ÁP DỤNG HỆ THỐNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
THEO TCVN ISO 9001: 2000 VÀO
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TS. Nguyễn Lệ NhungI. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000
1.Khái niệm ISO 9000
1.1. Tổ chức ISO
-
ISO là chữ viết tắt của International Standardition Organization, dịch là “Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế.
- Mục tiêu của ISO-
Nhiệm vụ của ISO
-
Các tiêu chuẩn của ISO không có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng
- Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO lại có vai trò quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới. 1.2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- Khái niệm:
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành
(ISO 9000 đầu tiên ban hành 1987 và cứ 5 năm được soát xét một lần
ISO 9000: 2000 là bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được soát xét và bổ sung năm 2000)
5.8. Ng/tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và
bên cung ứng4. Các yêu cầu của hệ thống QLCL theo ISO
- Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, hệ thống
quản lý chất lượng - các yêu cầu, hệ thống
quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000
phải đáp ứng các yêu cầu sau:
4.1. Yêu cầu chung
4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
4.3. Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
4.4. Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực
4.5. Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm 4.1. Các yêu cầu chung
- Xây dựng hệ thống văn bản,
- Thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng
- Thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống.
- Xác định mối liên hệ giữa các quá trình
- Đo lường, theo dõi và phân tích các quá trình
- Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết …4.2. Yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
- Sổ tay chất lượng
- Các thủ tục (quy trình) dạng văn bản theo yêu cầu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đặt ra
- Các tài liệu về việc hoạch định, thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát

hàng
- Đảm bảo các y/cầu về thiết kế và phát triển
- Đảm bảo quá trình kiểm tra và xác nhận về
mua hàng
- Lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung
cấp dịnh vụ trong điều kiện được kiểm soát
- Thực hiện các y/cầu về đo lường, phân tích
- Thường xuyên cải tiến5. Ý nghĩa của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
- là bộ tiêu chuẩn quy tụ kinh nghiệm của quốc
tế trong lĩnh vực quản lý
-
đưa ra các chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý chất lượng
-
có thể áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực
sản xuất, kinh doanh và dịch vụ
-
sẽ làm thuận tiện hơn trong trao đổi thương
mại toàn cầu
-
sẽ tạo ra một môi trường làm việc khoa học,
quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân II. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
ÁP DỤNG ISO 9000
1. Xây dựng kế hoạch

3.3. Đánh giá trước chứng nhận4. Chứng nhận hệ thống quản lý
4.1. Đánh giá sơ bộ
4.2. Đánh giá chính thức
4.3. Quyết định chứng nhận
4.4. Giám sát sau chứng nhận và đánh giá lạiIII. ÁP DỤNG ISO 9001: 2000 VÀO
C/TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1. Áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thư
1.1. Xác định các đối tượng liên quan
-
Thủ trưởng cơ quan (thực hiện cam kết bằng
văn bản)
-
Các cấp phó
-
Chánh văn phòng
-
Trưởng các đơn vị
-
Những người tham gia trực tiếp vào công tác
văn thư1.2. Xác định nội dung ưu tiên áp dụng
- Soạn thảo và ban hành văn bản

Xác định rõ tr/nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình
-
Thỏa mãn các y/cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000