----------

Đề Tài:
công tác tổ chức văn thư

1
Lêi më ®Çu Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp
hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có
hiệu quả.

Phn II: Tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty núi chung v cụng tỏc th ký, vn
th, lu tr núi riờng.
1. Tỡnh hỡnh thc t chung ca Cụng ty.
2. Cụng tỏc th ký.
3. Cụng tỏc vn th.
4. Cụng tỏc lu tr.
Phn III: Mt s ý kin nhm hon thin cụng tỏc th ký, vn th, l
tr ca cụng ty.
1. ỏnh giỏ chung v khõu cụng vic.
2. xut cỏc bin phỏp phỏt huy, khc phc.
Phn IV: Nhn xột ca Cụng ty v kt qu thc tp ca sinh viờn.
1. ý thc t chc k lut.
2. Hiu qu cụng vic trong thi gian thc tp.
3. Xp loi.
4. Thang im.
5. Ch ký ca lónh o trong Cụng ty thc tp.
03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và
người làm bảo vệ của công ty 02.
4
Sơ đồ tổ chức.
Phó văn phòng
Nhân
viên
quản
trị đời

tài liệu
Nhân
viên
bảo vệ
trực
điện
nước
Nhân
viên
nấu ăn
kiêm
tạp vụ
Nhân
viên lái
xe con
Chánh văn phòng
5
Phần II
Tình hình thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần
Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118

1. Khái quát tình hình Công ty.
1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty.
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Trình Giao Thông 118
được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy
móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường
sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên
thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên
thành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng
Công trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải.

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả
nước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện
lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư
xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị...

1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ.
Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ
sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những
công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi...) có đủ điều kiện đưa vào
sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm
đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải
qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa
điểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập
ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai
đoạn trong quy trình công nghệ. Các giai đoạn để thi công công trình giao thông
( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau:
- Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình
thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công
trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập
ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát
thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ
thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn
phương án thi công hợp lý.
- Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp
đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ (
chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất hữu
cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công lớp

tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình.
Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp
đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu công
trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình.
Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác
quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền.
Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công
ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty.
Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi
công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng
năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết
bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ. 8
Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118. 2.Công tác thư ký.
2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc của
các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư
ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn
còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của
ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ
Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng
trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng. Vậy ta
Hội đồng quản trị
Giám đốc điều hành
Ban kiểm soát
Phó giám đốc

Văn
phòng
đại
diện
phía
nam
Phòng
kính
tế
thị
trường
Phòng
kĩ
thuật
công
nghệ
Phòng
tài
chính
kinh
tế
Phòng
quản
lý
thiết
bị
Trung
tâm
thí
nghiệm

thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan.
Thư ký cần năm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho các
đơn vị thực hiện và duy trì.
- Ngày giờ tiếp khách của công ty.
- Việc tiếp khách của Giám đốc và các Phó giám đốc
- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty
- Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo
- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty
- Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách

b. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách
Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là
người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách. ấn tượng đầu tiên của khách đối
với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên
10
những thuận lợi cho những công việc tiếp theo... thư ký không chỉ làm nhiệm vụ
đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những yêu cầu của
một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.
- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết...
- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.

c. Tổ chức các buổi hẹn.
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn
Thư ký nên thưòng xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp những
gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp
khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết.

a. Lập kế hoạch hội nghị .
Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập
kế hoạch hội nghị .Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, được
chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả .
Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau :
- Tên hội nghị .
- Thời gian hội nghị .
- Thành phần hội nghị .
- Nội dung hội nghị .
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc
và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.

b. Chuẩn bị hội nghị.
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hội
nghị .
- Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được .
- Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải
ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm
vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi
giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . Chuẩn bị đầy đủ
bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu ...tất cả phải được bố trí khoa học,
hợp lý.
- Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao...