16
CHѬѪNG 2: TÍNH CHӌNH THӆ CӪA DӴ ÁN

MӨC ĈÍCH
- HiӇu ÿѭӧc tính chӍnh thӇ cӫa dӵ án thông qua công tác lұp kӃ hoҥch, tӯ ÿó thҩy ÿѭӧc tҫm
quan trӑng cӫa công tác lұp kӃ hoҥch toàn diӋn ҧnh hѭӣng sâu sҳc ÿӃn tính chӍnh thӇ, hӋ
thӕng cӫa dӵ án.
- Nhìn nhұn toàn bӝ dӵ án tӯ kӃ hoҥch tәng thӇ ÿӃn tӯng kӃ hoҥch bӝ phұn; hiӇu ÿѭӧc cách
th
ӭc lұp kӃ hoҥch dӵ án.
- Nҳm ÿѭӧc các nӝi dung
vӅ giám sát viӋc thӵc hiӋn kӃ hoҥch
- Xác ÿӏnh ÿѭӧc vӏ trí cӫa công viӋc kiӇm soát thay ÿәi kӃ hoҥch, tӯ ÿó áp dөng các kӻ
thuұt ÿӇ kiӇm soát thay ÿәi
GIӞI THIӊU CHUNG
Theo mӝt nghiên cӭu mӟi tiӃn hành năn 1998 thì có tӟi 51% sӕ dӵ án công nghӋ thông tin
(CNTT) quy mô lӟn ÿã vѭӧt qua ngân sách trung bình khoҧng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có mӝt
sӕ nhân tӕ ҧnh hѭӣng ÿӃn thӵc tӃ này. Trѭӟc ÿây chúng ta ÿã xác ÿӏnh ÿѭӧc mӝt trong sӕ các
nhân tӕ này liên quan trӵc tiӃp ÿӃn các yêu cҫu vӅ chӭc năng, yêu cҫu kӻ thuұt ÿѭӧc xây dӵng
không ÿҫy ÿӫ. NӃu nhѭ quá trình lұp kӃ hoҥch không ÿѭӧc thӵc h
iӋn ÿúng cách thì ҧnh hѭӣng cӫa
nó có thӇ sӁ là mӝt thҧm hӑa. Ngѭӧc lҥi, nӃu quá trình lұp kӃ hoҥch dӵ án ÿѭӧc thӵc hiӋn tӕt, thì
nhӳng lӛi trong yêu cҫu kƭ thuұt có thӃ ÿѭӧc xác ÿӏnh sӟm và dӵ án có thӇ ÿѭӧc ÿѭa trӣ vӅ mӝt
nӅn tҧng vӳng chҳc. Trong bài hӑc này bҥn sӁ hӑc cách ÿһt nӅn tҧng cho mӝt dӵ án.
Bҧn chҩt ÿӝng và sӵ phӭc tҥp cӫa các
dӵ án công nghӋ thông tin ÿòi hӓi mӝt giám ÿӕc dӵ
án xuҩt sҳc phҧi thiӃt lұp ÿѭӧc mӝt nӅn tҧng vӳng chҳc. ThiӃt lұp ÿѭӧc nӅn tҧng nhѭ vұy ÿòi hӓi
phҧi có sӵ hiӇu biӃt vӳng chҳc vӅ phân tích mӝt cҩu trúc chi tiӃt công viӋc ( Work Breakdown
Structure, viӃ
t tҳt WBS ) và cách sӱ dөng các sѫ ÿӗ mҥng (

kӃ
hoҥch xác ÿӏnh cҫn phҧi là
m gì? Làm nhѭ thӃ nào? Ai là ngѭӡi thӵc hiӋn và thӵc hiӋn khi nào?
Mөc ÿích chính cӫa quá trình lұp kӃ hoҥch vҥch ra phѭѫng hѭӟng, quan trӑng hѫn ÿӇ tránh các
vҩn ÿӅ rҳc rӕi, rӫi ro. Lѭӧng thӡi gian và tiӅn bҥc dành cho quá trình lұp kӃ hoҥch cҫn phҧi tӍ lӋ
trӵc tiӃp vӟi chi phí tiӅm năng tӯ các lӛi gһp phҧi do thiӃu quá trình lұp kӃ hoҥch. Mөc tiêu là chi

ÿӫ tài nguyên trong quá trình lұp kӃ hoҥch nhҵm thúc ÿҭy thӵc hiӋn thành công dӵ án chӭ không
phҧi là chi phí quá nhiӅu tài nguyên ÿӃn mӭc không còn ÿӫ cho quá trình thӵc hiӋn dӵ án. Lұp kӃ
hoҥch dӵ án là mӝt quá trình lһp diӉn ra bҩt cӭ khi nào có nhӳng thay ÿәi quan trӑng trong dӵ án.
Ví dө:
Khi các nhà tài trӧ giao cho thӵc hiӋn mӝt dӵ án phát triӇn Web, Giám ÿӕc dӵ án
Phong ÿã rҩt phҩn khӣi nhѭng anh cNJng biӃt rҵng có rҩt nhiӅu viӋc ÿang ӣ phía trѭӟc bӣi vì anh
vүn còn chѭa quen vӟi các ӭng dөng theo mô hình chӫ khách 3 tҫng. Anh ÿã tìm thҩy mӝt tài
nguyên rҩt quý ÿó là mӝt SME vӅ Web làm cho mӝt công ty tѭ vҩn có mӕi quan hӋ rҩt tӕt vӟi
công ty anh và anh ÿã dùng ngѭӡi này vào viӋc xây dӵng các
yêu cҫu kӻ thuұt. Anh ÿã bӓ ra mӝt
sӕ tiӅn trong ѭӟc tính vӅ chi phí ÿӇ có ÿѭӧc sӵ giúp ÿӥ tӯ bên ngoài. Bây giӡ là lúc lên lӏch cho
chuyên gia tѭ vҩn giúp anh tách cҩu trúc chi tiӃt ÿӇ anh có thӇ ÿӏnh nghƭa các gói công viӋc, lұp hӗ
sѫ mҥng, lên lӏch trình dӵ án và ngân sách chính xác.
b. KӃ hoҥch dӵ án công nghӋ thông tin NӃu bҥn gһp mӝt Giám ÿӕc Dӵ án CNTT và hӓi “ Ông có kӃ hoҥch không? ” “ B
ҥn ng
hƭ
rҵng câu trҧ lӡi sӁ ra sao? ” “ Tҥi sao chӭ, ÿѭѫng nhiên rӗi! ”. Mӛi ngѭӡi ÿӅu có mӝt kӃ hoҥch cho

à ÿӝ phӭc tҥp cao ÿòi hӓi phҧi có kӃ hoҥch chi tiӃt hѫn
cho nhӳng lƭnh vӵc cө thӇ. Nhӳng kӃ hoҥch quҧn lý chi tiӃt này bao gӗm:
- KӃ hoҥch quҧn lý phҥm vi
- KӃ hoҥch quҧn lý lӏch trình
- KӃ hoҥch kiӇm thӱ hay quҧn lý chҩt lѭӧng
- KӃ hoҥch quҧn lý nhân sӵ
- KӃ hoҥ
ch quҧn lý m
ua sҳm.
- KӃ hoҥch phҧn ӭng trѭӟc rӫi ro hoһc ÿӕi phó vӟi nhӳng bҩt ngӡ trong dӵ án.
Không phҧi mӑi kӃ hoҥch dӵ án ÿӅu ÿòi hӓi phҧi có nhӳng yӃu tӕ này mӟi ÿҥt tính hiӋu quҧ.
Ĉӕi vӟi nhӳng dӵ án lӟn và phӭc tҥp nên có tҩt cҧ nhӳng yӃu tӕ này. Tuy nhiên, các nhân tӕ hӛ
trӧ và tài liӋu ÿѭӧc dùng ÿӇ lên kӃ hoҥch cho dӵ án cNJng rҩt quan
trӑng và cҫn thiӃt phҧi có ÿӇ
kiӇm tra theo dõi các giҧ ÿӏnh và kӻ thuұt ( PMI 2000, 45 ).
NӜI DUNG
1. TRIӆN KHAI Kӂ HOҤCH DӴ ÁN
- Giӟi thiӋu vӅ ÿӕi tѭӧng, lƭnh vӵc quҧn lý trong kӃ hoҥch dӵ án
- Cҩu trúc phân rã chi tiӃt công viӋc (WBS)
- Các thành phҫn cѫ bҧn cӫa mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn
Trong chӫ ÿӅ này, ngѭӡi hӑc sӁ dùng nhӳng thành phҫn ÿã ÿѭӧc ÿӅ cұp trong phҫn giӟi
thiӋu chung ÿӇ biên soҥn mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn.
Lұp kӃ hoҥch là mӝt kӻ năng mà nhiӅu ngѭӡi nghƭ rҵng mình ÿã có kinh nghiӋm, tuy
nhiên rҩt ít ngѭӡi thӵc sӵ có ÿѭӧc kӻ năng này. Ĉӯng nhҫm lүn, lұp kӃ hoҥch là mӝt công viӋc
khó khăn! Xây dӵng mӝt bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn là mӝt trong nhӳng công viӋc khó khăn
nhҩt mà bҥn sӁ làm trong suӕt vòng ÿӡi cӫa dӵ án. NӃu bҥ
n có thӇ tұp trung vào nhӳng yӃu tӕ
chính cӫa bҧn kӃ hoҥch dӵ án toàn diӋn, bҥn sӁ có thӇ hoàn thành ÿѭӧc bҧn kӃ hoҥch và ÿѭӧc phê
chuҭn. Mӝt bҧn kӃ hoҥch dài 20 trang trong 1 tuҫn có thӇ có hiӋu quҧ hѫn mӝt tài liӋu dài 100
trang trong vòng 1 tháng. Trong chӫ ÿӅ này, bҥn sӁ hӑc vӅ nhӳng kӻ thuұt giúp tұp trung vào xây

dӵ án tiӃp tөc nhѭ nhӏp ÿӝ hiӋn tҥi cӫa nó. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án theo ÿuәi bҩt kǤ cái gì cҫn thiӃt ÿӇ
so sánh lӏch biӇu hiӋn thӡi vӟi lӏch biӇu ÿích. Ngүu nhiên, phҫn lӟn các gói ÿӅu cho phép bҥn sӱa
ÿәi lӏch biӇu ÿích bҩt kǤ khi nào cҫn thiӃt.
Phân bә tài nguyên. Các dӵ án ÿӅu ti
êu thө tài nguyên nhѭ con ngѭӡi, ÿӗ cung cҩp, vұt
tѭ, trang thiӃt bӏ và không gian làm viӋc. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án phҧi phân bӕ tài nguyên cho các
nhiӋm vө ÿӇ hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên, ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ xác ÿӏnh
liӋu tài nguyên có ÿӫ ÿӇ hoàn thành viӋc chuyӇn giao sҧn phҭm hay không?
Tính chi phí. Sau khi tҥo ra cҩu trúc phân viӋc, xác ÿӏnh các ѭӟc lѭӧng thӡi gian; Xây
dӵng lӏch biӇu; Và cҩp phát tài nguyên, ngѭӡi quҧn lý dӵ án có thӇ tính toán chi phí ÿӇ
thӵc hiӋn
tӯng nhiӋm vө và c
ho toàn bӝ dӵ án. Chi phí ÿѭӧc ѭӟc lѭӧng cuӕi cùng trӣ thành ngân sách.
Trong khi thӵc hiӋn dӵ án, ngѭӡi quҧn lý theo dõi hiӋu năng chi phí so vӟi ngân sách.
KiӇm soát rӫi ro. Không dӵ án nào hoҥt ÿӝng ÿӝc lұp, mà phҧi nҵm trong mӝt môi
trѭӡng có tә chӭc. Mӛi chѭӟng ngҥi là mӕi ÿe dӑa, ҧnh hѭӣng tӟi sӵ thӵc hiӋn và sӵ thành công
cӫa d
ӵ án. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án hiӋu quҧ ÿӏnh xác ÿӏnh nhӳng ÿe dӑa ÿó và xây
dӵng mӝt kӃ
hoҥch hiӋn thӵc ÿӇ giҧm thiӇu tác ÿӝng. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án, khi biӃt tӟi các ÿe dӑa, có thӇ phát
triӇn nhӳng kӃ hoҥch ÿӇ làm giҧm thiӇu sӵ xuҩt hiӋn cӫa chúng hay làm nhҽ bӟt tác ÿӝng cӫa
chúng lên dӵ án. Sau ÿây ta ÿi sâu vào cҩu trúc chi tiӃt công viӋc.
Cҩu
trúc phân tích chi tiӃt công viӋc hay gӑi tҳt là Cҩu trúc phân viӋc. BiӃt mөc ÿích
và mөc tiêu cӫa mình, mһc dҫu là rҩt quan trӑng nhѭng vүn chѭa ÿӫ ÿӇ hoàn thành dӵ án cӫa bҥn.
Bҥn phҧi biӃt nhӳng nhiӋm vө nào là cҫn ÿӇ ÿҥt tӟi các mөc tiêu và mөc ÿích. Mӝt cѫ chӃ ÿӇ phân
tích các mөc ÿích cӫa bҥn là dùng cҩu trúc chi ti
Ӄt công viӋc hay
còn gӑi là cҩu trúc phân viӋc
(WBS).

p cao ).
Các ÿһc trѭng cӫa WBS
Ĉһc trѭng chính cӫa WBS là có khuynh hѭӟng trên xuӕng. Ngѭӡi quҧn lý dӵ án bҳt ÿҫu
vӟi sҧn phҭm cuӕi cùng và chia nó ra thành nhӳng yӃu tӕ nhӓ hѫn, các sҧn phҭm trung gian hay
sҧn phҭm con. Hình dѭӟi chӍ ra viӋc tә chӭc này cӫa WBS.
ViӋc chia ra là rҩt giӕng vӟi viӋc chuҭn bӏ dàn bài cho mӝt bài văn. Mӛi chӫ ÿӅ ÿӅu ÿѭӧc
chia thành nhӳng chӫ
ÿӅ
con, và mӛi chӫ ÿӅ con lҥi ÿѭӧc chia thêm nӳa thành các cҩu phҫn.

Hình 2.1. Cҩu trúc phân viӋc
Mӝt ÿһc trѭng khác cӫa WBS là ÿѭӧc tách thành nhiӅu mӭc. Không phҧi tҩt cҧ “ nhánh ”
cӫa WBS ÿӅu cҫn bung ra hӃt. Bҧn thân mӭc là không có ý nghƭa chính. Mӛi mӭc ÿѫn giҧn cho
phép bҥn tҥo ra lӏch biӇu và báo cáo tóm tҳt thông tin tҥi tӯng mӭc ÿó.

21
Câu hӓi ÿһt ra là WBS ÿӇ lӝ ra cái gì? Trình tӵ cӫa tӯng nhiӋm vө là không quan trӑng. Mһc
dҫu mӑi ngѭӡi quen ÿӑc tӯ trái sang phҧi, không có trình tӵ nào cҫn ÿѭӧc suy diӉn ra cҧ. NӃu bҥn
nghƭ theo kiӇu trình tӵ thì viӋc xây dӵng WBS có thӇ sӁ rҩt nҧn lòng. Nó buӝc bҥn phҧi nghƭ vӅ
cái gì cҫn ÿѭӧc làm, thay vì khi nào nó cҫn ÿѭӧc làm. Bҥn có thӇ ÿѭa vào các cách thӭc và khi
nào cho các nhiӋm vө sau khi cҩu trúc nên WBS, tӭc là khi bҥn xây
dӵng lӏch biӇu

Hình 2.2. Cҩu trúc phân sҧn phҭm
Quá trình phân rã (Decomposition)
Nhӳng phө thuӝc phӭc tҥp trong các dӵ án CNTT ÿòi hӓi tҩt cҧ các công viӋc phҧi ÿѭӧc
ÿӏnh nghƭa ÿӇ có thӇ vҥch ra chính xác mӕi tѭѫng tác giӳa chúng. Nhҩt thiӃt phҧi phân tách các
kӃt quҧ chuyӇn giao ӣ cҩp cao thành nhӳng gói công viӋc dӉ quҧn lý và phân công nhҵm lұp ra
các sѫ ÿӗ mҥng, tính toán và phân tích ÿѭӡng tӟi hҥn, phác thҧo lӏch trình và ngân sách.
Cҩu trúc chi tiӃt công viӋc WBS xác

chia thành các chӫ ÿӅ con và mӛi chӫ ÿӅ con lҥi ÿѭӧc chia nhӓ thêm thành các cҩu phҫn. M
ӭc ÿӝ
bung ra tù
y theo mӭc ÿӝ phӭc tҥp cӫa sҧn phҭm. Nói chung sҧn phҭm càng phӭc tҥp thì sӕ các
mӭc càng lӟn hѫn.
PBS cNJng chiӃm phҫn trên cӫa cҩu trúc phân viӋc. Mӛi nhánh cӫa PBS lҥi ÿѭӧc phân nhӓ
hѫn thành các mӭc khác nhau. Sҧn phҭm toàn bӝ và tӯng sҧn phҭm con ÿѭӧc mô tҧ bҵng danh tӯ
hay chӫ ngӳ.

Hình 2.3. Cҩu trúc phân nhiӋm vө
Phҫn thӭ hai cӫa WBS ÿѭӧc gӑi là cҩu trúc phân nhiӋm vө, cNJng còn ÿѭӧc biӃt là TBS.
Nó bao gӗm các nhiӋm vө, nhiӋm vө con ÿӇ xây dӵng tӯng sҧn phҭm con và chung cuӝc xây
dӵng nên sҧn phҭm toàn bӝ.
TBS, cNJng giӕng nhѭ PBS. Ĉѭӧc chia thành nhiӅu mӭc và ÿòi hӓi viӉn cҧnh trên xuӕng.
Hình trên chӍ ra cҩu trúc phân nhiӋm vө.
Sӕ mӭc cӫa viӋc bung ra tùy
thuӝc vào ÿӝ phӭc tҥp cӫa sҧn phҭm toàn bӝ hay sҧn phҭm
con. Nói chung dӵ án càng phӭc tҥp thì lҥi càng cҫn nhiӅu mӭc.
TBS không giӕng PBS, nó chiӃm phҫn thҩp hѫn cӫa WBS. Mӛi nhánh cӫa TBS có thӇ
ÿѭӧc chia thành các mӭc khác nhau. Mӛi nhiӋm vө và các yӃu tӕ thҩp hѫn ÿӅu ÿѭӧc mô tҧ bҵng
ÿӝng tӯ ra lӋnh ( ÿӝng tӯ hành ÿӝng ) và mӝt bә ngӳ. Do ÿó mӝt TBS bao
gӗm phҫn xác ÿӏnh (
ÿӝng tӯ ra lӋnh ) và phҫn xӱ lý ( bә ngӳ ). NӃu gӝp cҧ 2 sӁ cho ta phҫn vӏ ngӳ trong mӝt câu mà
chӫ ngӳ là các PBS.
Trong mӝt sӕ công ty, phҫn PBS trѭӟc nhҩt còn ÿӝng tӯ hoҥt ÿӝng thì ÿѭӧc thêm vào phía
trѭӟc danh tӯ. Mӛi nhiӋm vө tiӃp ÿó ÿѭӧc bung ra thành các mӭc chi tiӃt hѫn. Ĉһc trѭng khác ӣ
chӛ mӛi khoҧ
n mөc trong WBS ( cҧ phҫn PBS và TBS ) ÿӅu có sӕ du
y nhҩt, hay mã. Sӕ này ÿӏnh
danh vӏ trí, hay mӭc cӫa phҫn tӯ bên trong WBS. Hãy xét ví dө ÿѭӧc nêu trong hình dѭӟi ÿây:

nhiӋm vө ra thành các mӭc thҩp hѫn. Lҫn nӳa mӛi nhánh cӫa TBS có thӇ thay ÿәi tѭѫng
ӭng vӟi
các sӕ mӭc.
Câu hӓi thông thѭӡng hay ÿѭӧc hӓi là bҥn nên bung mӝt nhánh bao xa trên WBS? Cách
thông thѭӡng nhҩt ÿӇ xác ÿӏnh mӭc thích hӧp ÿѭӧc biӃt tӟi xem nhѭ qui tҳc là 2 tuҫn hay 80 giӡ.

24
ĈiӅu này có nghƭa là nӃu mӝt phҫn tӱ TBS ÿòi hӓi hѫn 2 tuҫn làm viӋc (80h làm viӋc) thì hãy
bung phҫn tӱ TBS ÿó thành mӭc khác nӳa. Qui tҳc này sӁ ÿҧm bҧo nhұn diӋn chi tiӃt hѫn các
nhiӋm vө và sӁ trӧ giúp cho viӋc theo dõi dҩu vӃt các nhiӋm vө này.
Bѭӟc 4:

Ĉánh mã cho mӛi phҫn tӱ trong WBS bҵng mӝt mã sӕ duy nhҩt. Thӭ nhҩt cho phҫn tӱ sҧn
phҭm mã 0.0 ( Cách thӵc hành thông thѭӡng ), Thӭ 2, tҥi mӭc tiӃp cӫa PBS cho mӛi phҫn tӱ sҧn
phҭm con mӝt sӕ duy nhҩt, vӅ cѫ bҧn là 1.0, 2.0,vv..vv. Dùng các sӕ này và bҳt ÿҫu ÿi xuӕng
tӯng nhánh, viӃt ra mã WBS duy nhҩt. Mã này nên chӍ ra mӭc cӫa nó lӋ thuӝc vào phҫn tӱ mӭc
cao hѫn.
Bѭӟc 5:

Xét duyӋt lҥi WBS, giám ÿӏnh ÿӇ ÿҧm bҧo rҵng (1) tҩt cҧ các phҫn tӱ PBS ÿӅu có danh tӯ
( và có thӇ thêm tính tӯ ÿi kèm ), (2) tҩt cҧ các phҫn tӱ TBS ÿӅu có ÿӝng tӯ ra lӋnh và bә ngӳ, và
(3) tҩt cҧ các phҫn tӱ ÿӅu có mã WBS duy nhҩt.
Nguyên tҳc 8/80
Nguyên tҳc 8/80 là mӝt hѭӟng dүn cho rҵng không có gói công viӋc nào ít hѫn 8 giӡ hoһc
nhiӅu hѫn 80 giӡ. Ĉây chӍ là mӝt hѭӟng dүn chӭ không phҧi là mӝt nguyên tҳc. Cѫ sӣ cӫa ý tѭӣng
rҩt ÿѫn giҧn, bҥn không muӕn theo dõi bҩt cӭ viӋc gì chӍ mҩt chѭa ÿӃn mӝt ngày ÿӇ hoàn thành và
nӃu công viӋc ÿó ÿòi hӓi phҧi mҩt 10 ngày ÿӇ hoàn thành thì có lӁ nên chia nhӓ ra thành nhiӅu
hѫn mӝt gói công viӋc.
Các cách khác nhau ÿӇ bung WBS
Cҩu trúc phân viӋc có thӇ ÿѭӧc bung ra theo nhiӅu cách: