Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ
sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty ô tô xe máy hà bắc
I) Tổng quan về công ty ô tô xe máy hà bắc:
1) Quá trình hình thành và phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
công ty ô tô xe máy Hà Bắc:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc được thành lập theo quyết định số 1124/1999/QĐ -
TTg ngày 20/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ. Công ty có văn phòng giao dịch đặt
tại Tân Lập-Đình Bản- thành phố Bắc Ninh – Tỉnh Bắc Ninh. Công ty ô tô xe máy Hà
Bắclà một công ty có tư cách pháp nhân độc lập theo quy định của pháp luật Nhà
nước, công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có con dấu riêng và chịu trách nhiệm
về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc có một lịch sử vẻ vang và truyền thống hơn 40 năm
xây dựng và phát triển.
Từ Xí nghiệp công tư hợp doanh vận tải ô tô Hà Bắc ra đời ngày 20/04/1960 theo
quyết định của Uỷ ban Hành chính, trên các tuyến đường từ Bắc vào Nam, ở đâu
cũng in dấu bánh xe của công ty tham gia vận chuyển hàng ngàn tấn lương thực, thực
phẩm,. Đất nước thống nhất, trong hoàn cảnh khắc phục khó khăn do chiến tranh để
lại, với phương tiện cũ xong công ty đã chủ động chuyển mô hình từ sản xuất kinh
doanh từ phục vụ chiến đấu sang phục vụ sản xuất nâng cao đời sống nhân dân.
Năm 1976, Nhà nước sáp nhập hai tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang. Theo đó, ngành
vận tải ô tô cũng được sáp nhập và công ty trở thành Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô
Bắc Giang Xí nghiệp được tổ chức lại từ ba xí nghiệp hạch toán độc lập trước đây, đó
là:
- Xí nghiệp vận tải ô tô Bắc Ninh
- Xí nghiệp vận tải ô tô Bắc Giang -
Xí nghiệp sửa chữa ô tô 2/9
Và hoạt động theo tổ chức mới từ ngày 01/01/1978. Từ năm 1978 đến năm 1985,
xí nghiệp vẫn luôn năng động sáng tạo để dần dần từng bước nâng cao chất lượng
quản lý, đẩy mạnh sản xuất. Do đó, tám năm liền xí nghiệp luôn là đơn vị thực hiện
suất sắc các nhiệm vụ chính trị và hoàn thành toàn diện kế hoạch Nhà nước giao.
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh chủ yếu như trên, công ty cổ phần vận tải ô
tô Nam Định vừa là đơn vị sản xuất vừa là đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, cho nên
sản phẩm chính của công ty là:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2
-Người vận chuyển ( Người ) -Tấn hàng luân chuyển ( Tấn- Km )
-Người luân chuyển ( Người- Km ) -Số vỏ xe đóng mới ( Cái )
-Tấn hàng vận chuyển ( Tấn ) -Số xe sửa chữa ( Cái )
Vì là đơn vị kinh doanh vận tải nên công ty có phạm vi hoạt động trong và ngoài
tỉnh, trên phạm vi cả nước và các nước láng giềng theo hiệp định ký kết đang áp dụng
giữa hai nước.
Với chức năng và nhiệm vụ kể trên, trong những năm vừa qua công ty đã đạt được
những bước tiến đáng kể trong việc tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên do phải cạnh
tranh gay gắt với các đơn vị khác trong cùng lĩnh vực nên công ty đã gặp nhiều khó
khăn. Tuy đã có cố gắng nhiều nhưng do thích nghi và hoà nhập chưa tốt với cơ chế
mới của công ty cộng với những tác động khách quan cho nên hiệu quả kinh tế của
công ty đạt được vẫn còn chưa đều nhau giữa khối công nghiệp và khối vận tải. Tuy
vậy công ty bằng nhiều kinh nghiệm và cố gắng nên cũng đã khẳng định được chỗ
đứng của mình trong nền kinh tế thị trường và ngày càng làm ăn có lãi.
2)Tổ chức kinh doanh và quản lý vận tải tại công ty ô tô xe máy Hà Bắc
2.1) Tổ chức hệ thống kinh doanh ở công ty ô tô Hà Bắc Công ty ô tô Hà
Bắclà một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân.
Công ty thực hiện chỉ đạo tập trung thống nhất từ công ty đến các đơn vị trực thuộc
nhằm đảm bảo phát huy tính năng động, sáng tạo, phối hợp nhịp nhàng các hoạt động
chung của công ty để đạt được hiệu quả cao.
Hiện nay, công ty có 6 đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty,
có tư cách pháp nhân theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty. Ngoài ra, còn có 4
phòng ban trực thuộc văn phòng công ty làm nhiệm vụ giải quyết các công việc phát
sinh hàng ngày và còn là tham mưu giúp việc cho giám đốc.
2.2) Tổ chức quản lý ở công ty ô tô xe máy Hà Bắc

bến xe
Đội xe ca
số 1
Phòng kỹ
thuật vật tư
Ban kiểm soát
Chủ tịch HĐQT kiêm
giám đốc điều hành
Phòng kế
hoạch kinh
doanh
Phòng tổ chức lao
động tiền lương,
hành chính
Đội xe
taxi
XN sửa
chữa ô tô
4
Thông qua các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, quyết toán tài
chính của công ty trong niên độ kế hoạch trước đó, đề ra phương án lập các quỹ và sử
dụng lợi nhuận, đề ra phương hướng và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau.
 Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành:
Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc
do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành công
ty, thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng và trình kế hoạch
dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế về quản lý, điều hành sản xuất kinh
doanh.
 Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc công ty :
Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các

của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty. Thực hiện chức năng giám sát bằng
tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là công cụ quan trọng nhất
trong quản lý kinh tế của công ty, tham mưu cho giám đốc công tác tài chính thông
qua mua sắm tài sản, thiết bị, vật tư dùng cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật vật tư:
Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểm
tra và quản lý phương tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch mua
sắm, dự trữ , quản lý nhập – xuất vật tư, phụ tùng, phương tiện vận tải mới, theo dõi
đôn đốc bảo dưỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật tư, phụ tùng ô tô.
 Các đơn vị thành viên:
Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phương
tiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sản
xuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho.
Giám đốc các đơn vị thành viên phải tìm mọi biện pháp để tổ chức thực hiện
hoàn thành kế hoạch được giao, phải tổ chức và sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảo
phương tiện thiết bị có khả năng thực hiện tốt mức kế hoạch sản xuất của đơn vị
mình.
Để tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên chủ động khai thác được các nguồn
hàng, giám đốc công ty uỷ quyền bằng văn bản cho giám đốc các đơn vị thành viên
được ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế khác từng việc hoặc nhiều
việc trong thời gian quy định theo đúng phạm vi, nhiệm vụ được giao. Cuối tháng,
Website: Email : Tel : 0918.775.368
6
các đơn vị thành viên trực tiếp gửi báo cáo kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị
mình về công ty đồng thời phản ánh các yêu cầu cần thiết cho việc sản xuất của đơn
vị bằng văn bản (nếu có) làm cơ sở cho việc báo cáo sơ kết đánh giá kết quả sản của
toàn công ty.
Đến cuối quý, đơn vị phải lập đầy đủ, đúng theo các biểu báo cáo quy định của
công ty và các phòng nghiệp vụ hướng dẫn theo lịch quy định.
3) Đặc điểm quy trình công nghệ sửa chữa ô tô của công ty ô tô xe máy Hà

Đệm
Vật tư thay thế
Tháo rời chi tiết kiểm tra, phân loại
Bỏ đi
Dùng lại
Kiểm tra, sửa chữa
Phục hồi , sửa chữa
Gia công cơ khí
Website: Email : Tel : 0918.775.368
8
Lắp ráp toàn bộ
Lắp ráp thành cụm
Chạy thử
Sửa chữa(nếu có)
Nghiệm thu
Lắp đệm, đèn, sơn xe
Giao cho khách hàng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
9
4) Đặc điểm công tác kế toán tại công ty ô tô xe máy Hà Bắc:
4.1)Tổ chức bộ máy kế toán:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là một công ty có quy mô lớn,
nhiều đơn vị thành viên và để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công
ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là, toàn bộ công việc kế toán
của công ty được tập trung thực hiện tại phòng kế toán tài vụ dưới sự chỉ đạo trực
tiếp của kế toán trưởng từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến việc lập các báo
cáo tài chính. Các đơn vị trực thuộc cũng có kế toán riêng nhưng không tổ chức thành
một bộ phận kế toán riêng tại các đơn vị này mà các nhân viên kế toán tại đây chỉ làm
nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép vào
sổ sách hạch toán nội bộ một cách đơn giản và hàng tháng lập các báo cáo gửi về

công ty. Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến quản lý tài
sản, nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt. Ký duyệt các khoản thu, chi hàng
ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.
Kế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau:
Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vay
vốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trong tháng,
thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ.
Kế toán vật tư, tài sản cố định: Có nhiệm vụ:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
11
Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, tình
hình mua sắm mới, đầu tư xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cố định
trong toàn công ty. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố định cho
các đối tượng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao và xác
định giá trị còn lại. Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập – xuất vật tư, phụ tùng trong
kỳ.
Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán tiền lương và thực hiện
trích nộp BHXH cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành:Có nhiệm vụ sau:
Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo đúng
đối tượng, cung cấp kịp thời số liệu và thông tin. Định kỳ cung cấp các báo cáo về
chi phí sản xuất cho kế toán trưởng và giám đốc, đồng thời phân tích tình hình thực
hiện kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về các biện
pháp để giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho công ty. Thu thập và tổng
hợp lại các số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc.
Thủ quỹ : Là người quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ
trực tiếp quản lý các khoản thu- chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, thủ quỹ là một
nữ nhân viên kế toán tại công ty.
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại mỗi đơn vị trực thuộc có hai nhân viên

4.2)Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc là một doanh nghiệp Nhà nước nên hệ thống chứng
từ kế toán của công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ theo đúng chế độ kế
toán do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đó bao gồm:
-Chứng từ về quỹ gồm có: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề
nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng.
-Chứng từ về tiền gửi ngân hàng gồm: uỷ nhiệm chi, sec, phiếu chuyển khoản.
-Chứng từ bán hàng và quản lý gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hợp đồng cung cáp dịch vụ thuê xe, hợp đồng sửa
chữa ô tô, các hoá đơn tìên điện, hoá đơn tiền nước,. . .
-Chứng từ về tài sản cố định(TSCĐ): biên bản giao nhậnTCĐ, thẻ TSCĐ, biên
bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa
chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Tuy nhiên, do đặc thù của công ty là làm công tác sản xuất và kinh doanh dịch vụ
vận tải, nên ngoài những chứng từ theo biểu mẫu kể trên, công ty còn sử dụng thêm
một số chứng từ viết tay hoặc do mua ngoài để phản ánh ở các đơn vị trực thuộc như
vé xe ô tô, giấy thanh toán tiền taxi phục vụ người dân, các khoản thu về dịch vụ bến
bãi,. . .
Website: Email : Tel : 0918.775.368
13
Còn về hệ thống tài khoản, công ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp I và cấp II do
Nhà nước ban hành. Nhưng do phạm vi hoạt động rộng lớn, cộng thêm nhiều đơn vị
thành viên làm các công tác sản xuất và dịch vụ khác nhau nên công ty đã chi tiết đến
tài khoản cấp III. Vì xí nghiệp bến xe là đơn vị trực thuộc duy nhất trực tiếp thu tiền
dịch vụ và có quỹ riêng nên để tiện theo dõi tiền mặt tồn quỹ của toàn công ty, công
ty đã mở chi tiết TK1111 đến tiểu khoản cấp III để theo dõi cho xí nghiệp bến xe và
cho công ty. Và vì được tổ chức bởi nhiều đơn vị thành viên, nên để theo dõi hiệu quả
sản xuất kinh doanh của từng đơn vị thành viên, công ty chi tiết TK5113 và TK631
đến tiểu khoản cấp III và IV, mỗi một chữ số khác nhau ở tiểu khoản này đại diện cho
một đơn vị thành viên. Công ty tổ chức hạch toán nội bộ nên phát sinh nhiều khoản

toàn công ty).
-Các bảng kê số 1, 2,3,4,5,6 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty).
-Các bảng phân bổ, sổ chi tiết (về theo dõi vật liệu và thành phẩm)
Vì công ty được tổ chức bởi nhiều đơn vị trực thuộc nên để tiện cho việc theo dõi
công ty tiến hành mở cho mỗi đơn vị trực thuộc một hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp
riêng theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau đó, căn cứ vào các sổ tổng hợp và chi
tiết của từng đơn vị trực thuộc công ty tiến hành mở sổ chung cho toàn công ty chi
tiết theo hai khối: khối công nghiệp và khối vận tải để làm cơ sở lập các báo cáo trình
đại hội cổ đông. Việc mở sổ riêng cho từng đơn vị và chung cho toàn công ty như vậy
sẽ giúp cho công ty đảm bảo theo dõi sát sao tình hình hoạt động cũng như hiệu quả
sản xuất kinh doanh của từng đơn vị từ đó thấy được hướng phát triển chung cho toàn
công ty.
Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa
chữa của công ty như sau:
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ
Sổ kế toán chi tiết
nguyên vật liệu, tiền
Nhật ký chứng từ số 7
Bảng kê số 4
Bảng tính giá
thành sản phẩm
Sổ Cái
TK621,622,
627,154
Bảng tổng hợp xuất vật
tư, tổng hợp tiền lương
Báo cáo tài chính
15

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ
16
cho toàn công ty của tháng đó. Do đó, đối tượng tập hợp chi phí sửa chữa của công ty
là toàn bộ xí nghiệp bảo dưỡng ô tô.
2)Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sửa chữa:
Cùng với việc sử dụng các chứng từ theo quy định, như trên đã nói, công ty còn
mở riêng cho xí nghiệp bảo dưỡng một hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình
thức Nhật ký chứng từ. Việc mở hệ thống sổ riêng như vậy giúp công ty theo dõi
được sát sao hơn tình hình thực hiện nhiệm vụ cũng như hiệu quả sản xuất kinh
doanh của xí nghiệp bảo dưỡng. Để hạch toán chi phí sửa chữa của xí nghiệp bảo
dưỡng, công ty tiến hành theo quy trình như sau:
a)Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất công nghiệp là những chi phí
về các loại máy móc, động cơ ô tô, các loại phụ tùng thay thế, các loại sắt, thép
cácbon C45, tôn lá đen CT3. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất
trong tổng giá thành( khoảng 50- 55%). Việc xuất nguyên vật liệu chính dùng cho sản
xuất công nghiệp là căn cứ vào giấy đề nghị vật tư của XN bảo dưỡng. Khi phát sinh
một hợp đồng sửa chữa, đơn vị trực thuộc thuộc khối công nghiệp sẽ căn cứ vào mức
độ sửa chữa để lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư (nhưng
cũng có những vật tư đơn vị trực thuộc phải đi mua).Trên giấy đề nghị có ghi rõ
lượng vật tư, loại vật tư cần dùng, hợp đồng nào, đơn vị nào.
Trường hợp vật liệu có trong kho của công ty :Khi phát sinh hợp đồng sửa chữa
số 4, phòng kỹ thuật của XN bảo dưỡng sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để tính ra
lượng vật tư cần thiết và trình lên giám đốc XN. Khi đó, giám đốc đơn vị sẽ lập giấy
đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư của công ty xin xuất vật tư.
Mẫu số 01
Công ty ô tô xe máy Hà Bẵc
giấy đề nghị xuất vật tư
Ngày 08 tháng 02 năm 2007
Kính gửi: Phòng kỹ thuật vật tư công ty

Lý do xuất: dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4
STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng
1 Tôn kẽm 1,2 ly
1m x2m
Kg 50
2 ống ổ trục Cái 1
... …... ... ...
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Kế toán đơn vị
(Ký, họ tên)
Trường hợp trong kho công ty không có, xí nghiệp phải tự đi mua: Để sửa chữa ô tô
NISSAN của hợp đồng sửa chữa số 4 cần thay thế một ống dẫn trục nhưng trong kho
công ty không có. Căn cứ vào giá trị thực tế trên thị trường của ống dẫn trục, phòng
kỹ thuật vật tư của XN sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng tiền để nhân viên kỹ thuật của XN
đi mua.
Mẫu số 02
Công ty ô tô xe máy Hà Bắc
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 07 tháng 02 năm 2007
Website: Email : Tel : 0918.775.368
18
Số: 50
Kính gửi: Giám đốc công ty
Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Hải Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng
Địa chỉ: Phòng kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng
Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 122.000 ( viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai ngàn
đồng chẵn)
Lý do tạm ứng: Mua một cái ống dẫn trục dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4
Thời hạn thanh toán : Cuối ngày 07 tháng 02 năm 2007