Tối ưu hóa hệ thống ERP
Khi kết quả không như mong muốn
Theo bản nghiên cứu kết quả triển khai ERP năm 2008 của hãng tư vấn
Panorama, tuy có nhiều dấu hiệu tích cực như:
• 65% DN có thể xác định những lợi ích thu được từ hệ thống mới của họ, bao
gồm tăng hiệu năng hoạt động, cải thiện các quy trình sản xuất kinh doanh sau khi go-
live (khởi động)
• Lãnh đạo của hơn 70% DN cảm thấy hài lòng với hiệu quả mà các dự án ERP
mang lại
• Đội ngũ nhân viên tác nghiệp của 67% DN hài lòng với ERP
Nhưng ngược lại, nhiều dự án ERP cho thấy những kết quả không như mong
muốn (xem hình):
• 57% các dự án ERP triển khai vượt ngân sách (trong khoảng từ 5% đến 125%
so với ngân sách dự kiến)
• 54% DN cho biết các hoạt động sản xuất kinh doanh của họ chịu ảnh hưởng
(đình trệ, hoặc tồi tệ hơn là ngừng hoạt động) khi go-live hệ thống
• Trên 40 các dự án ERP triển khai kéo dài hơn thời gian dự kiến (trong khoảng
từ 5% đến 100% so với kế hoạch đề ra )
Kiểm soát quá trình sau triển khai

Hầu hết mọi người thường nghĩ rằng quá trình triển khai ERP kết thúc ở bước
go-live hệ thống. Nhưng xin khẳng định một điều: thời điểm sau khi hệ thống go-live
mới là thời điểm chính quyết định sự thành bại của dự án.
Rất nhiều DN đã chủ quan dẫn đến thất bại trong việc kiểm soát quá trình sau
triển khai, đồng nghĩa với việc không thể nhận thấy (hoặc rất mơ hồ) những lợi ích mà
hệ thống ERP thực sự mang lại. Với những trường hợp này, cần thiết phải có những
thay đổi và điều chỉnh thích hợp để tối ưu hóa hiệu năng hoạt động của hệ thống cũng
như cải thiện vai trò hỗ trợ của nó với các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Quá trình kiểm soát sau triển khai nên tập trung vào 3 vấn đề cốt lõi sau:
1. Đo lường hiệu năng khi go-live hệ thống
Điều kiện lý tưởng trước khi lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP là khi

đáp ứng của hệ thống hiện tại không?
8. Liệu DN có sẵn sàng đầu tư các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực,
tiền…) để có một hệ thống mới không?
Nếu câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trên đều là “Có”, điều đó có nghĩa đã đến
lúc DN cần một hệ thống mới để thay thế cho hệ thống hiện tại. Tuy nhiên, chỉ cần ít
nhất một câu trả lời “Không” thì DN hoàn toàn có cơ hội cải thiện hiệu năng hoạt động
của hệ thống hiện tại với một kế hoạch hợp lý căn cứ trên “4 bước tối ưu hóa hệ thống
ERP (xem bảng). Khi thực hiện 4 bước này, DN sẽ nhận thấy có những tính năng của
hệ thống chưa được khai thác triệt để, những lợi ích chưa được tận dụng hết. Và DN
hoàn toàn có thể tối ưu hóa hệ thống hiện tại với mức chi phí (thời gian, tiền, nhân
lực…) ít hơn nhiều so với quyết định thay thế một hệ thống hoàn toàn mới.
Kết luận
ERP là một quá trình tiếp diễn liên tục, nó không hoàn toàn kết thúc sau bước
go-live hệ thống. DN cần kiểm soát chặt chẽ và so sánh hiệu năng hoạt động của hệ
thống mới so với các tiêu chuẩn chung của hệ thống hoạt động trong cùng ngành, cũng
lĩnh vực. Làm tốt những bước này, DN có thể xác định được hệ thống của mình đang
hoạt động ra sao? hiệu quả thế nào?
Câu hỏi đặt ra: sau nhiều năm vận hành, thời điểm hợp lý để nâng cấp hoặc
triển khai một hệ thống mới thay thế? Hãy kiểm soát chặt và phân tích chi tiết về
nghiệp vụ cũng như kỹ thuật sẽ giúp DN xác định được đã tối ưu hóa các lợi ích thu
được hay chưa. Một kế hoạch hiệu quả giúp triển khai dự án ERP đúng trong khoảng
ngân sách và thời gian dự kiến đồng thời giúp DN thu được tối đa các lợi ích từ hệ
thống đã triển khai.
4 BƯỚC GIÚP TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG ERP
1. Xác định và sắp xếp mức độ ưu tiên giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ
thống hiện tại, cả về mặt kỹ thuật cũng như nghiệp vụ.
DN cần rà soát tình hình hoạt động của hệ thống hiện tại thông qua thu thập ý
kiến từ đội ngũ nhân viên tác nghiệp sử dụng hệ thống hàng ngày, cũng như đội ngũ IT
vận hành hệ thống. Các vấn đề thường gặp phải như xáo trộn một số quy trình nghiệp
vụ, nhân viên chưa thực sự nắm vững cách sử dụng hệ thống, chưa sử dụng hết các