Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
mục lục
Phần I: Giới thiệu về Windows 2000.
1. Giới thiệu.
2. khởi động và thoát khỏi Windows.------------------------------------------------2
Khởi động.
Thoát khỏi Windows.
3. Cài đặt chương trình ứng dụng.---------------------------------------------------4
4. Gỡ bỏ chương trình ứng dụng.----------------------------------------------------6
Phần II. Làm việc với Excel.
Chương I. Xây dựng bảng tính và các hàm trong Excel.
I. Giới thiệu chung.----------------------------------------------------------------6
II. Các bước xây dựng bảng tính.-------------------------------------------------8
III. Các hàm cơ bản trong Excel.
1. Hàm thống kê.---------------------------------------------------------------9
2. Hàm tham chiếu và tìm kiếm.--------------------------------------------11
3. Hàm tính toán và xử lý chuỗi.-------------------------------------------12
4. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu.------------------------------------------------13
Chương II. Xử lý dữ liệu và kiểm tra lỗi chính tả.
I. Thao tác cơ bản khi làm việc với Excel
1. Thao tác làm với Sheet.---------------------------------------------------18
2. Thao tác làm với dòng ,cột.----------------------------------------------19
3. Thao tác làm với cơ sở dữ liệu.------------------------------------------19
II. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu, Sắp xếp và lọc dữ liệu
1. Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu.---------------------------20
2. Sắp xếp dữ liệu.--------------------------------------------------------------------21
3. Lọc dữ liệu
Lọc tự động.------------------------------------------------------------------------22
Lọc bằng lệnh Advanced Filter.--------------------------------------------------23
III. Tính năng bảo vệ trong Excel
1. Bảo vệ sổ tính.---------------------------------------------------------------------------23

III. Chia sẻ các sổ tính trên mạng--------------------------------------------------------31
Chương V. ứng dụng thực tế của Excel
1.Trong trường học------------------------------------------------------------------------32
2.Trong quản lý xuất nhập khẩu----------------------------------------------------------33
3.Trong quản lý tiền lương--------------------------------------------------------------- 34
4. Trong quản lý vận tải-------------------------------------------------------------------36
2
2
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
LỜI MỞ ĐẦU.

Chúng ta đang ở trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ,
không còn ai có thể nghi ngờ vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống trong
khoa học, kỹ thuật kinh doanh cũng như trong mọi mặt vận động của xã hội, Dưới
mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến Quốc Gia và cả Quốc tế.
Việc nắm bắt thông tin thật nhanh nhiều và chính xác kịp thời ngày càng
đóng vai trò quan trọng trong quản lý điều hành. Hay nói cách khác xử lý thực chất
và xử lý thông tin , xong mọi thông tin cần được xử lý trên máy(theo bất cứ quy
trình cụ thể nào) cũng đều được thể hiện bằng các dữ liệu mà cụ thể hơn là các số
liệu đối với MS Excel ghi trên dạng tải nào đó.
ở nước ta trong những năm gần đây việc xử lý số liệu không còn xa lạ với
người làm tin học. Đặc biệt với người làm văn phòng hay kinh doanh buôn bán.
Các ứng dụng vào trong quản lý ngày càng được phổ biến hơn và đòi hỏi quản lý
thông tin khá hơn, phức tạp với nhiều luồng thông tin khác nhau. Chính vì vậy em
đã chọn đề tài: Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel cho báo cáo tốt
nghiệp.
Trong báo cáo này gồm có 2 phần chính
Phần I: Em đã giới thiệu sơ qua về Windows và cài đặt chương trình ứng
dụng trên Windows
Phần II: Làm việc với Excel. Trong phần II này em đã nêu một số tính năng

ổ A ,bật máy tính .Trong chốc lát windows 2000 sẽ nắm chắc quyền điều
khiển hệ thống và chuyển sang giao dịên đồ hoạ. Nếu máy tính nối mạng khi
khởi động sẽ xuất hiện Welcome To Windows yêu cầu ta nhập vào tên người
dùng và mật khẩu truy nhập mạng
Màn hình giao diện gồm có màn hình nền desktop, trên màn hình có các biểu
tưởng.
2.2 Thoát khỏi WINDOWS 2000
Để thoát khỏi WINDOWS 2000 ta chi cần nhấn vào Start sau đó chọn turn
off compuer, một cửa sổ hiện ra ta chọn turn off để tắt máy.

4
4
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
3. Cài đặt các chương trình ứng dụng
Tôi giới thiệu với các bạn đây là một chương trình ứng dụng nhạc JetAudio 6.0.
Bước đầu tiên ta nhấn đúp chuột vào file setup của chương trình sau đó một cửa s
hiện ra ta chọn next,
một cửa sổ khác
hiện ra ta chọn vào
lựa chọn một và tiếp tục
next như hình minh
hoạ
Ta chọn next
Tiếp tục next
Next
next
tiếp
5
5
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà

Mục tiêu của khoá học là giúp bạn bắt đầu hệ thống hoá lại các thao tác cơ bản ,sau đó
cung cấp một số kỹ năng cao cấp để bạn có thể xử lý với số liệu lớn ,từ nhiều nguồn khác
nhau và đích cuối cùng là in được một bản báo cáo chuyên nghiệp với cấu trúc định dạng
thay đổi tuỳ ý chỉ qua vài nhấp chuột .
Chúng ta sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề khó khăn này thông qua các tình huống
nghiệp vụ cụ thể .Trong mỗi chương, mỗi bài toán tình huống được giới thiệu lồng ghép
với các thao tác kỹ thuật với Excel cho tới khi bài toán được giải quyết . cách tiếp cận qua
các ví dụ như vậy cho phép chúng ta nhanh chóng nắm bắt được các tính năng của Excel
và hoàn cảnh áp dụng chúng . Nhưng sẽ có vẻ hơi vội néu nghĩ rằng như vậy là đủ cho
hành trang kỹ năng văn phòng của bạn .kỹ năng chỉ được hình thành một khi áp dụng
thương xuyên các những điều biết được trong những tình huống biến đổi đa dạng .
Chúng ta sẽ lần lượt xem xét và giải quyết các tình huống sau :
• Tình huống đơn giản đầu tiên giúp bạn đánh bóng lại nhữnh kỹ năng cơ
sở mà bạn đã biết hoặc đã làm với Excel, xử lý tính toán đơn giản ,sinh biểu đồ ,định
dạng trang in và in ra thành báo một cách chuyên nghiệp.
• Nảy sinh một số yêu cầu phân tích dữ liệu .chúng ta hãy thử một số hàm
phân tích, thao tác xử lý dữ liệu cao cấp .
• Dữ liệu trở lên lớn hơn , thậm chí là đầu ra của môt chương trình máy
tính nào đó. Dường như bạn đang phải làm chức năng của một chương trình máy
tính và xử lý đống dữ liệu đó có thể cơ sở dữ liệu .Chưa hết , yêu cầu báo cáo hôm
nay thì thế này , mai thế khác. Làm sao để làm báo cáo phức tạp và theo các khuôn
dạng yêu cầu khác nhau?.
• Mạng máy tính làm mọi người ít thấy nhau nhưng lại hay “gặp “ nhau
hơn . Trong một môi trường công tác trên mạng, bạn có thể làm việc với những
người bạn chưa gặp mặt. Dữ liệu bây giờ có thể được cập nhật và xử lý bởi nhiều
8
8
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
người. Sản phẩm của bạn cũng phải được chia sẻ cùng với đồng nghiệp. Làm sao
cùng nhau làm việc và sử dụng dữ liệu của nhau trên cùng một bàn tính.

xuất hiện trong báo cáo chính thì chúng ta có thể dấu nó đi .
• Chú ý tới các rằng buộc ‘chia ra’ trong tổng số dữ liệu được nhất quán.
Rất thông thường các báo cáo thường chứa một cột giá trị tổng nói chung và được phân
tích chi tiết thành các số liệu trong các cột con. Giá trị trong các cột con có thể bị rằng
buộc theo các cách sau.
9
9
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
 Chia ra: Cộng các giá trị trong các cột con bằng giá trị tổng số. Ví
dụ tổng số nhân viên chia ra theo nam và nữ .
 Trong đó :Cộng các gía trị trong các cột nhỏ hơn gí trị tổng số. Ví
dụ số nhân viên trong đó biết tiếng Anh.
 Trong tổng: Cộng các giá trị trong các cột con có thể lớn hơn
hoặc bằng tổng số. Ví dụ trong tổng số nhân viên có x người biết tiêng Pháp và y người
biết tiếng Anh.
Bước 3: Nhập và lưu trữ dữ liệu:
• Có thể dùng tính năng chia sẻ để phân chia cho nhiều người cập nhật.
Tính năng này cao cấp nhưng bù lại bạn có thể sử dụng dữ liệu hoặc sử dụng kết quả của
mình hay cho người khác. Mỗi người có thể phụ trách một phần dữ liệu của mình nhưng
báo cáo là thành quả của nhóm –một mô hình cộng tác lý tưởng.
• Đây là những vùng cho phép và không cho phép sửa đổi. Khi chia sẻ
hẳn nhưng người khác có thẻ sơ hay cố ý thay đổi dữ liệu của bạn. Điều này quả là không
mong muốn bạn hãy cân nhắc kỹ vùng nào cố định, vùng nào chia sẻ chung. Nêú các vùng
quá rời rạc và vụn vặt thì rất khó quản lý và bạn rễ mắc lỗi.
• Xác lập quy ước tổ chức dữ liệu theo thời gian và phiên bản: Đối với dữ
liệu được cập nhật theo thời gian bạn nên lưu dữ liệu dưới các tên khác nhau theo phiên
bản để dễ dàng khôi phục và thống kê, phân tích theo thời gian. Ví dụ bạn có thể bổ sung
ngày tháng vào cuối tên tệp lưu trữ như là phiên bản cho dữ liệu sổ tính.
Bước 4 :Tạo báo cáo từ dữ liệu đã có.
• Xử lý và phân tích dữ liệu: Quyết định sử dụng loại biểu đồ ,công thức

Nếu n=-2 làm tròn đến hàng trăm
Hàm tính trung bình
=Average(number1,number2,...).
Hàm lấy giá trị lớn nhất
=Max(number1,number2,...)
Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các tham số
Hàm lấy giá trị nhỏ nhất
=Min (number1,number2,...)
Trả về giá trij nhỏ nhất trong danh sách các tham số
Hàm điều kiện
=If(logical_test,value_if_true,value_if_false).
Logical_test: Điều kiện cho trước bất kỳ(dạng số hay công thức...), điều kiện này trả
về true hay =1 hoặc false hay 0
Value_if_true: Đối số này ở dạng bất kỳ, nó được thể hiện nếu được kiểm tra điều
kiện ở đối logical_test là đúng(True hay bằng 1).
Value_if_false: Đối số này ở dạng bất kỳ, nó được thể hiện nếu được kiểm tra điều kiện ở
đối logical_test là sai(False hay bằng 0).
Hàm logic And và Or
11
11
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
=And(logical1,logical2,..)
Hàm trả về giá trị True nếu cả các tham số của nó có giá trị True.
Hàm trả về giá trị False nếu có ít nhất một tham số mang giá trị False.
=Or(logical1,logical2,..)
Hàm trả về True nếu có ít nhất một tham số la True.
Hàm trả về False nếu tất cả tham số là False.
Hàm xếp hạng.
=Rank(number,ref ,oder)
Number là số muốn xem thứ hạng

Array là mảng được xác định trước
Row_num:số hàng trong mảng
Column_num:số cột trong mảng
Chứa chức năng tham chiếu
=Index(reference,row_num,column_num,area_num)
Reference:là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực nội dung có thể là
Row_num: số hàng trong bảng
Column_num :số cột trong bảng
Area_num:đối số này dùng để nhận diện từng khu vực.
Hàm VLOOKUP
=Vlookup(lookup_value,table_array,col_inder_num,range_lookup)
Lookup_value:giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn
Table_array:bảng giới hạn để dò
Col_inder_num:số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả
Range_lookup:là giá trị logic(true=1,false=0)quyết định chính xác hay tương đối
trong bảng giới hạn
Nếu range_lookup=1(true) so tương đối
Nếu range_lookup=0(false)so chính xác
Nếu bỏ qua đối số này thì Excel hiểu range _lookup=1
Các hàm ngày
=Date(year,month,day)
Trả về số thứ tự của ngày theo năm tháng và ngày chỉ định
=Day(serial_number)
Trả về giá trị ngày(từ 1 đến 31)trong tháng tương ứng
Serial có thể là số hay chuỗi
=Month(serial_number)
Trả về giá trị tháng từ 1 đến 12 trong năm
=Year(serial_number)
Trả về số năm tương ứng
3.3. Hàm tính toán và xử lý chuỗi

Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khai báo trong cơ sở
dữ liệu
=DAVERAGE(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trung bình.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
những giá trị trong trường cần tính trung bình.
14
14
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà
Hàm Dcount.
Đếm số ô thoả mãn tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.
=DCOUNT(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm. Nếu
không chọn số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định
trường không trống trong khi đếm.
Hàm Dmax
Lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu.
=DMAX(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.
Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cộtmà bạn muốn tìm giá
trị lớn nhất.
Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng
buộc trên mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất.
Hàm Dmin
Lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu
=DMIN(Database,Field,Criteria)
Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.

hàng
Tên
hàng
Chủng
loại
Ngày bán Sl Hoá
đơn
đơn
giá
Thuế
VAT
Doanh
thu
1 P121L 5/8/2005 8 X
2 P300K 6/8/2005 6
3 P110L 6/8/2005 7 X
4 P110L 9/8/2005 12
5 P810P 11/8/2005 8 X
6 P895P 11/8/2005 10
7 P810P 12/8/2005 3
8 P300K 13/8/2005 2 X
9 P121L 14/8/2005 4
10 P300K 15/8/2005 9
11 P580K 16/8/2005 7 X
12 P810L 17/8/2005 14 X
13 P810L 18/8/2005 15 X
14 P580K 20/8/2005 3
15 P810L 29/8/2005 1
Bảng tên hàng và hoá đơn
Mã