Đề tài
Phân tích thiết kế hệ thống
quản lý học sinh tại trường
THCS Đoàn Xá

MỤC LỤC
LỜI GIỚI THIỆU 2
1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 4
1.2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 5
1.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 5
1.2.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R) 6
1.2.4. Mô hình quan hệ: 7
1.2.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 7
1.2.6. Thiết kế tổng thể 9
1.2.7. Thiết kế giao diện 10
1.2.8. Thiết kế kiểm soát 10
1.2.9. Thiết kế tệp (file) 10
1.2.10. Thiết kế chương trình 11
1.4.1 Các thành phần trong màn hình Access 15
1.4.2. Các đối tượng trong Access 15
CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM THCS 44
KẾT LUẬN 55
TÀI LIỆU THAM KHẢO 56
LỜI GIỚI THIỆU
Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã
trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học - kỹ thuật
không thể thiếu trong đời sống. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển
như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như:
quản lý, thông tin, kinh tế, đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay
thế về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử
dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí,

giới dữ liệu hiện thực khách quan.
Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở
dữ liệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng.
Bất kỳ người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về
nguyên tắc có quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế
độ trực tuyến hay tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử
dụng với các tài nguyên đó.
- 3 -

CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc
bằng các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung
hay loại bỏ dữ liệu. Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng
quan trọng và phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL. Hệ quản trị CSDL-
HQTCSDL là phần mềm điều khiển các chiến lược truy nhập CSDL. Khi người
sử dụng đưa ra yêu cầu truy nhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL
tiếp nhận và thực hiện các thao tác trên CSDL lưu trữ.
Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa các
thực thể. Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau
về căn bản. Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt.
Trong cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ
để xây dựng các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn
dữ liệu là duy nhất. Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không
những phải tính đến yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính
khách quan, trung thực của dữ liệu hiện thực. Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất
quán của dữ liệu và giữ được sự toàn vẹn của dữ liệu.
1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống
* Một số phương pháp về phân tích thiết kế hệ thống
- Phương pháp SA.
Do De Macro và những người khác đề xuất những năm 70. Đặc điểm cơ bản
của phương pháp này là phân tích hệ thống thành các chức năng nhỏ và đơn giản

- DFD: Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cách
quan sát tổng thể về hệ thống.
 Tác dụng:
- DFD: Là một công cụ cơ bản để thể hiện trong các bước phân tích thiết
kế, trao đổi và lưu trữ dữ liệu.
- DFD: Chia làm 2 mức:
+ Mức 1: Mức vật lý – Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý.
- 5 -

+ Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức Vật lý:
Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu diễn bằng động từ. Làm nhiệm
vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một động từ đôi
khi có kèm theo bổ ngữ.
Để biểu diễn chức năng người ta dùng hình tròn, bên trong hình tròn là tên
chức năng.
Luồng dữ liệu là một luồng thông tin vào, ra của một chức năng xử lý.
Kho dữ liệu: tên này chỉ nội dung thông tin chứ không phải chỉ mang tin.
Kho là nơi lưu trữ thông tin trong một khoảng thời gian để sau đó một hoặc
nhiều chức năng xử lý sẽ sử dụng nó.
Tác nhân ngoài là một hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức nằm ngoài
cơ quan, ngoài doanh nghiệp nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với
hệ thống.
Tác nhân trong: Là một hệ thống con của hệ thống mà chúng ta đang xem
xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ.
1.2.3. Mô hình thực thể liên kết (E-R)
 Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thống quản lý.
 Kiểu thực thể: Là tập hợp các thực thể có cùng bản chất.
 Liên kết: Là sự ràng buộc có ý nghĩa về mặt quản lý giữa hai hay nhiều
thực thể.

không phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính.
1.2.5. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Là giai đoạn
có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không.
 Mục đích yêu cầu
- Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình thành.
Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:
+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ.
- 7 -

+ Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới.
+ Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ thống.
+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát.
 Khảo sát hiện trạng của bài toán
Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi một
mức là một nhóm người tham gia vào hệ thống.
 Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến
người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống. Vì vậy họ sẽ là
những người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết.
 Mức điều phối quản lý: Là những người quản lý trực tiếp và họ là những
người biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể.
 Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vì
vậy họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết.
 Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn diện của hệ thống
và nhìn nhận một cách chi tiết của hệ thống.
 Tập hợp các thông tin:
- Các thông tin về hệ thống cũ (hiện tại):
Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá
trình nghiên cứu hệ thống.
+ Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin sơ đẳng.

 Cách tiến hành: chia thành 5 bước.
- Bước 1: Thiết kế tổng thể:
+ Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần
thực hiện thủ công.
+ Phân định các hệ thống con máy tính.
- Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới
giữa thủ công và máy tính.
- Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảo
mật dữ liệu.
- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp
còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng.
- Bước 5: Thiết kế chương trình.
- 9 -

1.2.7. Thiết kế giao diện
Thiết kế tài liệu xuất:
Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ
lại trên đĩa những tệp dữ liệu.
 Tài liệu xuất có những loại sau:
- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầu
đưa vào.
- Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điền
thông tin hoặc không có khung sẵn.
 Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của
các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng. Không có lỗi; Trình bày
không rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất.
 Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng.
Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống. Dễ nhìn, hiểu, có
trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số thao thác
ít. Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cấp các thông tin hướng dẫn trợ

Nội dung thiết kế chương trình: Phân định các modul chương trình và mối
liên quan giữa các modul đó.
- Đặc tả các modul đó (mô tả xem chức năng đó làm gì).
- Gộp các modul thành các chương trình.
- Thiết kế các mẫu thử (do người thiết kế làm).
 Modul chương trình:
- Một modul chương trình có thể là một chương trình con có dạng chương
trình con hàm, thủ tục. Có thể là một nhóm các câu lệnh thường được tổ chức
dưới dạng đơn vị chương trình con, các lớp hoặc là các đối tượng.
- Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau:
+ Đặc trưng vào/ra:
 Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi nó.
 Ra là những thông tin mà nó trả lại cho chương trình gọi nó sau khi hoàn
thành công việc.
+ Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào thành
thông tin ra. Thao tác là tìm kiếm, in ấn.
- 11 -

+ Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũng biến
đổi từ thông tin vào thành thông tin ra. Với một yêu cầu sử dụng thông tin không
phải giống nhau.
+ Đặc trưng của dữ liệu cục bộ: Liên quan đến lưu trữ, liên quan đến dữ
liệu được dùng riêng trong chương trình.
Cung cấp để diễn tả cấu trúc chương trình gọi là lược đồ cấu trúc.
 Lược đồ cấu trúc:
- Biểu diễn modul.
- Thông tin chuyển giao giữa các modul: Chuyển giao dữ liệu; điều khiển.
Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương trình.
 Đóng gói các modul: Có thể coi một lược đồ cấu trúc là một chương trình
như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình đó

trị bất kỳ.
• Quy tắc đặt tên biến
 Tên biến có chiều dài tối đa 255 ký tự.
 Phải bắt đầu bằng một chữ cái.
 Không đặt các khoảng trống và các ký hiệu (+ - * /…) trong tên biến.
 Không được trùng với từ khóa của ngôn ngữ.
 Tránh đặt tên trùng nhau.
• Phạm vi sử dụng biến
Phạm vi sử dụng biến tùy thuộc cách ta khai báo và chỗ ta đặt dòng lệnh
khai báo biến.
b) Các kiểu dữ liệu trong Visual Basic
• Kiểu số nguyên dương (không chấp nhận số âm) gồm kiểu Byte.
- 13 -

• Kiểu số nguyên (chấp nhận cả số âm nhưng không chấp nhận phần lẻ thập
phân) gồm các kiểu :Integer, Long.
• Kiểu số thực gồm Single, Double, Currency.
• Kiểu Boolean gọi là kiểu luận lý, nó chỉ chấp nhận hai giá trị True là đúng
và False là sai.
• Kiểu String dùng để chứa các giá trị chuỗi. Một chuỗi ký tự có thể có nhiều
ký tự. Khi viết một giá trị chuỗi, ta phải bao hai đầu nó bằng dấu nháy kép.
• Kiểu ngày tháng (Date) để chứa giá trị thời gian. Khi viết một giá trị kiểu
Date, ta có thể viết theo bất cứ kiểu ghi giờ nào bao hai đầu bằng dấu #.
c) Các toán tử trong Visual Basic
Trong Visual Basic có 3 loại toán tử đó là:
• Các toán tử tính toán
• Các toán tử so sánh
• Các toán tử luận lý
d) Thủ tục
Cách định nghĩa thủ tục

quan. Việc tạo bảng có thể sử dụng Wizard hoặc tự thiết kế lấy. Đối với bảng
Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu (DataType), gồm các kiểu sau: kiểu
văn bản (Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng/giờ
(Data/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu đúng sai (Yes/No), các đối tượng OLE.
Đặc biệt thuộc tính Valication Rule (Quy tắc dữ liệu hợp lệ) giúp ta kiểm soát
được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào. Ngoài
ra để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu Access còn cung cấp các hộp Combo
Box cho các trường của bảng. Để đảm bảo an toàn dữ liệu Access cho phép thiết
lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc do đó người dùng
không phải kiểm tra tính toàn vẹn khi nhập dữ liệu.
- Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu. Là một đối tượng cho
phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn. Trong
Microsoft Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vấn đồ hoạ theo
mẫu (QBE) hoặc viết các lệnh SQL. Có thể định nghĩa các truy vấn dùng để
chọn, cập nhật, chèn hay xoá dữ liệu và để tạo các bảng mới từ các dữ liệu trong
một hoặc nhiều bảng có sẵn. Truy vấn là công cụ giúp người sử dụng khai thác
cơ sở dữ liệu như: xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiều hình thức.
Điểm quan trọng nhất cần chú ý đối với truy vấn trong Access là các thay đổi về
dữ liệu trong câu Query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng. Có thể tạo Query
bằng ví dụ QBE (Query By Example), tạo Query bằng cách nhập trực tiếp câu
lệnh SQL (Structured Query Language), tạo Query bằng Query Wizard.
- Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu. Mẫu biểu cho phép người sử
dụng xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất
bằng cách thể hiện thông tin dưới dạng dễ dùng và hấp dẫn. Có thể điều khiển
cách trình bày dữ liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách
- 16 -

số). Có thể bổ sung các điều khiển như một hộp danh sách thả xuống hoặc một
hộp kiểm tra. Có thể hiển thị đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp
trên biểu mẫu. Có thể biểu thị các tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng.

1.5. Tổng quan về bài toán quản lý điểm học sinh trong trường THCS.
Quản lý điểm học sinh là một trong những công việc quan trọng trong
nhà trường, việc đưa bài toán quản lý điểm của học sinh trong nhà trường sẽ
mang lại nhiều tiến bộ và thay đổi như việc tìm kiếm, báo cáo kết quả của học
sinh đồng thời là cũng là quá trình theo dõi học tập của từng học sinh tại mỗi
thời điểm bất kì. Từ đó mà mỗi hoc sinh có kế hoạch học tập, phấn đấu cho
riêng mình.
- Bộ máy quản lý điểm gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy
vi tính.
- Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế
thường gặp trong lĩnh vực quản lý điểm trên giấy hay trên excel như: không cập
nhật kịp thời, khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập của
học sinh…
- Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn,
bảo mật cao hơn.
- Phần mềm quản lý điểm có nhiệm vụ quản lý thông tin về học sinh, phục
vụ công tác lãnh đạo của cấp trên.
- 18 -

CHƯƠNG II. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG.
2.1. Khảo sát bài toán
2.1.1. Giới thiệu về trường THCS Đoàn Xá
Đoàn Xá

là một xã thuộc
huyện Kiến Thụy thành phố Hải Phòng
, trư
ờng
được xây dựng trên địa bàn trung tâm xã, quang cảnh trường rộng rãi thoáng
mát

trường.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Đoàn Xá như sau:
- 20 -
Ban Giám Hiệu
Tổ Hành chính Tổ KHXH
Văn thư
Toán
Vật lý
Hóa học
Sinh học
Công nghê
Thể dục
Âm nhạc
Ngữ văn
Lịch sử
Địa lý
Tiếng Anh
Tổ KHTN
Thư viện
Kế toán
Thiết bị
Bảo vệ
GDCD
Mĩ thuật
Tin học

Hệ thống quản lý điểm của một trườngTHCS được xây dựng trên cơ sở
khảo sát thực tế hệ thống quản lý điểm của một trường THCS với chương trình
đào tạo bình thường trong hệ thống khối các trường THCS trong cả nước - Đó
là trường THCS Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng.

quả đúng thì GVCN vào điểm. Còn nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại để
đi đến thống nhất, vào điểm. Sau đó dựa vào điểm TKHK để xếp loại học lực.
Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH nhà trường và
đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm của từng HS
cho Phụ huynh.
Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết cả
năm cho HS, rồi vào điểm. Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi Phiếu Báo Điểm
cho Phụ Huynh. Mặt khác BGH báo cáo chất lượng 2 mặt giáo dục lên Phòng
Giáo Dục.
2.1.3. Một số biểu mẫu được sử dụng trong quá trình quản lý điểm của học
sinh trong nhà trường.
1. Danh sách học sinh lớp
- 22 -

2. Danh sách giáo viên
3. Thống kê xếp loại học lực
- 23 -

4. Thống kê xếp loại hạnh kiểm
5. Bảng tổng hợp kết quả học tập
- 24 -

6. Bảng điểm của từng môn học
2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh.
Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm để quản lí điểm thành phần các
môn học của học sinh, nhằm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về điểm của
từng học sinh để kịp thời phê bình, khen thưởng.
Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do
các yếu tố như tính toán sai, nhìn điểm nhầm, vào điểm sai.
- 25 -