Chương 1. Hệ thống thông tin quản lý
1. Khái niệm HTTTQL
-
HTTT là một hệ thống bao gồm con người, máy móc thiết bị, kỹ thuật, dữ liệu và
các chương trình làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho
người sử dụng trong một môi trường nhất định.
-
HTTTQL là HTTT tin học hoá có chức năng cung cấp mọi thông tin cần thiết cho
quá trình quản lý một tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế tối đa.
-
HTTTQL là sự kết hợp các thành quả của khoa học quản lý, kỹ thuật điện tử và
công nghệ thông tin.
-
HTTTQL là nền tảng của mỗi hệ thống quản lý cho dù đó là quản lý vĩ mô hay là
quản lý vi mô.
2. Các thành phần của HTTTQL: gồm 4 thành phần chính
a. Tài nguyên (tiềm năng) về phần cứng của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế
là toàn bộ các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin.
Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy
tính điện tử, mạng máy tính.
- MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu. Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từ
các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra.
- Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường
truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng.
Mạng máy tính chia thành 3 loại chính:
+ Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toà
nhà, một trường học, một công ty.
+ Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia,
trong lục địa.
+ Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên trái
đất.

- Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:
+ Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình
như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban.
+ Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là
những người xây dựng và bảo trì HTTTQL.
- Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người
chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử
dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống
được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất
và kinh doanh.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Khái niệm: phân tích hệ thống thông tin quản lý (PTHTTTQL)
* (ISO): PTHT là sự nghiên cứu, điều tra, xem xét hệ thống (hiện thực hoặc dự
kiến) một cách tỉ mỉ, toàn diện, có hệ thống, để xác định những yêu cầu về thông tin
và các quá trình của hệ thống này, cùng với các mối quan hệ giữa các quá trình đó,
cũng như quan hệ với các hệ thống khác.
* PTHT là việc dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật giúp cho các nhà phân
tích hiểu rõ hơn và tìm ra các giải pháp cho các vấn đề kinh doanh.
( Viện tin học; phân tích, thiết kế, cài đặt HTTTQL- Hà Nội 1990-Tr 78)

2
2. Các phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin là công đoạn đầu tiên của quá trình ptích HTTT. Mục tiêu
của công việc này là thu được những thông tin liên quan đến mục tiêu đã đặt ra với
độ chính xác cao nhất.Mỗi pp đều có những ưu, nhược riêng và được áp dụng cho
phù hợp tình hình thực tế.Nhưng cho dù pp nào thì cũng cần lưu ý: biết càng nhiều
thông tin về môi trường hoạt động làm việc của một tổ chức thì càng dễ hiểu được
các vấn đề đang được đặt ra và có khả năng đặt ra các câu hỏi thiết thực với các vấn
đề được xem xét. Các thông tin này gồm:


3
* Ưu: việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức
cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này.
*Tuy nhiên pp này cũng có một số hạn chế.
-một hệ thống mới thường sẽ làm thay đổi pp và các chi tiết thao tác khiến cho pp
làm việc cũ không còn mấy ý nghĩa.
-những người bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu (ngay cả khi họ chỉ tưởng rằng họ bị
quan sát) và thường thay đổi hành động khi bị quan sát-thay đổi có chiều hướng ko
tốt.
- việc quan sát cũng đòi hỏi khá nhiều thời gian
* Qui trình
- chọn mục tiêu, đối tượng,công việc, chức năng được QS
- tiến hành QS, ghi chép
- lập báo cáo QS
2.3.Phương pháp phỏng vấn
- phỏng vấn là một PP thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng
-những điều cần lưu ý khi phỏng vấn
+chú ý lắng nghe khi phỏng vấn
+thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn
+tình huống phỏng vấn
+phạm vi liên quan đến phỏng vấn
+câu hỏi mở
+câu hỏi trực tiếp
-qui trình
+chọn mục tiêu, đối tượng, công việc chức năng được PV
+chuận bị các câu hỏi đc PV
+chọn người được PV
+chọn người thực hiện PV
+chọn thời gian và địa điểm Pv

3.Sơ đồ chức năng công việc (Business Function Diagram: BFD
3.1. Khái niệm:
BFD Là sơ đồ mô tả HTTT. Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm những
chức năng gì. BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng không chỉ ra
những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này và cũng không
phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. BFD còn được gọi là sơ đồ
chức năng kinh doanh.
3.2. Các quy tắc lập sơ đồ chức năng:
- Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng
- Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì phải ghi rõ cách lựa chọn và phải ghi
ký tự 0 ở bên phải phía trên của góc chức năng này.
- Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đánh dấu * ở
phía trên, góc phải của khối chức năng.
Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem
lại lợi ích thì đánh dấu bằng 1 dòng đậm vào khối chức năng.
- Tên chức năng nên ngắn gọn, dể hiểu, ko trùng lặp để tạo thuận tiện cho
người sử dụng
- Mỗi sơ đồ chức năng nên có fần giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của chức
năng này
5
*Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau:

Quản lý trường ĐH
QL

chính qui
QLĐT
tại chức
QLĐT
sau ĐH
QLĐT
văn bằng
2
QLĐT dự
án MBA
QLĐT
chuyển
đổi

4. Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DFD):
Cũng giống như BFD là 1 công cụ dùng để biểu diễn HTTT.
4.1.Khái niệm: DFD là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng. Sơ đồ này cho thấy
quá trình vận động của dữ liệu trong HTTT. Trong sơ đồ này chỉ có các dòng dữ
liệu, các công việc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu.
DFD chỉ ra cách dữ liệu chuyển từ chức năng này sang chức năng khác. Điều
quan trọng nhất là DFD chỉ ra những dữ liệu cần phải có trước khi thực hiện 1 chức
năng nhất định và dữ liệu có được sau khi thực hiện chức năng này cần phải thế
nào.

6
DFD không phải là 1 công cụ hoàn hảo để ptích HTTT, nó chỉ đơn thuần mô
tả HTTT làm gì và để làm gì, nhưng không chỉ ra thời gian, địa điểm và đối tượng
chịu trách nhiệm làm các công việc đó.
4.2. Công dụng của DFD:
- Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng.
7
Ví dụ: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống tính lương có thể có dạng sau đây:
Bảng tổng hợp
Cơ quan thuế Giám đốc biểu thuế ngày công
Cơ quan tài
chính
Nhân viên
Hệ thống
tính lương
Phiếu trả lương
Chương 3 : Thiết kế HTTT1.Khái niệm thiết kế HTTT.

Thiết kế HTTT là quá trình xác định cấu trúc phần cứng và phần mềm,xác
định các modul chương trình, các giao diện và dữ liệu cho HTTT để thoả mãn
những đòi hỏi xác định.
2.Khái niệm thực thể và các thuộc tính của thực thể.

Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu.

Chuẩn hoá dữ liệu là việc xem xét danh sách các thuộc tính của thực thể và
áp dụng các quy tắc chuẩn hoá đối với danh sách này để biến nó thành dạng chuẩn.
Dạng chuẩn là dạng :
+ Tối thiểu việc lặp lại.
+ Tránh dư thừa thông tin.
+ Xác địnhvà giả quyết sự nhập nhằng.
5.Các quy tắc chuẩn hoá dữ liệu.
Có nhiều quy tắc chuẩn hoá, hay dùng nhất là 3 quy tắc sau đây:
* 1 NF: 1 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc
tính lặp. Nếu có các thuộc tính như vậy thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành
các danh sách con, gán cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh và
thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc.
* 2 NF : 2 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc
hàm vào toàn bộ khoá, chứ không được phép phụ thuộc vào một phần của khoá.
Nếu có sự phụ
thuộc như vậy thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con mới. Lấy
bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới, đặt cho nó một tên phù hợp với nội
dung của các thuộc tính trong danh sách.
* 3 NF: 3 NF quy định rằng, trong mỗi danh sách không được có sự phụ thuộc bắc
cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính X phụ thuộc vào thuộc tính Y và thuộc tính
Y phụ thuộc vào thuộc tính Z thì phải tách các thuộc tính đó ra thành 2 danh sách
con mới, một danh sách chứa quan hệ X - Y và một danh sách chứa quan hệ Y - Z.
Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách.
6.Khái niệm phần mềm.
Phần mềm là một tâp hợp gồm:
- Các chương trình
- Các cấu trúc dữ liệu
- Các tài liệu hướng dẫn