1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THU MUA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY
HÀ NỘI.
I. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có ảnh hưởng tới
kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá.
1.Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có tên đầy đủ là công ty
Trách Nhiệm Hữu Hạn Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội, tiền thân là
Công ty tư nhân Ba Nhất được thành lập vào ngày 20-10-1993.Trong những
năm đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trường, lao
động, maý móc thiết bị, kinh nghiệm song công ty đã đạt được mục tiêu đã đề
ra, nâng cao uy tín cuả công ty trên thị trường, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn
cho cơ quan thuế,…..
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội với tính chất là một
doanh nghiệp thương mại vì vậy chức năng chính là thu mua và tiêu thụ các
thiết bị phòng cháy chữa cháy.Ban đầu khi mới thành lập khối lượng, chủng
loại, mẫu mã hàng hoá còn hạn chế. Sau 6 năm hoạt động căn cứ vào tình
hình, chính sách chế độ của nhà nước, phân tích nhu câù của thị trường và đối
thủ cạnh tranh, ban giám đốc đã quyết định đổi tên công ty thành Công ty
TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội vào ngày 16-10-1998 theo
quyết định của UBND Thành Phố Hà Nội. Kể từ năm 1998 đến nay công ty
thực hiện nhiều bước đi phù hợp nên đã không ngừng tiến hành mở rộng quy
mô và ngành nghề kinh doanh.Hiện taị, công ty đã mở thêm một phân xưởng,
thuê thêm nhiều nhân công phục vụ cho các hoạt động của công ty.
Công ty đã lập ra các chi nhánh :
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
1

loại hàng hoá của công ty.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
2
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
2.Đặc điểm hàng hoá.
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có chức năng kinh
doanh cung cấp thiết bị chuyên ngành phòng cháy chữa cháy.Nhập khẩu, kinh
doanh vật tư thiết bị phục vụ công tác phòng cháy chữa cháy.Bên cạnh đó,
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội còn cung cấp, thiết bị
camera bảo vệ, giám sát an ninh, cấp thoát nước và xử lý nước thải.
Các thiết bị báo cháy công ty nhập có nhiều chủng loại như: 5 kênh, 10
kênh, 20 kênh.Các thiết bị báo cháy này có tác dụng phát hiện ra đám cháy và
rú còi báo động để cho mọi người trong khu vực đó biết và dập tắt đám
cháy.Các thiết bị báo cháy rất nhỏ gọn thuận tiện cho việc lắp đặt ở những nơi
thuận lợi cho việc nhận biết có hoả hoạn.
Các thiết bị chữa cháy bao gồm nhiều loại: Bình chữa cháy, các loại vòi
chữa cháy, máy bơm chữa cháy, van điều khiển,...Các thiết bị này có tác dụng
dập tắt đám cháy khi có hoả hoạn xảy ra.Do các đám cháy bùng phát rất
nhanh nên công việc chữa cháy phải được tiến hành một cách nhanh
chóng.Chính vì vậy mà các thiết bị chữa cháy có cấu tạo phù hợp, đơn giản,
gọn nhẹ thuận lợi cho việc sử dụng.Đồng thời việc bảo quản chúng cũng dễ
dàng đảm bảo có thể hoạt động tốt khi có cháy xảy ra.
Các thiết bị cứu hộ, cứu nạn bao gồm: Xe ôtô cứu hộ, đệm hơi cứu hộ, quần
áo chữa cháy,.…Các thiết bị này được sử dụng khi có tai nạn về cháy xảy ra
để giảm thương vong của vụ cháy.Bảo vệ các nhân viên phòng cháy và các
nạn nhân trong vụ cháy.
Ngoài ra công ty còn cung cấp các thiết bị bảo vệ an ninh các hộ gia đình,
các thiết bị cấp thoát nước và xử lý nước thải của các công ty trong toàn quốc.

- Cố vấn kỹ thuật: có trách nhiệm tư vấn tham mưu cho giám đốc về
chất lượng các loại hàng hoá thu mua và phương thức bảo quản hàng hoá
trước khi đưa ra tiêu thụ.
- Cố vấn pháp luật: Có trách nhiệm tư vấn cho giám đốc về các chính
sách, chế độ của nhà nước nói chung là việc thực hiện đúng các quy định của
nhà nước trong việc thu mua, nhập khẩu hay tiêu thụ hàng hoá.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
4
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
Giúp việc cho Giám đốc có Phó giám đốc.Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp
giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, làm giảm nhẹ khối
lượng công việc mà giám đốc cần giải quyết trong kỳ kinh doanh.Góp phần
tăng hiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh.Cụ thể phó giám đốc cùng với
giám đốc phải tiến hành đôn đốc các phòng ban hoàn thành đúng nhiệm vụ và
mục tiêu đề ra.Khi giám đốc đi công tác hoặc vì lý do nào đó không thể lãnh
đạo được công ty thì phó giám đốc là người thay mặt giám đốc giải quyết các
công việc thường ngày của công ty theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm của
mình.
Giám đốc và phó giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành bốn phòng sau:
Phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng hành chính, phòng kế toán.Đứng
đầu các phòng là các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc và phó
giám đốc về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều tra tìm hiểu thị trường từ đó lập các
kế hoạch chi tiết thu mua các loại hàng hoá, tìm kiếm nhà cung cấp để cung
cấp các mặt hàng trong kế hoạch.Cách thức tiêu thụ các loại hàng hoá nhập
về.Tất cả các kế hoạch này chỉ được thực hiện khi mà ban giám đốc phê
duyệt.
- Phòng hành chính: có chức năng là phối hợp với các phòng khác để phục

hơn so với các sản phẩm cũ, các nhân viên tại cửa hàng có nhiệm vụ chào
hàng tới các đơn vị, khách hàng và chỉ ra những chứa năng mới và ưu điểm
của sản phẩm mới để khách hàng biết được và chấp nhận tiêu thụ.Đồng thời
tại cửa hàng các nhân viên có thể bán lẻ cho các khách hàng mua vói số lượng
và giá trị nhỏ.
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty có thể được khái quát theo sơ đồ 1.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
6
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY
PHÒNG HÀNH CH NHÍ
BỘ PHẬN KHẢO SÁT THIẾT KẾ
GIÁM ĐỐC
CỐ VẤN KỸ THUẬT
CỐ VẤN PHÁP LÝ
PHÒNG KỸ THUẬT
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KẾ TOÁN
NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG VÀ NHẬP KHẨU
GIỚI THIỆU SẢN PHẨM
BỘ PHẬN THI CÔNG
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
7
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán

công ty có hợp đồng lắp đặt các thiết bị phòng cháy chữa cháy, xem xét các
chi phí phát sinh, các thiết bị xuất kho, tổ chức hạch toán kế toán để lập dự
toán, khi công trình bàn giao sẽ tiến hành lập báo cáo quyết toán đưa lên
Giám đốc.
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội và giữa Công ty với
khách hàng với nhà cung cấp, đồng thời quản lý các tài khoản 131, 331, 136,
336,141,333,… kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng .
Kế toán kho quỹ và ngân hàng: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ cuả
chứng từ gốc, viết phiếu thu, phiếu chi, lập sổ quỹ và theo dõi quỹ tiền mặt
của Công ty, quản lý các tài khoản 111,112 và các sổ chi tiết.Cuối tháng đối
chiếu với sổ phụ của ngân hàng.Bộ máy kế toán có thể được mô tả rõ hơn qua
sơ đồ 2.
Sơ đồ 2:Sơ đồ bộ máy kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN CHI PH VÀ GIÁ SÍ ẢN PHẨM
KẾ TOÁN CÔNG TRÌNH
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
9
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN KHO QUỸ VÀ NGÂN HÀNG
2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán.
Hiện nay, Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đang áp
dụng hình thức Nhật ký - sổ Cái.
Đặc điểm của hình thức Nhật Ký - Sổ Cái là từ các nghiệp vụ kinh tế tài
chính đã phát sinh vào chứng từ gốc hoặc bảng tồng hợp chứng từ gốc. Sau
đó từ các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chúng từ gốc để ghi vào Nhật Ký-

11
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Đối với Công ty TNHH Thiết bị phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì việc
lựa chọn hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái có thể nói là khác phù hợp.Hình
thức ghi sổ này đơn giản, thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán của bộ
phận kế toán.Với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá các nhân viên kế
toán ghi sổ cái TK156, TK 331, TK511,131,….
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải
theo dõi theo yêu cầu quản lý.Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các
thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ
chưa được phản ánh trên sổ nhật ký và sổ cái.Đối với kế toán thu mua và
tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà
Nội thì bộ phận kế toán tiến hành mở các sổ chi tiết của các loại hàng hoá,
vật tư, thẻ kế toán chi tiết.Mỗi loại hàng hoá ghi tiết cho một quyển sổ hoặc
nhiều loại hàng hoá được ghi trên một quyển sổ chi tiết.
Công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá hết sức quan trọng.Vì vậy
các loại sổ kế toán liên quan đến hàng hoá được kế toán trưởng giao cho một
nhân viên có trách nhiệm và trình độ năng lực cao quản lý.Đồng thời kế toán
trưởng thường xuyên theo dõi đôn đốc nhắc nhở nhân viên này.
Việc mở và ghi sổ kế toán đều được nhân viên ghi sổ phản ánh kịp thời,
chính xác, trung thực, và liên tục theo trình tự thời gian để theo dõi đúng số
phát sinh và số hàng tồn cuối ngày, làm căn cứ để thu mua và xuất hàng
hoá.Hết niên độ kế toán thì phải tiến hành khoá sổ kế toán.
Bên cạnh đó việc lưu giữ sổ kế toán hàng hoá được nhân viên giữ sổ thực hiện
một cách cẩn thận.

với các tổ chức kinh tế nước ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C
gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo lô
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
13
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân
hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng
và nhận chứng từ đi nhận hàng.
- Phương thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và
nhận uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ
thác nhập khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập
khẩu hàng hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập
khẩu và phải lưu giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu.Tuy nhiên
hình thức này ít được công ty áp dụng.
1.2.Phương pháp hạch toán kế toán thu mua hàng hoá.
a.Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng.
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là đơn vị kinh
doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên kế
toán nghiệp vụ mua hàng thường sử dụng các chứng từ sau:
- Hợp đồng mua bán hàng hoá
- Hoá đơn GTGT
- Hoá đơn bán hàng thông thường
- Phiếu nhập kho:
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số
03/GTGT).
Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ
sau đây:
- Invoice : là chúng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số

1 Fire Extinguisher FZ4 PCS 3000 11.5 34500
2 Fire Extinguisher MFTZ35 - 50 109 5450
3 Fire Extinguisher MT3 - 500 21 10500
4 Fire Extinguisher MT5 - 300 22.5 6750
5 Fire Hose phi 50-13 Model M 5000 2.8 14000
6 Fire Hose phi 65-13 Model M 3000 3.2 9400
7 30m Fire Hose Reel PCS 20 90 1800
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
15
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế
toán
Đơn vị: Công ty Thiết bị PCCC
Hà Nội
28b Điện biên Phủ-Ba Đình-
Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Mẫu số: 01 - VT
QĐ số: 186 TC/CĐKT
Nagày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài
chính
Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 66/3
Họ tên người giao hàng: Anh Tuấn Anh
Theo: Số hoá đơn 17019 ngày 5 tháng 10 năm 2005 của..
Nhập tại kho: Thanh Xuân
S
T
T
Tên, nhãn hiệu
quy cách phẩm chất vật tư

Thuế VAT:
Tổng thanh toán:
Viết bằng chữ:
Nhập ngày 06 tháng 10 năm 2005
Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
16