QUẢN TRI HỘI HỌP
Xây dựng các giai đoạn cho một cuộc họp
LỜI MỞ ĐẦU
Theo một nghiên cứu gần đây, trung bình mỗi năm các doanh nghiệp
trên thế giới chi hơn 20 tỷ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỷ USD vào hoạt
động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ
động thổ, lễ khánh thành Như vậy chúng ta cũng đủ thấy rõ tầm quan trọng của
việc tổ chức sự kiện đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Theo kết quả
nghiên cứu độc lập gần đây của Công ty FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 “đại
gia” (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, Philips Moris, Nestlé,
Dutch Lady, SonyEricsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô…),
ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20
công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”. 66% các
công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event. Vậy là mảnh đất
dành cho các công ty chuyên tổ chức sự kiện đang rất rộng mở. Nắm bắt cơ hội
này, chúng tôi - những con người thích sự sáng tạo, nhiệt huyết và được đào tạo
chuyên nghiệp, đã thành lập Fly Group với mục tiêu cung cấp cho khách hàng
những sản phẩm độc đáo hài lòng khách hàng. Với kinh nghiệm tổ chức thành công
các chương trình đánh giá, tổng kết kết hợp khen thưởng cho nhân viên BIDV,
Toyota, chúng tôi đã được Tổng công ty Toyota lựa chọn tổ chức sự kiện “Chương
trình tổng kết đánh giá 15 năm hoạt động của Tổng công ty Toyota Việt Nam” từ
ngày 08/08/2010 đến ngày 11/08/2010.

1
QUẢN TRI HỘI HỌP
GIAI ĐOẠN 1 :
TÌM HIỂU KHÁCH HÀNG
1. Đặc điểm cá nhân:
Toyota Motor Corporation là một công ty đa quốc gia có trụ sở tại Nhật Bản,
và là một trong những nhà sản xuất ô tô lớn nhất thế giới. Về mặt công nhận quốc
tế, hãng Toyota là nhà sản xuất xe hơi duy nhất có mặt trong nhóm top 10 xếp hạng

tới việc phát triển một cách toàn diện trên các mục tiêu: Thành công trong kinh
doanh, Bảo vệ Môi trường, và Phát triển Cộng đồng. Trên các phương diện đó,
Toyota Việt Nam đã đạt được nhiều thành công đáng kể. TMV đã luôn giữ vững vị
trí dẫn đầu trên thị trường ô tô Việt Nam kể từ ngày đầu thành lập và đã có nhiều
đóng góp lớn cho sự phát triển của ngành công nghiệp ô tô Việt Nam . Về phương
diện bảo vệ môi trường, TMV là nhà sản xuất ô tô đầu tiên tại Việt Nam thực hiện
và được nhận chứng chỉ ISO 14001. Trên phương diện đóng góp xã hội, TMV đã
rất nỗ lực thực hiện các hoạt động đóng góp xã hội [link sang CSR] trong các lĩnh
vực đào tạo phát triển nguồn nhân lực, kinh tế xã hội, văn hoá, và thể thao.
2. Đặc điểm các cuộc họp trước đây:
12-7-1006, Công ty Toyota Láng Hạ đã long trọng tổ chức lễ kỷ niệm 10
năm thành lập (1996-2006) tại trụ sở công ty 103 Láng Hạ, Hà Nội.
Tham dự buổi lễ có các khách mời là các quan chức của một số cơ quan
chính phủ, đại diện công ty Toyota Việt Nam, các đối tác tin cậy và khách hàng lâu
năm của công ty.
+Ưu điểm của buổi họp là: tổ chức báo cáo thành công những thành tựu mà
công ty đã đạt được trong suốt 10 năm qua, nêu được những hạn chế cần khắc phục

3
QUẢN TRI HỘI HỌP
và phương hướng hoạt động trong tương lai. Nhìn chung là công ty đã đạt được
mục đích của lễ tổ chức đã để ra.
Thêm vào đó, nhân dịp kỷ niệm 10 năm hoạt động, Công ty đã tiến hành tổ
chức chương trình khuyến mãi “Toyota Láng Hạ - Vì sự an toàn của bạn” cho các
khách hàng trong suốt tháng 7/2007. Điều này thu hút một lượng lớn khách hàng
tham gia, đồng thời cũng tạo cơ hội để Toyota khuếch trương hình ảnh công ty.
+ Nhược điểm: không gian tổ chứ nhỏ hẹp, tại trụ sở công ty. Lễ tổ chức chỉ
mang tính chất tổng kết, thông báo, quảng bá thương hiệu công ty cho mọi người
trong công ty cũng như cho khách hàng mà chưa có những chương trình nhằm
khích lệ tinh thần của nhân viên của công ty.

- Là một dịp tạo danh tiếng, quảng bá thương hiệu của tổng công ty.
 Khách hàng là các thành viên tham gia sự kiện (đại diện các chi nhánh
ở các tỉnh thành phố trong cả nước)
- Hiểu và nắm được những nội dung của các cuộc họp: kết quả kinh
doanh, các chính sách, phương hướng, … và tháo gỡ được những thắc mắc của
mình
- Là dịp để gặp gỡ, giao lưu với các chi nhánh khác và với ban lãnh đạo
tổng công ty, đồng thời là cơ hội học hỏi kinh nghiệm quản lý, bán hàng, …
- Là dịp để nghỉ ngơi, thư giãn, thưởng thức vẻ đẹp tại điểm đến
2. Mục đích của nhà cung cấp
- Thu được nhiều lợi nhuận, khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ của
mình.

5
QUẢN TRI HỘI HỌP
- Tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, mở rộng danh tiếng thương
hiệu
3. Mục đích của công ty tổ chức
- Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công ty.
- Đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, cố gắng để khách hàng đạt
được mục đích của mình.
- Cơ hội quảng bá thương hiệu
- Cơ hội nâng cao kinh nghiệm, kiến thức trong việc tổ chức sự kiện
- Có thế đánh giá được nguồn lực, khả năng của công ty mình
GIAI ĐOẠN 3:
LẬP NGÂN SÁCH
Lập Ngân sách cho cuộc họp: “ Kỷ niệm 15 năm hoạt động của tổng công ty
TOYOTA Việt Nam (1995-2010) và chiến lược cho những năm tiếp theo”
1.Cơ sở để lập ngân sách cho cuộc họp
 Nội dung cuộc họp: kỷ niệm 10 năm thành lập công ty TOYOTA Việt

tổng công ty Toyota. Các công việc phải thực hiện được chia làm ba loại: trước,
trong và sau sự kiện.
1. Trước sự kiện
- Xác nhận lại số lượng và các yêu cầu của khách hàng
- Liên hệ nhà cung ứng bao gồm: công ty vận chuyển, nơi tổ chức sự kiện
(khách sạn, nhà hàng, phòng họp, các địa điểm vui chơi giải trí có liên quan). Từ
đó, xây dựng danh sách các nhà cung ứng và các mức giá cụ thể và lựa chọn địa
điểm cụ thể.
- Lên kế hoạch chi tiết các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.
- Gửi bản kế hoạch chi tiết các hoạt động và giá (ngân sách) cho khách hàng.
Sau khi điều chỉnh phù hợp với yêu cầu công ty Toyota, nhóm sẽ gọi điện thoại
xác nhận đặt chỗ với các nhà cung ứng.
-Phân công công việc cho các thành viên trong công ty đảm nhận: việc liên
hệ với các nhà cung ứng; đi cùng với thành viên công ty Toyota; kiểm tra việc
chuẩn bị đón tiếp của nhà cung ứng trước khi phục vụ thành viên công ty Toyota và
đưa ra thời hạn hoàn thành công việc.
-Trước sự kiện một tuần, các nhân viên phụ trách đặt chỗ gọi điện thoại xác
nhận thêm lần nữa với các nhà cung ứng để đảm bảo lịch trình không bị thay đổi
bất ngờ.

8
QUẢN TRI HỘI HỌP
2. Trong sự kiện
Dưới đây là lịch trình cho sự kiện 4 ngày 3 đêm tại Hạ Long, công ty dự định
tổ chức cho Tổng công ty Toyota:
Ngày 1 :
- Buổi sáng 8h : Đón khách tại khách sạn Kim Liên - Hà Nội xuất phát đi Hạ
Long.
- 12h check- in vào khách sạn
- 12h 30 : tổ chức ăn trưa cho khách tại khách sạn

QUẢN TRI HỘI HỌP
GIAI ĐOẠN 5 :
CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ
Ngày 1: Buổi họp tổng kết báo cáo của tổng công ty toyota Việt Nam
trong 15 năm hoạt động(1995-2010)
Thời gian Nội Dung Địa điểm Ghi chú
14h-14h30 Đón tiếp đại biểu Sảnh
phòng họp
14h30-14h40 Giới thiệu đại biểu tham dự Phòng họp
14h40-14h55 Phát biểu khai mạc Tổng giám
đốc Công ty Toyota Việt Nam
Phòng họp
14h55-15h10 Chiếu video về hệ thống nhà máy và
đại lý của công ty trên toàn quốc
trong 15 năm qua
Phòng họp
15h10-15h40 Báo cáo kết quả hoạt động của công
ty trong 15 năm qua của phó tổng GĐ
công ty
Phòng họp Có slide
và tài
liệu
15h40-16h10 Nghỉ giải lao Sảnh
phòng họp
Bánh &
coffe
16h10-16h40 Báo cáo tài chính trong 15 năm của
giám đốc kinh doanh.
Phòng họp Có tài
liệu

GIAI ĐOẠN 6 :
VỊ TRÍ TỔ CHỨC
Vì cuộc họp này không chỉ đơn thuần là cuộc họp giải quyết công việc của
ban lãnh đạo mà còn kết hợp với các chương trình nghỉ ngơi thư giãn cho nên

12
QUẢN TRI HỘI HỌP
chúng ta sẽ chọn thành phố Hạ Long làm vị trí tổ chức để có thể thuận tiện cho các
hoạt động. Khách sạn được lựa chọn là : khách sạn 4 sao Hạ Long Dream.
Vị trí khách sạn

Khách sạn Hạ Long Dream nằm ở trung tâm văn hóa, thương mại, giải trí của
Thành phố Hạ Long với tầm nhìn tuyệt đẹp ra Vịnh Hạ Long
- Với phong cách kiến trúc và bài trí theo kiểu truyền thống của Pháp, khách
sạn Hạ Long Dream có 184 phòng nghỉ và phòng căn hộ được trang bị tốt, và các
phòng phục vụ hội họp, 1 trung tâm thể chất và bể bơi, một nhà hàng và khu giải
khát.
Các tiện nghi của khách sạn Hạ Long Dream
- Trang thiết bị phục vụ tổ chức hội họp : Hội
trường Thăng Long với một đội ngũ hỗ trợ chuyên
nghiệp và những trang thiết bị hiện đại, với sức chứa

13
QUẢN TRI HỘI HỌP
lên đến 450 khách. Các phòng chức năng khác cũng luôn sẵn để đáp ứng nhu cầu
tiệc đứng, họp cho 30 đến 100 người. Ngoài ra khách sạn có 1 phòng Executive cho
các cuộc họp và phỏng vấn.
- Trung tâm thể chất và bể bơi: có một bể bơi
ngoài trời, phòng thể dục cùng với phòng Jacuzzi, mát
xa, phòng xông hơi và sauna.

- Máy điều hòa không khí
- Thiết bị thu truyền hình vệ tinh
- Mini-bar
- Máy pha trà và càfe
- Tủ lạnh
- Điện thoại quốc tế
-Internet không dây
- Dịch vụ giặt là 24 giờ
- Máy sấy tóc
- Chế độ đặt báo thức tự động
- Két an toàn
- Nước suối miễn phí + trà cafe
GIAI ĐOẠN 7 :
LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC
Nơi tổ chức cuộc họp : Phòng họp 100 chỗ của khách sạn hạ Long Dream

15
QUẢN TRI HỘI HỌP
- Nơi tổ chức các bữa ăn ( sáng, trưa, tối ) cho khách: nhà hàng Hà Nội
- Ngoài ra còn có thêm các bữa tiệc :
Tiệc ngoài trời : Bờ biển
Buffet : nhà hàng Hà Nội
Trên vịnh : Tàu
- Phòng nghỉ : đoàn có tất cả là 100 khách: trong đó có 6 khách quan trọng
sẽ bố trí ở tại 6 Phòng deluxe, chất lượng cao hơn, còn lại sẽ ở ghép trong 47 Phòng
superior
- Nơi tổ chức các hoạt động vui chơi:
+ Tham quan vịnh Hạ Long : Động Thiên Cung, Hang Sửng Sốt, Bãi Cháy
+ Vui chơi tại Đảo tuần Châu
GIAI ĐOẠN 8 :

công ty vận chuyển (đặt ô tô, tàu ra vịnh ), khách
sạn (đặt phòng, đặt tiệc buffet, tiệc ngoài trời,
bữa sáng, trưa, tối ), bữa ăn trên tàu, vé vào cửa
Tuần Châu, vé xem nhạc nước.
B. Trong sự kiện
- Phụ trách đưa đón đoàn từ Hà Nội đến
Hạ Long, đưa khách đi thăm vịnh, đi đảo Tuần
Châu.
- Làm thủ tục check in và check out cho
khách.
Nhóm 3 người :
Phương (trưởng
nhóm), Hằng
Nhung
Nhóm 4 người :
Phương, Minh,
Hường, Hải
(trưởng nhóm)

17
QUẢN TRI HỘI HỌP
- Kiểm tra, giám sát các dịch vụ mà khách
sạn cung cấp : dịch vụ buồng ngủ, số lượng và
chất lượng đồ ăn trong tất cả các bữa ( sáng, trưa,
tối, buffet, tiệc ngoài trời.)
- Bố trí khách ngồi đúng vị trí, đủ số lượng
khách trong một bàn.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như
các thắc mắc của khách để mọi việc diễn ra tốt
đẹp và theo đúng kế hoạch đã đặt ra.


18
QUẢN TRI HỘI HỌP
máy chiếu, míc,…)
- Đảm bảo về thời gian họp, đảm bảo cho
các chương trình trong cuộc họp đi theo đúng
trình tự, tiến độ thời gian.
- Chuẩn bị trao phần thưởng và cung cấp
theo đúng yêu cầu.
- Quan sát và đáp ứng khi hết nước uống.
C. Sau cuộc họp
- Bàn giao lại phòng họp cho khách sạn
Lưu ý : Trưởng nhóm sẽ phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
và chịu trách nhiệm về mức độ hoàn thành công việc của cả nhóm.
GIAI ĐOẠN 9 :
ĐÁNH GIÁ CUỘC HỌP
Đánh giá quá trình tổ chức và thực hiện chương trình :
- Làm phiếu hỏi ý kiến về sự hài lòng của khách hàng

19
QUẢN TRI HỘI HỌP
- Đánh giá xem chúng ta đã làm tốt được mặt nào và mặt nào còn hạn chế,
thiếu sót
- Rút ra được bài học kinh nghiệm cho lần tổ chức sau
- So sánh các khoản chi phí thực tế so với kế hoạch dự kiến => Lợi nhuận
thực tế thu được
PHIẾU TRƯNG CẦU Ý KIẾN KHÁCH HÀNG SAU KHI
THAM GIA SỰ KIỆN
Thưa quý khách, quý khách đã tham gia chương trình 4 ngày: Đánh giá 15
năm hoạt động của tổng công ty TOYOTA tại Hạ Long do công ty chúng tôi tổ

QUẢN TRI HỘI HỌP
6. Quý khách cảm thấy hài lòng với dịch vụ nào nhất? (Quý khách vui lòng
ghi thứ tự hài lòng từ 1 đến 6, trong đó 1 là hài lòng nhất)
- Đưa đón (vận chuyển) - Phòng họp
- Phòng nghỉ - Các bữa ăn trong khách sạn
- Tiệc ngoài trời - Dịch vụ trên tàu tham quan
 Đánh giá xem dịch vụ nào được cung cấp tốt nhất, trên cơ sở đó để
đánh giá nhà cung cấp.
7. Quý khách chưa hài lòng với dịch vụ nào ? Quý khách có thể cho chúng
tôi vài lời khuyên để tăng chất lượng dịch vụ?
………………………………………………………………………………
8. Nếu được lựa chọn bạn có muốn chọn công ty chúng tôi tổ chức cho các
ban sự kiện tiếp theo trong tương lai không?
Có Không Không biết
Công ty Fly Group xin chân thành cảm ơn sự hợp tác cúa quý khách hàng!

Hà Nội, tháng……năm……
PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC CHO TỪNG
THÀNH VIÊN TRONG CÔNG TY FLY GROUP JSC.
Các đồng nghiệp thân mến !

22
QUẢN TRI HỘI HỌP
Trong thời gian vừa qua chúng ta đã cùng nhau thực hiện tổ chức một cuộc
Meeting dành cho quý khách hàng của chúng ta là tổng công ty TOYOTA VIỆT
NAM.Cuộc Meeting đã diễn ra khá tốt đẹp và thành công.
Để nhằm thu thập kinh nghiệm cũng như cách thức tổ chức của chúng ta ngày
một chuyên nghiệp hơn.Đề nghị các bạn đồng nghiệp đánh giá tiến độ thực hiện
công việc theo mẫu dưới đây.
STT

§ Chuẩn bị địa điểm cuộc
họp
9
§ Chuẩn bị phòng ở cho
khách
10 § Phòng deluxe
11 § Phòng superior
12
§ Tiệc ngoài trời.
(người/suất)
13
§ Một bữa tiệc
buffet(người/suất)
14
Lập kế hoạch cho cuộc
họp .
15 Xây dựng chương
trình nghị sự cho cuộc 23
QUẢN TRI HỘI HỌP
họp.
16
Chuẩn bị mọi tài liệu
cho cuộc họp
17
§ In ấn tài liệu (các
văn bản phát biểu +giới
thiệu về công ty)

quan khách .
31 Thuê tàu cho du khách.
32 Ăn trên tàu (người/suất)
33
Vé thăm quan.
(người/suất)
34
§ Quà và thư cảm ơn
dành cho quý công ty .
(người/suất)
35
§ Thu hồi feedback về
cuộc Meeting.(Khách
,người mua,nhân viên của
công ty)

24
QUẢN TRI HỘI HỌP
Lưu ý : các thành viên đánh giá các sự việc một cách khách quan từ đó các
nhóm trưởng sẽ xem xét lại các thành viên của mình đã làm tốt mặt nào, mặt nào
còn hạn chế để rút kinh nghiệm cho lần sau cũng như quyết định thưởng phạt hợp
lý.
MỤC LỤC

25