TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI XĂNG DẦU VIPCO
2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
2.1.1 Mô hình tổ chức
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý phù
hợp với yêu cầu quản lý,trình độ của cán bộ kế toán cùng với quy mô rất lớn mà
bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân
tán.Công ty TNHH VIPCO Hải Phòng,Công ty TNHH Bất động sản
VIPCO,Công ty TNHH Thuyền viên VIPCO,Công ty TNHH VIPCO Hạ Long
hạch toán độc lập.Chi nhánh VIPCO Móng Cái hạch toán chung với văn phòng
Công ty.
Theo hình thức này tại công ty lập một phòng kế toán để tập hợp các nhật
ký chứng từ từ các Công ty con gửi lên định kỳ cuối tháng và thực hiện việc
tính toán qua các số liệu từ nhật ký chứng từ của các xí nghiệp vào sổ Cái các
tài khoản.Từ đó tổng hợp để lập các báo cáo cuối kỳ.Tại công ty cũng tiến hành
việc kinh doanh do vậy kế toán công ty ngoài ra còn phải tổ chức các chứng từ
và sổ sách kế toán phản ánh hoạt động kinh doanh của Công ty.
Công ty chọn và áp dụng phương pháp này vì Công ty là một doanh nghiệp
có quy mô lớn,hoạt động trên địa bàn phân tán là những điều kiện bất lợi cho
việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ,bảo đảm sự lãnh đạo tập trung thống nhất của
kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo toàn công ty đối với
toàn bộ hoạt động kinh doanh.
2.1.2 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty
Phòng kế toán gồm 7 cán bộ công nhân viên được bố trí theo sơ đồ sau
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Thủ quỹ
Chuyên
viên kế
toán thanh
toán 2

trong hệ thống.
• Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế
toán.
• Tham gia xây dựng định hướng chiến lược phát triển của Công ty,các dự
án đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tư tài chính,các quy chế trong lĩnh
vực đầu tư,quản lý tài sản,vật tư....
• Xây dựng kế hoạch tổng hợp của Công ty,tổng hợp kế hoạch toàn hệ
thống.
• Xây dựng phương án tổ chức hệ thống kế toán trong Công ty.
Quyền hạn của phòng kế toán
• Kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán khi xét
thấy cần thiết.
• Đề xuất với Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị các giải pháp để nâng
cao chất lượng công tác quản lý tài chính và hạch toán kế toán, đào tạo
đội ngũ cán bộ,chuyên viên làm công tác tài chính kế toán trong Công ty
và hệ thống.
• Tham gia bố trí sắp xếp hệ thống nhân viên Tài chính - Kế toán, đề xuất
với Tổng giám đốc việc bổ nhiệm,miễn nhiệm cán bộ Tài chính - Kế toán
trong phạm vi Công ty.
• Ký duyệt chi hoặc mua sắm trang thiết bị văn phòng theo quy định hiện
hành của Công ty.
• Được quyền quan hệ với các cơ quan hữu quan để thực hiện chức
năng,nhiệm vụ của phòng.
• Được kí các văn bản, điện mang tính thông báo,hướng dẫn nội bộ.
• Bố trí, sắp xếp giao nhiệm vụ cho nhân viên dưới quyền phù hợp với
năng lực thực tế của họ. Đề xuất với Tồng giám đốc trong việc định
biên,thay thế,bổ nhiệm,miễn nhiệm,nâng lương cán bộ nhân viên dưới
quyền,thưởng cho những đơn vị và cá nhân trong và ngoài Công ty có
thành tích theo quy định hiện hành của Công ty.
• Đánh giá chất lượng công tác,danh hiệu lao động của cán bộ nhân viên

 Chịu trách nhiệm và trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán.
 Tham gia xây dựng,hoàn thiện các quy chế,quy định,quy trình
thuộc lĩnh vực tài chính kế toán.
 Tham gia trong các ban dự án đầu tư,thực hiện kiểm tra các dự
toán,quyết toán các công trình đầu tư,sữa chữa tài sản liên quan,ký
các chứng từ,lệnh thu,chi theo uỷ quyền.
 Theo dõi và giải quyết về công nợ,các khoản mua sắm thiết bị dụng
cụ quản lý văn phòng,
 Hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ các kế toán viên.Tham gia công tác
kiểm tra nội bộ.
 Tham mưu cho Kế toán trưởng trong việc đánh giá thành tích công
tác của cán bộ nhân viên trong phòng.
 Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế
toán trưởng.
+ Một chuyên viên kế toán tổng hợp có nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
 Tham gia xây dựng kế hoạch và công tác triển khai kế hoạch.
 Thực hiện công tác kế toán tổng hợp,lập,tổng hợp và hợp nhất hệ
thống báo cáo tài chính,báo cáo quản trị theo quy định.Công tác
đối chiếu thanh quyết toán với Tổng công ty,người giao đại lý và
các đơn vị nội bộ.
 Giúp kế toán trưởng trong việc phân tích báo cáo tài chính và thực
hiện đầu tư tài chính, đầu tư chứng khoán.
 Báo cáo giá thành vận tải,tổng hợp báo cáo trong hoạt động kinh
doanh xăng dầu toàn công ty.
 Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Phó
trưởng phòng và kế toán trưởng.
+ Một chuyên viên kế toán tài sản và vật tư phụ tùng có nhiệm vụ và
trách nhiệm chính:
 Theo dõi,thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới kế toán
TSCĐ,nguồn vốn và các quỹ.Giúp kế toán trưởng và phó trưởng

nghĩa vụ với ngân sách nhà nước:thuế GTGT,thuế thu nhập
doanh nghiệp,thuế thu nhập cá nhân.Quản lý cấp phát,quyết
toán hoá đơn GTGT.
 Thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan tới thanh toán tiền
mặt.
 Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ
kế toán liên quan đến lĩnh vực đảm nhiệm.
 Theo dõi quản lý công nợ tạm ứng.Khoán sử dụng điện thoại.
 Lập các báo cáo liên quan tới kế toán thuộc phần hânh công
việc được giao.
 Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của phó
trưởng phòng và Kế toán trưởng.
+ Thủ quỹ chịu trách nhiệm :
 Chịu trách nhiệm quản lý,tiếp nhận,kiểm đếm tiền mặt(cả nội và
ngoại tệ),chứng chỉ có giá liên quan tới việc thu vào,chi ra tại quỹ
của Công ty.
 Thực hiện kiểm tra,kiểm soát về tính hợp pháp các bộ chứng từ
trước khi thu tiền vào hoặc chi tiền ra tại quỹ Công ty.
 Kiểm kê quỹ hàng ngày,khoá sổ quỹ và đối chiếu với kế toán thanh
toán tiền mặt về tồn quỹ cuối ngày.
 Tổng hợp kiểm tra tính chuẩn xác,hợp pháp,hợp lệ của bộ chứng từ
về chi phí cảng của các tàu để giao lại cho kế toán tổng hợp hành
tự.
 Lập sổ quỹ và quản lý các chứng từ thu,chi từ quỹ tiền mặt trình
Ban TGĐ ký phiếu thu,chi trước khi đóng tập để lưu trữ theo quy
định.
 Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Kế
toán trưởng và Phó trưởng phòng.
2.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán
Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng công ty xăng dầu Việt Nam,căn

mực kế toán ban hành theo Quyết định số 12/2005/QĐ-BTC ngày 15 tháng 02
năm 2005,Quyết định số 100/2005/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2005 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính và đã được Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện tại
Thông tư số 20/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006,Thông tư số
21/2006/TT-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.Ngoài ra,Công ty cũng áp dụng
Chế độ Kế toán Doanh nghiệp mới được ban hành theo Quyết định số 15/QĐ-
BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 hàng năm.Năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2006 là năm
tài chính đầu tiên kể từ khi Công ty cổ phần hoá.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ).
Phương pháp hạch toán ngoại tệ : Trong năm,các nghiệp vụ phát sinh bằng
ngoại tệ liên quan đến các tài khoản thuộc loại doanh thu,chi phí,TSCĐ,hàng
tồn kho được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên
ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ.Còn các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ liên quan đến các tài
khoản tiền và công nợ được ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch
toán.Chênh lệch tỷ giá được hạch toán vào thu nhập hoặc chi phí tài chính trong
năm.Cuối năm,số dư các khoản mục tiền tệ và công nợ có gốc ngoại tệ được
đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt
Nam công bố tại ngày kết thúc niên độ kế toán.Chênh lệch tỷ giá được hạch
toán vào tài khoản 413-chênh lệch tỷ giá hối đoái sau đó kết chuyển vào thu
nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính. Đầu năm sau,số dư các tài khoản tiền và
công nợ có gốc ngoại tệ lại được đánh giá lại theo tỷ giá hạch toán,chênh lệch tỷ
giá được phản ánh vào tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.Tỷ giá hạch
toán năm 2006 là : 16.000 VNĐ/USD.Tỷ giá bình quân liên ngân hàng ngày
31/12/2006 là 16.101 VNĐ/USD.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Theo chế độ kế toán áp dụng tại Tổng
công ty xăng dầu Việt Nam thì “Áp dụng thống nhất phương pháp kê khai
thường xuyên tại tất cả các đơn vị trực thuộc Tổng công ty”.Là công ty thành

chứng khoán từ năm 2006,theo quy định tại Công văn số 11924 TC/CST ngày
20 tháng 10 năm 2004 của Bộ Tài chính,Công ty sẽ được giảm 50% số thuế thu
nhập doanh nghiệp tính từ khi kết thúc thời hạn miễn thuế.Như vậy Công ty sẽ
được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 04 năm kể từ năm bắt đầu kinh
doanh có lãi.
Năm 2006 là năm tài chính đầu tiên Công ty hoạt động dưới hình thức công
ty cổ phần và kinh doanh có lãi.
Thuế thu nhập doanh nghiệp được miễn giảm được dùng để tăng Quỹ đầu
tư phát triển.
Tài sản cố định hữu hình : TSCĐ được khấu hao theo phương pháp đường
thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.Số năm khấu hao của các loại tài sản
cố định áp dụng tại Công ty như sau :
Loại tài sản cố định Số năm
Nhà cửa,vật kiến trúc 07 - 25
Máy móc và thiết bị 03 - 07
Phương tiện vận tải,truyền dẫn 06 - 12
Thiết bị,dụng cụ quản lý 03 - 05
Tài sản cố định vô hình :
Quyền sử dụng đất : là toàn bộ các chi phí thực tế Công ty đã chi ra có liên
quan trực tiếp tới đất sự dụng,bao gồm : tiền chi ra để có quyền sử dụng đất,chi
phí cho đền bù,giải phóng mặt bằng,san lắp mặt bằng,lệ phí trước bạ...Quyền sử
dụng đất được khấu hao trong 10 năm.
Lợi thế thương mại : được xác định khi xác định giá trị doanh nghiệp để cổ
phần hoá.Lợi thế thương mại được khấu hao trong 03 năm.
Phương pháp khấu hao theo đường thẳng là phương pháp khá đơn giản và
chính xác, đồng thời làm công tác kế toán gọn nhẹ hơn,giảm nhẹ khối lượng
công việc kế toán mà vẫn đảm bảo tính đúng,tính đủ.
Phương pháp tính VAT : Công ty nộp Thuế giá trị gia tăng theo phương
pháp khấu trừ.Thuế suất Thuế giá trị gia tăng như sau :
 Hoạt động vận tải quốc tế,tạm nhập tái xuất : Không chịu thuế

- TK 13113 : Phải thu khách hàng đại lý
- TK 13114 : Phải thu khách hàng tái xuất
- TK 13118 : Phải thu khách hàng PT khác
 TK 1312 : Phải thu khách hàng trực thuộc
- TK 13121 : Phải thu khách hàng mua buôn
- TK 13122 : Phải thu khách hàng Tổng đại lý
- TK 13123 : Phải thu khách hàng đại lý
- TK 13124 : Phải thu khách hàng mua lẻ
- TK 13128 : Phải thu khách hàng PT khác
Các TK này lại được chi tiết cho từng khách hàng.
TK 331 được chi tiết như sau :
 TK 3311 : Phải trả người bán về hàng hoá
 TK 3312 : Phải trả người nhận thầu
- TK 33121 : Phải trả người nhận thầu về mua sắm tài sản
- TK 33122 : Phải trả người nhận thầu về đầu tư XDCB
- TK 33123 : Phải trả người nhận thầu về sửa chữa lớn TSCĐ
 TK 3313 : Phải trả người cung cấp dịch vụ vận tải
 TK 3318 : Phải trả người bán khác
Các TK này lại được chi tiết cho từng khách hàng.
TK 511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chi tiết theo loại hình kinh
doanh,khách hàng.
TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ chi tiết theo loại hình kinh doanh.
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính chi tiết theo khách hàng.
Các Tk còn lại cơ bản tuân theo hệ thống TK của Bộ Tài chính và được chi tiết
theo yêu cầu sử dụng.
*Hệ thống sổ sách
* Hệ thống sổ sách báo cáo chi tiết
- Thẻ kho
- Báo nhập - xuất - tồn
- Sổ chi tiết các tài khoản : TK 111,TK 112,TK 211,TK 331...