Quản lý nhân sự: Quản trị bằng JD
Saga Gửi email

Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description - JD), mọi người thường cho
rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào
đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.
Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa
các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò
của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trị tổ chức.
Bài viết này giới thiệu một số vấn đề liên quan đến chức năng quản trị của JD.
JD, JS và cấu trúc của JD
Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng, nhiệm vụ
của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải
quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu nào đó của tổ
chức trong cả ngắn hạn và dài hạn.
Cao hơn, với cách tiếp cận dưới góc độ quản trị tổ chức thì sự tồn tại của bất cứ JD nào
trong tổ chức không chỉ dừng lại ở việc mô tả công việc của vị trí đó mà nó còn là cơ sở
để xác định tính cần thiết, phù hợp của vị trí đó trong cấu trúc, sơ đồ tổ chức.
Một phần quan trọng khác của JD là JS (job specification). Đây chính là hệ thống các yêu
cầu, đòi hỏi về tiêu chuẩn, điều kiện của từng vị trí để hoàn thành các chức năng, nhiệm
vụ được mô tả.
Việc hệ thống hóa các JS giúp người quản trị tổ chức thấy được các vị trí trong tổ chức
muốn hoàn thành được nhiệm vụ theo mô tả thì cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn,
điều kiện gì. Các tiêu chuẩn này bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng, kinh
nghiệm, sức khỏe, thái độ, hành vi… được chuẩn hóa cho từng vị trí.

Để giải quyết nhiệm vụ quản trị tổ chức, mỗi lãnh đạo có mục tiêu, nhiệm vụ, hoạt động
khác nhau lại xây dựng JD theo cấu trúc riêng. Tuy nhiên, bất kỳ JD nào cũng phải hàm
chứa các nội dung cơ bản sau:
(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí nào đó, qua đó cũng
cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;

bình? Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách lương và phúc lợi phù
hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng là đảm bảo sự công bằng giữa công
việc và phúc lợi cho các vị trí. Hơn nữa, hệ thống hóa JD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch
định được nguồn nhân lực thông qua việc phân tích công việc.
Cùng với hệ thống các tiêu chí đánh giá của tổ chức, JD là cơ sở giúp nhà quản trị, quản
lý kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của vị trí đó. Hiện nay, nhiều tổ chức đã xây
dựng hệ thống tiêu chuẩn cùng với JD như Goal - Setting, Balanced scorecard, ISO… để
đánh giá hiệu quả công tác của các vị trí trong tổ chức.
Ngoài ra, với tư cách là một “hợp đồng lao động kéo dài”, JD còn là cơ sở giúp người
quản trị giải quyết các mâu thuẫn, xung đột, kể cả mâu thuẫn, xung đột pháp lý trong quá
trình quản trị tổ chức.
Nguồn: Saga