Bài Luận
Đề Tài:
Phân tích thiết kế hệ thống
thông tin quản lý thư viện
Lời nói đầu
Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy tính điện tử,
một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn
phức tạp. Mà Hệ thống thông tin là một trong những ngành mòi nhọn của công nghệ thông tin đã có
những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay đối
với một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không
Ýt khó khăn. Các hệ thống thông tin tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Để
đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngò cán bộ chuyên môn phải thường
xuyên nâng cao tay nghề có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà
không bị thiếu sót hay thừa thông tin. Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiện
trong quá trình làm việc như: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê, Để có được điều đó cần phải viết
chương trình cho hệ thống cũng chính là viết các modul và được lắp ghép thành hệ thống.
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý
ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số
liệu thống kê một cách chính xác kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được
rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ
trước đến nay. Qua quá trình học tập trong trường em thấy hệ thống thư viện ngày càng gần gũi với
học sinh, sinh viên trong trường từ việc mượn trả sách đến việc đọc sách trong thư viện cũng là một
cách học hết sức bổ Ých. Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Quản lý thư viện“ với mong muốn tìm
hiểu sâu về lĩnh vực quản lý thư viện trong nhà trường. Với đề tài ”Phân tích thiết kế hệ thống
thông tin quản lý thư viện” em đã xây dựng một hệ thống con mét modul của hệ thống nói trên
giúp cho việc quản lý thư viện một cách hiệu quả.
Nội dung của đề tài gồm ba chương:
Chương 1 : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý.
Chương 2 : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện.
Chương 3 : Đánh giá và Kết luận.
Trong quá trình thực tập thực hiện đề tài “Quản lý thư viện “ là một công việc hết sức lớn lao đối

xử lý định kỳ theo thời gian.
3. Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng
trường hợp cụ thể.
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ
thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo
chính xác và kịp thời.
4.Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ
sách (chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc
quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và
công sức của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh
khỏi. Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng
vào một số khâu và đối tượng quan trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ
dẫn đến việc thiếu hụt thông tin.
II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý:
1. Mô hình luân chuyển dữ liệu:
Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau:
Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu
Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên
Lập số sách báo cáo
Mỗi modul trong hệ thống cũng cần phải có những giải pháp kĩ thật riêng tương ứng
2. Cập nhật thông tin động:
Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Nhưng đối với
loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy
cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau:
Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động
Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ liệu
Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp
Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình

còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn được
thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin
đầu vào.
IV. Các bước xây dựng hệ thống quản lý
Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua 5 giai đoạn sau :
1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:
ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính
chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây
dựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề
xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án. Từ đó định hướng cho các giai
đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống:
Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để
xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dùng lược đồ cho hệ thống giúp
cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic.
3. Thiết kế tổng thể :
Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ
thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc làm
sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công.
4. Thiết kế chi tiết:
Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính.
Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình các
giao diện sử dụng các tệp dữ liệu.
5. Cài đặt chương trình:
Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng.
Chương 2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện
Muốn xây dựng thiết kế hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải phân
tích hệ thống nhằm tìm và lùa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể.
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính. Không thể tin
học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Hiệu quả của việc công tác quản lý

-Xử lý khoa học -Xö lý khoa häc
Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp hay không
Xử lý kỹ thuật là tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc, phòng mượn
VD:HH10
Trong đó :
HH:Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học”
10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào.
Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng sách
và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy:
+ Phân loại và sắp xếp sách
Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất giữ bảo quản theo số liệu kho đã quy định
chia sách. Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rất
quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả:
+ Phục vụ độc giả
Trong các thư viện, khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào phiếu
mượn và đưa cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếu
mượn tìm sách cho độc giả mượn. Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lý
sách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn nhiều so
với làm bằng thủ công.
2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách
Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn thủ công, là một chương
trình quản lý phải có những chức năng sau:
* Chức năng cập nhật thông tin:
- Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về, lưu trữ, cho mượn, nhận trả, số lượng sách
trong thư viện có thể lên đến hàng triệu cuốn
- Nhập thông tin độc giả: Cập nhật thông tin về độc giả, số lượng độc giả có thể lên đến hàng
chục ngàn người
* Chức năng tra cứu:
Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về sách theo các thông tin
như theo thể loại, theo nhà xuất bản

a. Tra cứu về độc giả
Thông tin về một độc giả
Các tài liệu mà một độc giả mượn
Các độc giả mượn một loại sách
Các độc giả mượn sách quá hạn
b. Tra cứu về sách
Tra cứu theo tên sách
Tra cứu theo mã sách
Tra cứu sách theo tác giả
Tra cứu sách theo nhà xuất bản
Tra cứu sách theo lĩnh vực
Tra cứu sách mượn quá hạn
Tra cứu sách theo ngày mượn
Tra cứu sách theo ngày trả
Tra cứu sách theo hạn trả
*Báo cáo:
- Thống kê tổng số sách trong thư viện
- Thống kê sách đang cho mượn
- Thống kê số lượng độc giả
- Thống kê độc giả mượn quá hạn
- Đưa ra các bảng biểu báo cáo
IV. Phân tích hệ thống quản lý thư viện về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng dữ
liệu.
1- Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các luồng dữ liệu chuyển giao
giữa các chức năng đó .
Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống. Từ đó sẽ phân tích thiết kế hệ
thống mới
* Luồng thông tin đầu vào:
- Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập

Tìm kiếm
độc giả
Xoá độc
giả
Quản lý sách
Cập nhật tt
sách
Tìm kiếm
sách
Bổ xung
sách
Huỷ bỏ
sách
M ợn , trả sách
M ợn sách
Trả sách
Tra cứu sách
Tra cứu sách
hiện có
Tra cứu sách m
ợn
Tra cứu độc giả
m ợn sách
Lập báo cáo
TKê sách của TV
theo phân loại
Thống kê độc giả
hết hạn SD thẻ
Thống kê sách m
ợn quá hạn

tính đến thời điểm tra cứu cùng với các thông tin về những độc giả đang mượn những cuốn sách đó.
+ Tra cứu độc giả đang mượn sách: Dùng để tìm, đưa ra thông tin tất các độc giả hiện đang mượn
sách của thư viện và cũng những thông tin về sách đó.
+ Tra cứu sách hiện có: Sách cho mượn trong thư viện thường thì không cho mượn cuốn sách cuối
cùng, số sách cho mượn phải nhỏ hơn sách đã có.
Thông tin vào:
Thông tin về sách đã cho mượn
Thông tin về sách hiện có trong thư viện Th«ng tin vÒ s¸ch hiÖn cã trong th viÖn
Thông tin về độc giả mượn sách Th«ng tin vÒ ®éc gi¶ mîn s¸ch
Thông tin ra:
Thông tin trả lời sách cần tra cứu Th«ng tin tr¶ lêi s¸ch cÇn tra cøu
Thông tin về độc giả cần tra cứu Th«ng tin vÒ ®éc gi¶ cÇn tra cøu
e. Chức năng báo cáo :
Chức năng báo cáo bao gồm:
Thống kê sách của thư viện, thống kê sách theo phân loại, thống kê độc giả, thống kê độc giả hết
hạn mượn, thống kê sách mượn quá hạn, lập phiếu nhắc trả sách.
- Thống kê sách của thư viện : Dùng thống kê tất cả các đầu sách của thư viện cũng như tổng số
cuốn của các đầu sách tính đến thời gian thống kê.
- Thống kê sách theo thể loại : Dùng để thống kê tất cả các đầu sách của thư viện theo thể loại tính
đến thời gian thống kê.
- Thống kê độc giả : Dùng để thống kê tất cả các độc giả của thư viện tính đến thời điểm thống
kê.
- Lập phiếu nhắc trả sách: Dùng để lập giấy gửi đến các độc giả đang mượn sách của thư viện
quá hạn mà chưa trả và gửi đến từng độc giả quá hạn trả sách .
Thông tin vào :
Thông tin về sách của thư viện
Thông tin về sách theo phân loại
Thông tin về sách đã được mượn
Thông tin về độc giả mượn sách
Thông tin ra:

Một chức năng được mô tả ở
trang khác của biểu đồ
P
External entilies
Các chức năng:
Định nghĩa: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của
một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới).
Biểu diễn: Một chức năng được biểu diễn bởi một hình tròn hay một hình ovan, bên trong có tên
của chức năng đó.

Tên chức năng trong biểu đồ luồng dữ liệu phải trùng tên với tên của chức năng trong biểu đồ
phân cấp chức năng.
Tên chức năng phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách vắn tắt chức
năng làm gì. Chẳng hạn
Các luồng dữ liệu
Định nghĩa: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó.
Khi nói tuyến truyền dẫn thông tin thì có nghĩa là có một thông tin được chuyển đến một chức năng
để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết quả xử lý, bất kể hình thhức truyền
dẫn là gì (băng tay, qua máy tính, bằng FAX hay điện thoại …). Thông tin ở đây có thể là một dữ
liệu đơn (chẳng hạn: tên sinh viên), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (chẳng hạn: thẻ). Mọi
luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vì thế trong hai đầu của một luồng dữ liệu
(đầu đi và đầu đến), Ýt nhất phải có một đầu dính tới một chức năng.
Biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ trong mét BLD dưới dạng một mòi tên, trên đó có viết tên
của luồng dữ liệu.
Tên luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, kèm thêm tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung
của dữ liệu được chuyển giao. Chẳng hạn:
Thẻ đã hết hạn
Các kho dữ liệu:
Tªn

Mc ớch ca th vin l phc v cho cỏc c gi, vỡ vy khi núi n th vin l ta núi n ngay tỏc
nhõn ngoi ú l c gi, cú ti liu phc v cho c gi th vin phi mua ti liu t ngi bỏn
ngoi ra th vin cng cú th thanh lý bt cỏc ti liu c sỏch cho ngi mua.
Ban qun lý th vin s cn c vo tỡnh hỡnh mn tr sỏch m nhõn viờn th vin cung cp s lp ra
cỏc bỏo cỏo thng kờ t ú nhn xột c gi c phc v nh th no so vi trc kia.
Độc giả
Quản lý th
viện
Ban quản lý th
viện
Nhà xuất bản
Trả lời yêu cầu
Yêu cầu m ợn sách
Th tin về đgiả
Cấp thẻ cho độc giả
Thông tin sách trả
Thanh toán tiền
Gửi các báo cáo
Xét duyệt
Sách cần bổ xung
Đáp ứng yêu cầu về
sách cần bổ xung
Sách mợn
* Biu lung d liu mcnh.
Vi mc nh cỏc tỏc nhõn ngoi ca h thng mc khung cnh c gi nguyờn vi cỏc lung
thụng tin vo ra
H thng s c phõn ró thnh cỏc chc nng mc nh l cỏc tin trỡnh bờn trong h thng theo
biu phõn cp chc nng
Xut hin thờm cỏc kho d liu v cỏc lung thụng tin trao i gia cỏc chc nng mc nh. Cỏc
lung thụng tin trao i gia cỏc chc nng mc nh l khụng thay i.

Cấp thẻ
T
r
ả

l
ờ
i

y
ê
u

c
ầ
u
Y
ê
u

c
à
u

m
ợ
n

s
á


t
i
n

s
á
c
h

t
r
ả
Báo cáo sách m ợn
Báo cáo sách nhập
Báo cáo sách trả
Thông tin
sách nhập
Sách
cần tìm
kiếm
Thông
tin trả
lời
Sách cần bx
Y/c bx sách
Sách trả
Độc giả
Độc giả
Độc giả

Lm th c gi cung cp thụng tin cỏ nhõn, tin l phớ, th vin lm th tr li bn c.
Độc giả
Cập nhật
độc giả
Tìm kiếm
độc giả
Danh sách ra tr ờng
Xóa độc
giả
Yêu
cầu
làm
thẻ
Cấp
thẻ
Thủ th
Xóa tt độc giả
Thông
tin
độc
giả
cần
tìm
Trả
lời
độc
giả
Danh sách độc giả
hết hạn SD thẻ
Yêu

Thông
tin
sách
cần
tìm
Trả
lời
thông
tin
Nhà xuất bản
Sách cần bổ xung
Yêu
cầu
bổ
xung
sách
Sách m ợn
Sách
không
có độc
giả m
ợn
M ợn trả sách
thông
tin
sách
m ợn
Thủ th
Tra
cứu

c
h

t
r
¶
§éc gi¶
Tr¶ s¸ch
M în s¸ch
S¸ch m în
S¸ch tr¶
S¸ch
P
h
i
Õ
u

n
h
¾
c

t
r
¶

s
¸
c