ
Đức, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sỹ Luật học, Học viện khoa học xã hội. Tác giả
nghiên cứu pháp luật và hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân xã; nghiên cứu phân tích
thực trạng hoạt động chứng thực của UBND xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà
3


Nội. Qua đó, đề xuất những giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và thực thi pháp luật
về chứng thực của UBND xã tại địa phương.
Trên cơ sở những nội dung nghiên cứu, phân tích của các công trình trên về công
tác cải cách thủ tục hành chính; nâng cao kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ của
công chức tại bộ phận một cửa; công tác QLNN về chứng thực và thực hiện pháp luật về

Luận văn được nghiên cứu dựa trên các phương pháp luận của chủ nghĩa Mác –
Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh; các quan điểm, đường lối của Đảng, chính sách, pháp
luật của Nhà nước về xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, tăng cường sự
quản lý nhà nước bằng pháp luật, cải cách nền hành chính nhà nước,…
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ nội dung của luận
văn để giải quyết những vấn đề mang tính lý luận như khái niệm; nội dung các quy định
pháp luật về chứng thực; vai trò chứng thực; những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động
chứng thực của Ủy ban nhân dân tại các địa phương.
Tác giả sử dụng phương pháp thống kê, tổng hợp, so sánh dữ liệu từ các cơ quan
chuyên môn liên quan, đối chiếu những quy định pháp luật để phân tích từ thực tiễn thực
hiện QLNN về chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Với những nội dung đã được phân tích, làm rõ trong đề tài hy vọng sẽ đem lại
những đóng góp thiết thực cho việc hoàn thiện những quy định của pháp luật QLNN về
chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Trên cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá những yếu tố ảnh hưởng, những kết quả đạt
được và nguyên nhân, những hạn chế và nguyên nhân trong QLNN về chứng thực trên
địa bàn huyện. Qua đó, giúp cho các cấp chính quyền địa phương trong việc tăng cường
công tác cải cách thủ tục hành chính, hoàn thiện cơ chế chính sách QLNN về chứng thực,
đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi bổ sung pháp luật về chứng thực, triển khai
thực hiện pháp luật về chứng thực đạt hiệu quả trong thời gian đến.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1. Những vấn đề lý luận và pháp luật của quản lý Nhà nước về chứng
thực của Ủy ban nhân dân
5


Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ
vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký
trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về
thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự tham gia hợp đồng, giao dịch.
Bản chính là văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc văn bản do cá nhân
tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.
7


[Điều 2, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/12/ 2015 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực
HĐ, GD]
Từ những phân tích trên, theo quan điểm của tác giả, chứng thực là hành vi hành
chính được cơ quan nhà nước giao thẩm quyền để thực hiện chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký, chứng thực HĐ, GD của các cá nhân, tổ chức và mọi công dân
có yêu cầu theo luật định.
Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên [31, khoản 1, Điều 8].
Là một trong những chức năng của Ủy ban nhân dân cấp xã, chứng thực là hoạt
động mà Ủy ban nhân dân xã cung cấp dịch vụ hành chính công theo yêu cầu của cá
nhân, tổ chức.
Chứng thực của Ủy ban nhân dân xã là hoạt động mang tính hành chính nhà nước
do ủy ban nhân dân xã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản
chính; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực;
xác nhận thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí
tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [khoản 2,

trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký
chữ ký đó, xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị
chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng
lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch [Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch]
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý như bản chính để đối
chiếu, bổ sung trong các giao dịch, các thủ tục hành chính
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐCP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao
dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác [Khoản 2, Điều 3 Nghị định
23/2015/NĐ-CP]
9


Chữ ký được thể hiện trong nội dung của giấy tờ, văn bản được cơ quan nhà nước
chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị chứng minh đó là chữ ký của chủ thể
trong giao dịch của giấy tờ, văn bản đó. Đó cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm của
người ký trong giấy tờ, văn bản này
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của
người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
Các cấp chính quyền có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các
giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn và công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký
trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch [Điều 5, Nghị định
23/2015/NĐ-CP]
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của pháp luật thể hiện về thời
gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện… của các bên tham gia trong

sản...
Qua công tác chứng thực đảm bảo được quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ
chức trong các quan hệ, giao dịch; đảm bảo quyền công dân của mọi người đều được
pháp luật bảo hộ.
1.1.3.2. Góp phần phát triển kinh tế-xã hội địa phương
Các giấy tờ, hồ sơ được chứng thực thông qua các thủ tục hành chính, tạo điều
kiện cho mọi tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại trong
thực tiễn. Khi cá nhân, tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức
khác không có quyền được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính
xác thực của văn bản: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính
trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản sao được chứng thực
từ bản chính theo quy định tại có giá trị pháp lý như bản chính đã dùng để đối chiếu
chứng thực trong các giao dịch, các hoạt động thủ tục hành chính; Chữ ký được chứng
thực theo quy định có giá trị chứng minh đó là chữ ký của các chủ thể trong hợp đồng
giao dịch, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn
bản; Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định thể hiện về thời gian, địa điểm,
năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký …của các bên tham gia đã ký, đã thỏa
thuận trong hợp đồng, giao dịch.

11


Từ các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại của các cá nhận và tổ chức được thực
hiện chứng thực, đem lại nhiều lợi ích kinh tế, nâng cao đời sống nhân dân, góp phần
phát triển kinh tế, xã hội ở các địa phương.
1.1.3.3. Góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục vụ
Theo quy định của pháp luật, thông qua hoạt động chứng thực trong công tác quản
lý và triển khai thực hiện chứng thực của các cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở
pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, cho các giấy tờ, văn bản của các cá nhân và tổ chức yêu
cầu thông qua thủ tục hành chính ở các địa phương. Trên cơ sở đó, giúp cho các cấp

tại Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, bắt buộc phải có bản chính làm
căn cứ để chứng thực bản sao. Tuyệt đối không chứng thực bản sao khi không có bản
chính - như hiện tượng đã có văn phòng công chứng làm. Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt
nội dung này, yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực ghi rõ tên, ký hiệu giấy tờ,
văn bản là bản chính dùng để chứng thực bản sao trong sổ chứng thực bản sao từ bản
chính theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đồng thời, đề nghị các cơ
quan, tổ chức thực hiện chứng thực không lưu trữ văn bản chứng thực bản sao từ bản
chính theo đúng quy định tại Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
1.2.1.2. Về chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
Sở Tư pháp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chứng thực thực hiện đúng quy định
tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký
phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả thì người yêu cầu chứng thực ký trước mặt cán bộ tiếp nhận hồ sơ
và ghi lời chứng theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và
13


Thông tư số 20/2015/TT-BTP. Đối với giấy tờ, văn bản có nội dung của hợp đồng, giao
dịch thì không chứng thực chữ ký trên văn bản đó mà thực hiện theo thủ tục chứng thực
hợp đồng, giao dịch quy định tại Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Biểu đồ 1.2. Mô hình quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số

(Nguồn: Bộ thông tin và truyền thông (2017), Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT
ngày 19/12/2017 ciau Bộ thông tin và truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn
bản điện tử trong cơ quan nhà nước)
1.2.1.3. Về chứng thực chữ ký người dịch
Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người
dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có
bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Tuy nhiên, qua
công tác thanh tra cho thấy, một số cơ quan chứng thực không tuân thủ quy định này, vẫn

Đối với những việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì
không được chứng thực chữ ký, bảo đảm thực hiện các thủ tục hành chính theo luật định
về thẩm quyền, nội dung chứng thực trong hợp đồng, giao dịch của các tổ chức, cá nhân
trong thực tiễn.
1.2.1.5. Việc chứng thực trong tờ khai lý lịch cá nhân
15