Khuyến khích nhân viên
thông qua giao tiếp

Ngày nay, khi ngồi trong một quán cà phê Cappucino ở một khu
gọi là “Hồ con Rùa” ở TP. Hồ Chí Minh mọi người thường thảo
luận xoay quanh cuộc đàm phán hòa bình mái về dải Gaza và
quan sát vụ phóng tàu vũ trụ Discovery của NASA. Trong khi đó ở
văn phòng Công ty còn quá nhiều vấn đề về giao tiếp nội bộ cần
được thảo luận.

Người lao động cần được thông tin về tình hình kinh doanh của
Công ty. Bởi đó là chỗ dựa của cuộc sống và sự nghiệp của họ.
Họ cần biết các mục tiêu ngắn hạn và cung hạn cũng như tâm
nhìn tương lai của Công ty. Chia sẻ những thông tin với người
lao động sẽ làm họ thêm tin tưởng, nhận thức rõ và phấn đấu vì
mục tiêu của Công ty.

Thực tế là khi Công ty chia sẻ mục đích kinh doanh tới các cấp
quản lý và sau đó để họ phổ biến rộng rãi tới từng người lao
động, điều đó sẽ có tác dụng tích cực trong việc giúp họ hướng
vào tất cả các hoạt động của từng phòng, ban tới từng cá nhân.

Chia sẽ thông tin từ công ty không chỉ là lời cam kết và tin tốt lành
mà có thể còn bao gồm cả những khó khăn hay vấn đề mà mọi
người cần cùng đồng tâm để vượt qua thách thức hay các rào
cản. Để phân bố ngân sách trong năm, chúng ta thiết lập từng
mục tiêu cho từng phòng ban để đưa ra một bản phân bổ ngân
sách chặt chẽ và chỉ định kiểm soát ngân sách cho từng phòng
ban. Kết quả là đối với mỗi khoản chi, các trưởng phòng thường
phải hỏi chứng từ để phòng kế toán chấp nhận khoản chi của
mình. Luôn luôn cần phải trao đổi hoặc tranh cãi lý do tại sao

sau này.

Trong giao tiếp hàng ngày, người lao động cần biết sự đánh giá
của nhà quản lý về mức độ hoàn thành công việc của họ chứ
không muốn đợi đến cuối năm để điền vào bảng đánh giá công
việc. Một nhà quản lý giỏi luôn biết cách khen ngợi người lao
động mỗi khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ hiện tại và điều đó sẽ là
nguồn động viên lớn đối với người lao động, khi họ làm sai, cần
có sự nhắc nhở ngay lập tức để tránh những sai lầm tiếp theo.
Theo kinh nghiệm của cá nhân, tôi đã gặp rất nhiều xung đột giữa
nhân viên và người điều hành trực tiếp của họ dẫn tới không còn
cách nào khác, bắt buộc một trong hai người phải ra đi do không
thể đồng thuận được về một số điều rất nhỏ nhưng họ giữ kín
cho tới khi ghi vào bản đánh giá cuối năm và như vậy thì quá
muộn. Liệu bạn có bao giờ tự hỏi, người công nhân có cảm giác
như thế nào khi làm việc suốt năm mà không hề nhận được bất
cứ nhận xét nào của sếp trực tiếp.

Giao tiếp luôn phải có hai chiều. Công ty và các cấp quản lý cũng
cần phải hiểu xem người lao động phản hồi những gì. Tùy theo
từng loại thông tin, có thể lựa chọn bằng cách trao đổi trực tiếp
hoặc thăm dò, nhưng quá trình xử lý thông tin và phản hôi lại
người lao động là cần thiết và không thể thiếu được, kết quả sau
đó cần được trao đổi một cách thẳng thắn và cởi mở. Điều gì có
thể làm được bạn phải cam kết và việc gì ngoài khả năng bạn
cần phải chỉ rõ và không nên tránh né. Nếu không, những ảnh