Ch
Ch
ương
ương
5
5
KỸ NĂNG VIẾT
KỸ NĂNG VIẾT
PGS.TS.ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN
PGS.TS.ĐOÀN THỊ HỒNG VÂN

NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
•
Cách viết các thư tín trong kinh doanh.
•
Cách viết các báo cáo.
•
Cách viết các tài liệu hướng dẫn.

5.1. Viết và sự cần thiết phải có
5.1. Viết và sự cần thiết phải có
kỹ năng viết tốt
kỹ năng viết tốt•

:
•
Kỹ năng viết tốt sẽ giúp bạn có được
sự cảm tình của cấp trên, của người có
quyền tiếp nhận và sắp xếp công việc
cho bạn(xem tr.150-151).
•
Một bài viết tốt có thể giúp bạn vượt
qua đối thủ cạnh tranh (xem tr.150).
•
Khả năng viết tốt sẽ giúp bạn giành và
giữ được khách hàng (xem tr.151-152).

Tầm quan trọng của kỹ năng viết
Tầm quan trọng của kỹ năng viết
(tt)
(tt)
:
:
Trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao
tiếp bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội trong
các trường hợp sau:
•
Thông tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng trong
tương lai (Các báo cáo, các đề án, kế hoạch, thông báo,
…).
•
Thông tin (các hợp đồng, bản ghi nhớ, thoả thuận, các
thư thương mại, bản hướng dẫn,…) cần được lưu giữ để
làm căn cứ tổ chức thực hiện, giám sát công việc và giải

Phần II (Thân bài): Tập trung trình bày, giải
quyết những luận điểm đã nêu ở phần I. Lấy
những số liệu, chứng cứ để chứng minh và bình
luận về những luận điểm đó.
•
Phần III (Kết luận): Tóm tắt những luận điểm đã
được trình bày ở phần II và trả lời cho những
câu hỏi đã được đặt ra ở phần I.

Các bước để thực hiện một bài viết:
Các bước để thực hiện một bài viết:
•
Phân tích người đọc/ người sử dụng bài
viết, xác định rõ mục tiêu họ đến với bài
viết, họ cần gì, muốn gì, bài viết có thể
giúp ích được gì cho họ.
•
Xác định rõ mục tiêu bài viết. Trên cơ sở
xác định được người đọc, cần xác định
mục tiêu, chiến lược viết bài và gắn kết ba
yếu tố này với nhau.

Các bước để thực hiện một bài viết
Các bước để thực hiện một bài viết
(tt)
(tt)
:
:
•
Phác thảo bài viết: Thu thập tài liệu,

bức thư khiến người đọc quay lưng lại với họ”.

Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
Quy trình viết thư tín trong kinh doanh
(Business Mail Writing Process –
(Business Mail Writing Process –
BizMailWP).
BizMailWP).Quy trình 5D:
•
Bước 1: Xác định mục đích và cách đạt được
mục đích (Determing the End(s) and the Means).
•
Bước 2: Xác định người đọc và bối cảnh có liên
quan (Defining the Reader and the Situation).
•
Bước 3: Viết phác thảo bức thư (Developing the
Message).
•
Bước 4: Kiểm tra, phát hiện những thiếu hụt, sai
sót (Detecting Deficiencies).
•
Bước 5: Phát hành bức thư (Distributing the
Message).