Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
THUỐC LÁ THĂNG LONG.
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.
2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long được tổ chức
theo mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn
bộ công tác kế toán từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ
thống báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty. Các PX không hạch
toán riêng.
2.1.2. Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán
2.1.2.1.Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.1- Bộ máy kế toán tập trung
2.1.2.2. Trách nhiệm và quyền hạn các thành viên phòng Tài chính - Kế
toán
Phòng Tài chính-Kế toán bao gồm 9 thành viên: Trưởng phòng,
Phó phòng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, trong đó trách nhiệm và quyền
hạn các thành viên được quy định như sau:
K
ế

t
o
á
n
T
M
,

P

t
o
á
n
P
h
ả
i

t
r
ả
,

X
D
C
B

K
ế

t
o
á
n
T
G
N
H

u

K
H
,

N
g
u
y
ê
n

l
i
ệ
u
K
ế

t
o
á
n
T
i
ề
n

L

ạ
m

ứ
n
g
,V
ậ
t

l
i
ệ
u

s
ả
n

x
u
ấ
t

Kế toán
Chi phí
Giá thành,

2.1.2.2.4. Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu, phải trả khác.
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi.
- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế.
- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả khác.
2.1.2.2.5. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Thành phẩm và TSCĐ.
- Theo dõi tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của đối tượng
sử dụng. Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy
định.
- Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị và
thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định.
16
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
- Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của nhà máy.
- Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn.
- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho thành phẩm về mặt số lượng.
- Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng.
2.1.2.2.6. Kế toán thanh toán với người mua và kế toán nguyên liệu chính.
- Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền
hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng.
- Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như
tiền... để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng.
- Kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng.
- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm
kê theo quyết định.
2.1.2.2.7. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư cơ khí và vật liệu xây
dựng.
- Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của
nhà máy làm các thủ tục cho vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay.
- Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng, các loại vật tư cơ khí.

hệ thống chứng từ theo đúng 5 chỉ tiêu: Lao động - tiền lương, Hàng tồn
kho, Bán hàng, Tiền tệ và TSCĐ. Trong đó, biểu mẫu các chứng từ của
Công ty, về cơ bản, đều tuân theo biểu mẫu chứng từ chuẩn của Quyết
định 15, nhưng một số chi tiết trong bản chứng từ đã được thiết kế lại cho
phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.2.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán
Dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC,
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng
chung cho tất cả các Công ty thành viên. Trên cơ sở đó, Công ty Thuốc lá
Thăng Long đã lựa chọn và sử dụng những tài khoản phù hợp với điều kiện
và các phương pháp kế toán đã lựa chọn (chi tiết tại phụ lục 2).
 Loại 1: Tài sản ngắn hạn.
Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 1 được quyết định
15/2006/QĐ-BTC trừ tài khoản 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”. Các tài khoản
khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định của Bộ và Tổng
Công ty Thuốc lá Việt Nam để phù hợp với yêu cầu quản lý tại Công ty.
Đặc biệt, do đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp sản xuất và có
hệ thống khách hàng rộng lớn nên hạng mục Phải thu và Hàng tồn kho vô
cùng phong phú và phức tạp.Vì vậy, các tài khoản thuộc 2 hạng mục này
đều được chi tiết đến tài khoản cấp 3 để tiện theo dõi và xử lý khi có sự
kiện bất thường xảy ra.
 Loại 2: Tài sản dài hạn.
18
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 2 đã quy định theo quy định
của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, do đòi hỏi của công tác quản lý, tài khoản Hao
mòn TSCĐ, các tài khoản Đầu tư và XDCB đều được chi tiết hoá đến tài
khoản cấp 3.
 Loại 3: Nợ phải trả

Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Tài khoản 811 “Chi phí khác” của Công ty cũng được chi tiết thành
các tài khoản cấp 2 theo hoạt động phát sinh.
 Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” được chi tiết thành 3
tài khoản cấp 2 là:
- Tài khoản 9111 “Xác định kết quả SXKD”
- Tài khoản 9112 “Kết quả hoạt động tài chính”
- Tài khoản 9113 “Kết quả hoạt động khác”.
Từ các tài khoản cấp 2 này, Công ty tiếp tục chi tiết thành các tài
khoản cấp 3 theo hoạt động phát sinh lợi nhuận hoặc lỗ.
 Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng
Các tài khoản ngoại bàng của Công ty đều đầy đủ so với các tài
khoản quy định trong quy định 15/2006/QĐ-BTc.
Tóm lại, hệ thống tài khoản của Công ty Thuốc lá Thăng Long một
mặt tuân thủ đúng hệ thống tài khoản quy định trong Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC và của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, mặt khác đã
được chi tiết một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty, phục vụ
đắc lực cho công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý doanh
nghiệp nói chung.
2.2.2.3. Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán.
2.2.2.3.1. Hình thức kế toán áp dụng:
Công ty Thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức kế toán máy sử dụng phần
mềm kế toán do Công ty tự thiết kế dựa trên hình thức Nhật kí-Chứng từ.
2.2.2.3.2. Hệ thống sổ sách kế toán cuả Công ty.
Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:
- Sổ Nhật kí - chứng từ: Trong 10 sổ Nhật kí được quy định cho hình
thức Nhật kí -chứng từ, Công ty Thuốc lá Thăng Long sử dụng 8 Nhật kí,
không sử dụng Nhật kí số 3 và số 6, trong đó Nhật kí số 1 và 2 được kết
hợp với bảng kê số 1 và số 2 trong một mẫu sổ.

Biểu số B01-DN: “Bảng Cân đối kế toán”
Biểu số B02-DN: “Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh”
Biểu số B03-DN: “Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ”
Biểu số B09-DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”
 Các báo cáo định kì theo quy định của Tổng Công ty.
Ngoài các báo cáo theo quy định Bộ Tài chính, Bộ quản lý chuyên
ngành yêu cầu Công ty phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng Công ty
theo biểu mẫu:
Biểu số B01-TCKT “Báo cáo thu lãi lỗ từng mặt hàng”
Biểu số B02-TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm chủ yếu”
21
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Biểu số B03-TCKT “Báo cáo tình hình công nợ”
Biểu số B04-TCKT “Báo cáo tình hình thực đầu tư XDCB”
Biểu số B05-TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng Công ty”
Biểu số B06-TCKT“Báo cáo tăng, giảm TSCĐ và NVKD”
Biểu số B07-TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu”
Biểu số B08-TCKT “Báo cáo quỹ đầu tư vùng nguyên liệu”
Biểu số B09-TCKT “Báo cáo thu chi tiền tệ”
2.2.2.5. Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng trong các phần hành kế
toán.
Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời các thông tin kế toán và tài
chính, Công ty và phòng kế toán quy định các thủ tục kiểm soát áp dụng
cho các phần hành kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hợp pháp và chính xác của các chứng từ
kế toán trước khi vào sổ, đảm bảo các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của
các bên liên quan và người phê duyệt chứng từ theo quy định của Bộ Tài
chính và của Công ty.
- Công tác kiểm kê được thực hiện cuối mỗi tháng theo đúng quy định

- Sổ chi tiết: Bảng kê chi tiết thu tiền; Bảng kê chi tiết chi tiền; Sổ quỹ
- Sổ cái: sổ cái TK 111.
2.3.1.4. Trình tự vào sổ của kế toán tiền mặt.
Hàng ngày, kế toán tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lí,
hợp pháp và tính chính xác của các phiếu thu, chi trong ngày. Căn cứ vào
các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán viên nhập số liệu vào máy. Theo
quy trình của phần mềm lập trình sẵn, các số liệu này sẽ tự động nhập vào
Nhập kí và bảng kê số 1 và các nhật kí, bảng kê có liên quan. Đồng thời,
số liệu cũng nhập vào các bảng kê chi tiết của phần hành bao gồm: Bảng
kê thu tiền và Bảng kê chi tiền
Cuối mỗi tuần, kế toán viên cho in và đối chiếu các bảng kê chi tiết
thu, chi tiền trong tuần với sổ quỹ của thủ quỹ. Nếu phát sinh chênh lệch,
kế toán tiền mặt phải nhanh chóng xác minh lí do và báo cáo với kế toán
trưởng để tiến hành điều chỉnh.
Cuối mỗi tháng, kế toán viên in Nhật kí và bảng kê số 1 và đối
chiếu với các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tháng và bảng kiểm kê
quỹ. Nếu không có chênh lệch, kế toán tiền mặt nộp Bảng Nhật kí và
bảng kê số 1 cho kế toán tổng hợp.Các chỉ tiêu phát sinh Nợ và Có tự
động nhập vào Sổ cái tài khoản 111. Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra
lần cuối, khoá sổ và số dư TK 111 sẽ tự động nhập vào chỉ tiêu tiền mặt
trên Bảng Cân đối kế toán.
23
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Sơ đồ2.2- Quy trình phần hành kế toán tiền mặt

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu
+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu
- Sổ cái: sổ cái TK 152
2.3.2.4. Kế toán nguyên vật liệu và quy trình vào sổ.
Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra các
phiếu nhập, xuất kho phát sinh trong ngày. Căn cứ trên các chứng từ đã
được kiểm tra tính chính xác và hợp pháp, kế toán nguyên vật liệu nhập
dữ liệu về số lượng và đơn giá NVL nhập trong ngày, còn NVL xuất chỉ
nhập về số lượng xuất. Các dữ liệu này được tự động nhập vào 5 bảng kê
gồm các bảng kê chi tiết và tổng hợp nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập-
xuất-tồn NVL theo từng nhóm và chi tiết cho từng loại .
Đầu thàng sau, căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì và nhập trong kì,
kế toán NVL xác định đơn giá xuất trong tháng dựa trên phương pháp
bình quân cả kì dự trữ và phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuất
hàng ngày và nhập vào các bảng kê chi tiết, tổng hợp nhập, xuất, tồn
NVL. Đồng thời các dữ liệu về tình hình nhập, xuất, tồn cũng tự nhập vào
bảng kê số 3, bảng kê số 4 và Nhật kí chứng từ số 7 theo các chỉ tiêu cụ
thể.
Sau khi đối chiếu các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trong các sổ chi tiết
và bảng kê số 3 với thẻ kho của thủ kho và biên bản kiểm kê kho, kế toán
NVL in bảng kê số 3 và nộp cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, nhập
số liệu vào Sổ cái TK 152và phần mềm chuyển tiếp dữ liệu để hình thành
25
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
chỉ tiêu NVL trên Bảng Cân đối kế toán.
Sơ đồ2.3 - Quy trình phần hành kế toán nguyên vật liệu

Ghi chú:

Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến lương và các
khoản trích theo lương, kế toán phần hành sử dụng các tài khoản kế toán sau:
- TK 334 “Phải trả người lao động”. TK 334 có 4 tiểu khoàn cấp 2: 3341,
3342, 3343 và 3348.
- TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”
- 3 tài khoản cấp 2 của TK 338:
+ 3382 “Kinh phí công đoàn”
+ 3383 “Bảo hiểm xã hội”
+ 3384 “Bảo hiểm y tế”
2.3.3.3. Hệ thống sổ kế toán
- Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 7, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2
- Bảng kê: Bảng kê số 4, số 5
- Các bảng kê chi tiết:
+ Bảng kê tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 3335
+ Bảng tính lương theo doanh thu
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương cho Nhà nước.
+ Bảng kê chi lương thực tế
- Bảng phân bổ lương và các khoản phụ cấp theo lương.
- Sổ cái TK 334, 338, 333
2.3.3.4. Trình tự vào sổ trong phần hành lương và các khoản trích theo
lương
Ngày 20 của tháng, kế toán lương tính lương tạm ứng cho CBCNV,
trích quỹ lương cơ bản, xuất tiền cho thống kê các PX và lập phiếu chi cho
khoản chi tạm ứng lương. Căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập số liệu vào
Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335 và Bảng kê chi lương thực tế.
Vào ngày cuối tháng, thống kê các PX nộp cho kế toán lương bảng
thanh toán lương của tháng và thưởng (nếu có). Kế toán lương nhập số liệu,
xác định số lương thực tế phải chi trả trong tháng và lập phiếu chi. Phần mềm
kế toán tự động tính phần tính vào chi phí của các khoản trích theo lương. Số
liệu về lương thực tế và các khoản trích theo lương tính vào chi phí được tự

Sổ cái TK 334,
338,333
Nhật kí số 7,
Bảng kê số 4
Bảng thanh toán
lương, thưởng,
Phiếu chi, phiếu thu
Nhật kí và bảng kê
số 1 và 2
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.3.4. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành phải trả
người bán
2.3.4.1. Các chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán trong phần hành phải người bán trả bao gồm:
- Hợp đồng mua hàng
- Hoá đơn mua hàng
- Biên bản giao nhận hàng
- Biên bản kiểm nghiệm chất lượng NVL
- Phiếu nhập kho
- Phiếu chi
2.3.4.2. Các tài khoản kế toán
Kế toán phải trả sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán” để
hạch toán các khoản phải trả. Tài khoản 331 có 3 tài khoản cấp 2 và được
chi tiết hoá thành các tài khoản cấp 3. ( chi tiết theo phụ lục 2)
2.3.4.3. Hệ thống sổ kế toán
- Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 5, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2
- Bảng kê: Bảng kê số 3

Trong phần hành phải thu khách hàng, kế toán viên sử dụng các chứng
từ kế toán sau:
- Hợp đồng và hoá đơn bán hàng.
- Phiếu xuất kho, nhập kho.
- Phiếu thu, chi tiền.
2.3.5.2. Các tài khoản kế toán
Trong công tác kế toán phải thu khách hàng, kế toán viên sử dụng
30
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Nhật kí chứng từ
số 5
Sổ chi tiết
theo người bán
Báo cáo kế toán
Sổ cái TK
331
Hợp đồng, Hoá đơn mua
hàng, Phiếu chi
Nhật kí và bảng kê
số 1, bảng kê số 3