Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG QUỐC TẾ
ĐỐI VỚI MẶT HÀNG QUÀ TẶNG VÀ TRANG TRÍ NỘI THẤT
Hướng dẫn marketing xuất khẩu
cho các nhà xuất khẩu thủ công mỹ nghệ Việt Nam
1
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
Tài liệu thuộc bản quyền: VIETRADE/ITC/WTO/UNCTAD
2
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
Mục lục
Trang
Lời mở đầu 3
1 Bạn đã sẵn sàng xuất khẩu chưa? 4
1.1 Phân tích thị trường (Phân tích bên ngoài) 4
1.2 Phân tích công ty (Phân tích bên trong) 9
1.3 Phân tích SWOT 11
2 Chiến lược thâm nhập thị trường 12
3 Chuẩn bị cho một sự hiện diện chuyên nghiệp 14
3.1 Tài liệu marketing 15
3.2 Chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân viên và cách thức liên lạc 19
3.3 Chuyên nghiệp hóa các hoạt động của công ty 21
3.4 Hiểu các yêu cầu thị trường để tăng hiệu quả sự hiện diện 23
4 Chuẩn bị các sản phẩm xuất khẩu 24
5 Dự tính chi phí, định giá và lập hóa đơn khi xuất khẩu 28
5.1 Dự tính chi phí và định giá xuất khẩu 28
5.2 Báo giá và Hóa đơn chiếu lệ 31
5.3 Các điều khoản bán hàng 32
5.4 Phương thức thanh toán 34
6 Tham gia hội chợ thương mại 38
6.1 Lựa chọn hội chợ thương mại phù hợp 39

Nhóm soạn thảo tài liệu gồm có:

Trung tâm nghiên cứu và phát triển làng nghề, Hà Nội, Việt Nam (www.hrpc.com.vn)

IDC – Các chuyên gia tư vấn phát triển quốc tế, Aachen, Germany (www.idc-aachen.de)
Bản quyền
Tài liệu được biên soạn nhằm mục đích hỗ trợ các nhà sản xuất, xuất khẩu và các tổ chức hỗ trợ kinh doanh hàng
thủ công mỹ nghệ tại Việt Nam. Vì thế, tài liệu này sẽ không được bán lại dưới hình thức các dịch vụ tư vấn và
vì các mục đích thương mại khác. Để tận dụng nguồn thông tin này trên cơ sở phi thương mại, nguồn thông tin
sẽ được ghi là VIETRADE. Tất cả các hình thức sử dụng khác đều bị cấm, trừ khi có sự cho phép bằng văn bản
của VIETRADE.
1
Các mặt hàng thủ công mỹ nghệ được đề cập trong cuốn Hướng dẫn được liệt kê chi tiết trong phụ lục số 1
4
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
1
Bạn đã sẵn sàng xuất khẩu chưa?
1.1 Phân tích thị trường (Phân tích bên ngoài)
Để xác định liệu công ty đã sẵn sàng xuất khẩu hay chưa, đầu tiên hãy đánh giá thị trường, xác
định các cơ hội để từ đó lựa chọn những thị trường phù hợp nhất. Từ đó, đánh giá khả năng tận
dụng các cơ hội đã xác định thông qua các phân tích về thị trường của doanh nghiệp.
Có rất nhiều thị trường hứa hẹn cho các mặt hàng thủ công mỹ nghệ Việt Nam và vì thế bạn sẽ
gặp một vài khó khăn trong việc quyết định nên tập trung vào thị trường nào. Nhìn chung, bạn
có thể thực hiện từng bước cách tiếp cận sau:
Bước 1: Định hình các thị trường tiềm năng

Thu thập các số liệu thống kê thương mại về nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ ở nhiều
nước và số liệu xuất khẩu của Việt Nam. Tổng cục Thống kê Việt Nam (địa chỉ số 1A
Hoàng Văn Thụ, Hà Nội) là địa điểm tốt nhất bạn có thể tìm được nguồn thông tin này,
thậm chí ngay cả những thông tin về các sản phẩm của riêng bạn (tra cứu mã sản phẩm theo


Xác định các biện pháp ưu tiên mà chính phủ Việt Nam áp dụng để xúc tiến xuất khẩu sản
phẩm của bạn sang những thị trường này.

Xác định các chi phí vận chuyển từ cảng chính đến các thị trường mục tiêu.
Công ty có thể tiến hành nghiên cứu thị trường bằng các nguồn thông tin sơ cấp hoặc thứ cấp.
Khi tiến hành nghiên cứu thứ cấp (nghiên cứu tại bàn), công ty có thể thu thập thông tin từ các
nguồn tổng hợp như các số liệu thống kê thương mại của một quốc gia hoặc một sản phẩm. Vì
tiến hành nghiên cứu thứ cấp ít tốn kém hơn và có thể giúp công ty thực hiện tập trung các hoạt
động marketing nên hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều bắt đầu việc nghiên cứu thị trường bằng
cách sử dụng các thông tin thứ cấp. Mặc dù các nguồn dữ liệu thứ cấp rất quan trọng cho công
việc nghiên cứu thị trường nhưng chúng cũng có những hạn chế nhất định như hầu hết các số
liệu thống kê đều cách thời điểm hiện tại hơn hai năm, các số liệu phân tích về sản phẩm quá
chung chung, nên mức độ hữu ích cho doanh nghiệp vẫn chưa cao…
Các nguồn dữ liệu thứ cấp phổ biến cho việc nghiên cứu thị trường bao gồm:

Danh sách website các hiệp hội thương mại, tham khảo Phụ lục 3. Thông qua các hiệp hội
ngành hàng, bạn sẽ tìm hiểu được thông tin về số liệu thống kê của các thị trường, tin tức
cập nhật các ngành và ý kiến phân tích của các chuyên gia, danh sách triển lãm thương mại,
nhà nhập khẩu.

Tham khảo website của Tổng cục Hải quan Việt Nam (GSO) hoặc các văn phòng thống kê
quốc gia khác tại Phụ lục 4. Lưu ý rằng, để có thể tìm kiếm thông tin hiệu quả từ các văn
phòng thống kê, bạn cần biết rõ mã sản phẩm của bạn theo Hệ thống hài hòa thuế quan
(HS).

Các tạp chí và báo thương mại có những chỉ dẫn tương đối đầy đủ về những sản phẩm hợp
thời (như “Tableware International”, một tạp chí hàng đầu về đồ bày trên bàn và quà tặng
quốc tế). Tham khảo website của các loại báo chí này trong Phụ lục 5.


Các trang web về triển lãm thương mại theo ngành cung cấp những thông tin đáng tin cậy
về xu hướng mới và thường có cả thông tin liên hệ đầy đủ của những công ty hàng đầu trên
thị trường. Tham khảo địa chỉ website tại Phụ lục 7.

Bạn cũng có thể tìm hiểu xu hướng màu sắc mới qua website của các công ty nghiên cứu xu
hướng quốc tế và các công ty thời trang lớn. Nói chung, việc tìm kiếm thông tin trên
website của các nhà nhập khẩu lớn trên thị trường mục tiêu có thể làm tăng đáng kể vốn
hiểu biết của bạn về danh mục hàng hóa, thiết kế, giá cả trên thị trường mục tiêu ấy.

Có thể tìm kiếm thông tin về xu hướng màu sắc trên thị trường EU, Nhật Bản và Mỹ trong
tạp chí “Trend Forecast” của CBI (
www.cbi.nl
), Tổ chức Xúc tiến nhập khẩu Thụy Điển
SIPPO (
www.sippo.ch
), Hiệp hội thời trang Nhật Bản (
www.japanfashion.or.jp
) và
Trend Curve’s (www.trendcurve.com).
Nếu bạn mua các báo cáo nghiên cứu thị trường có thể sẽ tốn kém rất nhiều tiền bạc. Để giảm
thiểu chi phí, bạn có thể tìm kiếm những thông tin tương tự trên Internet. Internet là một trong
những cách thuận lợi nhất để một nhà xuất khẩu có thể tìm kiếm các thông tin về thị trường.
Bạn có thể tìm được rất nhiều thông tin bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm như Google
(
www.goo gle .com
) và Yahoo (
w ww.yahoo.com
). Các công cụ tìm kiếm “froogle” và
“catalogues” của Google thực sự hữu ích nếu bạn sử dụng để tìm kiếm thông tin về thiết kế và
định giá sản phẩm. “Froogle” có thể hiển thị ảnh và giá cả sản phẩm. “catalogues” là một danh

ngoài

Gặp gỡ các công ty giao nhận và vận tải (tham khảo Phụ lục 8)

Tham gia các triển lãm thương mại ở các thị trường mục tiêu của bạn hoặc triển lãm thương
mại tại các thị trường gần Việt Nam như Hong Kong, Thái Lan, Trung Quốc và Nhật Bản.

Tham quan các cửa hàng ở thị trường mục tiêu của bạn để tham khảo xu hướng, giá cả…
(tham khảo Phụ lục 9)
Bên cạnh việc đánh giá quy mô thị trường và xác định các nhà nhập khẩu lớn, nghiên cứu thị
trường cần phải quan tâm đến các yêu cầu về tiếp cận thị trường, cạnh tranh, cơ cấu giá cả…
Bạn cần xác định nhu cầu nghiên cứu của bạn trong mối quan hệ với kinh nghiệm marketing
xuất khẩu, ví dụ, bạn đã có khách hàng ở thị trường đó hay chưa hoặc đây có phải là thương vụ
xuất khẩu đầu tiên của bạn hay không.
Nếu bắt đầu xuất khẩu sang EU, nghiên cứu của bạn cần giúp bạn làm quen với thị trường EU
bằng cách tìm ra những thông tin liên quan đến các chủ đề như yêu cầu của thị trường, cơ cấu
thị trường, những giai đoạn phát triển của thị trường, các phân đoạn thị trường, các công ty
lớn… Tuy nhiên, nếu bạn đã làm quen với thị trường EU và đã tìm được những cơ hội cho
mình, bước lôgic tiếp theo sẽ là nghiên cứu một cách kỹ lưỡng và khai thác khả năng tăng
doanh số bán hàng của bạn. Bạn cần phải nghiên cứu rất cụ thể về các yêu cầu của khách hàng
đối với từng loại sản phẩm và điểm mạnh cũng như điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh chính.
8
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
Các vấn đề quan trọng của nghiên cứu thị trường bao gồm:
A)
Sự phát triển của thị trường và các cơ hội

Quy mô thị trường, các kênh bán hàng, những nhà nhập khẩu lớn, các đại lý, nhà phân phối
và người bán lẻ?



Có các quy định về trách nhiệm xã hội không (ví dụ SA 8000)?

Thuế nhập khẩu và thuế VAT áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu của bạn có thuế suất bao
nhiêu? Có hiệp định thương mại quốc tế nào có tác động khả quan tới thuế quan hay
không?

Hệ thống đo lường nào được áp dụng ở các thị trường khác nhau (ví dụ Mỹ không áp dụng
hệ mét nhưng Nhật thì có)

Có thể tham khảo thêm một số nguồn thông tin về các quy định tiếp cận thị trường trong
Phụ lục 11.
9
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
C) Cạnh tranh

Tình hình cạnh tranh trên các thị trường này có khốc liệt hay không? Đối thủ chính?

Những sản phẩm nào cạnh tranh với sản phẩm của bạn? Nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp
những sản phẩm đó? Bạn có thể làm gì để tạo nên sự khác biệt và có thể cạnh tranh được?

Khách hàng chính của đối thủ cạnh tranh của bạn?

Điểm mạnh và điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh chính?

Có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh từ nước bạn đang kinh doanh trên thị trường mục tiêu?
D) Hậu cần

Loại bao gói nào phù hợp với chủng loại hàng hóa của bạn trên thị trường mục tiêu?


10
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
A) Sản xuất

Bạn có một nhà máy hoàn toàn dùng để sản xuất sản phẩm hoặc tập trung vào việc xử lý và
hoàn thiện các bước nhằm kiểm soát chất lượng sản phẩm của bạn hay không?

Bạn có một vài nhóm nhà sản xuất/ nhà cung cấp tốt các mặt hàng thành phẩm hoặc bán
thành phẩm để bạn có thể gia công/ chế biến thêm tại nhà máy của mình không?

Các trang thiết bị của bạn có đang trong tình trạng hoạt động tốt không?

Bạn có các kỹ thuật xử lý nguyên liệu thô và thành phẩm bền vững hay không, ví dụ xử lý
các sản phẩm tre và gỗ khỏi mối mọt, kỹ thuật sấy khô để giữ màu lâu bền?

Bạn đã bao giờ bị khách hàng phàn nàn về chất lượng sản phẩm hay chưa, ví dụ sản phẩm
của bạn có bị méo mó hoặc mốc tại điểm đến không?

Bạn có hệ thống quản lý chất lượng hay không?

Nguồn lực hiện tại đang được xử lý như thế nào? Việc đáp ứng các đơn hàng xuất khẩu có
ảnh hưởng xấu đến doanh số bán hàng hiện tại của bạn hay không? Đơn hàng tối thiểu cho
các loại sản phẩm khác nhau là bao nhiêu?

Bạn có thể đáp ứng các điều khoản giao hàng đúng thời gian và chất lượng hay không?
B) Nguồn nhân lực

Bạn có đội ngũ công nhân lành nghề hay không?

Nhân viên của bạn có quen với các thủ tục xuất nhập khẩu hay không? Họ có thông thạo

Bạn có phòng trưng bày (showroom) riêng không? Bạn có website riêng không? Website có
được cập nhật thường xuyên không? Bạn có các công cụ marketing ấn tượng không (danh
thiếp, catalô…)?

Hàng hóa của bạn có được sản xuất dưới một nhãn hiệu hay không? Nhãn hiệu này có được
nhận biết và có được đăng ký không?

Bạn đã gặp đại diện của người mua hàng nước ngoài và chào bán các dịch vụ của bạn chưa?

Bạn có các cửa hàng bán lẻ không?
D) Hậu cần

Bạn có gặp rắc rối gì trong việc vận chuyển nguyên liệu/ sản phẩm của bạn hay không, ví
dụ từ nhà máy của bạn đến cảng gom hàng?

Bạn có cơ sở hạ tầng tốt cho xuất khẩu không? Internet, fax, điện thoại, cảng, đường,
container chở hàng?

Bạn có biết các công ty giao nhận và vận tải lớn ở Việt Nam cũng như các chặng trung
chuyển hàng cạnh tranh nhất không?
E) Tài chính

Bạn có biết cơ cấu chi phí của bạn không? Bạn có lên kế hoạch sử dụng ngân sách cho các
chi phí bán hàng, quảng cáo, và nghiên cứu và phát triển (R&D) theo từng năm không?

Bạn có thể vay tiền từ các ngân hàng thương mại hoặc các tổ chức tín dụng khác trong ngắn
hạn để cung cấp nguồn tài chính cho các đơn hàng xuất khẩu của bạn hay không?

Bạn có biết các chương trình khuyến khích xuất khẩu của chính phủ Việt Nam là nơi bạn có
thể nhận được nguồn hỗ trợ tài chính cho xuất khẩu hay không?

Chúng tôi có thể thay đổi định hướng một cách
nhanh chóng nếu chúng tôi nhận thấy công việc
marketing của chúng tôi không hiệu quả
•
Chúng tôi chịu ít chi phí nên chúng tôi có thể
cung cấp cho khách hàng với giá tốt
Điểm yếu:
•
Công ty của chúng tôi chưa được biết đến trên
thị trường hoặc chưa có danh tiếng
•
Chúng tôi thiếu kỹ thuật xử lý và làm màu cho
các nguyên liệu tự nhiên
•
Chúng tôi không có kinh nghiệm xuất khẩu
•
Chi phí vận chuyện đường biển từ Việt Nam đi
Đức cao hơn nhiều so với từ Trung Quốc đi Đức
Cơ hội:
•
Lĩnh vực kinh doanh của chúng tôi đang được
mở rộng, có nhiều cơ hội thành công trong
tương lai, đặc biệt ở thị trường EU
•
Chính phủ luôn khuyến khích các doanh nghiệp
trong nước phát triển nếu có khả năng
•
Các đối thủ cạnh tranh của chúng tôi về sản
phẩm làm từ bèo lục bình chậm thích nghi với
các kỹ năng đan mới.

nhập khẩu, người xuất khẩu có thể tạo mối quan hệ lâu dài, đảm bảo tăng trưởng bền vững,
hợp tác với các đối tác thương mại tin cậy và đảm bảo có các đơn hàng thường xuyên. Hầu
hết các nhà nhập khẩu lớn từ EU, Mỹ hoặc các thị trường khác đều tổ chức các đoàn khảo
14
Người tiêu dùng
Cửa hàng
rau quả
Trung tâm
nhà vườn
Cửa hàng
bách hóa
Cửa hàng
hoa
Cửa
hàng quà
tặng
cửa hàng
tạp hóa
Cửa
hàng nội
thất
Cửa
hàng đặt
hàng qua
thư
Cửa hàng
kinh
doanh
khác
Các tập đoàn

Gần đây, thị trường EU, Mỹ và Nhật Bản đang tràn ngập nhiều sản phẩm gia dụng nhập khẩu.
Vì thế, bạn cần tập trung vào những sản phẩm có thể bán được ở cả các cửa hàng tư nhân và
các chuỗi cửa hàng. Những mặt hàng mới và sáng tạo, chất lượng cao và có tính thực tiễn sẽ
thành công. Tương tự, những sản phẩm có tính xuất xứ cao sẽ rất hứa hẹn vì chúng sẽ tạo ra sự
khác biệt cho cửa hàng, làm cho cửa hàng khác với các cửa hàng bán lẻ khác.
Để tạo được mối quan hệ ban đầu với người mua hàng tiềm năng, công ty của bạn có thể
xác định và tìm kiếm khách hàng bằng cách:

Xác định đại lý mua hàng của các nhà bán lẻ lớn đã từng kinh doanh trên thị trường Việt
Nam hoặc trong khu vực như IKEA, Wal-Mart, Tchibo, Otto, Habitat…

Tham gia các triển lãm thương mại quốc gia hoặc quốc tế

Tham gia các phái đoàn thương mại ra nước ngoài

Khởi động các chiến dịch gửi thư cho người mua mà bạn tìm thấy địa chỉ qua website của
họ, qua danh bạ thương mại, catalô và website của các triển lãm thương mại…

Đánh giá các website có những cơ sở dữ liệu lớn bao trùm quốc tế, như Bảng danh mục các
nguồn thông tin thương mại của ITC (
www.intracen.org
), Danh bạ doanh nghiệp Châu Âu
(
www.europages.com
), Hiệp hội Trung tâm Thương mại Thế giới (
www.wtca.org
).

Đăng ký sử dụng các cổng thương mại trực tuyến B2B toàn cầu như
www.ecplaza.net

Đối với thị trường Nhật Bản, việc sử dụng đại lý/ nhà phân phối là chiến lược thâm nhập thị
trường thiết thực nhất đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên để thực hiện
được việc này, bạn cần quan tâm nhiều đến việc việc lựa chọn đại diện. Nhiều công ty Nhật
Bản tham gia các triển lãm thương mại trong nước hoặc quốc tế. Đây cũng là nơi bạn có thể
thiết lập quan hệ ban đầu.
Ở thị trường Mỹ, các nhà nhập khẩu Mỹ chiếm ưu thế trong hầu hết các triển lãm thương mại
và không phù hợp cho các nhà xuất khẩu trưng bày hàng hoá. Nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam
đã thất bại trong việc tìm kiếm người mua thông qua các triển lãm thương mại ở Mỹ do họ cạnh
tranh với khách hàng của họ. Nếu bạn muốn thâm nhập thị trường Mỹ, bạn nên nghĩ đến việc
tìm kiếm các nhà nhập khẩu Mỹ mà bạn có thể gặp gỡ thông qua việc tham gia các triển lãm
thương mại trong nước như Triển lãm hàng nội thất và thủ công mỹ nghệ quốc tế tại Tp. Hồ
Chí Minh hoặc các triển lãm thương mại ở Châu Âu và các nước Châu Á khác.
3 Chuẩn bị cho một sự hiện diện chuyên nghiệp
Để phát huy những bản sắc riêng của công ty, bạn cần chuẩn bị cho một sự hiện diện chuyên
nghiệp - được thể hiện ở các giá trị cốt lõi, cách cư xử với khách hàng, các biểu tượng, hình ảnh
của công ty, cách thức liên lạc và những yếu tố khác nữa.
“Các giá trị cốt lõi” là yếu tố quan trọng tạo nên bản sắc của doanh nghiệp và chúng dựa trên
các quyết định quản lý cơ bản, từ các hoạt động hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn. Các giá trị
cốt lõi có thể bao gồm các yếu tố như chiến lược của công ty, cách thức điều hành hoặc quy
trình quản lý chất lượng. Các biểu tượng, hình ảnh của công ty bao gồm logo, thiết kế chữ, tờ
rơi, danh thiếp, website và các phương tiện đồ hoạ khác.
16
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
Tuy nhiên, bạn có thể nhấn mạnh sự xuất hiện của công ty theo nhiều cách bên cạnh việc đặt
logo trong phần mẫu tiêu đề thư và trong danh thiếp của bạn. Một yếu tố nữa không kém phần
quan trọng tạo nên bản sắc công ty là phong cách và nội dung liên lạc với các đối tác kinh
doanh. Phong cách liên lạc của bạn có cởi mở, trung thực và đúng đắn không? Các thư hỏi
hàng, yêu cầu hoặc khiếu nại có được trả lời nhanh chóng không? Theo cách thức liên lạc nào?
Những người khác có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên của bạn hay không?
3.1 Tài liệu Marketing

ABC Décor cam kết cung cấp cho khách hàng các sản phẩm trong nhà và ngoài vườn rất
đa dạng về mẫu mã, chất lượng cao, thiết thực và sử dụng các nguyên liệu không gây hại
cho môi trường như đèn, bàn, ghế, các vật trang trí…Tại ABC Décor, tất cả các cán bộ,
công nhân viên đều tâm niệm: “Đem đến cho khách hàng giá trị lâu bền và sự hài lòng về
17
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
sản phẩm”. Niềm say mê đối với sản phẩm là điểm giúp chúng tôi khác biệt với các nhà
sản xuất và cung cấp khác ở Việt Nam, và nó sẽ luôn giúp chúng tôi tiến lên phía trước.

Hiện nay, công ty đang xuất khẩu sang Nhật Bản, Ý, Đức, Mỹ và Hàn Quốc với năng lực
sản xuất là 5 container/tháng. Công ty đã nhận được các giải thưởng cho nhà cung cấp tốt
nhất từ Công ty XXX tại Nhật Bản và đang tăng cường mức độ tin cậy của khách hàng
bằng cách áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Bạn có thể trình bày những thông tin này trên một trang giấy. Ngoài ra, bạn có thể thêm hình
ảnh văn phòng, phòng trưng bày và nhà xưởng của bạn nếu cần thiết. Hồ sơ của công ty không
phải là chỗ để trưng bày hình ảnh sản phẩm của bạn trừ khi bạn chỉ tập trung vào một sản phẩm
duy nhất. Hồ sơ này cần phải dễ dàng cập nhật và bằng tiếng Anh. Bạn nên phát cho khách
hàng trong các cuộc gặp gỡ và gửi kèm theo thư và email của bạn.
Bạn cần có Danh thiếp. Việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng nhiều công ty cho rằng nó không
cần thiết. Cần lưu một số chi tiết sau để danh thiếp dễ đọc:

Dùng chữ hoa thay cho các loại chữ bay bổng rất khó đọc.

Cần đưa vào danh thiếp các thông tin về số điện thoại, di động, fax và địa chỉ email và cần
in lại danh thiếp nếu các thông tin này có sự thay đổi.

Cần đảm bảo rằng địa chỉ gửi thư đường bưu điện của văn phòng/ nhà máy của bạn đã được
ghi trong danh thiếp đề phòng trường hợp khách hàng muốn gửi đồ hoặc thư theo đường
bưu điện hoặc họ có thể chỉ cho lái xe taxi địa chỉ của bạn.


rằng nội dung và thiết kế của CD-ROM sẽ làm cho khách hàng của bạn có ấn tượng tốt về quản
lý chất lượng của công ty bạn. Vỏ CD-ROM hấp dẫn sẽ làm cho CD-ROM của bạn nổi bật hơn
các CD khác và khuyến khích hàng hàng bỏ CD của bạn vào đầu đọc đĩa máy tính của họ.
Thêm vào đó, bạn có thể chuẩn bị một cuốn album ảnh về các chủng loại hàng hóa của bạn.
Bạn nên chụp ảnh theo nhiều phong cách khác nhau để tham khảo và chúng có thể tạo cho
khách hàng tiềm năng của bạn ý niệm về những sản phẩm bạn làm ra trước đây và sản phẩm
nào khách hàng khác mua từ bạn.
Bạn cần có một Website. Nếu bạn có một website, bạn cần phải cập nhật website của bạn.
Website là một tài liệu tham khảo về công ty của bạn nhưng nó cũng cần được nâng cấp. Nhiều
công ty dùng hàng nghìn đô la vào việc tạo dựng website và băn khoăn tại sao website của họ
không có người xem. Nguyên nhân rất đơn giản: không ai biết về website của họ cả. Hồ sơ
công ty, tờ rơi và catalô cần phải được số hóa và đưa lên website. Bằng cách đặt các tài liệu xúc
tiến này lên website, bạn sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, đồng thời có thể cập nhật thông tin bất kỳ
khi nào mà không phát sinh thêm chi phí. Nói cách khác, đây là một công cụ xúc tiến linh hoạt
và tiết kiệm.
Khi phát triển và duy trì website, bạn cần quan tâm đến những yếu tố sau:

Thiết kế trang phù hợp với các hình ảnh đi kèm
19
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam

Xây dựng một website chuyên nghiệp, hấp dẫn và truy cập nhanh

Cung cấp các thông tin quan trọng một cách rõ ràng và chính xác nhất

Các khối chữ cần ngắn gọn và tập trung vào ý chính

Có thể để chế độ download các thông tin cơ bản, bảng dữ liệu và tài liệu hướng dẫn sử
dụng


dụng truyền thống của chúng. Hãy tạo ra nhãn đính kèm đẹp như sản phẩm của bạn.
Thẻ rời: Thẻ rời cần được sử dụng một cách chuyên nghiệp, đặc biệt đối với các sản phẩm cao cấp.
Đây là loại thẻ hoặc nhãn mác có thể tháo rời “tô vẽ” cho sản phẩm, kể câu chuyện của sản phẩm và/
hoặc câu chuyện của người nghệ sỹ nhằm tăng khả năng khách hàng lựa chọn mua sản phẩm.
Nhãn hướng dẫn sử dụng: Đây là loại nhãn đưa ra các chỉ dẫn về chăm sóc hoặc làm sạch
20
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
sản phẩm và được gắn vĩnh viễn hoặc gần như vĩnh viễn với sản phẩm. Loại nhãn này
thường được dùng cho đồ sơn mài và các sản phẩm dệt may do các mặt hàng dệt may nhập
khẩu thường có các quy định cụ thể về loại nhãn này.
3.2 Chuyên nghiệp hoá đội ngũ nhân viên và cách thức liên lạc của bạn
Bạn sẽ tạo ấn tượng với người mua hàng tiềm năng nếu như không chỉ bạn, nhà quản lý cao
nhất, làm việc chuyên nghiệp mà ngay cả đội ngũ nhân viên của bạn cũng thế. Một cách thức
tốt để thực hiện việc này là đào tạo các nhân viên chủ chốt (phụ trách sản xuất, dịch vụ khách
hàng và thiết kế) có thể thuyết trình nhanh và chính xác về công việc của họ và giải thích họ có
trách nhiệm với công việc sản xuất hoặc thực hiện đơn hàng như thế nào. Công việc này có thể
thực hiện trước khi khách hàng viếng thăm và cần được kiểm tra để biết liệu thông tin đưa ra có
chính xác hay không. Mục đích là cho khách hàng thấy đơn hàng của họ được thực hiện một
cách chuyên nghiệp kể từ khi công ty nhận được đơn hàng đến khi hàng hoá được giao. Vì thế
các nhân viên của công ty cần phải được hướng dẫn rõ ràng ngay cả việc sử dụng cách thức liên
lạc như thế nào.
Có thể khách hàng sẽ mua hàng của công ty bạn nhưng không bao giờ đến thăm văn phòng.
Cũng có thể khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng sẽ liên hệ với bạn trước khi họ đến thăm
văn phòng. Một lỗi mà rất nhiều công ty mắc phải là họ không lưu tâm tới chuyên nghiệp hoá
công việc liên lạc ở văn phòng.
Bạn phải hình thành thói quen kiểm tra và trả lời nhanh chóng ngay khi nhận được email. Bạn
hoàn toàn có thể phúc đáp lại bằng câu: “chúng tôi đã nhận được thư hỏi hàng của ông và sẽ trả
lời vào ngày mai”. Một số lỗi khác trong cách thức liên lạc như máy fax thường xuyên hết giấy
hoặc có số máy fax của khách hàng nhưng không sử dụng. Người trả lời điện thoại của công ty
chỉ biết nói tiếng mẹ đẻ và đặt máy ngay lập tức nếu nghe thấy tiếng nước ngoài ở đầu dây kia.

ngày tháng, lời chào, dòng tham chiếu, nội dung thư, lời chào cuối thư, chữ ký và tài liệu
đính kèm.

Lời chào: Lời chào phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận. Nên xác định cụ
thể bằng cách ghi rõ tên người nhận thay vào việc chỉ ghi “Kính gửi quý ông/ bà”. (Dear
Sir/Madam).

Dòng tham chiếu không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ giúp người nhận biết rõ về chủ đề thư
của bạn. Thông thường dòng tham chiếu được bắt đầu bằng chữ “Re:”. Dòng này nên được
ghi gọn trong một dòng trước lời chào.

Phần nội dung chính của bức thư có thể bao gồm nhiều đoạn, mỗi đoạn đề cập chỉ một ý.
Bắt đầu thư của bạn với nội dung chính. Đừng mất quá nhiều thời gian vào việc giới thiệu.
Đưa ra các lý do hoặc cơ sở bức thư của bạn. Hãy nói cho người đọc biết tại sao bạn viết
thư cho họ. Hãy đề cập kỹ trong thư: các chi tiết, thông tin, lập luận chính xác và nếu có thể
cả các hoạt động mà bạn dự định làm. Kết thúc bằng một lời chào. Không nên để nội dung
thư mở bằng cách nói “Chúng tôi chờ đợi phản hồi của ông” mà hãy kết thúc bằng “Chúng
tôi sẽ gọi điện cho ông vào thứ sáu tới (ngày 22 tháng 5) để bàn về ý kiến của ông đối với
đề xuất này”.

Chữ ký cần rõ ràng và dễ nhìn, cho thấy bạn thực sự quan tâm đến bức thư. Sau chữ ký có
thể viết hoa tên và chức vụ của bạn.

Nếu bạn gửi kèm các tài liệu khác với bức thư, hãy thêm phần “Enclosure”, “Enc” hoặc
“Encs” dưới hai dòng so với dòng thư cuối cùng.

Sau khi đã hoàn thành bản thảo cuối cùng của lá thư, hãy kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Lá
thư cần tạo được ấn tượng hoàn hảo, ngắn gọn và không có lỗi đánh máy. Cố gắng thu gọn
lá thư trong một trang giấy A4. Sử dụng loại giấy chất lượng cao và trắng.
22


Nếu người bạn muốn gặp trả lời điện thoại, sau khi giới thiệu nhanh về bản thân, hãy bắt
đầu bằng cách hỏi họ “Liệu chúng ta có thể nói chuyện được không?” ("Is this a good time
to talk?"). Trong trường hợp gọi điện mà người cần gặp lại bận, bạn hãy hỏi họ lúc nào nên
gọi lại. Bạn phải nhớ và gọi lại cho họ đúng thời gian đã hẹn.

Không nói quá nhanh và cần nói chậm lại khi để lại lời nhắn hoặc đọc số điện thoại của
bạn. Đọc tên bạn rõ ràng và đánh vần nếu cần thiết.

Kể cả khi nhận và gọi điện thoại, hãy nhớ rằng mọi người sẽ đánh giá bạn qua giọng nói và
cách bạn nói – hãy luôn luôn phát âm chuẩn!
3.3 Chuyên nghiệp hoá hoạt động công ty của bạn
Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi làm việc với các khách hàng lớn, các hoạt động của công
ty cần được tổ chức tốt để đáp ứng yêu cầu về kiểm toán của khách hàng. Trên thực tế, những
quy định này luôn luôn có xu hướng hỗ trợ công ty bạn hiệu quả về mặt năng suất và bảo vệ
23
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
môi trường… và vì thế, trong bất kỳ trường hợp nào, nhà xuất khẩu nên tính đến việc áp dụng
các tiêu chuẩn này.
Dưới đây là ví dụ về các yêu cầu kiểm toán của một nhà bán lẻ lớn đối với các nhà cung cấp
của họ.
1 Ghi chép hồ sơ nhân viên
Mức độ sẵn sàng Có Không
2 Ghi chép thời gian làm việc 12 tháng qua
Mức độ sẵn sàng Có Không
3 Ghi chép lương trong 12 tháng qua
Mức độ sẵn sàng Có Không
4 Các quy định của nhà máy
Mức độ sẵn sàng Có Không
5 Chứng chỉ bảo hiểm

trung bình:
/tháng
m. Mức lương thấp nhất: /tháng
n. Công xưởng/ nhà máy của bạn có các cửa thoát hiểm không: Có Không
o. Khu nội trú có cửa thoát hiểm không: Có Không Không
biết
p. Bạn có đồ sơ cứu trên sàn nhà xưởng/ tại khu nội trú không: Có Không
q. Số lượng người trung bình sử dụng một
nhà vệ sinh:
Nam Nữ
r. Số lượng người trung bình trong một phòng nội trú Diện tích trung bình / người:
Bạn có thể nghiên cứu và áp dụng các cách thức quản lý hữu ích nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động công ty như ISO, TQM (Quản lý chất lượng toàn diện), Kaizen & 5S, SA8000 hoặc
6Sigma. Tất nhiên, việc đạt được chứng nhận các tiêu chuẩn trên sẽ mất thời gian và chi phí
nhưng tuân theo các tiêu chuẩn và học từ các quy trình đó sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hoá hoạt
24
Hướng dẫn Marketing Xuất khẩu cho các Doanh nghiệp xuất khẩu TCMN tại Việt Nam
động công ty.
Nếu các khách hàng của bạn đến từ Nhật Bản, bạn sẽ có lợi thế nếu áp dụng triết lý 5S của
Nhật Bản (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke). Triết lý này tập trung vào việc tổ chức
địa điểm làm việc hiệu quả và các quy trình công việc tiêu chuẩn. 5S đơn giản hoá môi trường
làm việc của bạn, giảm chất thải và các hoạt động không cần thiết đồng thời nâng cao chất
lượng, hiệu quả và an toàn.

Seiri (Sort – Sàng lọc): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết, không có giá trị ra
khỏi công việc

Seiton (Set in Order - Sắp xếp ): tập trung vào các phương pháp lưu trữ hiệu quả

Seiso (Shine - Sạch sẽ): tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc. Thu dọn sạch sẽ