Contents at a Glance
I Getting Started with VBA
1 Creating and Running Recorded Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2 Writing Your Own Macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
3 Understanding Program Variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4 Building VBA Expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5 Working with Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
71
6 Controlling Your VBA Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
II Putting VBA to Work
7 Programming Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
8 Programming Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
9 Programming PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
10 Programming Access Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
11 Programming Outlook Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
III Getting the Most Out of VBA
12 Creating Custom VBA Dialog Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
13 Customizing the Office 2007 Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263
14 VBA Tips and Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
15 Trapping Program Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 323
16 Debugging VBA Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
IV Appendixes
A VBA Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
B VBA Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
Index
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371
Paul McFedries
800 E. 96th Street

Anne Jones
Senior Compositor
Gloria Schurick
VBA for the 2007 Microsoft
®
Office System
Copyright © 2007 by Que Publishing
All rights reserved. No part of this book shall be reproduced, stored in a retrieval system,
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International Standard Book Number: 0-7897-3667-5
Library of Congress Cataloging-in-Publication Data
McFedries, Paul.
VBA for the 2007 Microsoft Office system / Paul McFedries.
p. cm.
ISBN 0-7897-3667-5
1. Microsoft Office. 2. Microsoft Visual Basic for applications. 3. Business—
Computer programs. 4. Integrated software. I. Title.
HF5548.4.M525M395 2007
005.5—dc22
2007004121
Printed in the United States of America
First Printing: April 2007
10090807 4321
Trademarks
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xix
What’s in the Book
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xx
This Book’s Special Features
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xx
I
GETTING STARTED WITH VBA
1 Creating and Running Recorded Macros
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3
Recording a VBA Macro
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5
Recording a Word Macro
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5
Recording an Excel Macro
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7
Running a Recorded Macro
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8
Using the Macro Name List
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8
Assigning Shortcut Keys to Recorded Word Macros
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9

Creating a Command Macro
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19
Writing a Command Macro
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20
Running a Command Macro
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21
Entering VBA Statements
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22
Creating a User-Defined Function
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23
Understanding User-Defined Functions
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24
Writing a User-Defined Function
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25
Using a Function
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26
Taking Advantage of IntelliSense
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27
List Properties/Methods
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27

Creating User-Defined Data Types
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
39
Using Array Variables
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40
Dynamic Arrays
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41
Multidimensional Arrays
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
Working with Constants
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
44
Using Built-In Constants
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44
Creating User-Defined Constants
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
45
Storing User Input in a Variable
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45
Getting Input Using
MsgBox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
45
Getting Input Using
InputBox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
50

Controlling the Order of Precedence
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58
Working with Numeric Expressions
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60
VBA’s Math Functions
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60
VBA’s Financial Functions
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62
Working with String Expressions
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63
Working with Logical Expressions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
66
The
And
Operator
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67
The
Or
Operator
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
67
The
Xor

75
Returning the Value of a Property
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
75
Working with Object Methods
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75
Handling Object Events
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77
Working with Object Collections
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78
Assigning an Object to a Variable
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79
The
Is
Operator
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80
Working with Multiple Properties or Methods
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80
Example: The
Application
Object
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81
Displaying a Message in the Status Bar

From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
89
6 Controlling Your VBA Code
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91
Code That Makes Decisions
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91
Using
If...Then
to Make True/False Decisions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
92
Using
If...Then...Else
to Handle a False Result
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
93
Making Multiple Decisions
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94
Using the
And
and
Or
Operators
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
Using Multiple

Using
Do...Loop
Structures
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105
Using
For...Next
Loops
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
106
Using
For Each...Next
Loops
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
109
v
Contents
Using
Exit
For or
Exit Do
to Exit a Loop
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
110
Indenting for Readability
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
111
From Here
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111

Closing All Open Documents
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121
Example: Making Document Backups
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122
Working with Text
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
124
Working with the
Range
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125
The
Range
Method
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
125
The
Range
Property
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125
Reading and Changing Range Text
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126
Formatting Text
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126

Working with the
Sentences
Object
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133
Displaying Sentence Word Counts
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134
Programming the
Paragraph
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
136
From Here
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138
8 Programming Excel
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139
Excel’s Application Object
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139
Accessing Worksheet Functions
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139
Recalculating Workbooks
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
140
Converting a String into an Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

148
Closing a Workbook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Dealing with
Worksheet
Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Specifying a
Worksheet
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
150
Creating a New Worksheet
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
151
Properties of the
Worksheet
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
151
Methods of the
Worksheet
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
152
Working with
Range
Objects

Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
165
Specifying a
Presentation
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
165
Opening a Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
166
Creating a New Presentation
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
166
Presentation
Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
166
Presentation
Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
167
The Juggling Application
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
168
Working with PowerPoint Slide Objects
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
170
Specifying a Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Shape
Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
178
The Juggling Application: Creating the Title Slide
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
180
Some
Shape
Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
181
The Juggling Application: Creating the Instructions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
183
vii
Contents
Operating a Slide Show
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
186
Slide Show Transitions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
186
Slide Show Settings
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
187
Running the Slide Show
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
187
From Here

Working with a Recordset
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
198
Getting at the Recordset Data
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
198
Navigating Records
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
199
Finding a Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
202
Editing a Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
203
Adding a New Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
205
Deleting a Record
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
207
Retrieving Data into Excel
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
208
Retrieving an Individual Field Value
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
208
Retrieving One or More Entire Rows
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
208

217
Handling Incoming and Outgoing Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
217
Incoming: Handling the
ItemAdd
Event
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
218
Outgoing: Handling the
ItemSend
Event
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
219
Working with Email Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
220
MailItem
Object Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
220
MailItem
Object Methods
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
221
Example: Creating Advanced Rules for Incoming Messages
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
223
Example: Canning Spam
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Programming Outlook from Other Applications
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
231
Setting Up a Reference to Outlook
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
231
Getting the
NameSpace
Object
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
232
Logging On to an Outlook Session
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
232
Logging Off an Outlook Session
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
233
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
234
III
GETTING THE MOST OUT OF VBA
12 Creating Custom VBA Dialog Boxes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
237
Adding a Form to Your Project
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
238
Changing the Form’s Design-Time Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

243
Sizing Controls
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
244
Moving Controls
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
244
Copying Controls
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
244
Deleting Controls
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
245
Grouping Controls
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
245
Setting Control Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
246
Common Control Properties
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
246
Setting the Tab Order
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247
Handling Form Events
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248
Types of Form Controls
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Spin Buttons
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253
Tab Strips and MultiPage Controls
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
254
Using a Form in a Procedure
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
258
Displaying the Form
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
258
Unloading the Form
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
258
Processing the Form Results
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
259
From Here
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
262
13 Customizing the Office 2007 Ribbon
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
263
Understanding Ribbon Extensibility
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263
Extending the Ribbon: An Example
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
265

Creating a New Group
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274
Customizing an Existing Group
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
274
Creating Custom Controls
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275
Common Control Attributes
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276
Creating a Button
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277
Creating a Menu
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
278
Creating a Split Button
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
280
Creating a Check Box
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
281
Creating a Toggle Button
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
282
Creating a Drop-Down List
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
284

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
300
Removing a Module
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301
Configuring Macro Security Settings
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
301
Setting Up a Trusted Location
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
301
Setting the Macro Security Level
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
302
Digitally Signing a VBA Project
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304
Saving Application Settings in the Registry
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
305
Storing Settings in the Registry
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306
Reading Settings from the Registry
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306
Deleting Settings from the Registry
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307
Tracking File Usage

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320
From Here
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321
15 Trapping Program Errors
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323
A Basic Error-Trapping Strategy
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324
Setting the Trap
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324
Coding the Error Handler
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325
Resuming Program Execution
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327
Disabling the Trap
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330
Working with the
Err
Object
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330
Err
Object Properties

Pausing a Procedure
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339
Entering Break Mode
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340
Exiting Break Mode
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342
xi
Contents
Stepping Through a Procedure
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342
Stepping into a Procedure
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343
Stepping Over a Procedure
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343
Stepping Out of a Procedure
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343
Stepping to the Cursor
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343
Monitoring Procedure Values
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344
Using the Locals Window

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351
Require Variable Declarations
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351
Break Down Complex Procedures
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351
Enter VBA Keywords in Lowercase
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351
Comment Out Problem Statements
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351
Break Up Long Statements
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351
Use Excel’s Range Names Whenever Possible
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352
Take Advantage of User-Defined Constants
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352
From Here
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352
IV
APPENDIXES
A VBA Statements
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the folks I worked with directly: Acquisitions Editor Loretta Yates, Development Editor
Todd Brakke, Production Editor Betsy Harris, Copy Editor Margo Catts, and Tech Editor
Greg Perry.
We Want to Hear from You!
As the reader of this book, you are our most important critic and commentator. We value
your opinion and want to know what we’re doing right, what we could do better, what areas
you’d like to see us publish in, and any other words of wisdom you’re willing to pass our
way.
As an associate publisher for Que Publishing, I welcome your comments. You can email or
write me directly to let me know what you did or didn’t like about this book—as well as
what we can do to make our books better.
Please note that I cannot help you with technical problems related to the topic of this book. We do
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When you write, please be sure to include this book’s title and author as well as your name,
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with the author and editors who worked on the book.
Email:
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Associate Publisher
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Reader Services
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IN THIS INTRODUCTION
Introduction
What Is a Macro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xviii

than I used to. (Don’t tell my editor!)
Whether your concern is ease-of-use or personal
productivity, there’s little doubt VBA can make
working with the Office applications a better expe-
rience. So now all you have to do is learn how to
use it, and that’s where this book comes in. My goal
in writing this book was to give you an introduction
to the VBA language, and to give you plenty of
examples for putting the language to good use.
Even if you’ve never even programmed your VCR,
this book will teach you VBA programming from
the ground up. The first six chapters, in particular,
give you all the know-how you’ll need to be a com-
petent and productive programmer.
INTRODUCTION
What Is a Macro?
It doesn’t matter in which Office program you’re working—it could be Word, it could be
Excel, it could be PowerPoint. A few times a day you probably find yourself performing
some chore that either you’ve done dozens of times in the past, or that you have to repeat a
number of times in a row. It could be typing and formatting a section of text, running a
series of menu commands, or editing a document in a particular way. If you’re like most
people, when faced with these repetitive chores, you probably find yourself wishing there
was some way to ease the drudgery and reduce the time taken by this mindless but neces-
sary work.
Sure, most of the Office applications have a Repeat button on the Quick Access Toolbar
that lets you repeat your most recent action. That’s handy, but it repeats only a single
action. If you need to repeat two or more actions, this solution doesn’t work.
What’s a person to do about this? Well, what if I told you that it was possible to automate
just about any routine and repetitive task? What if I told you that it was possible to take this
automated task and run it immediately simply by selecting a command or even by just

writing a line of code.
Of course, if you want to truly unleash VBA’s capabilities, you’ll need to augment your
interface with programming code. That sounds pretty fancy, but the VBA language is con-
structed in such a way that it’s fairly easy to get started and to figure things out as you go
along. More than any other programming language, VBA enables you to do productive
things without climbing a huge learning curve.
What You Should Know Before Reading This Book
First and foremost, this book does not assume that you’ve programmed before. VBA begin-
ners are welcome here and will find the text to their liking.
I’ve tried to keep the chapters focused on the topic at hand and unburdened with long-
winded theoretical discussions. For the most part, each chapter gets right down to brass
tacks without much fuss and bother. To keep the chapters uncluttered, I’ve made a few
assumptions about what you know and don’t know:
■
I assume you have knowledge of rudimentary computer concepts such as files and
folders.
■
I assume you’re familiar with Windows and that you know how to launch applications
and work with tools such as menus, dialog boxes, and the Help system.
■
I assume you can operate peripherals attached to your computer, such as the keyboard,
mouse, printer, and modem.
■
This book’s examples use the Office 2007 applications, although most of them also
work with Office 2000, Office XP, and Office 2003. Therefore, I assume you’ve used
these Office programs for a while and are comfortable working with these programs.
What’s in the Book
This book isn’t meant to be read from cover to cover, although you’re certainly free to do
just that if the mood strikes you. Instead, most of the chapters are set up as self-contained
units that you can dip into at will to extract whatever nuggets of information you need.

Commands: I use the following style for Ribbon commands: View, Macros. This
means that you click the Ribbon’s View tab, and then click the Macros button.
■
Dialog box controls: Dialog box controls have underlined accelerator keys: Close.
Introduction
xx
xxi
This Book’s Special Features
■
Visual Basic keywords: Keywords reserved in the VBA language appear in
monospace
type.
■
Code-continuation character (➥): When a statement is too long to fit on one line of
this book, I break it at a convenient place, and add the code-continuation character at
the beginning of the next line.
This book also uses the following boxes to draw your attention to important (or merely
interesting) information.
➔
These cross-reference elements point you to related material elsewhere in the book.
The Note box presents asides that give you more information about the topic under discussion.
These tidbits provide extra insights that give you a better understanding of the task at hand.
NOTE
The Tip box tells you about VBA methods that are easier,faster, or more efficient than the standard
methods.
TIP
The all-important Caution box tells you about potential accidents waiting to happen.There are
always ways to mess things up when you’re working with computers.These boxes help you avoid at
least some of the pitfalls.
CAUTION