Ngân hàng phát triển Châu A
Xuất bản có sửa đổi, 1988
SACH HƯƠNG DÂN
QUAN LY
THƯC HIÊN DƯ AN
Cuốn Sách h-ớng dẫn quản lý thực hiện dự án này là một trong nhiều ấn
phẩm của văn phòng Dịch vụ Dự án Trung tâm thuộc Ngân hàng phát triển
châu á nhằm cung cấp chỉ dẫn thực tế cho các nhà quản lý dự án khi thực hiện
các dự án do Ngân hàng tài trợ. Các ấn phẩm khác vừa đ-ợc xuất bản gồm Sổ
tay về chính sách. Thực hiện và thủ tục liên quan đến việc mua sắm trong
phạm vi các khoản vay ngân hàng phát triển châu á, Sách h-ớng dẫn xét thầu,
Các mẫu hồ sơ mời thầu cho mua sắm hàng hoá và các mẫu hồ sơ mời thầu cho
cung cấp, giao nhận và lắp đặt hàng hoá.
Quản lý thực hiện dự án khác những cuốn sách khác viết về quản lý dự án ở
chỗ nó tập trung chủ yếu vào các mặt thực hiện, bỏ quan các hoạt động liên
quan đến vận hành tiếp theo của dự án sau khi dự án hoàn thành. Thêm nữa
cuốn sách lồng ghép nh- một phần của toàn bộ nỗ lực quản lý, những chỉ dẫn
và yêu cầu cụ thể của ngân hàng áp dụng cho những hoạt động thực hiện nhất
định. Cuốn sách này không có ý định là một tài liệu học thuật về đề tài đ-ợc
bàn đến mà chỉ thể hiện một nỗ lực khiêm tốn nh-ng tích cực của Ngân hàng
nhằm giúp thúc đẩy quá trình phát triển bằng cách chỉ ra cách sử dụng một
cách hiệu quả và kinh tế những nguồn lực khan hiếm.
Cuốn sách có một số phụ lục mà ng-ời đọc có thể xem vào lúc rảnh rỗi do đó
giảm bớt các chi tiết khi đọc văn bản chính
46
(i)
Sách hướng dẫn
quản lý thực hiện
dự án
Ngân hàng phát triển Châu á
Xuất bản có sửa đổi, 1988
C. Thuê và giám sát công việc của các tư vấn ................................................... 21
D. Mua sắm hàng hoá và thuê các công trình dân sự ..................................... 24
E. Giám sát xây dựng công trình hay lắp đặt thiết bị ...................................... 28
F. Thực hiện các điều khoản quy định của dự án ............................................ 28
G. Kiểm soát chi phí ............................................................................................. 29
H. Rút kinh phí từ khoản vay ............................................................................. 30
I. Kiểm soát những thay đổi của dự án .............................................................. 30
(iv)
J. Phối hợp với các đơn vị thực hiện và hỗ trợ khác ........................................ 31
K. Giám sát và kiểm soát dự án .......................................................................... 31
L. Các thủ tục giám sát và kiểm soát dự án....................................................... 32
M. Lập báo cáo tiến độ của dự án....................................................................... 36
VI. Trao đổi giữa ngân hàng và đơn vị thực hiện về dự án ........... 37
A. Nhu cầu thường xuyên tham khảo ý kiến ................................................... 37
B. Các chuyến đi của các nhóm công tác của Ngân hàng............................... 37
C. Định hướng cho cán bộ của đơn vị thực hiện.............................................. 38
VII. Thuê vận hành dự án .................................................................................... 39
A. Chuyển giao trách nhiệm vận hành dự án .................................................. 39
B. Tư vấn và đào tạo cho nhân viên vận hành ................................................. 40
VIII. đánh giá dự án ................................................................................................. 41
A. Giám sát và đánh giá lợi ích của dự án........................................................ 41
B. Báo cáo hoàn thành dự án .............................................................................. 42
Phụ lục .......................................................................................................................... 44
(v)
Lời nói đầu
Một trong những thử thách chính đối với các tổ chức phát triển quốc
tế là đảm bảo các dự án mà họ tài trợ được thực hiện thành công và đạt
được các mục tiêu đã đề ra. Điều này đòi hỏi dự án phải được tiến hành
phù hợp với kế hoạch, lịch trình và các yêu cầu khác đã đề ra trong giai
đoạn xây dựng và thẩm định dự án bởi những cán bộ có trình độ kĩ thuật
thực hiện
3
bổ nhiệm, cuốn sách cũng có ích cho những nhân viên của Ngân hàng
tham gia vào giám sát tình hình thực hiện các dự án do Ngân hàng tài trợ.
2. Các chức năng của quản lý thực hiện dự án là: (i) lập kế hoạch thực hiện dự án;
(ii) chỉ đạo các hoạt động cần thiết trong việc thực hiện dự án; (iii) giám sát tiến độ dự
án và kiểm soát/ giải quyết các vấn đề phát sinh; (iv) đúc rút những bài học kinh
nghiệm để hỗ trợ việc lập kế hoạch và quản lý tốt hơn cho các dự án trong tương lai.
Quản lý thực hiện dự án bao trùm tất cả các hoạt động được đơn vị thực hiện dự án
tiến hành, từ việc chuyển dự án từ kế hoạch thành hiện thực cho tới bước đầu vận
hành dự án. Trong trường hợp dự án nhận được hỗ trợ tài chính từ một số nguồn bên
ngoài như của Ngân hàng, công tác quản lý thực hiện dự án cũng sẽ bao gồm việc đảm
bảo làm đúng theo các quy định và yêu cầu của nhà tài trợ.
3. Nếu định nghĩa chặt chẽ, việc thực hiện dự án được bắt đầu từ khi thỏa thuận
vay vốn được ký kết. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng ở một mức độ nào đó nhiều hoạt
động và quyết định diễn ra trước khi ký thỏa thuận vay vốn lại vô cùng quan trọng đối
với việc thực hiện thành công dự án - ví dụ trong giai đoạn chuẩn bị, thẩm định và
đàm phán dự án. Vì vậy, cuốn sách hướng dẫn này đề cập tới cả giai đoạn trước khi dự
án được phê chuẩn để bước vào chu trình thực hiện và chú trọng vào những hoạt động
của giai đoạn này có liên quan đến các hoạt động được tiến hành trong giai đoạn thực
hiện.
4. Cuốn sách sẽ giới thiệu các thủ tục chi tiết cho việc lập kế hoạch dự án, các trình
tự của công tác tổ chức và bố trí cán bộ dự án, phối hợp các hoạt động, thực hiện và
kiểm soát, chuyển giao vận hành và đánh giá. Cuốn sách còn cung cấp một số ví dụ và
mẫu sổ sách để hỗ trợ cho quản lý thực hiện dự án. Một số tư liệu trong cuốn sách này
có thể không thích hợp với tất cả các dự án nên cần điều chỉnh chúng tùy theo loại
hình dự án để phù hợp với yêu cầu thực tế. Ngoài ra, các nội dung của cuốn sách này
còn phải chịu sự điều chỉnh của các điều khoản của tài liệu vay vốn hay thỏa thuận tài
trợ của mỗi khoản vay cụ thể. Trong trường hợp có sự khác biệt, các điều khoản của
hợp đồng vay vốn sẽ được sử dụng làm căn cứ.
vốn, xây dựng và duy trì hệ thống kế toán dự án và kiểm toán các tài
khoản chi tiêu của dự án.
3. Quản lý mua sắm và hợp đồng. Quản lý mua sắm và hợp đồng bao gồm
các hoạt động cần tiến hành để mua sắm hàng hoá và dịch vụ, kể cả quản
lý các hợp đồng liên quan ký kết giữa đơn vị thực hiện và các nhà cung
cấp, nhà thầu và tư vấn.
Phụ lục 1 trình bày danh sách chi tiết các công việc quản lý thực hiện dự án.
7. Sau khi có phê chuẩn tài trợ cho dự án, các hoạt động để thực hiện dự án (như
được nêu trong sách hướng dẫn này) được tiến hành theo ba giai đoạn. Giai đoạn đầu
tiên, gọi là giai đoạn hiệu lực của khoản vay, được bắt đầu từ ngày ký thỏa thuận vay
vốn đến ngày mà các điều kiện để khoản vay có hiệu lực được đáp ứng và khoản vay
được tuyên bố là có hiệu lực. Giai đoạn thứ hai là giai đoạn bắt đầu từ thời điểm có
hiệu lực; trong giai đoạn này sẽ diễn ra hoạt động sử dụng chính các nguồn dự án
(nguồn nhân lực, vật lực và tài chính). Giai đoạn thứ ba là giai đoạn vận hành, tức là
giai đoạn sau khi dự án được hoàn thành và bắt đầu tạo ra kết quả như được dự tính.
II. mục đích và phạm vi của quản lý
thực hiện dự án
3
8. Hình 1, Các hoạt động trong chu trình dự án đối với các dự án do Ngân hàng
tài trợ, trình bày các giai đoạn khác nhau của toàn bộ chu trình dự án và các hoạt
động diễn ra trong mỗi giai đoạn. Hình 1 cũng giới thiệu các bên tham gia chính và kết
quả của từng hoạt động. Những phần dưới đây sẽ mô tả kỹ hơn về từng hoạt động.
9. Trong giai đoạn chuẩn bị dự án có một số nghiên cứu khả thi để kiểm tra các yếu
tố kĩ thuật, thể chế, kinh tế và tài chính của dự án. ở giai đoạn này có sự góp mặt của
các nhà tư vấn thường xuyên và thông thường họ do Ngân hàng trực tiếp thuê bằng
nguồn kinh phí hỗ trợ kỹ thuật. Điều quan trọng là chính Giám đốc dự án cần phải
xem xét lại các nghiên cứu khả thi để nắm rõ các yêu cầu, các giả định và các giải pháp
khác nhau được sử dụng khi xây dựng dự án. Việc xem xét lại nghiên cứu khả thi cũng
sẽ giúp Giám đốc dự án hiểu tốt hơn sự phù hợp của dự án với toàn bộ chương trình
và ưu tiên phát triển của đất nước.
6. Lịch trình 6. Lịch trình 6 mô tả các hoạt động và yêu cầu khác nhau đối
với việc thực hiện dự án và việc vận hành các cơ sở vật chất của dự án.
4
12. Trong trường hợp bên vay không phải là đơn vị thực hiện dự án, cần phải có
thoả thuận dự án riêng biệt được ký giữa Ngân hàng và đơn vị thực hiện dự án. Thoả
thuận này sẽ xác định các nhiệm vụ cụ thể của đơn vị thực hiện dự án liên quan đến
việc thực hiện dự án. Thoả thuận này còn chỉ ra một số điều khoản nhất định trong
hiệp định vay có giá trị ràng buộc đối với đơn vị thực hiện dự án, đặc biệt là các lịch
trình được quy định trong hiệp định vay.
13. Sau khi ký hiệp định vay, giai đoạn hiệu lực của khoản vay bắt đầu, thông
thường từ 60 đến 90 ngày sau khi hiệp định vay được ký. Trong giai đoạn này, bên vay
phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định trước khi khoản vay có thể được tuyên bố có
hiệu lực. Nhìn chung các yêu cầu này liên quan đến việc đệ trình các bằng chứng và
phê chuẩn pháp lý để xác nhận rằng hiệp định vay (và các hiệp định kèm theo) đã
được cấp phép và được phê chuẩn trên cơ sở có các thủ tục cần thiết, và các hiệp định
này cấu thành những nghĩa vụ hợp lệ và mang tính ràng buộc đối với bên vay. Trong
một vài trường hợp, hiệp định vay nêu rõ các yêu cầu bổ sung đối với tính hiệu lực của
khoản vay và thường đây là những yêu cầu được coi là vô cùng quan trọng đối với việc
thực hiện thành công dự án.
14. Giai đoạn thực hiện là giai đoạn quan trọng nhất trong suốt chu trình dự án bởi
ở giai đoạn này diễn ra đồng thời rất nhiều hoạt động cần có sự đầu tư đáng kể về tiền,
thời gian, nhân lực, chuyên môn quản lý và các nguồn lực khác. Đây cũng là giai đoạn
phải giải quyết các vấn đề và khó khăn phát sinh một cách có hiệu quả và nhanh
chóng để tránh gây chậm trễ và thiệt hại cho dự án. Trách nhiệm của Giám đốc dự án
trong giai đoạn này bao gồm tổ chức và bố trí nhân viên của toàn dự án, tuyển dụng và
giám sát các nhà tư vấn, mua sắm hàng hoá và thuê ngoài các công trình dân sự hay
các công việc kĩ thuật khác, giám sát xây dựng và quản lý hợp đồng, chạy khởi động
và cho thuê sử dụng các công trình đã hoàn thành. Khi thực hiện trách nhiệm của
mình, Giám đốc dự án phải luôn tuân theo quy định của hiệp định vay và thoả thuận
dự án, các quy định và hướng dẫn của Ngân hàng, thường xuyên tham khảo ý kiến
Ngân hàng
Xác định được các mục đích,
mục tiêu dự án, các vấn đề
chính, phạm vi và khung thời
gian chung.
2. Lập dự án Các nghiên cứu khả thi để xác định
khả năng tồn tại và phát triển dự án.
Bên vay (P)
Tư vấn (thường thông qua
Ngân hàng)
Các nghiên cứu khả thi xem xét
các khía cạnh kinh tế, tài chính,
kĩ thuật và thể chế của dự án.
3. Thẩm định Xem xét lại toàn diện dự án do Nhóm
Thẩm định của Ngân hàng thực hiện.
Ngân hàng (P)
Bên vay
Tư vấn (thường tham khảo ý
kiến trực tiếp với Ngân hàng)
Báo cáo thẩm định
khoản vay của Ngân hàng.
Bên vay
Ngân hàng
Tuyên bố hiệu lực khoản vay.
7. Thực hiện dự
án
Tuyển tư vấn, thiết kế chi tiết, mua
sắm hàng hoá và thuê dịch vụ, xây
dựng, hoàn thành các yêu cầu khác
của dự án, kiểm tra hoạt động, khởi
động, và đào tạo.
Quản lý dự án của nhân viên Ngân
hàng.
Đơn vị thực hiện (P)
Ngân hàng
Nhà tư vấn
Nhà cung cấp
thực hiện dự án, có thể sẽ cần có những điều chỉnh về lịch trình công việc và nhân sự
chịu trách nhiệm về đầu vào, ước tính chi phí, bố trí nhân viên và các phần việc khác
của dự án.
17. Lập kế hoạch chi tiết là hoạt động then chốt nhằm thực hiện thành công một dự
án. Dựa trên các mục đích và mục tiêu của dự án, kế hoạch chi tiết được lập sẽ bao gồm
các chiến lược và kế hoạch công việc, tổ chức và bố trí nhân viên dự án, lịch trình và
ngân sách, hệ thống kiểm soát quản lý, kế hoạch tài chính, các phương pháp đánh giá,
các thủ tục ủy quyền công việc, phối hợp các hoạt động. Khi lập kế hoạch chi tiết, Giám
đốc dự án phải hợp tác chặt chẽ với Ngân hàng và nếu cần sẽ sử dụng thêm tư vấn.
Kinh nghiệm của Ngân hàng đã cho thấy những sai sót trong quá trình lập kế hoạch
chi tiết thường gây ảnh hưởng rất bất lợi đến chi phí, lịch trình thực hiện và chất lượng
kĩ thuật của dự án.
18. Giám đốc dự án phải nắm rõ về các cá nhân và tổ chức sẽ tham gia vào thực hiện
dự án, cũng như hình thức và mức độ tham gia của họ. Các tổ chức có thể bao gồm các
bộ của chính phủ, các cơ quan lập kế hoạch quốc gia, các cơ quan công cộng độc lập, cả
các nhóm người sử dụng, các cơ quan phải tham gia phê duyệt chi tiêu cho dự án, giải
ngân ngân sách, mua sắm hàng hoá và thuê dịch vụ, các hoạt động dự án khác. Đối với
một số dự án, có thể có nhiều đơn vị tham gia thực hiện, mỗi đơn vị đều có Giám đốc dự
án riêng chịu trách nhiệm thực hiện một nội dung cụ thể của dự án. Cần phải có sự
điều phối và kết hợp khéo léo để tất cả các hoạt động đều đạt hiệu quả.
19. Trong các dự án được đồng tài trợ, kinh phí cho dự án đến từ nhiều nguồn khác
nhau. Trong những trường hợp này, Giám đốc dự án cần biết nguồn tài trợ cho từng
phần của dự án và các quy định hay điều kiện cụ thể về sử dụng tiền tài trợ của mỗi
nhà tài trợ. Về phía Ngân hàng, ngoài các điều kiện của hợp đồng vay vốn, còn có các
yêu cầu và thủ tục trong các tài liệu hướng dẫn, sách hướng dẫn và các tài liệu khác
của Ngân hàng - và Giám đốc dự án cần nắm rõ những tài liệu này, và nếu cần thiết thì
nên đưa những thủ tục và quy định này vào khuôn khổ của các hệ thống và thủ tục của
chính đơn vị thực hiện dự án.
20. Một bước quan trọng mà Giám đốc dự án phải tiến hành - tốt nhất là trước khi
bắt đầu thực hiện dự án - là thu thập và lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến dự án, cũng
cảnh liên quan đến mỗi tình huống cụ thể. Phụ lục 2 liệt kê danh sách chi tiết các vấn
đề còn dưới đây là một vài vấn đề mang tính phổ biến hơn cả.
22. Nhiều dự án không thể bắt đầu theo đúng kế hoạch do có những sự chậm trễ
trong việc tổ chức bộ máy thực hiện dự án và trong việc chọn Giám đốc dự án. Cũng
như vậy, ngay từ đầu các dự án có thể bị hoãn vì sự chậm trễ trong việc lựa chọn và chỉ
định các nhà tư vấn, mua thiết bị và nguyên vật liệu và trao các hợp đồng xây dựng.
Trong một số trường hợp, đơn vị thực hiện dự án gặp khó khăn khi hoàn thành một vài
điều kiện để khoản vay có hiệu lực, đặc biệt là được quyền giải phóng mặt bằng và tổ
chức Văn phòng quản lý dự án (PMO).
23. Các vấn đề tài chính cũng thường phát sinh trong giai đoạn thực hiện dự án,
trong đó phổ biến là thiếu vốn đối ứng trong nước, chi quá kinh phí do dự trù thiếu, giá
cả leo thang, dự trù thiếu cho các khoản dự phòng. Đôi khi còn xuất hiện cả vấn đề giải
ngân khoản vay bị chậm do đơn vị thực hiện dự án không tuân theo các yêu cầu và thủ
tục giải ngân của Ngân hàng.
24. Một số yếu tố bên ngoài cũng gây cản trở việc thực hiện nhanh chóng và thành
công của một dự án như sự phản kháng của người dân địa phương đối với dự án, đình
công hay các bất đồng khác về vấn đề lao động, khó khăn khi ra vào công trình do địa
8
hình bất lợi, công việc ngừng trệ do thời tiết bất lợi, các vấn đề về phối hợp giữa các bộ
phận dự án, thiếu thiết bị và nguyên vật liệu.
25. Các vấn đề liên quan đến nhân sự thường gặp phải trong khi thực hiện dự án
bao gồm thiếu lao động có tay nghề, không tuyển được nhân viên có trình độ hay đáng
tin cậy cho Văn phòng quản lý dự án trung tâm hay cho các chi nhánh ở các vùng địa
lý phân tán hoặc ở vùng sâu, thiếu lao động đã qua đào tạo để vận hành và duy trì các
cơ sở thiết bị của dự án, điều kiện xã hội hay kinh tế khó khăn tại địa điểm dự án làm
hạn chế việc điều động cán bộ, và thiếu các trang thiết bị thích hợp cho đào tạo.
C. Hoàn tất kế hoạch công việc của dự án
26. Lập kế hoạch thực hiện đòi hỏi phải chuẩn bị một kế hoạch công việc dự án,
trong đó mô tả các công việc và hoạt động, cách hoàn thành, quản lý công việc và
nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó. Cần nêu rõ thời gian bắt đầu mỗi hoạt động
nhất là có được một lịch trình đơn giản, không quá phức tạp để tất cả các bên quan tâm
có thể hiểu và sử dụng dễ dàng cũng như thường xuyên cập nhật được nó. Có thể xây
dựng lịch trình dưới các hình thức sau:
1. Bảng các hoạt động và sự kiện. Cách lập lịch trình đơn giản nhất là liệt kê
thành bảng các hoạt động hoặc sự kiện, theo trình tự dự kiến sẽ diễn ra,
cùng với thời gian sẽ diễn ra. Phương pháp này thường thích hợp với
những dự án đơn giản, tức là những dự án chỉ có ít bên chịu trách nhiệm.
2. Biểu đồ khối. Khi một vài hoạt động được đưa vào lịch trình xảy ra đồng
thời hoặc chồng chéo về thời gian thực hiện thì trình bày dưới dạng biểu
đồ khối sẽ tiện lợi hơn bởi nó mang đến cho người sử dụng một bức tranh
về trình tự các hoạt động từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Biểu đồ khối
sẽ chỉ ra các thời điểm bắt đầu và kết thúc của một sự kiện, các thời điểm
đồng thời diễn ra các sự kiện và sự đan xen các sự kiện. Những thông tin
trên biểu đồ, đặc biệt là phần thông tin về các sự kiện đan xen nhau cho
phép kết luận nhanh chóng về ảnh hưởng của sự chậm trễ của một hoạt
động tới một hoạt động khác. Việc vẽ và đọc biểu đồ khối thường không
khó nên có thể xem xét sử dụng kiểu biểu đồ này trong việc lập lịch trình
cho những dự án phức tạp vừa phải.
3. Sơ đồ mạng lưới. Các sơ đồ mạng lưới như CPM hay PERT rất phù hợp
với những dự án phức tạp, tức là những dự án phải phân tích, lập lịch
trình và tổng hợp nhiều hoạt động. Tuy nhiên, những sơ đồ này có nhược
điểm là đòi hỏi phải có chuyên môn đáng kể để xây dựng và sử dụng, và
nếu không được vi tính hoá, thường tốn thời gian cập nhật. Từ góc độ
thực tiễn, chỉ nên sử dụng phương pháp CPM hay PERT khi người được
giao trách nhiệm lập lịch trình đã quen thuộc với các phương pháp này.
Việc vẽ ra được các sơ đồ mạng lưới đã đơn giản hoá để biểu diễn mối
quan hệ giữa các yếu tố và các hoạt động cụ thể của dự án thường là
Mảng việc
Lịch trình cho hậu cần
Lịch trình cho mua sắm
Ngân hàng đã phê chuẩn dự án, nhưng không muộn hơn thời điểm ký kết hiệp định
vay vốn.
32. Trong hầu hết các trường hợp, xây dựng lịch trình thực hiện cuối cùng là công
việc tốn nhiều thời gian. Vì vậy, lúc đầu chỉ nên lên kế hoạch cho những hoạt động
hợp lý và có thể kiểm soát được dễ dàng. Việc lập lịch trình các hoạt động còn lại của
dự án sẽ tiến hành sau khi đã dự đoán được tương đối chắc chắn là chúng sẽ được
thực hiện.
33. Phân chia dự án thành các nhánh công việc sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
ước tính các yêu cầu nguồn lực cho mỗi công việc. Có thể sắp xếp các công việc theo
mức độ ưu tiên hay biểu thị các công việc trên sơ đồ mạng lưới và sau đó tổng hợp vào
sơ đồ hay biểu đồ tổng thể nhằm mục đích kiểm soát dự án. Với các công việc nhỏ, chi
phí của từng công việc sẽ dễ dàng ước tính hơn để sau đó gộp lại thành ước tính chi
phí cho các công việc chính, và cuối cùng, cho toàn bộ dự án. Tương tự như vậy, có thể
mô tả chi tiết kế hoạch cho từng công việc ở những phân cấp thấp nhất rồi tổng hợp
thành dạng tóm tắt hơn giống như trong tổng quan về các nội dung dự án chính. Phụ
lục 4 trình bày thêm hướng dẫn về việc phân chia dự án với việc sử dụng một công cụ
gọi là cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure- WBS).
D. Tổ chức thực hiện dự án
34. Một trong những nhiệm vụ chính của giai đoạn lập kế hoạch thực hiện dự án là
chỉ định đơn vị tham gia thực hiện dự án và xác định loại hình đơn vị phù hợp nhất
tiến hành các hoạt động của dự án. Đây là một nội dung thường được tiến hành trong
giai đoạn thẩm định dự án. Khi đã quyết định chọn đơn vị thực hiện dự án, cần xác
định các kiến thức chuyên môn và trình độ kĩ năng cần thiết, kể cả thuê tư vấn cho dự
án.
35. Trong nội bộ đơn vị thực hiện, có thể thành lập một bộ phận chính chịu trách
nhiệm thực hiện một dự án đặc biệt. Nhóm này thường được biết đến với tên gọi là Văn
phòng quản lý dự án (PMO), và trong một số trường hợp được gọi bằng tên khác. Đây
là bộ phận có nhiệm vụ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát dự án. Cán bộ
văn phòng dự án có thể được lấy từ nhân sự hiện tại trong đơn vị thực hiện dự án hoặc
tuyển thêm/thuê thêm từ các nguồn bên ngoài cho thời gian thực hiện dự án. Phụ lục
sát với thực tế hay không. Luôn nhớ rằng ngân sách chỉ được xây dựng từ các ước tính
chi phí dự án vào thời điểm bắt đầu giai đoạn lập kế hoạch và có thể không còn chính
xác do những biến đổi khi chuyển sang giai đoạn thực hiện. Thường thường sau khi
ký kết hợp đồng hay sau khi thay đổi một số hạng mục trong dự án hoặc các phần công
việc của dự án ở giai đoạn thực hiện sẽ xuất hiện thêm các thông tin bổ sung hay thông
tin được cập nhật. Bởi vậy nên kịp thời tiến hành điều chỉnh ngân sách. Một ngân
sách cập nhật đóng vai trò vô cùng quan trọng để dự tính chi phí hoàn thành từng
phần việc trong dự án. Giám đốc dự án luôn phải dự đoán tương đối chính xác nhu
cầu ngân sách cho các hoạt động để cấp kinh phí đủ và đúng thời gian, và như vậy sẽ
giúp cho công việc khỏi bị tạm dừng.
40. Ngoài các khoản chi phí trực tiếp của dự án còn phát sinh các chi phí gián tiếp,
như chi phí hành chính và chi phí quản lý cố định. Phải tính toán đầy đủ những chi
phí này vào ngân sách dự án và phải kiểm soát chúng sát sao nhằm tránh trường hợp
chi phí gián tiếp trở nên quá cao so với chi phí trực tiếp của dự án. Đồng thời, cần dự
12
trù ngân sách cho các khoản dự phòng, những mục có khả năng làm tăng chi phí của
dự án.
41. Trong việc tính toán cấp kinh phí cho thực hiện dự án, bên vay vốn thường
không tính tất cả khoản tiền cần thiết cho toàn bộ dự án vào ngân sách một năm, trong
khi đó việc phân bổ được tính trên cơ sở từng năm, dựa vào dự toán chi tiêu của năm
đó. Vì vậy Giám đốc dự án cần cung cấp cho người dự thảo ngân sách những con số
ước tính kinh phí cần thiết để đưa vào ngân sách hàng năm của chính phủ. Một khó
khăn có thể gặp phải là hạn chế về ngân sách - không đủ tiền để phân bổ cho dự án.
Thậm chí có trường hợp đã được phân bổ nhưng việc cấp phát thực tế vẫn bị chậm trễ
hay không được thực hiện do kho bạc nhà nước không có tiền.
42. Việc dự đoán chi tiêu được dựa trên lịch trình thực hiện và từ đó có thể tính toán
các khoản chi theo lịch trình như thanh toán cho các nhà thầu và nhà cung cấp, mua
đất, và lương cho cán bộ Văn phòng dự án. Nhằm giúp cho việc kiểm soát tài chính,
nên chia ngân sách của cả năm thành ngân sách theo tháng hoặc quý - cách này cho
phép Giám đốc dự án lập kế hoạch và cân đối luồng tiền mặt nhằm tối ưu hoá việc sử
sánh lịch trình giải ngân theo kế hoạch với lịch trình giải ngân thực tế và với tiến độ
xây dựng là những chỉ tiêu quan trọng để dự báo tổng chi phí để hoàn thành dự án
và hỗ trợ các hoạt động kiểm soát chi phí.
47. Giám đốc dự án phải nắm rõ các nguồn kinh phí cho dự án và các thực tiễn và
thủ tục giải ngân của mỗi tổ chức tài trợ. Trong quan hệ với Ngân hàng, Giám đốc dự
án cần hiểu các hướng dẫn giải ngân khoản vay của Ngân hàng theo cuốn Sách
hướng dẫn về giải ngân khoản vay.
F. Xây dựng kế hoạch kiểm soát dự án
48. Một kế hoạch thực hiện đầy đủ, như đã thảo luận ở phần III-C, gồm việc xây
dựng lịch trình dự án tổng thể, bộ máy tổ chức phân công trách nhiệm và lịch trình
dạng sơ đồ với trình tự các công việc và hoạt động. Mỗi hoạt động trong lịch trình
dạng sơ đồ được biểu diễn với thời hạn và ngân sách đã tính toán thông qua các bước
lập kế hoạch công việc, phân bổ nguồn lực, ước tính chi phí, lịch trình sử dụng nhân
lực và thiết bị xây dựng. Như vậy, một kế hoạch thực hiện đầy đủ sẽ gồm toàn bộ các
hoạt động và nhiệm vụ kèm theo chi phí và lịch trình của chúng. Ngoài ra kế hoạch đó
còn mô tả cách thực hiện các yêu cầu kĩ thuật của dự án. Chính vì lẽ đó, cần lập ra
những quy định kiểm soát toàn bộ các thông số của dự án nhằm mục tiêu hoàn thành
dự án đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách được cấp, đồng thời đáp ứng tốt
chất lượng kĩ thuật.
1. Kiểm soát ngân sách, chi phí và lịch trình
49. Sau khi ngân sách dự án đã được xây dựng, phải tiến hành kiểm soát ngân sách
bằng cách xác định chính xác kinh phí cho các nội dung công việc khác nhau của dự
án, xác định được cán bộ của đơn vị thực hiện dự án chịu trách nhiệm quản lý ngân
sách và biết được những cơ chế và thủ tục đã được thiết lập để nhận kinh phí từ các
nguồn quy định và để giám sát chi tiêu.
50. Một nhiệm vụ quan trọng của Giám đốc dự án là kiểm soát chi phí. Kiểm soát
chi phí thực chất là tối ưu hoá chi tiêu so với khối lượng công việc hoàn thành, hay nói
cách khác là làm sao để thực hiện được nhiều việc nhất từ ngân sách đã cho. Kiểm soát
chi phí đồng nghĩa với tăng hiệu quả và tránh những chi tiêu lãng phí và không cần
thiết hay không được phép. Do đó, lập kế hoạch kiểm soát chi phí cần bao gồm việc xây
môn để xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng.
3. Các yêu cầu và thủ tục lập báo cáo dự án
53. Báo cáo tình hình dự án là cơ sở quan trọng cho phép Giám đốc dự án so sánh
diễn biến thực tế trong giai đoạn thực hiện dự án với kế hoạch được lập ra trong giai
đoạn lập kế hoạch chi tiết. Nếu diễn biến thực tế khác với những dự kiến ban đầu thì
ngay lập tức Giám đốc dự án phải xác định nguyên do của sự khác biệt này để kịp thời
có biện pháp khắc phục.
54. Ngân hàng cần các báo cáo dự án cập nhật và nêu lên được những sai lệch so
với ước tính ban đầu cũng như các vấn đề có khả năng phát sinh. Ngân hàng cũng cần
các thông tin báo cáo tình hình thực hiện điều khoản quy định trong hồ sơ cho vay
vốn. Ngoài ra, cả sau khi hoàn thành phần xây dựng dự án và sang giai đoạn hoạt
động, Ngân hàng vẫn cần các báo cáo cung cấp thông tin thường xuyên để đánh giá
lợi ích do dự án mang lại so với chi phí của dự án và với những kỳ vọng ban đầu.
55. Phải xây dựng một hệ thống lập báo cáo tiến độ để cung cấp những thông tin
thoả mãn nhu cầu người đọc báo cáo. Các cá nhân chịu trách nhiệm thiết lập hệ thống
lập báo cáo tiến độ nên xem xét lại báo cáo thẩm định dự án và các hồ sơ cho vay để xác
định loại thông tin cần báo cáo, chu kỳ nộp báo cáo và mẫu báo cáo. Trong các báo cáo
tiến độ, thông tin cung cấp sẽ khác nhau tùy thuộc dự án và lĩnh vực hoạt động.
56. Đơn vị tham gia thực hiện phải có báo cáo hoàn thành dự án sau khi phần thực
hiện dự án kết thúc. Giám đốc dự án phải nắm rõ quy định này và chuẩn bị sẵn trong
15
hệ thống tập hợp và xử lý số liệu của mình những số liệu cần thiết cho việc lập báo cáo
hoàn thành dự án.
4. Kiểm soát những thay đổi
57. Nhiều thay đổi thường xảy ra trong giai đoạn thiết kế chi tiết, trong mua sắm
hàng hoá và dịch vụ, trong khi lắp đặt/xây dựng, và thậm chí cả trong giai đoạn thuê
vận hành dự án. Những thay đổi sẽ do Giám đốc dự án, các nhà tư vấn dự án, hay các
nhà cung cấp và nhà thầu xây dựng đề ra và có thể bao gồm cả những thay đổi so với
các kế hoạch ban đầu và các ước tính chi phí phát sinh từ việc điều chỉnh quy mô, yêu
cầu kĩ thuật, hay yêu cầu về hàng hoá và dịch vụ. Những thay đổi đó có thể làm ảnh
yêu cầu trong hợp đồng về trình bản vẽ thiết kế và chứng nhận chất lượng nguyên vật
16
liệu của nhà cung cấp; (ii) xem xét lại các báo cáo tiến độ định kỳ về chế tạo và giao
hàng; (iii) kiểm định hàng hoá khi đang được chế tạo để đảm bảo tuân thủ yêu cầu kĩ
thuật; (iv) kiểm định đóng gói hàng hoá trước khi giao hàng; và (v) kiểm định hàng
hoá giao tại công trường hay tại cảng đến trước khi chấp nhận cuối cùng.
64. Các thủ tục quản lý hoạt động của nhà thầu xây dựng/lắp đặt gồm có: (i) kiểm
định thường xuyên công việc của nhà thầu để đánh giá sự tuân thủ các quy cách kỹ
thuật và tiêu chuẩn xây dựng quốc tế đã được công nhận; (ii) xem xét lại các báo cáo
tiến độ định kỳ bắt buộc; (iii) yêu cầu nhà thầu đến dự các cuộc họp dự án định kỳ với
Giám đốc dự án; (iv) đảm bảo nhà thầu tôn trọng các thủ tục thay đổi đơn hàng; (v)
giám sát chặt chẽ sự tuân thủ các điều khoản hợp đồng của nhà thầu; và (vi) kiểm tra
lần cuối công việc mà nhà thầu đã hoàn thành trước khi chấp nhận.
G. Xây dựng Tài liệu hướng dẫn các thủ tục dự án
65. Để giúp các cán bộ mới của Văn phòng dự án lần đầu tiên được phân công vào
dự án hoàn thành tốt nhiệm vụ, nên có một tài liệu hướng dẫn các thủ tục dự án kể từ
thời điểm bắt đầu giai đoạn thực hiện dự án. Tài liệu này cần bao trùm hầu hết các
hoạt động quan trọng liên quan đến thực hiện dự án, đặc biệt là những hoạt động đòi
hỏi sự phối hợp hoạt động của nhiều nhân viên đồng thời mô tả cách tiến hành. Tài
liệu cũng nên cung cấp các mẫu thư từ giao dịch và chứng từ. Tài liệu hướng dẫn cần
được cập nhật theo như quy định và bao gồm danh sách những sửa đổi, bổ sung được
đánh số theo thứ tự thời gian với chỉ dẫn thích hợp về số trang, đoạn, hình hay số thứ
tự bảng biểu được sửa đổi. Phụ lục 8 trình bày phác thảo gợi ý về tài liệu hướng dẫn
các thủ tục trong dự án.
17
IV. Giám đốc dự án
66. Bổ nhiệm Giám đốc dự án là yếu tố vô cùng quan trọng đối với sự thành công
của dự án, và điều quan trọng là Giám đốc dự án được bổ nhiệm phải làm việc theo chế
độ chính nhiệm. Giám đốc dự án có thể được bổ nhiệm từ nhiều nguồn - một cán bộ làm
việc thường xuyên trong đơn vị thực hiện; một cán bộ là thành viên thường xuyên của
đúng theo tất cả yêu cầu và điều khoản trong hiệp định vay.
11. Chuyển giao và thuê vận hành dự án. Chuẩn bị các thủ tục và nguồn lực
cho việc chuyển giao các cơ sở của dự án khi hoàn thành.
Copyright: Tài liệu đại học ©