Quản lý nhân sự: Quản trị bằng JD
Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description - JD), mọi người thường cho
rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào
đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác
tuyển dụng nhân sự.

Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc
hệ
thống
hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của
tổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc
quản trị tổ chức. Bài viết này giới thiệu một số vấn đề liên quan đến chức năng quản trị của JD.

JD, JS và cấu trúc của JD

Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng,
nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn
nhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm
vụ,
mục tiêu nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Cao hơn, với cách tiếp cận dưới góc độ quản trị tổ chức thì sự tồn tại của bất cứ JD
nào trong tổ chức không chỉ dừng lại ở việc mô tả công việc của vị trí đó mà nó
còn là cơ sở để xác định tính cần thiết, phù hợp của vị trí đó trong cấu trúc, sơ đồ
tổ chức.

Một phần quan trọng khác của JD là JS (job specification). Đây chính là hệ thống
các yêu cầu, đòi hỏi về tiêu chuẩn, điều kiện của từng vị trí để hoàn thành các

đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;

(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩn
cho vị trí.

JD dưới góc độ quản trị tổ chức

Hệ thống JD cho phép người quản trị tổ chức hoạch định công tác quản trị chung
của cả tổ chức và của từng đơn vị trong tổ chức.

Với JD, người quản trị tổ chức sẽ hiểu được cấu trúc, sơ đồ của tổ chức mà mình
xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu chưa? Những người được
bố trí vào từng vị trí đã phù hợp chưa? Từ đó người quản trị có thể phát hiện
những bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý để từ đó
thiết kế lại công việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạt động
hiệu quả hơn.

Có nhiều cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, một trong những cơ sở
quan trọng nhất là chất lượng nhân sự và chính sách đối với nhân sự trong tổ chức.
Để có chất lượng nhân sự tốt thì công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện phải tốt.
Và JD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân sự. Lương,
thưởng, các chế độ phúc lợi là một trong những vấn đề quan trọng trong chính
sách nhân sự của tổ chức. Chế độ lương thưởng nếu chỉ nằm ở thang, bảng lương
của tổ chức cũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức.

Thông qua JD, nhà
quản trị sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lương nào, có dải lương
và phúc lợi ra sao, đối chiếu với các tổ chức tương tự khác thì ở mức cao, thấp
hoặc trung bình? Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách
lương và phúc lợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng là đảm