QUI ĐỊNH TRAO ĐỔI
THÔNG TIN NỘI BỘ
I. MỤC ĐÍCH:
Nhằm qui đònh trách nhiệm trong việc trao đổi, bảo vệ thông tin nội bộ đảm bảo thông tin nội bộ
không bò tắc nghẽn và không bò tiết lộ các thông tin cần bảo mật.
II. PHẠM VI:
Áp dụng cho các thông tin chính thức (có giá trò thi hành) liên quan đến:
- Khách hàng và thò trường, yêu cầu của khách hàng, sự thoả mãn của khách hàng, khiếu nại, góp
ý.
- Chỉ đạo, lãnh đạo.
- Cung cấp nguồn lực đào tạo, tuyển dụng.
- Sản xuất và gia công.
- Đo lường và cải tiến.
III. NỘI DUNG:
1. Việc trao đội thông tin hàng ngày được thực hiện theo qui đònh và mối quan hệ trong các tài liệu
của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà Công ty đang áp dụng.
2. Việc chuyển tài liệu hay thông tin ra bên ngoài Công ty phải được sự chấp thuận của Ban Tổng
Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các tài liệu, công văn chuyển ra bên ngoài Công ty, ra
ngoài bộ phận phải được kiểm soát bằng sổ chuyển công văn.
3. Để thuận tiện trong việc phối hợp hoạt động, việc truyền thông tin được qui đònh thêm như sau:
3.1 Phòng Tổ chức hành chánh và các Bộ phận khác:
Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận
thông tin
Thời gian chuyển giao
Báo cáo nhân sự
hàng ngày
Phòng Tổ chức Hành chánh Ban Tổng Giám
đốc
Trước 10 giờ hàng ngày
Thông báo cắt điện Phòng Tổ chức Hành chánh Ban Tổng Giám
đốc, các Phòng, Xí

Hành chánh
Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng
Bảng đề nghò lương
CBCNV mới vào
trong tháng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng
Thẻ chấm công Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 1 đến ngày 3 hàng tháng
Các vấn đề về trợ
cấp
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 3 đến ngày 5 hàng tháng
Điều động nhân sự
trong phạm vi
phòng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Ngay sau khi điều động ít nhất 4
giờ
Báo cáo nghỉ việc
hàng tháng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Trước 13 giờ ngày cuối tháng
Báo cáo công nợ Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc

Phiếu nhập Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập hàng
Trang: 2 / 12
Hoá đơn giao hàng Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập hàng
Phiếu giao nhận
trực tiếp xuất hàng
hoá vật tư tài sản
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập hàng
Phiếu xuất hàng
nội bộ
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Trong vòng 10 ngày riêng cuối
tháng từ 17 giờ ngày hôm trước
Phiếu xuất bán,
xuất khác
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Sau một ngày
Kiểm kê tài sản Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Đònh kỳ sáu tháng, một năm
Kiểm tra số lượng
nguyên phụ liệu
nhập
Kho nguyên phụ liệu may Phòng Kế hoạch
Kinh doanh
Sau khi kiểm hàng xong
Thông tin hàng
nhập kho
Kho nguyên phụ liệu may Phòng Kế hoạch
Kinh doanh
30 phút sau khi nhận được
3.4 Phòng Kế hoạch Kinh doanh và các Bộ phận khác:
Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận thông tin Thời gian chuyển giao
Hơp đồng gia
công

hàng tháng, q,
sáu tháng, năm
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Ban Tổng Giám đốc,
Phòng quản lý chất lượng,
Xí nghiệp Dệt nhuộm, Xí
nghiệp may thêu, Phòng
Tổ chức Hành chánh,
Phòng Kế toán
Trước khi đưa gia công ít nhất 01
ngày
Lòch gia công Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm,
Phòng quản lý chất lượng
may
Lòch gia công, lòch xuất hàng, đơn
giá, bảng số lượng đơn hàng
Tài liệu sản xuất,
mẫu gốc, rập, sơ
đồ, bảng màu
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ngay sau khi nhận của khách hàng
1 giờ
Mẫu đối được
khách xác nhận

Kết quả thử mẫu
thành phẩm
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm
(Xdệt)
2 giờ khi có kết quả nhuộm
Yêu cầu may mẫu
bán hàng, mẫu
đối, mẫu sản xuất,
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm Ngay sau khi nhận được yêu cầu
của khách hàng 2 giờ
Yêu cầu mẫu xuất
hàng.
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ngay sau khi nhận được yêu cầu
của khách hàng 2 giờ
Thông tin hàng
nhập kho
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Kho NPL may 4 giờ sau khi nhận được
Tiến độ cung cấp
nguyên phụ liệu
Phòng Kế hoạch Kinh

Thông báo sản
xuất
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Quản lý chất
lượng, Xí nghiệp may
thêu (bộ phận kỹ thuật),
Xưởng cắt, xưởng may,
xưởng hoàn thành, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
2 giờ trước khi triển khai sản xuất
Kế hoạch sản xuất
bổ sung
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
XN Dệt nhuộm, Xí
nghiệp may thêu
1 giờt sau khi nhận được thông tin
Các thông tin khác
liên quan đến quá
trình sản xuất
trong quá trình
thực hiện đơn
hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm, Phòng
quản lý chất lượng
Từ 15 đến 30 phút sau khi nhận

nhuộm

\Khiếu nại khách
hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Khách hàng 30 phút sau khi nhận được
Phiếu xuất hàng
nội bộ
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh (cán bộ mặt hàng)
Phòng kế toán Trong vòng 10 ngày riêng cuối
tháng từ 17 giờ ngày hôm trước
Chi mua hàng Phòng Kế hoạch Kinh
doanh (cán bộ mặt hàng)
Phòng kế toán Tối thiểu 1 đến 3 ngày
Chi ứng lương,
công tác phí
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng kế toán Tối thiểu 1 đến 3 ngày
Bảng đề xuất
nhân sự hàng
tháng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Ngày 1 đến 2 hàng tháng
Lòch tiếp khách

doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Từ ngày 1 đến ngày 3 hàng tháng
Sản lượng sản
xuất tổng hợp
trong tháng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Từ ngày 1 đến ngày 2 hàng tháng
Các vấn đề về trợ
cấp
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Từ ngày 3 đến ngày 5 hàng tháng
Điều động nhân
sự trong phạm vi
Xí nghiệp, phòng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Ngay sau khi điều động ít nhất 4
giờ
Báo cáo nghỉ việc
hàng tháng