Thực trạng tổ chức hạch toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y
tế Hà Nội
I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và công tác
kế toán tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội.
1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:
Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nớc, hạch
toán kinh tế độc lập dới sự quản lý về chuyên môn của Sở y tế Hà Nội và sự lãnh
đạo về chính quyền của UBND Thành phố Hà Nội.
Hiện nay, trong nền kinh tế thị trờng đầy biến động, cạnh tranh gay gắt,
công ty có một số chức năng và nhiệm vụ nh sau:
* Chức năng của công ty:
- Đợc quyền tổ chức mạng lới kinh doanh bán buôn bán lẻ các mặt hàng
thuốc y tế trên địa bàn Hà Nội với danh nghĩa là nhà phân phối độc quyền đại lý.
- Pha chế theo đơn, gia công sản xuất và bào chế đóng gói.
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuốc, dợc liệu, hoá chất, mỹ phẩm và trang
thiết bị y tế,...
- Đợc liên doanh liên kết với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nớc để kinh
doanh, sản xuất thuốc.
Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội đã đợc cấp giấy phép xuất nhập
khẩu số 2051034 ngày 23/03/1993 để trực tiếp xuất nhập khẩu với hạn ngạch 5
triệu USD/ năm.
* Nhiệm vụ của công ty:
- Cung cấp, phân phối, kinh doanh các dợc phẩm và thiết bị y tế dới dạng
nguyên liệu, thành phẩm cho các cơ sở sản xuất thuốc hay mạng lới bán buôn bán
lẻ để phục vụ cho nhu cầu chữa bệnh của nhân dân thành phố Hà Nội.
- Sản xuất, pha chế và đóng gói các loại thuốc tân dợc.
Giám đốc
P. Giám đốc KD PGĐ Tài chính
P.tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật
P.tài vụ thống kê

phạm vi cả nớc, hầu hết tất cả các nhà thuốc, công ty thuốc t nhân và các bệnh
viện của tỉnh, thành phố đều đợc công ty phân phối thuốc. Ngoài trụ sở chính tại
Hà Nội, công ty còn có chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh.
Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã
đạt đợc những kết quả đáng khích lệ. Cụ thể, kết quả sản xuất kinh doanh trong 2
năm 2000 - 2001 nh sau:
Bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh
của Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội trong 2 năm 2000 2001
Đơn vị tính: Triệu đồng
Khoản mục
Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
1. Tổng doanh thu 360.204 100 358.105 100 -2.099 0
2. Các khoản giảm trừ 2.888 0,8 2.945 0,82 57 0,02
3. Doanh thu thuần 357.316 99,2 355.160 99,18 -2.156 -0,02
4. Giá vốn hàng bán 280.134 77,77 263.407 73,56 -16.727 -4,21
5. Lợi tức gộp 77.182 21,43 91.753 25,62 14.571 4,19
6. Chi phí bán hàng 69.815 19,38 83.876 23,42 14.061 4,04
7. Chi phí QLDN 4.441 1,23 4.978 1,39 537 0,16
8. Lợi tức thuần 2.926 0,81 2.899 0,81 -27 0
9. Thu nhập HĐĐTTC 6.104 1,69 5.002 1,39 -1.102 -0,3
10. Chi phí HĐĐTTC 5.973 1,66 4.861 1,36 -1.112 -0,3
11. Lợi tức HĐĐTTC 131 0,04 141 0,04 10 0
12. Thu nhập HĐBT 5.882 1,63 7.920 2,21 2.038 0,58
13 Chi phí HĐBT 5.799 1,61 6.118 1,71 319 0,1
14. Lợi tức HĐBT 83 0,02 1.802 0,5 1.719 0,48
15. Tổng lợi tức trớc thuế 3.140 0,87 4.842 1,35 1.702 0,48
16. Thuế lợi tức phải nộp 1.004,8 0,28 1.549,44 0,43 544,64 0,15
17. Lợi tức sau thuế 2.135,2 0,59 3.292,56 0,92 1.157,36 0,33
Qua bảng trên cho thấy tổng lợi tức sau thuế của doanh nghiệp năm 2001

trách nhiệm điều hành và tổ chức toàn bộ hệ thống kế toán của công ty.
- Kế toán tổng hợp: Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ căn cứ tổng hợp chứng
từ gốc, số liệu ở các Sổ kế toán chi tiết để ghi vào Sổ cái và Bảng tổng hợp
chi tiết, đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào
số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết,
Báo cáo kế toán.
- Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi của doanh
nghiệp. Định kỳ, kiểm tra hoặc kiểm tra đột xuất quỹ theo lệnh của giám đốc và
kế toán trởng. Kế toán tiền mặt căn cứ vào các chứng từ thu chi đã đợc duyệt (có
kèm theo chứng từ gốc) tiến hành ghi chép vào các sổ quỹ. Cuối tháng đối chiếu
số liệu với kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán ngân hàng để lập Bảng tổng
hợp thu chi, báo cáo tổng số thu chi trong tháng với kế toán tổng hợp.
- Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động của
tiền gửi ngân hàng. Kế toán ngân hàng trên cơ sở bản sao kê, giấy báo nợ, báo có
của ngân hàng, kèm theo chứng từ gốc phản ánh sự tăng giảm của tiền gửi ngân
hàng lên Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng, đối chiếu số liệu với kế
toán tiền mặt, kế toán phải thu, kế toán phải trả để lập Bảng tổng hợp thu chi,
báo cáo với kế toán tổng hợp.
- Kế toán kho: theo dõi việc nhập, xuất, tồn của hàng hoá cả về mặt giá trị
và số lợng. Do có quá nhiều mặt hàng với số lợng lớn nên kế toán trởng đã phải
bố trí 2 nhân viên làm kế toán kho. Vì thế công việc không bị ứ đọng. Hai kế toán
kho này sẽ căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho do thủ kho chuyển lên, kiểm
tra, ghi Sổ nhập - xuất - tồn hàng hoá. Cuối tháng, kế toán kho cộng sổ đối
chiếu với thẻ kho theo số lợng, lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn, báo cáo với
kế toán tổng hợp giá trị hàng xuất, nhập, tồn.
- Kế toán phải thu: theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá và các khoản phải
thu của khách hàng. Cuối tháng, báo cáo doanh thu bán hàng, lập bảng kê phải
thu của khách hàng cho kế toán tổng hợp, thờng xuyên đôn đốc thu hồi nợ, không
để khách hàng chiếm dụng vốn của công ty.
- Kế toán phải trả: theo dõi tình hình mua hàng và các khoản nợ phải trả

thanh toán tiền hàng đều đợc tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống
các hiệu thuốc bán buôn, bán lẻ khắp các quận huyện. Định kỳ, các hiệu thuốc lập
dự trù (số lợng, quy cách từng loại thuốc dự kiến sẽ tiêu thụ trong kỳ sau) gửi lên
phòng kinh doanh công ty. Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các hiệu
thuốc rồi tiến hành gọi hàng từ các công ty Dợc phẩm. Sau khi hàng về nhập kho
và đợc cán bộ mua hàng kiểm nhận xong, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập
kho. Tiếp đó, phòng kinh doanh thông báo cho các hiệu thuốc tới kho công ty
nhận hàng.
Việc thanh toán tiền hàng do phòng tài vụ - thống kê đảm nhận, đợc tiến
hành tuỳ thuộc vào từng phơng thức thanh toán đã thoả thuận giữa hai bên.
1. Hạch toán ban đầu:
Nhận thức đợc tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép,
phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban
đầu ở Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội rất đợc chú trọng.
ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có:
- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ
liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng đợc sử dụng và ghi chép
theo đúng qui định của Bộ tài chính.
- Yêu cầu: ngời ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải
có tính pháp lý.
- Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên
phòng kế toán.
- Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối t-
ợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban
đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ
sau:
- Hoá đơn GTGT:
+ Giá bán (cha có thuế GTGT).
+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT.
+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT).