Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ
khí may gia lâm
I. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý
hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cơ khí
may gia lâm có ảnh hởng đến hạch toán vật liệu
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cơ khí may Gia Lâm là một trong những công ty mạnh của ngành
Dệt may Việt Nam trực thuộc Tổng Công ty Dệt may Việt Nam.
Tên gọi chính thức: Công ty cơ khí may Gia Lâm.
Tên giao dịch đối ngoại: Gia Lam Sewing Machine Company
Trụ sở chính: Thị trấn Sài Đồng - Gia Lâm - Hà Nội.
Điện thoại: 048276564-048276934
Fax: 8448276565.
Tài khoản giao dịch: 710A.00012 tại ngân hàng công thơng Chơng Dơng.
Công ty đã trải qua những bớc xây dựng và trởng thành tính đến nay là 25
nămvới nhiều thay đổi về nhiệm vụ trong sản xuất cũng nh sự thay đổi tên gọi của
công ty . Ngày 22/9/1977 theo quyết định số 731/CNN- TCLĐ của Bộ Công
nghiệp nhẹ , xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu ra đời từ một phân xởng sửa
chữa của xí nghiệp May 10(nay là công ty May 10) - tiền thân của Công ty cơ khí
may Gia Lâm ngày nay. Cuối những năm 80, cùng với sự phát triển chung của
ngành công nghiệp nhẹ trong đó có sự phát triển mạnh mẽ của ngành may công
nghiệp - chuyển sang may hàng xuất khẩu, xí nghiệp cơ khí sửa chữa máy khâu
đổi tên thành Xí nghiệp Cơ khí may Gia Lâm theo quyết định số 462/CNN -
TCLĐ ngày 7/5/1983 của Bộ Công nghiệp nhẹ và đợc xây dựng trên địa điểm mới
riêng biệt cùng với sự giúp đỡ của Cộng hoà dân chủ Đức cũ.
Những năm trong thời kỳ bao cấp, công ty cha phát huy đợc hết tiềm năng của mình : mọi kế hoạch sản
xuất và tiêu thụ của công ty đều đợc thực hiện theo chỉ tiêu pháp lệnh của nhà nớc. Nhiệm vụ mà nhà nớc giao
cho công ty giai đoạn này là sản xuất các phụ tùng thay thế và sửa chữa các máy khâu công nghiệp, các loại máy
chuyên dùng trong ngành may công nghiệp cho các xí nghiệp may thuộc Liên hiệp sản xuất xuất nhập khẩu May
- Bộ Công nghiẹp nhẹ hoặc các xí nghiệp may thuộc các Sở Công nghiệp trên toàn quốc.
Ngày 29/4/1993, để đáp ứng yêu cầu chung của xã hội, theo quyết định số

của công ty cơ khí may gia lâm
STT Chỉ tiêu TH năm 2001 KH năm 2001 TH năm 2001
So sánh
với KH
năm
2001
(%)
So sánh
với năm
2000 (%)
1
Doanh thu
thuần
31.075.300.877 33.000.000.000 31.160.040.816 94,42 100,27
2 Lợi nhuận 388.636.051 495.000.000 514.870.389 104,01 132,48
3
Vốn kinh
doanh
12.954.535.030 13.711.911.362 13.729.877.329 100,13 105,98
4
Nộp ngân
sách
1.840.774.587 1.956.000.000 869.127 101,73 108,01
5
Thu nhập
bình quân
737.890 750.000 0,0375 115,88 117,78
6
Tỷ suất lợi
nhuận/vốn

công nhân viên trong toàn công ty, quản lý, sử dụng có hiệu quả quỹ tiền lơng,
tiền thởng trên cơ sở quy chế đã ban hành.
* Phòng kỹ thuật:
Có nhiệm vụ nghiên cứu, thiết kế khuôn mẫu bản vẽ , xây dựng các định
mức kinh tế kỹ thuật tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, qui cách từng mặt hàng,
nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất và giám định máy
Phòng bảo vệ
Ban giám đốc
Quản đốcphân xưởng
Phòng kinh doanhPhòng kỹ thuậtPhòng tố chức hành chínhPhòng kế toánPhòng KCS
Tổ trưởng sản xuấtNhân viên kinh tế
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ trao đổi thông tin
móc thiết bị sản xuất . Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản
phẩm, tính năng kỹ thuật, độ an toàn của sản phẩm trớc khi nhập kho.
* Phòng kinh doanh :
Hợp tác quan hệ với các bạn hàng trong và ngoài nớc, ký kết các hợp đồng
mua bán thiết bị, sản phẩm, tham mu cho giám đốc xác định phong hớng, mục
tiêu, chiến lợc kinh doanh , tìm hiểu nhu cầu của thị trờng, tìm kiếm đầu vào, đầu
ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ đó lập kế hoạch sản xuất ,cân
đối giữa các nguồn lực của công ty nh vật t, lao động, máy móc thiết bị và nguồn
vốn.
* Phòng kế toán:
Đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, chính xác, kịp
thời, xác định đợc kết quả kinh doanh của công ty, xây dựng kế hoạch tài chính,
xây dựng các mức chi phí và phân tích các mặt liên quan đến tài chính, tham mu
cho giám đốc về kế hoạch tài chính.
* Phòng KCS:
Kiểm tra chất lợng, nghiệm thu sản phẩm, kiểm tra, giám sát công nghệ sản
xuất trên dây chuyền, kiểm tra vật t trớc khi đa vào sản xuất, tham gia vào công
tác nghiên cứu nâng cao chất lợng sản phẩm cùng với phòng kỹ thuật.

Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu, hoá đơn của nhà cung cấp, kế toán tiến
hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy, đồng thời đối chiếu só liệu thờng xuyên với phong kinh doanh và với
Kế toántổng hợp
Kế toán trưởng
Kế toán VT, sản phẩm, HHKế toán TSCĐKế toántiền lươngKế toánthanh toán
Nhân viên hạch toán kinh tế
thủ kho. Cuối tháng kế toán tổng cộng số liệu, lập báo cáo vật liệu, đối chiếu với sổ sách kế toán có liên quan,
định kỳ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê kho.
* Kế toán tài sản cố định:
Theo dõi tình hình tăng , giảm tài sản cố định, lập báo cáo tổng hợp, chi tiét về TSCĐ cuả công ty.
Giám sát thanh lý, nhợng bán TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ.
* Kế toán tiền lơng và BHXH:
Theo dõi việc tính toán tiền lơng, BHXH và các khoản phụ cấp khác cho cán bộ công nhân viên trong
công ty . Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lơng, lập bảng phân bổ số 1,.. và chuyển số liệu cho kế toán tổng
hợp.
* Kế toán thanh toán:
Theo dõi tình hình thu, chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty, mở sổ quỹ theo dõi
thu , chi tiền mặt. Hàng ngày đối chiếu số d trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. Theo dõi
tình hình thanh toán của công ty với các đối tợng nh khách hàng, nhà cung cấp, ngân sách, thanh toán tạm ứng
* Kế toán chi phí và giá thành:
Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ; bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội, kế toán
tién hành vào sổ tập hợp chi phí sản xuất , phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng mặt hàng cụ thể.
* Kế toán thành phẩm và tiêu thụ:
Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ. Mỏ sổ chi tiết bán hàng cho từng loại
hàng, mở thẻ theo dõi tình hình nhập, xuất thành phẩm sau đó theo dõi, vào sổ chi tiết bán hàng cho từng loại.
* Thủ quỹ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nh phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ xuất tiền mặt hoặc nhập quỹ,
ghi sổ quỹ phần thu, phần chi, cuối ngày đối chiếu với kế toán tiền mặt, nếu có sai sót phải sửa chữa kịp thời.
Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ cùng các bộ phận có liên quan tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt hiện có. Nếu
phát hiện thừa hoặc thiếu tiền mặt tại quỹ, phải tìm nguyên nhân và dề ra biện pháp xử lý.

hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố trên chứng từ. Máy sẽ tính toán, phân
loại, hệ thống hoá thông tin theo chơng trình đã định đẻ có thông tin tổng hợp trên tài khoản, thông tin chi tiết và
hệ thống báo cáo tài chính. Các thông tin này có thể đợc hiển thị trên màn hình và in ra giấy.
Đến kỳ lập báo cáo, kế toán xử lý dữ liệu theo chơng trình trên máy : tổng
hợp, kết chuyển các tài khoản tập hợp chi phí, xác định kết quả kinh doanh sau
khi đã kiểm tra lại các số liệu chi tiết của các bộ phận trong phòng( đợc kế toán tr-
ởng kiểm tra) đúng khớp với chứng từ gốc thì in số sách theo qui định của công ty
Chứng từ gốcSổ quỹ
Bảng phân bổ
Bảng kê
Nhật ký Chứng từ
Sổ cái
Báo cáoKế toán
Thẻ(sổ) kế toán chi tiết
Bảng tổng hợpchi tiết
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
và các báo cáo tài chính theo qui định chung. Đây là u điểm của công tác kế toán
bằng máy.
Sổ sách kế toán đợc sử dụng taị công ty theo hình thức NKCT bao gồm:
NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết và sổ cái.
Về mặt hạch toán , nguồn số liệu đợc luân chuyển theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 10:
trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
tại công ty cơ khí may gia lâm
Đối với phần hành vật liệu , các chứng từ, sổ sách sử dụng tại công ty bao
gồm:
+ Phiếu nhập kho. + Thẻ kho.
+ Biên bản kiểm kê vật t . + Sổ chi tiết vật liệu
+ Biên bản kiểm nghiệm vật t . + Bảng phân bổ vật liệu .
+ Thẻ kho. + Sổ cái TK 152

của vật liêu trong sản xuất .Qua phân loại, vật liệu của công ty đợc chia thành các
loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở
vật chất hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: gang, thép, sắt, gỗ
+ Vật liệu phụ: là loại vật liệu mang tính chất phụ trợ trong sản xuất, có tác
dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm nh dầu mỡ, que hàn
, ốc vít, giẻ lau , bao bì
+ Nhiên liệu: gồm than đá, hơi đốt,
+ Phụ tùng thay thế: là những chi tiết , phụ tùng máy móc thiết bị mà công
ty mua về để phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện vận tải, máy móc sản xuất
nh vòng bi, dây đai, mỏ hàn
+ Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu bị thải loại ra trong quá trình sản
xuất đợc công ty thu hồi để bán nh đề xê sắt thép các loại
+ Bao bì đóng gói và vật liệu khác: bao gồm bìa hộp các tông, gỗ hòm,
dây nẹp nhựa, túi ni lông, hộp xốp
Song song với việc phân loại vật liệu, để phục vụ cho việc quản lý vật liệu
đợc chặt chẽ hơn, công ty tiến hành đánh số danh điểm cho từng thứ vật liệu, cụ
thẻ là lập mã vật liệu theo nguyên tắc duy nhất.
Biểu số 2
Sổ danh điểm vật liệu
Mã vật liệu Tên vật liệu
Đơn vị
tính
Tài Khoản Ghi chú
021015 Thép lá CT
3
S = 1,5
mm
Kg 1521
021020 Thép lá CT

Gía mua trên
hoá đơn (giá
cha có thuế
GTGT)
+
Thuế nhập
khẩu ( nếu
có )
+
Chi phí
thu mua
-
Các khoản
giảm trừ
Theo quy định của phòng kinh doanh, chi phí thu mua bao gồm chi phí vận
chuyển bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí của cán bộ thu
mua, giá trị vật liệu hao hụt trong định mức.
* Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thanh toán với ngời nhận
gia công.
* Vật liệu nhập kho do công ty tự sản xuất :