LỜI NÓI ĐẦU
Hàng ngày chúng ta phải thường xuyên giao tiếp và trao đổi với mọi
người từ người thân cho tới đồng nghiệp với hàng loạt thông tin, đó có thể là
những mẩu chuyện phiếm lúc thanh nhàn, tin tức thời sự hàng ngày mà chúng ta
nói cho nhau nghe cho tới những thông tin liên quan tới công việc, số liệu báo
cáo về kết quả kinh doanh. Chỉ nhiêu đây thôi ta đã thấy được tầm ảnh hưởng
quan trọng của hoạt động giao tiếp với chúng ta là như thế nào.
Nếu như trong cuộc sống hàng ngày giao tiếp có thể khiến ta biết nhiều
hơn về thế giới xung quanh và hiểu rõ mình hơn, thì trong lĩnh vực kinh doanh
nói chung và trong công tác hoạt động văn phòng nói riêng giao tiếp là một kênh
thông tin có ý nghĩa ảnh hưởng tới kết quả của một chiến lược hay nói cách khác
nó sẽ quyết định việc doanh nghiệp hay công ty có thể phát triển hay suy yếu
trên thương trường kinh doanh. Bộ phận Văn phòng trong các công ty, doanh
nghiệp ngoài những chức năng như văn thư, lưu trữ, hậu cần… , còn có chức
năng là tham mưu, tổng hợp và được coi là cánh cổng kiểm soát sự ra vào cuả
thông tin liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp, thế nên việc phát triển và
đẩy hoạt động giao tiếp của bộ phận văn phòng càng được chú trọng bao nhiêu
thì sẽ đem lại hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp bấy nhiêu.
Tập đoàn FPT là một trong những tập đoàn về lĩnh vực công nghệ thông
tin lớn nhất nước ta và cũng có sức ảnh hưởng lớn với các nước trong khu vực
và quốc tế ở phương diện lĩnh vực công nghệ thông tin. Trong những năm qua
Tập đoàn FPT không ngừng lớn mạnh và vươn cao trong lĩnh vực kinh doanh
của mình, tất cả những thành tựu đó không phải chỉ nhờ vào những cống hiến
của đội ngũ cán bộ nhân viên của tập đoàn mà còn phụ thuộc vào một phần là do
sự khéo léo xây dựng và phát triển một nền “văn hoá doanh nghiệp” mang đậm
đà bản sắc của FPT với những đặc điểm phù hợp với tinh hoa văn hoá dân
tộc,nhưng có tiếp thu chọn lọc những gì mới mẻ và khoa học của bạn bè thế giới
để phù hợp với xu thế phát triển hiện đại của nền kinh tế thị trường thế giới. Với
văn hoá doanh nghiệp đặc thù của mình FPT đã xây dựng lên một hìnhảnhđẹp
1
về một doanh nghiệp có những quy phạm văn hoá trong mắt của giới kinh doanh

chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác. Tương ứng với
các yếu tố trên thì giao tiếp có ba khía cạnh chính : giao lưu,tác động qua lại và
tri giác.
Khía cạnh giao lưu của giao tiếp gắn liền với những đặc điểm đặc thù
của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính cả đến
mục đích, tâm thế và ý định của nhau. Quá trình giao lưu sẽ làm giàu thêm kiến
thức, kinh nghiệm của những người tham gia giao tiếp.
Một khía cạnh quan trọng khác của giao tiếp đó là tác động qua lại hai
bên. Trong trường hợp này,ngôn ngữ thống nhất và cùng hiểu biết về tình
huống,hoàn cảnh giao tiếp là điều kiện cần thiết đảm bảo sự tác động qua lại đạt
hiệu quả.
Khía cạnh tri giác của giao tiếp bao hàm quá trình hình thành hình ảnh
về người khác, xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc điểm hành vi của
người đó (thông qua các biểu hiện bên ngoài ). Trong khi tri giác người khác cần
chú ý tới các hiện tượng như: ấn tượng ban đầu,hiệu ứng cái mới,…
1.2 Vai trò của giao tiếp
Giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội của con
người và cả trong hoạt động kinh doanh.
* Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội
Về bản chất,con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội. Nhờ có giao
tiếp mà mỗi con người có thể tham gia vào các mối quan hệ xã hội, gia nhập vào
cộng đồng, phản ánh các mối quan hệ xã hội, kinh nghiệm xã hội và chuyển
chúng thành tài sản riêng của mình. Do đó, giao tiếp là điều kiện để tâm lý,nhân
3
cách cá nhân phát triển bình thường. Trong giao tiếp, nhiều phẩm chất của con
người, đặc biệt là các phẩm chất đạo đức, được hình thành và phát triển. Trong
quá trình tiếp xúc với những người xung quanh, chúng ta nhận thức được các
nguyên tắc ứng xử trong xã hội; chúng ta biết được cái gì xấu, cái gì tốt, cái gì
đẹp, cái gì không đẹp, cái gì nên làm, cái gì cần làm, cái gì không được làm và
từ đó thể hiện thái độ và hành động cho phù hợp.

một vài điều khoản nào đó trong hợp đồng,… Chính vì vậy, muốn trở thành một
nhà kinh doanh giời, bên cạnh việc lắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ,
chúng ta cần nghiêng cứu khoa học giao tiếp, nắm vững các kỹ năng giao tiếp và
thường xuyên rèn luyện những kỹ năng này để thống lĩnh nghệ thuật giao tiếp.
1.3 Chức năng của giao giao tiếp
1.3.1 Nhóm chức năng xã hội
-Chức năng thông tin: Chức năng thông tin được biểu hiện ở khía cạnh
truyền thông ( trao đổi thông tin) của giao tiếp: qua giao tiếp,con người trao đổi
cho nhua những thông tin nhất định. Ví dụ người thư ký báo cáo lại kết quả của
buổi làm việc với một đối tác theo uỷ quyền của giám đốc, giám đốc đưa ra
những lời yêu cầu chỉ thị đối với người thư ký.
-Chức năng tổ chức, phối hợp hành động: Trong một tổ chức một công
việc thường do nhiều bộ phận, nhiều người cùng thực hiện. Đề có thể hoàn
thành công việc một cách tốt đẹp, những bộ phận, con người này phải thống
nhất với nhau, tức là phối hợp một cách nhịp nhàng. Muốn vậy, họ phải tiếp xúc
với nhau để trao đổi, bàn bạc, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng
người, phổ biến cách thức thực hiện công việc và trong quá trình thực hiện cũng
phải có những “tín hiệu” để mọi người hành động một cách thống nhất.
-Chức năng điều khiển: chức năng điều khiển được thể hiện ở khía cạnh
ảnh hưởng tác động qua lại của giao tiếp. Trong giao tiếp, chúng ta ảnh hưởng,
tác động đến người khác, và ngược lại người khác cũng ảnh hưởng, tác động đến
chúng ta bằng nhiều hình thức khác nhau như thuyết phục, ám thị, bắt chước.
Đây là một chức năng quan trọng của giao tiếp. Một người có khả năng lãnh đạo
5
chính là người có khả năng ảnh hưởng đến người khác, biết “thu phục lòng
người”, lời nói của người đó có “trọng lượng” đối với người khác.
-Chức năng phê bình và tự phê bình: Trong xã hội, mỗi con người là
một “chiếc gương”. Giao tiếp với họ chính là chúng ta soi mình trong chiếc
gương đó. Từ đó chúng ta thấy được những ưu điểm, những thiếu sót của mình
và tự sửa chữa, hoàn thiện bản thân.

hoạt động, mà còn để lại những dấu ấn tiêu cực trong phát triển tâm lý, nhân
cách của mỗi người.
7
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN FPT
2.1 Khái quát về FPT
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tập đoàn FPT
Tập đoàn FPT được thành lập ngày 13/09/1988 (tên cũ là Tập đoàn cổ
phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT) là một tập đoàn kinh tế tại Việt Nam
với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các dịch vụ liên quan đến công nghệ
thông tin.
Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh xuất nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực
phẩm (chữ gốc FPT ban đầu có nghĩa là Food Processing Technology - Chế biến
Thực phẩm, sau này vào năm 1990 đã được đổi thành Financing
Promoting Technology - Tập đoàn Đầu tư và Phát triển Công nghệ). Tập đoàn
có quan hệ xuất nhập khẩu chuối khô, khoai, sắn, cho khối Đông Âu -Liên
Xô.
Ngày 8 tháng 9 năm 2006, Chính phủ Việt Nam ký quyết định thành lập
trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT. Hiệu trưởng của trường làTiến
sỹ Lê Trường Tùng, còn Chủ tịch Hội đồng Quản trị là Phó giáo sư, Tiến sỹ
Trương Gia Bình.
Ngày 24 tháng 10 năm 2006, FPT đã công bố quyết định phát hành
thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược là Quỹ đầu tư Texas Pacific
Group(TPG) và Intel Capital. FPT nhận được một khoản đầu tư là
36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu tư TPG Ventures và Intel Capital.
Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft và tập đoàn FPT
ký thoả thuận liên minh chiến lược.
Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố được chấp thuận
đổi tên từ "Tập đoàn Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT" thành "Tập
đoàn Cổ phần FPT" viết tắt là "FPT Corporation".

Hiện nay FPT đã cung cấp dịch vụ của mình hầu như là trên khắp 63
tỉnh thành tại Việt Nam, hơn nữa không ngừng mở rộng thị trường ra khắp toàn
cầu. FPT đã có mặt tại 14 quốc gia trên thế giới, như: Nhật Bản, Mỹ, Anh, Pháp,
Đức, Singapore, Australia, Thái Lan, Philippines, Malaysia, Myanma, Lào,
Campuchia.
Ngoài ra, FPT còn sở hữu một khối giáo dục đại học và dạy nghề với
tổng số hơn 15.000 sinh viên và là một trong những đơn vị đào tạo về CNTT tốt
nhất tại Việt Nam.
FPT là 1 trong 3 nhà cung cấp dịch vụ Internet lớn nhất Việt Nam cung
cấp đa dạng các sản phẩm. Trong lĩnh vực nội dung số, FPT hiện là đơn
vị Quảng cáo trực tuyến số 1 tại Việt Nam (chiếm 50% thị phần) và tự hào sở
hữu hệ thống báo điện tử có hơn 30 triệu lượt truy cập mỗi ngày, tương đương
số người sử dụng Internet tại Việt Nam. Ngoài ra, FPT còn sở hữu một khối giáo
dục đại học và dạy nghề với tổng số hơn 15.000 sinh viên và là một trong những
đơn vị đào tạo về CNTT tốt nhất tại Việt Nam.
Bên cạnhđóFPT Online một tập đoàn thành viên của tập đoàn FPT hiện
đang là một trong 3 nhà cung cấp dịch vụ gameonline và thanh toán điện tử lớn
nhất trên thị trường Việt Nam.
10
Bảng 1 – Doanh thu của FPT Online
(Đơn vị: Tỷ đồng)
Đơn vị: Tỉ đồng 2011 2012 So sánh
Doanh thu 1.132 1.182 60%
Gameonline 318 216 -32%
Quảng cáo trực tuyến 225 319 42%
Khác 589 1.277 117%
Lợi nhuận trước thuế 250 203 -19%
Gameonline 96 49 -49%
Quảng cáo trực tuyến 122 148 21%
Khác 32 6 -82%

điều kiện làm việc cần thiết cho hoạt động của Công ty.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng tập đoàn được thể hiện trong sơ đồ bao
m:
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn FPT.
Văn phòng của tậpđoàn FPT có chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Văn phòng tập đoàn có chức năng nhiệm vụ giúp đỡ Phó Tổng giám
đốc,điều phối các hoạt động của tập đoàn để đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành
12
CHÁNH VĂN PHÒNG
Cán
bộ
phục
vụ
quá
trình
hành
chính
Cán
bộ
phụ
trách
tài
sản
Văn
thư –
thư
viện
PHÓ VĂN PHÒNG
Lễ
tân

chống bão lụt,lao động công ích. quản lý các hoạt động và chương trình đóng từ
thiện của tập đoàn FPT.
- Sắp xếp tổ chức hội họp cho ban Lãnh đạo, thực hiện hoạt động tiếp
tân và điều hành các hoạt động hậu cần phục vụ các đoàn khách mời hoặc yếu
nhân của tập đoàn một cách chu đáo nhất.
- Thu thập và xử lý các loại thông tin:
13
+ Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trường xã hội bên ngoài như các
thông tin về kinh tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho Tập đoàn có tầm
nhìn xa và tổng quan về tình hình thế giới phục vụ cho việc ra quyết định và
định hướng chính sách, chiến lược phát triển tập đoàn trong từng thời kỳ và bối
cảnh khác nhau.
+ Thông tin kinh tế trong nước kể cả cạnh tranh thị trường.
+ Thông tin điều hành của Nhà Nước đối với tập đoàn thông qua các
chính sách pháp luật cùng với kiểm tra khảo sát.
+ Thông tin từ khách hàng và thị hiếu tiêu dùng cùng với mong muốn
của họ với tập đoàn, thông tin của các nhà cung ứng và đối tác,thông tin của các
cơ sở dịch vụ trong và ngoài nghành liên quan.
+ Thông tin từ nội bộ: các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự
trong tập đoàn, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động được tiến
hành trôi chảy.
+ Ngoài ra còn những thông tin nội bộ trực tiếp do bộ phận văn phòng
trực tiếp quản lý như các báo cáo, các biên bản cuộc họp, các mẫu phí, các thư
từ giao dịch, các thông tin nói qua điện thoại và mẩu ghi, các tin nhắn.
+ Thông tin đầu ra từ bên trong tập đoàn: bao gồm những thông tin như
chủ trương chính sách đối với khách hàng, với nhà cung cấp, các chương trình
và sự kiện mà tập đoàn đang sẽ và đã thực hiện.
2.3 Hoạt động giao tiếp trong tập đoàn FPT
2.3.1 Thực trạng hoạt động giao tiếp trong văn phòng tại tập đoàn
FPT

hay nhiều lãnh đạo thông qua việc chat và hội thảo truyền hình trực tiếp ngay
khi cần. Trong một số trường hợp việc ứng dụng công nghệ này vào hoạt động
hành chính - văn phòng đã giúp cho Tập đoàn có được những chiến lược nhanh
chóng và hiệu quả. Các công văn và thư từ, văn bản giao dịch mang tính khẩn
cấp sẽ được nhanh chóng gửi tới lãnhđạobằng mail dưới hình thưc scan và gửiđi
dưới dạng các file ảnh như PNG,PDF,JPEG…
15
Nhân viên của bộ phận văn phòng có thể lập tức gửi kết quả công việc
cho người phụ trách ngay sau khi xong phần công việc của mình qua mạng nội
bộ, bằng hình thức mail hay fax thành dạng văn bản cụ thể tới máy fax của
người phụ trách. Các thư từ, bưu tíncông văn, văn bản, nghịđịnh, báo cáo sẽ
được bộ phận văn thư nhận dạng rồi chuyển tới các phòng ban dưới hình thức
chuyển tay đối với các thông tin có dạng hiện vật hay dạng văn bản với những
thông tin dự liệu số. Các nhân viên trong bộ phận có thể hỗ trợ nhau gián tiếp
bằng trao đổi thông tin qua mạng, không phải tới tận nơi để gặp mặt trực tiếp.
Nhân viên của các phòng ban ngang cấp với nhau cũng có thể trò
chuyện với nhau qua kênh chat nội bộ, ban lãnhđạo và bộ phận phụ trách về lĩnh
vực công nghệ thông tin củaFPT còn khéo léo việc xây dựng diễnđàn online cho
toàn tậpđoàn và chia ra làm từng diễnđàn con với các box nhỏ hơn cho các
phòng ban khác nhau sử dụng để có thể giúp cho nhân viên có thể đặt câu hỏi
tham khảo lấyý kiến thông tin hay nhờ giảiđáp các vấn đề khó khăn liên quan
đến công việc trong quyền hạn và chuyên môn của mình hay là trong những
công việc đòi hỏi phải có sự hợp tác thống nhất giữa nhiều bộ phận khác nhau
mỗi khi cần thiết. Diễnđàn còn có chức năng cho các nhân viên đóng gópý kiến
của mình với tập đoàn về chiến lược cũng như tình hình hoạt động của ban
lãnhđạo và các bộ phận ra sao. Các tài liệu và chủ đề hướng dẫn với những
thông tin liên qua tới công việc cũng được đóng góp nhiệt tình trên diễnđàn
nhằm hỗ trợ cho những nhân viên mới vào tập đoàn làm việc có thể làm quen
với công việc và hiểu rõ hơn về quyền hạn và nhiệm vụ của mình khi làm
việc.Diễn đàn là hình thức giao tiếp ngôn ngữ ký tự có nhiều chức năng và mang

− Đối với đối tác: Nguồn thông tin đầu vào từ các đối tác là cáccơ
quan công ty trong ngành hay liên ngành gửi tới tập đoàn chủ yếu là các thư từ,
báo giá, hợp đồng, các báo cáo về tình hình đầu tư, tình hình tài chính của tập
đoàn, các văn bản giấy mời thầu. Các thông tin này sẽ được bộ phận văn phòng
gửi tới các phòng ban liên quan và được các phòng ban gửi lại phương án giải
quyết cho bộ phận văn phòng và chỉ rõ sẽ giải quyết bằng hình thức cử người
17
gặp mặt trực tiếp nói chuyện qua điện thoại hay có thể gửi câu trả lời qua thư
điện tử.
− Đối với khách hàng: Thông tin của khách hàng chủ yếu sựđóng góp
và những câu hỏi về chất lượng, giá cả, chất lượng của dịch vụ, cũng như tháiđộ
của nhân viên. Toàn bộ khối lượng thông tin này sẽđược bộ phận chăm sóc
khách hàng và tiếp tân thu lại và gửi tới văn phòng và từđó chuyển cho những
bộ phận hay cá nhân có liên quan để lấyý kiến hay phương án giải quyết rồi gửi
lại câu trả lời thoảđáng nhất cho khách hàng. Những thông tin này tưởng chừng
như nhỏ nhặt vàítỏi nhưng chính những thông tin này là nhân tố khách quan chỉ
ra thiếu sót mà ngay bản thânFPT không thể thấyđược giúp cho tậpđoàn có thể
sửa chữa và cải thiện lại những sai sót của mình.
− Cácthông tin đầu ra và đầu vào với các cơ quan điều hành thuộc
Nhà nước: Các thông tin này hoàn toàn là các thông tin mang tính quan trọng
trực thuộc cấp Trung ương và mang tính chất phạm vi trực thuộc nghành có tính
quyếtđịnh và thay đổi toàn bộ cục diện. Chủ yếu là các thông báo,Nghịđịnh,
quyếtđinh, công văn… những loại thông tin nàyđược ưu tiên xử lý trước và
nhanh chóng cẩn thận mỗi khi nhận được, bộ phận văn phòng sẽ nhanh chóng
báo cáo cho lãnhđạođể xin phương án giải quyết rồi trả lời nhanh cho các cơ
quan chức năng thuộc Nhà nước bằng văn bản, thưđiện tử nếu cần thiết.
CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
3.1 Đánh giá
* Ưu điểm
− FPT đã xây dựng được một nền văn hoá doanh nghiệp có sự tương

dựng một mạng lưới giao tiếp rất rộng lớn bằng nhiều hình thức khác nhau như
điện thoại, hội thảo truyền hình,giao tiếp bằng chat,messenger qua mạng nội bộ.
Các diễn đàn cũng được lập lên để các học viên hay các nhân viên phòng ban
trong tập đoàn có thể học tập trao đổi với nhau một cách công khai. Các kênh
thông tin được xây dựng và thiết lập với tốc độ cao cũng như lưu lượng trao đổi
19
thông tin qua lại rất lớn. Điều này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc
truyền tải các nội dung liên quan tớ hành chính như chỉ thị,công văn,báo cáo 1
cách nhanh nhất tới từng bộ phận phòng ban và nhân viên trong tập đoàn.
* Nhược điểm
− Do mô hình của tập đoàn quá rộng lớn gây lên việc lãnh đạo ít khi
có thể quan tâm hay giao tiếp với các nhân viên cấp dưới. Nhiều khi nhân viên
muốn đóng góp ý kiến nhưng không thể gặp trực tiếp những lãnh đạo hay người
có thẩm quyền trực thuộc cấp cao để mạnh dạn đề xuất, hơn nữa thói quan liêu,
bảo thủ đã ăn sâu vào một số cá nhân phụ trách đã gây khó khăn cho nhân viên
khi muốn đóng góp.
− Sự bất đồng ngôn ngữ giữa các lãnh đạo,nhân viên người nước
ngoài với lãnh đạo,nhân viên của FPT cũng là 1 rào cản lớn trong giao tiếp,đối
thoại về công việc và làm việc cùng nhau. Đây cũng là nguyên nhân gây nên
tình trạng hiểu sai lệch về thông tin dẫn tới việc truyền đạt đường lối bị sai
lệch,chỉ đạo và hành động không khớp với kế hoạch đã đề ra.
− Việc quá thoải mái trong văn hoá ứng xử và khuyến khích việc
sáng tạo,tư duy logic phản biện đã vô tình tạo nên tình trạng cãi nhau và phản
bác nhau trong các hội nghị từ cấp chiến lược cho đến các hội nghị cấp chi
nhánh của tập đoàn do một số cấp lãnh đạo và nhân viên FPT vẫn chưa thực sự
hiểu hết được cái ý nghĩa của việc phản biện và đóng góp ý kiến đã lạc lối sang
khái niệm chỉ trích ,phê bình, lên án, dẫn tới nhiều khi đã biến cuộc họp thành
một cuộc khẩu chiến giữa các phe phái. Nhiều khi do việc đóng góp và phản
biện ý kiến mà không chuẩn bị tìm hiểu kỹ ý kiến của người khác quá nhiều của
các nhân viên nên lãnh đạo cũng bị chần chừ khi đề ra quyết định và chiến lược

* Nguyên nhân
Quản lý về mặt giao tiếp giữa lãnh đạo với cấp dưới chưa có mô hình
hiệu quả. Văn hoá doanh nghiệp về cơ bản đã được xây dựng khoa học hiệu quả
nhưng chỉ là tổng thể chung chứ chưa thực sự đi sâu vào chi tiết và cụ thể quy
định là hoạt động giao sẽ ra sao, và như thế nào,cũng như các yếu tố phải chú
trọng khi thực hiện giao tiếp với các đối tượng khách nhau như cấp trên đồng
21
nghiệp, khách hàng… vì thế đã gây nhiều khó khăn mỗi khi thực hiện. Một số
điểm vẫn mang tính bảo thủ và chưa có ý định đổi mới về mặt hình thức và cách
thức thực hiện. Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ như đồng phục, quần áo
làm việc vẫn chưa được qui định cụ thể và có ý kiến cụ thể.
Việc xây dựng cầu nối ngôn ngữ giữa những người ngoại quốc và nhân
viên Việt Nam chưa thực sự được chú trọng. Các nhân viên và lãnh đạo người
Việt cũng ít có ý định trau dồi ngôn ngữ nào khách ngoài Tiếng Anh vì do các
chuyên gia chủ yếu đến từ nhiều quốc gia Nhật Bản, Ấn Độ… và các nước Châu
Á lên ngôn ngữ họ sử dụng có thể khác biệt theo vùng miền và quốc gia rất
nhiều, nên ta không thể nào đáp ứng được tất cả các loại ngôn ngữ theo nhu cầu
ngôn ngữ bản xứ của họ. Thêm nữa văn hoá FPT là một nền văn hoá khoa học
hiện đại nhưng mang đậm tính Việt Nam, điều này dễ gây lạc lõng và cô lập các
chuyên gia, lãnh đạo người nước ngoài vì sự khác biệt về văn hoá cũng như lối
sống khiến họ không thể phá bỏ rào cản ngôn ngữ.
3.2 Một số kiến nghị
Hoạt động giao tiếp trong lĩnh vực văn phòng nói riêng và của cả tập
đoàn FPT về cơ bản vẫn còn thiếu sót khá nhiều trong khâu tổ chức, quản lý và
quy định hoạt động giao tiếp vào khuôn khổ kỷ luật cho phù hợp với văn hoá
doanh nghiệp. Đặc biệt là trong bộ phận văn phòng của một tập đoàn lớn như
FPT việc giao tiếp cũng phải được chú trọng đầu tư và định hướng đầy đủ với
các chuẩn mực nhất định. Dưới đây là một số kiến nghị của em về hoạt động
giao tiếp trong lĩnh vực văn phòng của FPT.
* Khi giao tiếp với cấp trên

quyền để cổ vũ cấp dưới hết lòng vì công việc. Thành tích của lãnh đạo phụ
thuộc vào nhân viên dưới quyền của họ.
Khi giao tiếp với cấp dưới nên sử dụng những nghi thức lịch sự, đơn giản.
cấp trên có thể nói với họ là “rất vui lòng”, “cảm ơn” và mỉm cười. Chủ động
chào khi họ đến cũng như lúc họ ra về.
23
Cấp trên hãy nghiêm túc thực hiện những nguyên tắc, chuẩn mực của tổ
chức. Cấp trên muốn nhân viên đi làm đúng giờ, không sử dụng thiết bị, máy
móc, chẳng hạn xe cộ, điện thoại công vào việc riêng thì cấp trên phải thực hiện
các nguyên tắc đó trước và thật nghiêm chỉnh. Nhân viên thường học tập lãnh đạo
về phong cách.
Khi giao tiếp với cấp dưới, cấp trên không được dùng lời lẽ thô lỗ hay bôi
bác. Đó là một thói quen dễ lây lan, những người khác thường tự động bắt
chước, rồi thành thói quen. Một số cá nhân trong ban lãnh đạo của FPT vẫn
thường xuyên có thói quen này mỗi khi có hội nghị cấp phòng ban hay công ty,
khiến cho nhân viên dưới quyền học theo một cách vô ý.
Hãy để cho cấp dưới biết những thông tin xác đáng khi giao việc cho họ.
Cấp dưới cần biết tại sao lại tiến hành công việc như thế này, công việc của họ
ảnh hưởng tới nhiệm vụ chung như thế nào. Tuyệt đối không phổ biến kế hoạch
của đơn vị mình cho nhân viên của đơn vị khác.
Lắng nghe ý kiến đóng góp của cấp dưới cho kế hoạch của tổ chức. Cấp
dưới là người trực tiếp thực hiện kế hoạch, họ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn và
sáng tạo trong công việc. Khi cấp trên có được một thành tích hãy luôn nhớ đã
có nhiều cấp dưới đóng góp vào thành tích đó. Và đừng tiết kiệm lời khen và
chớ hào phóng lời phê bình. Bản báo cáo được khen hãy nhắc đến người đã giúp
cấp trên thực hiện nó. Nhắc đến công lao của cấp dưới, cấp trên sẽ được họ dành
cho tình cảm vì cấp trên đã hiểu họ. Khi phê bình cấp dưới, không nên có mặt
người thứ ba, chỉ phê bình về công việc chứ không được đánh giá nhân cách của
họ.
Hãy tin tưởng vào cấp dưới. Giao công việc cho họ càng nhiều càng tốt.

người khác, dù các giá trị đó không đúng với bản thân của chúng ta. Đừng can
thiệp sâu vào chuyện riêng của đồng nghiệp, không nên hỏi thẳng thừng hay đồn
thổi về chuyện riêng của họ.
* Giao tiếp với khách hàng (công dân)
25