TIỂU LUẬN:

Hiệu quả sử dụng các chức năng
đó trong điều kiện nước ta
Lời nói đầu

Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển, hay trì trệ hoặc
diệt vong của mọi tổ chức. Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được
tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên

1. Chức năng hoạch định (lập kế hoạch).
a. Định nghĩa.
Trong việc thiết lập một môi trường để các cá nhân đang làm việc với nhau
trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của người
quản lý là phải biết rõ mọi người có hiểu được nhiệm vụ, các mục tiêu của nhóm và
các phương pháp để đạt được mục tiêu đó hay không. Để sự cố gắng của nhóm có
hiệu quả, các cá nhân phải biết họ được yêu cầu hoàn thành cái gì. Đây là chức
năng của việc lập kế hoạch. Chức năng lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong
tất cả các chức năng quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành
động trong tương lai. Không những thể chức năng hoạch đọnh còn là sổ số, chỗ dựa
của các chức năng khác. Nhờ công tác lập kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ
thống sẽ tổ chức điều khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo được tất cả các mục tiêu
thông qua kế hoạch đã có để đạt được mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi
nào làm và ai làm cái đó. Kế hoạch được ví như cây cầu bắc qua các khoảng trong
để đi tới đích. Quá trình lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng ta phải xác định các
đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định của chúng ta trên cơ sở mục
tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương
lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn các
mục tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt được mục
tiêu. Như vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trước và
đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.
b. Vai trò của việc lập kế hoạch.
- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay đổi trong nội bộ hệ
thống của mình cũng như cuả môi trường bên ngoài. Vì việc này đòi hỏi phải thực
hiện trong thời gian dài mà kết quả của nó là ở trong tương lai mà tương lại là rất ít
Nội dung của hoạch định chiến lược
* Mục đích:
Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các mong
muốn riêng của mỗi người trong phạm vi hệ thống đó để sử dụng một cách tốt nhất
các tiềm năng và cơ hội của hệ thống.
Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của
hệ thống. Từ các mục đích hình thành nên các nhiệm vụ của hệ thống.
* Mục tiêu:
Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong một khoảng thời gian
không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm cuối cùng của lập kế hoạch mà còn là điểm
kết thúc của công việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra. Như vậy mục tiêu là các
hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lường trong lượng hoá
được kết quả. Các bộ phận của hệ thống cũng có mục tiêu riêng nhưng điều phục vụ
cho hệ thống.
* Chính sách:
Hoạch đ
ịnh chiến
lư
ợc

chính là các chương trình được viết thành văn bản quy định sự phối hợp hành động
giữa các bộ phận của hệ thống. Kế hoạch trong chương trình đều là việc quyết định
trước khi hành động nhưng kế hoạch chưa nêu rõ tiến trình hành động theo trật tự
nào, nó mang tính bao quát và co giãn hơn, còn chương trình là vạch rõ trình tự các
công việc phải làm và mục tiêu thực hiện đã được khẳng định rõ ràng cụ thể hơn.
* Kế hoạch chiến thuật:
- Chiến thuật: là những giải pháp mang tính mưu lược cụ thể để thực hiện
từng mặt, từng phần của các mục tiêu chiến lược, là sự cụ thể hoá chiến lược.
Chiến thuật bao gồm:
+ Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng.
+ Các mục tiêu cụ thể cần đạt.
Chiến thuật có ý nghĩa rất quan trọng: nếu các chiến lược vạch ra đúng mà
không có chiến thuật thực thi hợp lý thì chiến lược cũng chỉ là mong muốn hão
huyền.
- Hoạch định chiến thuật là việc lựa chọn giải pháp, các thủ đoạn để đạt được
các mục tiêu của chiến lược.
- Nội dung của hoạch định chiến thuật là một bước cụ thể hoá chiến lược cho
nên nội dung của hoạch định chiến thuật tương tự như chiến lược nhưng phạm vi
hẹp hơn; cụ thể hơn; thời gian thực hiện ngắn hơn. Nó bao gồm: mục tiêu, giải pháp
kế hoạch và ngân sách.
2. Chức năng tổ chức
Công việc của mỗi người có một mục đích và mục tiêu nhất định sự hoạt
động cụa họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc cụa họ
ăn khớp như thế nào và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính các điều
đó nảy sinh chức năng của hệ thống.
a. Các vấn đề chung và tổ chức quản lý
- Tổ chức quản lý: là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt

được phát triển tài năng, đủ điều kiện để thay thế người đứng đầu các phân hệ cấp
trên khi cần thiết.
* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu được kết quả hoạt
động cao nhất với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt
động của các phân hệ và tác động điều khiển của các nhà lãnh đạo. Để bảo đảm cho
nguyên tắc này được thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Cơ cấu tổ chức là cơ cấy hợp lý nhất đảm bảo chi phí là nhỏ nhất.
- Cơ cấu phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các
phân hệ làm cho các phân hệ hiễu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham
gia.
- Cơ cấu phải tương ứng với khả năng kiểm soát của người điều hành.
c. Các kiểu cơ cấu tổ chức.
Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhưng mỗi kiểu có ưu điểm, nhược điểm
khác, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể:
* Cơ cấu trực tuyến.
+ Đặc điểm:
- Kiểu bậc thang gồm nhiều cấp quản lý (hình tháp)
- Vận hành theo quan hệ điều khiển - phục tùng
- Điều hành tập trung, thông suốt (chế độ thủ trưởng)
+ Các yêu cầu:
- Số lượng các cấp vừa đủ (để bao quát được)
- Thông tin được truyền dẫn trực tiếp qua mỗi kênh
- Gắn với quá trình công nghệ (chu trình kinh doanh)
- Đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ điều hành và người thừa hành.
- Phân cấp quyền lực hợp lý (cấp dưới pháp huy được tính chủ động sáng tạo
và làm chịu trách nhiệm)

hàng và các mảng khách hàng khác nhau.
- Cần có cơ cấu điều hành phù hợp để kịp thời xử lý tại chỗ (xa trung tâm
chung)
+ Ưu điểm:
- Nhạy bén với thị trường
- Tạo sự liên kết theo chiều sâu
- Quan hệ giữa trung tâm và chi nhánh là quan hệ "Công ty mẹ, Công ty
con".
- Công ty mẹ vừa là quản lý bao quát, vừa trực tiếp kinh doanh một số mặt
hàng chủ lực, các chi nhánh có sự chủ động, linh hoạt.
+ Nhược điểm:
- Sự phát triển không đồng đều giữa các chi nhánh có thể gây khó khăn trong
việc chia sẻ các nguồn lực chung.
- Việc giải quyết những vấn đề chung có thể có sự trùng lặp giữa các chi
nhánh.
- Việc đào tạo nhân viên có trình độ cao thiếu cơ sở chung.
- Để có xu hướng phân tán (linh hoạt quá mức, làm yếu hiệu lực quản lý
thống nhất).
* Cơ cấu ma trận.
+ Phạm vi áp dụng:
- Các ngành đòi hỏi sự phối hợp phát triển với chuyên môn đa dạng và các
nguồn lực có thể dễ dàng chuyển sang các dự án khác.
- Kết hợp cơ cấu trực tuyến - chức năng với cơ cấu theo mặt hàng - khách
hàng thị trường.
+ Ưu điểm:
- Đồng thời thoả mãn hai yêu cầu: công nghệ cao và nhu cầu của khách hàng
- Đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin.

của doanh nghiệp.
Quyết định gồm:
- Đề ra nhiệm vụ
- Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra
- Chính thức đề ra nhiệm vụ
- Dự kiến các phương án có thể
- Xây dựng mô hình toán học
- Đề ra quyết định
- Truyền đạt quyết định đến người thi hành để họ lập kế hoạch tổ chức
- Kế hoạch tổ chức
- Kiểm tra việc thực hiện
- Điều chỉnh quyết định
- Tổng kết tình hình thực hiện quyết định
b. Tập thể và đặc điểm tâm lý tập thể.
* Tập thể:
Là nhóm người có tổ chức, có mục tiêu hoạt động vì lợi ích của tổ chức và
của xã hội.
Tập thể gồm có cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức
* Tâm lý tập thể:
+ Lan truyền tâm lý: hiện tượng phổ biến trong tập thể. Sự lan truyền tâm lý
mang tính sâu sắc, nó phản ánh thụ động, quán tính trong tập thể. Nó có thể gây
ảnh hưởng xấu cho tập thể.
Tâm trạng tập thể: nó được hình thành một cách tự phát, thể hiện tương đối
bền vững biểu hiện sức ỳ của hệ thần kinh.
Tâm trạng có thể là tích cực nhờ đó mà hiệu suất lao động cao.
Tâm trạng có thể là tiêu cực thì ảnh hưởng rất lớn đến tập thể (năng lực làm
việc kém, hiệu quả giảm xút, công việc trì trệ )
+ Dư luận tập thể.
- Là nhằm chủ đsộng ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm có thể xảy ra trong
quá trình quản lý hệ thống
- Là nhu cầu của mọi thành viên đúng mực trong hệ thống. Có người cho sự
kiểm tra là không tin tưởng lẫn nhau cho nên mới phải đấu tranh, kiểm tra nhau, gây
tốn kém cho hệ thống. Nhưng thực ra mặc dù kiểm tra là tốn kém nhưng hiệu quả
cuối cùng của nó thu lại là rất lớn.
- Là nhu cầu để bảo đảm gắn hệ thống với môi trường thông qua các quan hệ
đối ngoại của các hệ thống khác. Trong thời đại ngày nay, khi mỗi quan hệ đa
phương mở cửa là một tất yếu thì dù hệ thống có quy mô to lớn đến đâu cũng không
thể nào duy trì mỗi quan hệ bên ngoài bởi vì không hệ thống nào là không muốn
phát huy ảnh hưởng của mình đến các hệ thống khác. Chỉ có thông qua chức năng
kiểm tra mà các hệ thống có bức tranh toàn cảnh về chỗ đứng mà mình sẽ quản lý
tới, từ đó hình thành các hoạt động quản lý đối ngoại của hệ thống.
- Là nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực
của hệ thống phải kiểm tra để khẳng định sự đúng sai của các đường lối, sự phù hợp
hay không của mục đích của hệ thống.
Phương ti
ện công
c
ụ kiểm tra

Hệ thống kiểm
tra Quá trình kiểm tra
Các nguyên tắc kiểm tra:
- Chính xác, khách quan
- Có chuẩn mực
- Công khai tôn trọng
- Kinh tế
- Có trọng điểm
- Có độ đa dạng hợp lý
* Nội dung kiểm tra:
Là toàn bộ các yếu tố cần thiết và không thể bỏ quaq trong hoạt động của hệ
thống nếu khôngh được chú ý sẽ làm cho hệ thống phát sinh sự cố.
Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Quy chế hoạt động của hệ thống: đây là nội dung quan trọng hàng đầu mà
các tổ chức dễ bỏ qua vì cho nó là những việc hiển nhiên. Nhưng thực tế thì các hệ
thống (tổ chức) từ phạm vi quốc gia, quốc tế, đến các doanh nghiệp, mọi việc đổ vỡ
đều xuất phát từ việc vi phạm các quy chế. Hiện tượng tham nhũng cũng bắt nguồn
từ đây. Chính các lỗ hổng trong quy chế hoạt động của hệ thống sẽ tạo điều kiện tốt
để làm hư hỏng con người.

Để làm tốt hình thức này, các quy chế của hệ thống phải rõ ràng, giản tiện và hợp
đạo lý để mỗi người tự biết đánh giá công việc của mình đảm nhận trước hệ thống,
đồng thời phải chú trọng công tác truyền thông trong nội bộ, để mọi người hiếu rõ
chủ trương, đường lối của hệ thống, các chuẩn mực mà hệ thống thông qua và mọi
người phải góp phần bảo vệ.
+ Kiểm tra nghiệp vụ: đó là hình thức kiểm tra của bộ phận cán bộ chuyên
nghiệp trong hệ thống họ được đào tạo, huẫn luyện và trung thành với sự nghiệp mà
hệ thống theo đuổi.
+ Tự kiểm tra của người lãnh đạo: đây là một hình thức kiểm tra cần thiết,
không phải vì người lãnh đạo không tin vào đội ngũ kiểm tra mà chủ yếu là do các
thông tin mà chỉ duy nhất người lãnh đạo nắm được và do đó họ phải có các biện
pháp kiểm tra bổ xung để xử lý, đồng thời nhắc nhở, động viên việc làm của cấp
dưới.
+ Kiểm tra tự động: là hình thức kiểm tra thông qua các phương tiện thiết bị
công nghiệp hiện đại, không cần có sự hiển diện của con người.
* Phương tiện, công cụ kiểm tra.
+ Sử dụng phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT - Program Eveluation and
Review Techniqe) để lập tiến độ hoạt động của hệ thống (về thời gian nhân lực, tài
nguyên )
+ Sử dụng ma trận xã hội học để kiểm tra các vấn đề mang nặng tính định
tính.
+ Sử dụng các trang thiết bị hiện đại chuyên dùng cho các khâu cụ thể.
+ Sử dụng đội ngũ các chuyên gia
+ Nhân viên tình báo
+ Lực lượng dự phòng để xử lý các hậu quả phát hiện trong quá trình kiểm
tra.


- Kiểm tra còn lỏng, mang tính chung chung, khái quát, hoặc hình thái.
2. Doanh nghiệp.
* Ưu điểm:
- Số lượng các doanh nghiệp và quy mô ngày càng lớn, đổi mới nhanh dần
dần nắm bắt được thị trường
- Có sự phân công lao động, chuyên môn hoá cao
- Hoạt động tổ chức và quản lý của doanh nghiệp đã thay đổi theo tình hình
và xu thế mới (quá trình cổ phần hoá )
* Nhược điểm:
- Chưa thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý.
- Khâu tổ chức bộ máy quản lý còn rời rạc
- Chưa có sự liên kết giữa các chức năng của quản lý vì chưa nhận rõ vai trò
của tổ chức.

Kết luận

Quản lý là nhằm đạt tới mục tiêu chung trong tương lai, mà tương lai lại luôn
biến động, hàng loạt yếu tố cả chủ quan lẫn khách quan chi phối đến quá trình quản
lý. Nói một cách khác quản lý được diễn ra trong một quá trình hết sức biến động
mà nếu chủ thể quản lý không đủ tiềm năng và bản lĩnh sẽ khó có thể thích ứng và
tất yếu dẫn tới thất bại. Để bảo đảm rằng quá trình quản lý luôn diễn ra tốt đẹp thì
không ai khác ngoài chủ thể quản lý và các đối tượng quản lý phải nắm bắt, hiểu rõ
và biết vận dụng các chức năng quản lý một cách đúng đắn, linh hoạt để cho việc
quản lý trở nên năng động hơn, tạo đà cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.