THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ
XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY GAS PETROLIMEX.
A. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY GAS - PETROLIMEX.
I. ĐẶC DIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH Ở CÔNG TY GAS - PETROLIMEX.
1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY GAS -
PETROLIMEX
Công ty Gas - Petrolimex thuộc Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam, là doanh
nghiệp nhà nước được thành lập theo quyết định số 1653-1998/QĐ/BTM ngày
25/12/1998 của Bộ Thương Mại, có tư cách pháp nhân thực hiện hạch toán kinh tế
độc lập có con dấu riêng.
Công ty Gas - Petrolimex (tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Petrolimex Import
- Export Corporation Gas Company, tên viết tắt: Petrolimex Gas Company). Công ty
có trụ sở tại 775 đường Giải Phóng, Quận Hai bà Trưng, Hà Nội và các chi nhánh tại:
TP Hải Phòng, TP Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh, TP Cần Thơ. Ngoài ra công ty còn có
một mạng lưới phân phối rộng khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước qua hơn 40
công ty kinh doanh xăng dầu của Petrolimex Gas đã có mặt trên thị trường từ năm
1994 và để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xã hội, công ty đã không ngừng mở rộng và
nâng cao trình độ của hệ thống cơ sở vật chất tại các vị trí trọng điểm. Đến cuối năm
1999, tổng sức chứa của Petrolimex Gas đã đạt gần 3000 tấn, được bố trí tại Hà Nội,
Hải Phòng, Đà Nẳng, Nhà Bèvà Cần Thơ. Trong thời gian sắp tới, các kho Nhà Bè,
Hải Phòng sẽ được mở rộng và xây mới, tăng công suất đóng nạp. Nhờ hệ thống cơ
sở vật chất hiện đại, Gas - Petrolimex đã và sẽ giành được lợi thế về giá bán, chất
lượng. Đáp ứng được tốc độ phát triển nhu cầu của thị trường.
2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ KINH DOANH VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TY GAS - PETROLIMEX.
Theo quyết định 015/QĐ/HĐQT ngày 12-01-1999 của chủ tịch hội đồng QT
Tổng công ty Xăng Dầu VN về việc phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của công
ty Gas - Petrolimex.
2.1. Chức năng hoạt động kinh doanh của công ty Gas - Petrolimex.
- Xuất nhập khẩu Gas hoá lỏng (LPG), bồn bể chứa Gas, bình Gas, bếp Gas và
các thiết bị, phụ kiện phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và tiêu dùng Gas ở
Hiện nay, thị trường Gas (LPG) ở Việt Nam đã có tới 17 công ty liên doanh LPG
được cấp giấy phép hoạt động trong đó có tới 15 công ty liên doanh có vốn đầu tư
nước ngoài. Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực LPG ở nước ta
diễn ra rất mạnh và có tính cạnh tranh cao. Công ty Gas - Petrolimex đã xây dựng
cho mình một mạng lưới kinh doanh rộng khắp linh hoạt và hiệu quả như: Chi nhánh
tại Hải Phòng, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh, Cần Thơ. Ngoài ra công ty còn có mạng
lưới phân phối rộng khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước qua hơn 40 công ty kinh
doanh xăng dầu của Petrolimex và hệ thống các tổng đại lý. Sản phẩm của công ty
Gas - Petrolimex đã có mặt ở khắp mọi nơi và trong mọi lĩnh vực sản xuất và công
nghiệp.
4. MỘT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH.
Tốc độ phát triển của công ty được thể hiện qua một số các chỉ tiêu tài chính sau:
Đơn vị: Triệu đồng, tấn
Tên chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Sosán
h
9 tháng Cả năm 9 tháng Cả năm
I. Tổng sản lượng
bán ra (tấn)
30,050 41,006 42,698 58,379 142,36
II.Tổng doanh thu bán
ra
172505,886 235758,046 246621,855 337049,868 142,96
III. Lợi nhuận thuần 2224,535 3923,089 3783,042 4289,794 109,35
IV. Vốn kinh doanh 100131,236 135148,078 134,97
V. Thu nhập bình quân 1,029 1,055 1,545 1,622 153,74
VI. Tỷ suất lợi nhuận 16,65 12,73 76,46
5. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH
DOANH CỦA CÔNG TY.
5.1. Mô hình bộ máy quản lý.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Ở CÔNG
- Công ty có 3 phó giám đốc: Phó giám đốc công ty là những người giúp việc
cho giám đốc công ty, được giám đốc công ty phân công phụ trách một hoặc một số
bộ phận hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh hoạt
động được giao.
Có ba phó giám đốc:
- Một phó giám đốc kiêm giám đốc chi nhánh Sài Gòn.
- Một phó giám đốc phụ trách nội chính và bán lẻ khu vực Hà Nội.
- Một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật.
∗ Các phòng ban ở công ty Gas - Petrolimex.
Hiện nay công ty có 5 phòng nghiệp vụ. Trưỏng các phòng ban là những người
tham mưu và phải chị trách nhiệm trước giám đốc công ty về các mặt công tác được
giao.
- Phòng kinh doanh: Có chức năng chủ yếu là kinh doanh đảm bảo nguồn hàng
và cân đối nguồn hàng trong toàn công ty Gas - Petrolimex tìm kiếm nguồn hàng, ký
kết hợp đồng kinh tế và xây dựng các chiến lược kinh doanh cho phù hợp với yêu cầu
đặt ra.
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ sắp xếp và quản lý lao động nhằm
sử dụng hợp lý và có hiệu quả lực lượng lao dộng của công ty. Nghiên cứu, xây dựng
các phương án nhằm thực hiện việc trả lương phân phối tiền lương, tiền thưởng hợp
lý trình giám đốc. Tổng hợp các hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của
giám đốc công ty.
- Phòng tài chính – kế toán: Có chức năng chỉ đạo hướng dẫn và tổ chức thực
hiện công tác tài chính trong toàn bộ công ty theo đúng pháp luật quy định của nhà
nước, quy định của Tổng công ty XDVN và quy định của công ty. Phòng kế toán tài
chính có nhiệm vụ tổ chức hạch toán thống kê các phần hành để cung cấp thông tin
kinh tế chính xác, kịp thời và đầy đủ cho ban quản lý và tham mưu cho ban giám đốc
đề ra những quyết định có hiệu quả.
- Phòng quản lý kỹ thuật: Do dặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là
LPG. Phòng quản lý kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra hướng dẫn thực hiện công tác kỹ
thuật cho phù hợp với yêu cầu đặt ra và phải đảm bảo độ an toàn cho phép; Thiết kế,
Để đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý kinh tế tài chính của công ty, do đặc điểm
tính chất hoạt động kinh doanh của công ty, quy mô hoạt động của công ty Gas -
Petrolimex rộng khắp các chi nhánh , đại lý trực thuộc tại các thành phố lớn trong cả
nước. Vì vậy phòng kế toán tài chính của công ty được xây dựng trên nguyên tắc
chung, kết hợp với yêu cầu thực tế của công ty. Công ty đã chọn tổ chức công tác kế
toán theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán.
Các kho, các cửa hàng trực thuộc văn phòng công ty hoặc các chi nhánh thực
hiện hạch toán báo sổ, là nơi tập trung các chứng từ gốc lập bảng kê định
kỳ gửi về phòng kế toán của văn phòng công ty hoặc các chi nhánh, xí nghiệp để
kiểm tra, hạch toán.
Các chi nhánh, xí nghiệp hạch toán kinh tế phụ thuộc theo phân cấp của công ty
Gas, có bảng tổng kết tài sản riêng phản ánh đầy đủ mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh tại chi nhánh, xí nghiệp nhưng chưa được quyền phân phối lợi nhuận và trích
lập các quỹ xí nghiệp. Tại các Chi nhánh, Xí nghiệp có phòng kế toán thực hiện các
công tác kế toán phát sinh tại đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế
toán công ty để tập hợp số liệu.
1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY GAS - PETROLIMEX.
Trưởng phòng kế toán (KTT)
Phó phòng
kế toán
KT
tổng hợp VP công ty
Kế toán VL, TSCĐ, CCDC
Kế toán lương v bà ảo hiểm
Kế toán thuế v chi phíà
Kế toán ngân h ng v thanh toánà à
KT
công nợ nội bộ,
bán h ng à
công ty. Giải quyết các công việc khi kế toán trưởng đi vắng.
- Kế toán tổng hợp văn phòng công ty: Tổng hợp quyết toán kế hoạch khối văn
phòng công ty, tổng hợp kiểm kê toàn công ty; Tổng hợp các nhật ký chứng từ, sổ
cái. Tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết tài sản của Văn phòng
Công ty và toàn Công ty; Trực tiếp giải quyết thủ tục thanh lý, nhượng bán TSCĐ,
hàng hoá kém phẩm chất, ứ đọng, chậm luân chuyển trong toàn công ty; Quản lý vỏ
bao bì bình Gas; Kế toán nguồn vốn kinh doanh.
- Kế toán mua hàng : Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về kế hoạch khối
lượng và chất lượng hàng hoá mua vào (gồm hàng kinh doanh và thiết bị phục vụ
chung); lập bảng kê hàng hoá mua vào , giá mua hàng, theo dõi và phối kết hợp với
kế toán bán hàng để đề xuất phương án mua hàng đáp ứng nhu cầu về hàng hoá, đảm
bảo dự trữ hàng tồn kho hợp lý.
- Kế toán tiêu thụ hàng hoá và kho hàng: trực tiếp theo dõi tình hình tiêu thụ
hàng hoá và kho hàng thuộc văv phòng công ty và toàn công ty. Chịu trách nhiệm
trước lãnh đạo phòng về hàng tồn kho ,giá bán, lập bảng kê xuất bán đối với các tổng
đại lý thành viên trước ngày 5 hàng tháng.
- Kế toán công nợ nội bộ và bán hàng: Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng
về công nợ bán hàng đối với khách hàng ngoài ngành, nợ khối trực tiếp trong văn
phòng công ty,công nợ bán hàng của các loại hàng; Tập hợp quyết toán giá thành sản
xuất phụ, trực tiếp quyết toán chi phí đối với cửa hàng, xây dựng các quy chế quản lý
cửa hàng phù hợp với thực tế; Đôn đốc đối chiếu công nợ nội bộ trong đó gồm nội bộ
công ty (Văn phòng công ty và các chi nhánh, công ty với Tổng công ty ), công nợ
cửa hàng; theo dõi tiến độ nộp và kiểm tra thuế GTGT, thuế nhập khẩu; Hoàn thành
NKCT trước ngày 5 hàng tháng.
- Kế toán ngân hàng và thanh toán: Có nhiệm vụ cân đối tiền gửi ngân hàng,
cân đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay- tiền gửi, làm thủ tục vay trả ngân
hàng đúng hạn; Đối chiếu với kế toán kho hàng, kế toán bán hàng; Lập kế hoạch
thanh toán đảm bảo đủ vốn để thanh toán tiền hàng; Phối hợp với thủ quỹ cân đối tiền
mặt để thu chi có kế hoạch.
- Kế toán thuế và chi phí: Có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của các chứng từ
nghiệp vụ phát sinh, vào sổ tổng hợp, bảng kê có liên quan …kế toán chỉ có nhiệm vụ
kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác không trên cơ sở điều
chỉnh sự khớp đúng giũa các chứng từ gốc. Cuối kỳ kế toán tiến hành kiểm tra sự
khớp đúng số liệu tổng hợp giữa các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng kê…do máy đưa ra
và tiến hành bút toán điều chỉnh, các bút toán kết chuyển vào sổ NK- CT để tiến hành
xác định kết quả kinh doanh. Số liệu trên NK- CT sẽ được kế toán tổng hợp dùng bút
toán kết chuyển vào sổ cái. Số liệu của sổ cái các tài khoản do máy đưa ra sẽ được
dùng để lập báo cáo kế toán.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN HÌNH THỨC NK - CT TẠI CÔNG TY GAS -
PETROLIMEX.
Báo cáo nhanh
Báo cáo quyết toán
Chứng từ gốc v các bà ảng phân bổ
MÁY TÍNH
Sổ chứng từ KT
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Sổ cái
BẢNG KÊ
Sổ, thẻ chi tiết tuỳ chọn
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi h ng ng y.à à
Ghi cuối tháng.
Kiểm tra, đối chiếu chiếu.
2.3. Chế độ kế toán.
- Công ty tiến hành quyết toán theo quý ( 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 12 tháng)
hàng tháng chỉ lập báo cáo nhanh phục vụ công tác quản lý: Báo cáo nhanh hàng hoá
tồn kho, báo cáo nhanh sản lượng bán ra, báo cáo nhanh các chỉ tiêu tài chính…
- Do giá vốn hàng nhập luôn thay đổi phụ thuộc vào giá mua bằng ngaọi tệ, bảo
hiểm, thuế nhập khẩu, tỷ giá giữa đồng ngoại tệ và đồng Viết Nam của từng lô hàng
và giá cả hàng hoá thay đổi trên thị trường nên Công ty áp dụng giá hạch toán thống
chuyển ( được coi là một thủ kho) cùng người mua ký xác nhận vào cả 3 liên, giao
liên 2 cho khách hàng, giữ 2 liên còn lại để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày
gửi bảng kê xuất hàng cùng giấy tờ có liên quan về phòng bán hàng dịch vụ để xác
định số thực xuất, phòng này lưu 1 liên, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để
kiểm tra việc hạch toán.
1.1.2. Bán buôn qua kho Chi nhánh, Xí nghiệp.
Đối với những hợp đồng có nhu cầu lớn, Công ty xuất bán qua kho Chi nhánh,
Xí nghiệp. Khi khách hàng có nhu cầu, phòng kinh doanh thuộc Văn phòng Công ty
lập lệnh giao hàng đến các Chi nhánh, Xí nghiệp trực thuộc. Căn cứ lệnh này, Chi
nhánh, Xí nghiệp viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi lên cho Văn phòng
Công ty theo giá hạch toán (nếu bán cho Văn phòng Công ty theo giá cao hơn giá
hạch toán lập hoá đơn GTGT), phòng bán hàng lập hoá đơn GTGT làm cơ sở cho Chi
nhánh, Xí nghiệp giao hàng cho khách. Về hình thức Công ty có kho “thủ tục” tại các
chi nhánh hàng nhập vào bao nhiêu thì xuất ra bấy nhiêu nên lượng tồn kho luôn
bằng không. Chi nhánh, Xí nghiệp viết hoá đơn giao hàng cho Công ty nhưng thực tế
hàng vẫn nằm tại kho của Chi nhánh, Xí nghiệp chỉ xuất qua kho “thủ tục”. Công
việc này được cài đặt chương trình và được vi tính hoá toàn bộ. Công ty chủ yếu bán
hàng theo phương thức này.
1.1.3. Bán buôn cho khách ngay tại cảng nhập.
Phương thức này dùng cho khách mua với khối lượng lớn. Nó có ưu điểm là tiết
kiệm được chi phí liên quan đến việc bán hàng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao
hụt, thuê kho bãi…và tránh ứ đọng vốn hàng hoá, rút ngắn được chu kỳ kinh doanh
của doanh nghiệp. Khi có khách mua hàng, Công ty lập hoá đơn GTGT gồm 03 liên.
Hàng hoá sau khi khẩu sẽ được vận chuyển thẳng tới địa điểm khách hàng yêu cầu
mà không qua kho Chi nhánh tại cảng đầu mối. Tuy nhiên hàng nhập khẩu giao cho
khách đã coi như nhập kho Chi nhánh tại cảng đầu mối (kho thủ tục). Chi nhánh viết
phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao hàng cho Văn phòng Công ty theo
giá mua nhưng thực tế hàng không nhập kho mà giao thẳng cho khách hàng.
1.2. Phương thức bán điều động nội bộ ngành.
Theo phương thức này các công ty thành viên trong Tổng công ty Xăng Dầu
xác nhận cả 03 liên, giao cho người nhận hàng liên 2, giữ 02 liên để lập bảng kê xuất
hàng. Định kỳ 05 ngày gửi bảng kê xuất hàng và các chứng từ có liên quan về phòng
bán hàng, phòng này lưu lại liên 1, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiển
tra việc hạch toán.
1.4. Phương thức bán qua đại lý, Tổng đại lý (Mã 5B)
Theo quy định của Công ty Gas - Petrolimex, các đơn vị ngoài Tổng công ty có
thể ký hợp đồng làm Tổng đại lý, Đại lý bao tiêu hàng hoá với Công ty và các đơn vị
trực thuộc (Chi nhánh, Xí nghiệp) theo phân cấp quản lý của Công ty. Do đó, khi giao
hàng xong, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Các tổng đại lý, đại lý này phải thanh
toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán ngay cho lô hàng vừa nhận được. Căn cứ vào
nhu cầu và khả năng tiêu thụ, các Tổng đại lý, đại lý lập đơn hàng gửi Văn phòng
Công ty.
Về phần vận chuyển, trong hợp đồng đại lý có quy định: Công ty Gas chỉ vận
chuyển khi đơn hàng nhiều hơn 15 bình/ chuyến. Đối với các đại lý ngoài địa bán Hà
Nội, Công ty chỉ vận chuyển cho bên đại lý khi bên này mua hàng đủ chuyến (1,5
tấn).
Khi xuất hàng, phòng bán hàng dịch vụ căn cứ vào đơn hàng, viết hoá đơn
GTGT làm 03 liên giao cho kho làm thủ tục xuất hàng. Sau khi giao hàng, nhân viên
lái phương tiện vận chuyển cùng người nhận hàng ký xác nhận vào cả 3 liên, giao
cho khách hàng liên 2, giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng. Định kỳ 05 ngày gửi
hoá đơn cùng các chứng từ khác có liên quan về phòng bán hang, phòng này giữ lại 1
liên, giao liên 3 và bảng kê cho kế toán tiêu thụ để kiểm tra, đối chiếu.
1.5 Phương thức bán lẻ.
Theo phương thức này hàng hoá của Công ty ( Gas bình, bếp, phụ kiện) được
bán trực tiếp cho người tiêu dùng thông qua các cửa hàng bán lẻ của Công ty. Khi
bán hàng, trường hợp khách hàng muốn lấy hoá đơn GTGT, nhân viên bán hàng sẽ
viết hoá đơn GTGT sau khi xuất hàng thành 03 liên, giao cho khách hàng liên 2.
Trường hợp khách hàng không lấy hoá đơn bán hàng, cuối ngày hoặc định kỳ nhân
viên bán hàng sẽ viết hoá đơn GTGT làm 02 liên cho số hàng đã xuất bán và ghi vào
bảng kê bán hàng. Cửa hàng sẽ lưu liên 1, định kỳ 05 ngày gửi bảng kê bán hàng, báo
Giá hạch toán
=
x
Khi nhập kho hàng hoá kế toán phản ánh giá mua hàng hoá thông qua tài khoản
giá hạch toán của hàng hoá đó và tài khoản chênh lệch giữa giá thực tế -giá hạch
toán. Cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển hết phần chênh lệch giá vào TK 632.
3. CHÍNH SÁCH GIÁ CẢ
Để thu hút khách hàng Công ty có chính sách giá cả hết sức linh hoạt.Giá bán
được tính trên cơ sở trị giá hàng hoá mua vào, điều chỉnh theo giá thị trường đồng
thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. Công ty thực hiện
giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, ổn định, mua với khối lượng lớn và
được trừ trực tiếp trên hoá đơn. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một số dịch vụ kỹ
thuật nhằm giới thiệu và hướng dẫn khách hàng dụng bếp Gas, dịch vụ lắp đặt, bảo
hành… không thu phí phục vụ. Qua đó uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao,
góp phần nâng cao sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường.
Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam uỷ quyền cho Công ty được quyền quyết định
giá bán buôn, bán lẻ tuỳ theo tình hình thị trường, trên cơ sở giá cạnh tranh bù đắp
chi phí và đảm bảo có lợi nhuận.
+ Giá bán trực tiếp của Công ty bao giồm giá bán buôn, bán lẻ cho các cửa hàng
bán lẻ, các Tổng đại lý, đại lý, khách hàng ngoài ngành do Công ty Gas - Petrolimex
quy định và được thay đổi phù hợp với thị trường.
+ Giá bán nội bộ: Được sử dụng trong phương thức bán điều động nội bộ Công
ty giữa: Công ty với các Chi nhánh, Xí nghiệp hoặc giữa các Chi nhánh, Xí nghiệp
với nhau do Công ty Gas quy định và được ổn định trong quý, năm nhằm ổn định giá
thị trường.
Copyright: Tài liệu đại học ©