Khóa luận tốt nghiệp 1 GVHD: ThS Trần Thị Trang
LỜI MỞ ĐẦU
Đã từ rất lâu hoạt động ngoại thương đã trở thành một chiếc cầu vô hình nối
tất cả các nền kinh tế lại với nhau. Và chiếc cầu này rộng hay hẹp, ngắn hay dài phụ
thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nền kinh tế. Song cho dù thế nào thì chúng ta
vẫn phải thừa nhận một điều là nếu xem kinh tế là trọng tâm của sự phát triển thì
hoạt động ngoại thương đem lại sự phồn thịnh cho sự phát triển đó. Nói đến đây
chúng ta cũng đã phần nào hình dung được tầm quan trọng của hoạt động ngoại
thương là như thế nào nhưng nếu dừng lại ở đó thì vẫn chưa đủ. Bởi lẽ cùng với sự
phát triển của hoạt động ngoại thương thì đã có nhiều hoạt động kinh tế khác ra đời
để hỗ trợ cho nó. Hoạt động ngoại thương ở mỗi công ty còn có nhiều tồn tại bên
cạnh những thành tựu đạt được. Đó là lý do và động lực chính để em lựa chọn đề tài
“ Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện cônng tác tổ chức thực hiện
hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân”
GIỚI THIỆU
Lý do chọn đề tài:
Mua bán hàng hóa là hoạt động chủ yếu trong giao lưu thương mại quốc tế.
Xã hội càng phát triển, hoạt động giao lưu mua bán hàng hóa quốc tế cũng đồng
thời phát triển phong phú đa dạng và càng mạnh mẽ hơn. Trong mua bán hàng hóa
có 1 mảng hoạt động rất quan trọng, chiếm 1 tỷ trọng đáng kể, không thể thiếu được
trong tiến trình thúc đẩy xã hội phát triển, nhất là trong thời đại ngày nay, đó là hoạt
động mua bán hàng hóa giữa các thương nhân ở các quốc gia khác nhau. Hợp đồng
mua bán hàng hóa quốc tế là hình thức pháp lý thể hiện hoạt động phức tạp đó
Ở Việt Nam, từ khi có luật thương mại 1997, đã tạo điều kiện rất thuận lợi
về cơ chế pháp lý chính thức cho hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế. Đó là cơ sở
để ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế giữa thương nhân Việt
Nam và thương nhân nước ngoài, trong đó việc thực hiện hợp đồng ngoại thương là
điều mà các bên quan tâm nhất. Vì vậy việc đi sâu nghiên cứu thực tế phát sinh là
hết sức cấp thiết, có ý nghĩa quan trọng cả trên phương diện lý luận lẫn thực tiễn.
Bên cạnh đó, từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã
mở ra những cơ hội mới cho thương nhân trong và ngoài nước, hoạt động xuất nhập
hưởng đến công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
- Sử dụng số liệu thống kê từ phòng kế toán và phòng xuất nhập khẩu để tiến
hành phân tích, đánh giá
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 3 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Kết cấu của đề tài
Phần 1: Cơ sở lý luận.
Phần 2: Thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công
ty TNHH TM – DV Thái Ân
Phần 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập
khẩu tại công ty TNHH TM – DV Thái Ân
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 4 GVHD: ThS Trần Thị Trang
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 5 GVHD: ThS Trần Thị Trang
1.1 HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG
1.1.1 Khái niệm
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu là
sự thỏa thuận giữa các bên mua bán ở các nước khác nhau, trong đó quy định bên
bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao cho bên mua các chứng từ có liên quan
đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận
hàng
1.1.2 Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương
Chủ thể của hợp đồng là các bên ở các nước khác nhau, nghĩa là chủ thể kí kết
hợp đồng là các bên tham gia mua bán có trụ sở đăng kí kinh doanh thương mại ở
các nước khác nhau.
Hàng hóa là đối tượng của hợp đồng và được di chuyển từ nơi này sang nơi khác
Đồng tiền sử dụng trong hợp đồng có thể là ngoại tệ của một trong hai bên tham
Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp, không chứa đựng những điều khoản trái
với pháp luật của nước người bán, người mua. Ví dụ như không kí kết hợp đồng
kinh doanh hàng cấm.
Điều 50 luật thương mại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 01/01/1998 quy định:
Hợp đồng mua bán hàng hoá ( nội/ngoại thương ) muốn có hiệu lực, ngoài việc giới
thiệu các bên đối tác, bắt buộc phải có 6 nội dung chính sau đây:
Tên hàng: Phải ghi đúng tên hàng và nhãn hiệu của nó
Số lượng: Được xác định bằng đơn vị đo lường theo tập quán thương mại
quốc tế
Quy cách, phẩm chất, chất lượng hàng hoá: ghi rõ những yếu tố chủ yếu của
hàng hoá và phương pháp xác định phẩm chất của nó
Giá cả và điều kiện giao hàng: căn cứ theo giá quốc tế nhưng phải phù hợp
với quy định về giá cả của Việt Nam, đồng thời thích ứng với từng điều kiện
cơ sở giao hàng của Incoterms
Thanh toán: Ghi rõ đồng tiền thanh toán và phương thức thanh toán được lựa
chọn
Địa điểm và thời gian giao nhận hàng hoá
Hợp đồng phải được kí kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mua bán
hàng hóa. Trên hợp đồng phải có chữ kí bằng tay của người đại diện hợp pháp
1.2 QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
1.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Đối với hàng cần kiểm soát nhập khẩu theo quy định do Bộ Thương Mại quản lý
thì nhà nhập khẩu phải gửi công văn xin cấp giấy phép mới được nhập. Đó là các
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: ThS Trần Thị Trang
chất làm suy giảm tầng ozon; xe 2 bánh, 3 bánh gắn máy có dung tích động cơ từ
175cm3 trở lên; súng đạn thể thao. Riêng 4 mặt hàng: Muối, thuốc lá nguyên liệu,
trứng gia cầm và đường, kể từ ngày 1/5 sẽ được cấp giấy phép theo chế độ hạn
ngạch thuế quan. Lượng hạn ngạch thuế quan các mặt hàng trên do Bộ Thương mại
công bố hàng năm.
ngân hàng thu hộ tiền ở người nhập khẩu, không những chỉ căn cứ vào hối phiếu mà
còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá, gửi kèm theo với điều kiện là người nhập
khẩu trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu có kỳ hạn, thì ngân hàng mới trao bộ chứng
từ hàng hoá để đi nhận hàng.
Phương thức tín dụng chứng từ:
Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoã thuận mà trong đó một ngân hàng
theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho một người thứ ba hoặc
chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi người
thứ ba này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra
trong thư tín dụng.
Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình
thành một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức
thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàng và
như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được.
Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả
tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù
hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở.
Phương thức COD & CAD
CAD Cash against documents, hay COD: Cash on delivery là phương thức
thanh toán trong đó tổ chức nhập khẩu dựa trên cơ sở hợp đồng ngọai thương sẽ yêu
cầu ngân hàng bên xuất khẩu mở một tài khoản tín thác (Trust account) để thanh
toán tiền cho tổ chức xuất khẩu xuất trình đầy đủ chứng từ theo thỏa thuận.
1.2.3 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, việc thuê tàu chở hàng được tiến
hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại
thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.
Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu là FOB
( cảng đi) hoặc ex-work thì chủ hàng nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu
này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó
có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo)
1.2.7 Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều
phải làm thủ hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây:
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 10 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Khai báo hải quan
Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declaration) để
cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung
thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : Loại hàng,
(hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất ), tên
hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu
với nước nào tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ
khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê
chi tiết.
Xuất trình hàng hoá
Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm
soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu
cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện
thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan.
Thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như:
Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách
có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại ) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng
đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc
nhập) khẩu nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó.
Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự.
1.2.8 Thanh toán, nhận bộ chứng từ
Phương thức thanh tóan có thể bằng L/C hoặc TTR, CAD tùy hai bên người bán
và người mua thỏa thuận. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng,
đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền
bị đổ vỡ phải có " biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (Cargo outturn report). Nếu tàu
chở hàng đã nhổ
neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp " giấy
chứng nhận hàng thiếu" (Certificate of shortlanded cargo).
Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư
dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất
sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu
tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp
khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư
giám định (Inspection certificate).
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 12 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu
là động hoặc thực vật.
1.2.11 Khiếu nại, đòi bồi thường khi hàng có tổn thất
Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy
hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại
ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại.
Ðối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không
phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm,
hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn
Ðối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên
chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên.
Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm
bị tổn thất do thiên tai, tại nạn bất ngò hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi
những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.
Ðơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản
giám định, COR, ROROC hay CSC v.v ), hoá đơn , vận đơn đường biển, đơn bảo
hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) v.v
Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi
Fax: 08.62624015
Email:
Webside: thaian.com.vn
Giấy phép đăng ký kinh doanh: 4102049815
2.1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH TM – DV Thái Ân
Công ty TNHH TM - DV Thái Ân hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch
vụ. Với ngành nghề kinh doanh là hàng may mặc cao cấp, hàng gia dụng và thủ
công mỹ nghệ Công ty TNHH TM – DV Thái Ân là nhà phân phối độc quyền cho
các nhãn thời trang quốc tế cao cấp, dưới hình thức nhượng quyền thương mại.
Năm 2002, công ty bắt đầu với thương hiệu thời trang Mango đến từ Tây Ban Nha
chuyên thiết kế quần áo và phụ trang cao cấp giành cho giới nữ yêu thích thời trang.
Không chỉ dừng lại ở đó, công ty đã nhanh chóng áp đảo thị trường thời trang lúc
bấy giờ bằng việc khai trương đồng loạt thêm 6 cửa hàng thời trang cao cấp vào
cuối quí 1 năm 2008. Đó là các thương hiệu thời trang nổi tiếng và đang thịnh hành
trên thế giới như Faconnable - một thương hiệu thời trang sang trọng của Pháp
nhắm đến giới doanh nhân thành đạt, Charles & Keith - chuyên về mặt hàng giày
dép, túi xách và mắt kính dành cho giới nữ trẻ trung Kiều từ đó Thái Ân đã tạo
được một vị thế trên thị trường thời trang trung – cao cấp với 13 cửa hàng vào cuối
năm 2009. Dự kiến đến năm 2011, công ty sẽ có 26 cửa hàng trên toàn quốc chuyên
bày bán các sản phẩm của Versace, Be Be, La Senza, Charles & Keith, Accessorize
trong danh mục kinh doanh của mình.
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 15 GVHD: ThS Trần Thị Trang
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH TM – DV Thái Ân
2.1.2.1 Chức năng của Công ty TNHH Thái Ân
Công ty hoạt động chủ yếu ở phân khúc thời trang trung- cao cấp với các sản
phẩm như quần áo, giày dép, túi sách, Các cửa hàng của công ty chủ yếu tập
trung ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh. Mỗi cửa hàng đều chỉ bày bán sản
phẩm của một thương hiệu và được thiết kế bởi chính thương hiệu đó. Điều này
giúp cho mỗi cửa hàng trong cùng một thương hiệu đều đạt được chuẩn mực cao và
khẩu
Phòng
công nghệ
thông tin
và IT
Giám đốc
Bộ phận
Store –
Set up &
Quản lý
nhãn hàng
Khóa luận tốt nghiệp 16 GVHD: ThS Trần Thị Trang
2.1.3.2 Chức năng các phòng ban
Phòng Kế toán
Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng
tài sản vật tư, tiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí
của công ty và các đơn vị thành viên.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính.
Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lập kế hoạch, dự án huy động vốn đầu tư, vốn lưu động cân đối nhu cầu vốn. Tổ
chức huy động hoặc điều chỉnh vốn vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng Xuất nhập khẩu
Tham mưu cho công ty về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, lập kế hoạch nhập khẩu.
Phân công nhiệm vụ kế hoạch cho các cá nhân, theo dõi và tổng hợp báo cáo
tình hình thực hiện lập kế hoạch.
Làm thủ tục hạn ngạch xuất nhập khẩu, xin giấy phép và thủ tục khác
Phòng Marketing & Thiết kế
Tham mưu cho công ty những hoạt động Marketing hiệu quả, thời gian thực
hiện các đợt khuyến mãi, lựa chọn khách mời tại các buổi chiêu đãi… Xây dựng
hình ảnh công ty thông qua các bài viết trên các báo chuyên ngành. Liên hệ với đối
So sánh (%)
2008/2007 2009/2008
Doanh thu 18,431,067 21,110,532 28,077,007 1.15 1.33
Chi phí 10,080,760 11,090,257 14,090,457 1.1 1.27
Lợi nhuận
trước Thuế
8,350,307 10,020,275 13,960,217 1.2 1.39
Thuế TNDN
6,640,113
7,210,123 9,020,363 1.08 1.76
Lợi nhuận
sau Thuế 1,710,194 2,810,152 4,939,854 1.64 1.76
(Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm - Phòng Kế toán)
Biểu đồ 2.1 : Kết quả kinh doanh 2007 - 2009
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 18 GVHD: ThS Trần Thị Trang
Qua bảng trên, ta nhận thấy:
Doanh thu của công ty ngày càng tăng, và mức tăng năm sau luôn cao hơn năm
trước. Năm 2008 tăng 1.15% so với năm 2007 trong khi đó năm 2009 lại tăng
ngoạn mục là 1.33% so với 2008. Chi phí tuy có tăng nhưng tăng không đáng kể so
với mức tăng của doanh thu, cụ thể là năm 2008 tăng 1.10% so với 2007 thì đến
năm 2009 mức tăng là 1.27%.
Nguyên nhân năm 2007 doanh thu đạt ở mức thấp hơn do công ty chưa có một
chiến lược cụ thể nhằm cắt giảm chi phí và nghiệp vụ xuất nhập khẩu vững vàng để
tiết kiệm chi phí về hải quan, lưu kho, vận chuyển. Công ty vẫn còn bước đầu thâm
nhập thị trường, chưa có bộ phận chuyên trách khai hải quan, đa phần công ty phải
thuê dịch vụ bên ngoài cho các lô hàng nhập khẩu, vì thế chi phí rất tốn kém. Điều
đó đã được khắc phục qua các năm sau, đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập tổ
chức Thương mại Thế giới WTO từ tháng 11/2006 thì mãi cho đến giai đoạn cuối
bắt nhạy bén nhu cầu thị trường và sắp xếp khoa học các kế hoạch kinh doanh và
nhập khẩu đã tạo cho công ty những thế mạnh đặc trưng, giúp công ty không những
đứng vững trong cơ chế thị trường mà còn không ngừng mở rộng thị trong Thành
phố Hồ Chí Minh và cả Hà Nội.
2.1.5 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu
Trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước, nhập khẩu là một hoạt
động rất quan trọng không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Nhập
khẩu cho phép phát huy tối đa nội lực trong nước đồng thời tranh thủ được các tiến
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 20 GVHD: ThS Trần Thị Trang
bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ của thế giới. Nhập khẩu thúc đẩy tái sản xuất
mở rộng liên tục và có hiệu quả vì vậy khuyến khích sản xuất phát triển. Tuy nhiên,
hoạt động nhập khẩu chịu nhiều tác động từ môi trường bên ngoài lẫn bên trong
doanh nghiệp nên công ty cần lập kế hoạch nhằm chủ động thích nghi và đối phó
với những biến đổi từ môi trường xung quanh. Chẳng hạn, việc điều chỉnh tỉ giá
USD liên ngân hàng lên cao như thời gian vừa qua đã khiến doanh số bán hàng bị
ảnh hưởng, sản phẩm công ty hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài vào nên gây
tác động trực tiếp khiến giá bán sản phẩm cao hơn mà người tiêu dùng là người trực
tiếp gánh chịu. Hay quy định mới theo Thông tư số 32/2009/TT-BCT của Bộ Tài
Chính về giới hạn cho phép đối với hàm lượng formaldehyt, các amin thơm gây ung
thư có thể giải phóng ra từ thuốc nhuộm azo trong các điều kiện khử trên sản phẩm
dệt may mà công ty cần nắm bắt kịp thời và chủ động đăng kí kiểm hóa trước để
tránh mất thời gian và chi phí cho mỗi lô hàng nhập về. Hoạt động nghiên cứu thị
trường của công ty vẫn còn đang bỏ ngõ, việc nắm bắt thông tin trên thị trường thời
trang chưa hoàn thiện và đầy đủ. Công tác dự báo nhu cầu, xác định nhu cầu của thị
trường còn chưa thực sự bám sát, nhạy bén để đưa ra chiến lược thích hợp. Công ty
chỉ đơn thuần nhập khẩu các mặt hàng thời trang khi mặt hàng đó hết, và nhập các
loại mặt hàng của mùa mới về chứ chưa chú trọng nhiều đến công tác nghiên cứu
thị trường thời trang Việt Nam sâu sắc. Hoạt động mở rộng thị trường còn chậm,
Làm thủ tục hải quan
Các bước chuẩn bị
Xin giấy phép nhập khẩu
Làm thủ tục thanh toán
quốc tế
Thuê phương tiện vận tải
khi nhập khẩu
Khóa luận tốt nghiệp 22 GVHD: ThS Trần Thị Trang
trưởng đoàn là cán bộ cấp cao của nhãn hàng mà công ty đang muốn nhập khẩu.
Đôi khi có trong các chuyến công tác có sự tham gia của Giám đốc, nếu đó là những
chuyến hàng quan trọng, khi đó đương nhiên quyền quyết định cuối cùng thuộc về
Giám đốc.
2.2.1.2. Đặt hàng
Việc đặt hàng không phải đơn giản là quá trình đặt hàng về số lượng xong là
kết thúc. Đây là cả một quá trình dàm phán về các điều khoản trong hợp động nhập
khẩu (đối với đối tác xuất khẩu mới hợp tác kinh doanh) hay đó là quá trình đàm
phán về giá cả cùng các ưu đãi (đối với đối tác đã quen thuộc) để tiến tới việc ký kết
hợp đồng nhập khẩu có lợi cho cả hai bên.
2.2.1.3. Kí kết hợp đồng
Chịu trách nhiệm chính trong qui trình này là các cán bộ chủ chốt thuộc phòng
Xuất nhập khẩu. Sau khi đã quyết định chọn được sản phẩm, trưởng đoàn sẽ có
những cuộc hẹn với đối tác xuất khẩu để bàn bạc về các điều khoản trong hợp đồng
nhập khẩu. Các điều khoản mà công ty đặc biệt chú trọng quan tâm trong đàm phán
là giá trị mặt hàng và giá trị lô hàng, số lượng, phương thức thanh toán và thời hạn
thanh toán, xuất xứ hàng hóa, bộ chứng từ mà bên xuất khẩu sẽ gửi cho bên nhập
khẩu trước khi hàng về gồm những gì, là bản chính hay bản sao (tùy theo điều kiện
thanh toán)…
Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà xuất khẩu được thực hiện qua fax
hoặc email, đây là điều khoản mà công ty luôn đề nghị với nhà xuát khẩu. Các lần
đặt hàng sau chỉ cần xem mẫu, đàm phán cá vấn đề chính yếu và đặt hàng, không
trả lại cho nhân viên công ty bản gốc kèm tờ khai và “Điện chuyển tiền” – căn cứ
này, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ scan gửi qua mail cho nhà cung cấp ở nước
ngoài làm bằng chứng thanh toán để họ sản xuất theo hợp đồng.
2.2.4 Thuê phương tiện vận tải khi nhập khẩu
Khi đã nhận được xác nhận về thời gian giao hàng của bên nước ngoài, nhân
viên phòng nhập khẩu sẽ liên hệ nhà vận chuyển đã được trưởng phòng xuất nhập
khẩu chỉ định để hỏi giá cước. Đối với những lô hàng gấp thì công ty sẽ lựa chọn
vận chuyển bằng hàng không để đảm bảo tiến độ, các lô hàng không gấp sẽ vận
chuyển bằng đường biển, đa số các lô hàng đều vận chuyển bằng đường biển.
Thường nhân viên này sẽ cung cấp thông tin về địa chỉ nhà xưởng của người bán để
tính cước giao hàng door, tên hàng hóa, số lượng hàng. Khi đó nhà vận chuyển sẽ
báo giá cước chuyên chở, giá lấy hàng từ nhà kho kèm các chi phí sẽ bị thu bên đầu
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Khóa luận tốt nghiệp 24 GVHD: ThS Trần Thị Trang
xuất khẩu, gọi là phí local charge. Sau khi được trưởng phòng xuất nhập khẩu
duyệt, nhân viên này sẽ báo hãng tàu hoặc hãng hàng không liên hệ nhà cung cấp để
gửi hàng.
2.2.5 Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Công ty đã lựa chọn các nhà chuyên chở uy tín và có mối quan hệ làm ăn lâu
dài, đứng ra phụ trách khâu vận chuyển hàng hóa của công ty. Tuy các lô hàng đa
số mua theo ex-work và FCA, các lô hàng từ trước đến giờ không bị hư hao, mất
mác, … và giá trị hàng không quá lớn nên công ty không mua bảo hiểm cho hàng
hóa. Khi có vấn đề trục trặc xảy ra do hàng về trễ thì công ty thường làm việc trực
tiếp với đối tác và nhà vận chuyển trên mối quan hệ hữu nghị và vấn đề thường
được giải quyết nhanh chóng.
2.2.6 Thúc người bán giao hàng
Khi đã thanh toán tiền hàng cho người bán, nhân viên phòng nhập khẩu sẽ gửi
điện chuyển tiền từ ngân hàng Xuất nhập khẩu Eximbank, đây là ngân hàng chuyên
đứng ra giúp công ty thanh toán các khoản công nợ quốc tế. Lúc này người bán sẽ
kiểm tra tài khoản ngân hàng của họ, khi xác nhận tiền đã vào tài khỏan thì sẽ cung
Giấy chứng nhận xuất sứ - Ceritficate of Origin
Vận đơn đường biển hoặc hàng không (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
Theo đó, nhân viên này sẽ khai toàn bộ nội dung chi tiết trên phiếu đăng kí này,
gồm tên hàng hóa, đặc tính, xuất sứ, số lượng, … và trình giám đốc hoặc người
được uỷ quyền đaị diện doanh nghiệp kí tên và đóng dấu để đảm bảo tính chính xác
về mặt nội dung trước pháp luật. Và đưa bộ hồ sơ này cho cán bộ đăng kiểm, sau
khi kiểm tra bộ hồ sơ hợp lệ và đẩy đủ, cán bộ kiểm tra sẽ kí tên nhằm xác nhận
việc tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra hàng hóa. Nhân viên công ty sẽ phải đóng ứng
trước một triệu đồng/ lô phí kiểm định này. Khi hoàn tất mọi thủ tục, cán bộ đăng
kiểm sẽ lưu lại bộ hồ sơ copy và trả lại phiếu “đăng kí kiểm tra chất lượng hàng
hóa”. Lúc này, nhân viên công ty sẽ cầm tờ khai kèm theo phiếu đăng kí này để mở
tờ khai.
2.2.8.1 Khai báo hải quan
Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vân đơn gốc, giấy giới
thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng
tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người nhận hàng. Sau đó
nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O kèm bộ hồ sơ đi khai hải quan gồm:
Giấy giới thiệu của công ty (1 bản theo mẫu)
SVTH: Nguyễn Thị Vân Lớp: 08HQT1
Copyright: Tài liệu đại học ©