Xây dựng không khí đàm phán

Để có được một cuộc đàm phán thành công, nhất thiết cần nghiên cứu rất nhiều
yếu tố, thiết lập một hoàn cảnh giao tiếp và không khí đàm phán tốt là rất quan
trọng. Không khí đàm phán căng thẳng rất dễ gây cho đôi bên đàm phán cảm giác
phòng bị, nghi ngờ lẫn nhau.

Để xây dựng một không khí đàm phán tốt cũng cần nghiên cứu nhiều yếu tố, ví dụ
như lựa chọn địa điểm đàm phán, bố trí, sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, cũng như
hình tượng, ngôn ngữ và thái độ đôi bên đàm phán. Chúng ta có thể vận dụng các
biện pháp sau:
1, Lựa chọn địa điểm đàm phán thích hợp. Lựa chọn địa điểm đàm phán tương
đối linh hoạt, có thể căn cứ vào sở thích và thói quen của người đàm phán để lựa
chọn văn phòng, phòng hội nghị, cũng như ở nhà hàng, nhà khách, quán cafe hay
hội trường là nơi tiến hành đàm phán. Thông thường, căn cứ vào cuộc hẹn trước
đó của đôi bên thì một cuộc đàm phán có thể thay đổi địa điểm một hoặc nhiều
lần.
2, Sắp xếp hoàn cảnh đàm phán thích hợp và lý tưởng nhất. Người đàm phán
có thể sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, việc sắp xếp không có giới hạn quá nghiêm
khắc, yêu cầu phải thích hợp, cởi mở và rõ ràng. Hoàn cảnh đàm phán được sắp
xếp một cách trang nhã, yên tĩnh, đường hoàng, lịch sự. Bất luận là việc sắp xếp
như thế nào đi nữa nhưng nhất định phải nghiên cứu đến phương diện sạch sẽ, gọn
gàng, lịch sự. Nếu như trên sàn nhà, trên tường hay bộ trà tiếp khách có vết bẩn,
đồ đạc sắp xếp bừa bãi rất dễ ảnh hưởng đến cảm xúc của người đàm phán. Ngược
lại, một không khí đàm phán vui vẻ, thoải mái sẽ khiến cho đôi bên đàm phán cảm
thấy nhẽ nhõm, dễ chịu.
3, Người đàm phán cũng cần nghiên cứu các phương diện về ngoại hình, cử
chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình cảm đối đãi đối tác đàm phán nhiệt tình. Lần

kết thoả thuận với đối tác, tránh không khí đàm phán nặng nề, căng thẳng kéo dài . 4, Hình thức đàm phán không giống nhau, vì nội dung, mục đích, đối tác đàm
phán không giống nhau cũng như không khí đàm phán. Ví dụ như không khí đàm
phán đôi bên có lợi hay không khí đàm phán nảy sinh mâu thuẫn là không giống
nhau. Ngoài ra, khi đối tác là người lớn tuổi, cần có thái độ tôn trọng đối phương,
không khí đàm phán phải trang trọng, lịch sự, đàm phán với những người trẻ thì
thoải mái và tự do hơn. Mặt khác, không khí đàm phán với đối tác là nam và nữ
cũng có sự khác biệt tương đối lớn. Người đàm phán nên căn cứ vào những tình
huống khác nhau để ứng biến sao cho linh hoạt, nhằm đạt được mục đích điều tiết
không khí đàm phán cuối cùng.
Giai đoạn đàm phán khác nhau thì không khí đàm phán cũng khác nhau. Thông
thường, giai đoạn đàm phán ban đầu lấy sự hoà hợp, nhiệt tình làm trọng. Không
khí đàm phán nghiêm túc, chân thành, thậm chí có một chút căng thẳng. Khi đạt
được thoả thuận chung, không khí sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ chịu hơn.