1
5/6/2007
1
CHNG 2
T chc và qun lý d liu trong
H thng thông tin k toán
5/6/2007
2
Mc tiêu
 Hiu và phân tích đc các nh hng
ca Công ngh thông tin đn H thng
thông tin k toán trong doanh nghip
 Nm bt cách thc t chc d liu, t
chc thu thp d liu và x lý d liu
trong h thng k toán máy.
 ERP, TMT và h thng thông tin k
toán trong doanh nghip
5/6/2007
3
Tng quan
 S phát trin ca CNTT nh hng đn
toàn b hot đng sn xut kinh doanh
 Nhu cu v thông tin k toán
 òi hi v tính kp thi, trung thc, đáng
tin cy ca thông tin k toán
 C hi và thách thc ca hot đng k
toán
5/6/2007
4
Ni dung
 c đim h thng k toán trên nn máy tính

ảnh hưởng tới đối tượng nào
(ĐK nợ/ có)
Sổ tài khoản
Báo cáo
Tổng hợp tạo thông tin truyền
đạt tới người sử dụng
Chuyển DL vào TK nơi lưu trữ về
đối tượng bò ảnh hưởng
5/6/2007
7
Hn ch c bn ca h thng k
tốn th cơng
 Hn ch trong ghi nhn hot đng ca
doanh nghip
 Hn ch trong cung cp thơng tin cho
ngi s dng
 D liu b trùng lp khi x lý và lu tr
5/6/2007
8
Các mc đ ng dng cơng ngh
thơng tin vào cơng tác k tốn
 Trình t x lý d liu trong h thng k
tốn máy
Sự kiện kinh tế
Chứng từ gốc
Tạo các DL và được
ghi ban đầu trên
chứng từ
Cơ sở dữ liệu
DL được lưu trữ trong

 Các du vt ca quá trình x lý nghip v
không quan sát đc bng mt
 Cp nht mt ln, nh hng ti nhiu d
liu
 Quá trình x lý bng máy đc thc hin t
đng
 Kh nng cài đt các tính nng kim soát
trong phn mm k toán
5/6/2007
12
c đim h thng k toán máy
 c đim thông tin đu ra và quá trình
cung cp thông tin
 D liu sn có trong máy tính.
 Thông tin có hay không có ph thuc vào
phn mm k toán và ngi s dng phn
mm.
  chính xác, trung thc và bo mt ca
thông tin cn phi đc kim đnh k.
4
5/6/2007
13
nh hng ca công ngh thông tin
đn h thng thông tin k toán
 Tính trung thc và đáng tin cy ca
thông tin k toán
 Tính kp thi trong quá trình x lý s liu
và cung cp thông tin
 T chc d liu- thu thp- x lý và lu
tr d liu k toán

đáng tin cy ph thuc vào tính kim
soát, đ n đnh ca h thng và nng
lc ca ngi s dng h thng
 ánh giá tính trung thc và đáng tin cy
ca thông tin k toán trong môi trng
máy tính thng gp nhiu khó khn
 Nhn thc, k nng và các hiu bit v
CNTT ca ngi s dng rt quan trng
5
5/6/2007
17
Tính kp thi trong quá trình x lý s
liu và cung cp thông tin
 Kh nng tính toán, tc đ x lý, kh nng
truy cp, chia s, truyn ti d liu trên mng
máy tính giúp cho vic x lý d liu và cung
cp thông tin nhanh chóng, kp thi.
 Các gii hn v khi lng nghip v, khon
cách đa lý, … không còn quan trng khi t
chc công tác k toán
 Nu mt ngày không có máy tính và không có
internet…?
5/6/2007
18
T chc d liu- thu thp- x lý và
lu tr d liu k toán
 S thay đi vai trò ca s k toán và hình thc
k toán
 S bin mt dn ca các tài liu k toán giy
 S xut hin các khái nim, các phm trù mi:

yêu cu ca ngi dùng, tuy nhiên thông
tin k toán trên giy và d liu k toán
trên máy có thng nht vi nhau?
6
5/6/2007
21
T chc d liu- thu thp và x lý
d liu k tốn
 T chc d liu
 T chc thu thp d liu
 Phng pháp t chc x lý d liu
5/6/2007
22
T chc d liu
 D liu là các s vic, s kin ban đu,
các nghip v đc ghi chép mt cách
ri rc, cha đc x lý.
 D liu đc th hin bng con s, ký t
(Letters), ký hiu (Symbol), hình v
 X lý d liu là vic chuyn d liu
thành thơng tin
 Tt c các d liu ca DN to thành c
s d liu ca DN.
5/6/2007
23
T chc d liu
 Tt c các d liu đc lu tr và đc
s dng bi doanh nghip to thành c
s d liu ca doanh nghip.
 D liu đc t chc logic theo: vùng

 Có nhiu kiu cu trúc CSDL (mô hình d
liu)
 Cu trúc phân cp hình cây
 Cu trúc mng
 Cu trúc quan h
 CSDL kiu quan h là mô hình d liu ( cp
khái nim) đc lu tr di dng bng hay
còn gi là các quan h (relation)
5/6/2007
26
430421210-001
115 Nguyn Hu
KHTN-01
KPMG Vit Nam
430121280-001
29 Lê Dun,
Q.01
KHNN-01Chase Mahattan
Mã s thua ch
Mã KHTên khách hàng
56725.000.0003PR-002KHNN-01154/047870
KHTN-01
KHTN-01
Mã KH
20.000.000
10.000.000
Giá
3452PC-00213/4/047869
3451PC-00113/4/047869
HSLMã hàngNgày hđnS hđn

Mơ hình mi liên kt thc th
Ví d
HÀNG HÓA ĐẶT HÀNG
CHI TIẾT
ĐẶT HÀNG
KHÁCH
HÀNG
5/6/2007
30
T chc d liu
 ng dng mơ hình quan h
 Trong vic thit k c s d liu
 Trong vic kim sốt d liu k tốn
 Nhp liu
 Cp nht d liu
 Xố d liu
 Bo trì d liu
5/6/2007
31
T chc d liu
Ví d: Mt doanh nghip thng mi có các đc đim sau:
- Khi khách hàng cn mua hàng s gi đn đt hàng cho doanh
nghip. Cn c đn đt hàng doanh nghip s lp lnh bán
hàng. Mi đn đt hàng s đc lp 1 lnh bán hàng và ngc
li. Sau đó cn c vào lnh bán hàng đ lp phiu giao hàng,
phiu xut kho và hố đn. Mi lnh bán hàng s có 1 phiu giao
hàng, 1 phiu xut kho, 1 hố đn và ngc li. Trên mi chng
t có nhiu mt hàng
đc bán. Khách hàng có th đt mua
hàng nhiu ln trên các đn đt hàng khác nhau.

hàng, nhp liu và in Lnh bán hàng. Sau đó cn
c vào d liu ca lnh bán hàng đ in các chng
t khác và cp nht s k toán có liên quan
- Phn mm nhp liu t hoá đn bán hàng, t
đng cp nht nghip v xut kho, sau đócp
nht s k toán có liên quan.
5/6/2007
34
Phng pháp t chc x lý d liu
Có 2 phng pháp t chc x lý d liu
 X lý theo lô
 Nghip v cùng loi, cùng ni dung đc
tp hp, sau đó đc nhp liu và lu
tm thi, cha cp nht
 nh k cp nht d liu
 Sau khi cp nht d liu mi xem, in đc
các báo cáo
 u nhc đim? iu kin vn dng?
5/6/2007
35
Phng pháp t chc x lý d liu
Có 2 phng pháp t chc x lý d liu
 X lý trc tuyn theo thi gian thc
 D liu riêng l đc nhp liu ngay khi
nghip v phát sinh và đc cp nht
ngay sau khi nhp liu
 Báo cáo có th xem, in ngay sau khi nhp
liu
 u nhc đim? iu kin vn dng?
5/6/2007

 c đim ERP:
 ERP là mt h thng tích hp qun tr sn xut kinh doanh. Tích
hp có ngha là mi công đon, mi ngi, mi phòng ban chc
nng đu đc liên kt, cng tác vi nhau trong mt quá trình
hot đng sn xut kinh doanh thng nht.
 ERP là mt h thng do con ngi làm ch vi s h tr ca
máy tính. Nhng cán b chc nng, nghip v mi là chính, còn
phn mm và máy tính ch là h tr.
 ERP là mt h thng hot đng theo quy tc, có ngha là h
thng phi hot đng theo các quy tc và các k hoch rõ ràng.
K hoch sn xut phi đc lp theo ra theo nm, tháng, tun.
H thng s không hot đng khi không có k hoch.
 ERP là h thng vi các trách nhim đc xác đnh rõ. Ai làm
vic gì, trách nhim ra sao phi đc xác đnh rõ trc.
 ERP là h thng liên kt gia các phòng ban trong công ty. Các
phòng ban làm vic, trao đi, cng tác vi nhau ch không phi
mi phòng ban là mt cát c.
5/6/2007
39
H thng qun lý các ngun lc
doanh nghip ERP
 nh ngha ERP và các đc đim ERP
 Tính phân h ca ERP: Phn mm có cu trúc phân h là mt tp
hp gm nhiu phn mm riêng l, mi phn mm có mt chc
nng riêng. Tng phân h có th hot đng đc lp nhng do bn
cht ca h thng ERP, chúng kt ni vi nhau đ t đng chia s
thông tin vi các phân h khác nhm to nên mt h thng mnh
h
n.
 Các phân h c bn ca mt phn mm ERP đin hình có th nh

 B2B: giao dch gia doanh nghip vi doanh nghip, ví d
www.ecvn.gov.vn
 B2C: giao dch gia doanh nghip vi khách hàng, ví d
www.megabuy.com.vn
 C2C: giao dch gia khách hàng vi khách hàng, ví d
www.1001shoppings.com
 i tng kinh doanh trong lnh vc TMT
5/6/2007
42
Thng mi đin t
 Các giao dch thng mi đin t
 Hot đng qung cáo, khuyn mãi
 Hot đng bán hàng
 Hot đng thanh toán
 T chc sàn giao dch
5/6/2007
43
Thng mi đin t
 T chc ghi nhn d liu k toán t các
giao dch TMDT
 Chng t đin t
 Thi đim ghi nhn nghip v
 S thay đi ca mt vài phng pháp k
toán
 Bo mt và tính pháp lý ca thông tin k
toán