ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TP.HCM
KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC
BÁO CÁO THỰC TẬP
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Hằng
MSSV: 0956100019.
Giáo viên hướng dẫn:
Đoàn Thị Thu
TP.HCM , ngày 22 tháng 12 năm 2012.
LỜI MỞ ĐẦU
“Học đi đôi với hành” là quá trình vận dụng những kiến thức lý luận
vào thực tiễn, vì vậy hàng năm quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học
Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP. HCM đã tạo điều kiện cho
sinh viên năm cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau; giúp chúng
em có cơ hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và
ứng dụng kiến thức đã học vào thực tế. Đây cũng là dịp để chúng em học hỏi
những giá trị thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn
luyện tính kỷ luật trong công việc
Nhóm chúng em gồm 11 thành viên dưới sự hướng dẫn của cô Đoàn
Thị Thu và cô Lê Thị Hồng Hiếu đã bắt đầu đợt thực tập của mình tại Thư
viện Trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày
12/11/2012 đến 30/12/2012.
I. PHẦN NỘI DUNG
1. Giới thiệu về thư viện
1.1. Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí
Minh.
Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh
được thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư
viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban
đầu là 760,5 m
2

vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập và đưa ra ứng dụng thực tiễn; chủ động tư
vấn, xây dựng và phát triển hoạt động hỗ trợ độc giả.
Liên kết với các thư viện trong và ngoài nước để đẩy mạnh quá trình trao
đổi tư liệu, kiến thức khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và
học tập của toàn trường.
Với phương châm:
ĐỒNG HÀNH CÙNG ĐỘC GIẢ
KHÁM PHÁ & CHINH PHỤC THẾ GIỚI TRI THỨC
1.3. Vốn tài liệu
Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập,
nghiên cứu và sản xuất. Vì vậy thư viện đã từng bước nghiên cứu xây dựng
nguồn vốn tài liệu phong phú và có giá trị. Để làm được điều này, trước hết
cần hiểu biết rõ bản chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầu
người dùng tin và nguồn lực thông tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng
chính sách bổ sung. Từ đó làm cơ sở tổ chức, quản lý một cách đúng đắn,
khoa học cho sự phát triển của vốn tài liệu.
Tính đến ngày 15/11/2012 vốn tài liệu của thư viện đạt hơn 30.794 đầu sách
(374.071 bản sách ) và trên 209 tên báo – tạp chí.
Hiện tại vốn tài liệu của thư viện bao gồm có tài liệu in và tài liệu điện tử
bao gồm :
 Tư liệu in :
• Sách tham khảo – Giáo trình : có khoảng 305.496 bản .
• Luận văn – Luận án : có khoảng 2.645 cuốn.
• Công trình nghiên cứu khoa học : có khoảng 1.220 đề tài.
• Bài trích báo tạp chí : có khoảng 585 biểu ghi.
• Báo tạp chí : có khoảng 253 loại.
 Tư liệu điện tử:
• Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử được sưu tầm, tổ chức và phục vụ tại
Thư viện: các CSDL trực tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sách
điện tử đã download về TV; giáo trình bài giảng do nhà trường biên

đầu đọc và ghi đĩa CD, 1 máy in thẻ thư viện (thẻ nhựa).
- Trang thiết bị phục vụ và bảo quản: 1 máy photocopy, 1 máy hút
bụi, 6 máy lạnh, thiết bị PCCC, thiết bị chống sét,…
Sự phát triển về cơ sở vật chất và trang thiết bị đã góp phần nâng cao
chất lượng phục vụ và tạo ra một môi trường phục vụ hiện đại, là nơi học tập,
nghiên cứu, giải trí lý tưởng.
2. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện
Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà
trường. Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư
viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau:
2.1. Lãnh đạo thư viện
2.1.1. Trưởng thư viện
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh
đạo, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị.
- Quản lý, điều hành toàn đơn vị.
- Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ
chức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện.
- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện.
- Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học.
- Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả.
TRƯỞNG
THƯ VIỆN
PHÓ
TRƯỞNG THƯ VIỆN
Phụ trách Phục vụ
PHÓ
TRƯỞNG THƯ VIỆN
Phụ trách CNTT
CB PHÒNG

- Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ.
- Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn
vị.
Quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân
công.
- Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác.
- Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự.
- Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị.
2.1.3. Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin
Trách nhiệm:
- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn
vị.
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển
công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện.
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử.
- Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ
sở dữ liệu điện tử.
- Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử.
- Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu
của độc giả.
- Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá
nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học.
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong
công tác thư viện.
- Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư
viện.
- Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị.
Quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT.

Quyền hạn:
- Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc.
2.2.2. Phòng đọc
Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách
Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,…
a) Cán bộ phụ trách phòng đọc
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các
mảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc.
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc.
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc.
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng.
Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc.
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả
công tác của của Phòng Đọc.
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ
đọc.
b) Cán bộ phòng đọc
Trách nhiệm:
- Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc.
- Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu.
Quyền hạn:
- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc.
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác.
2.2.3. Phòng mượn
Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo và giáo trình về nhà.
a) Cán bộ phụ trách phòng mượn
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các

- Thu thập, điều tra nhu cầu thông tin và đề xuất hướng thực hiện nhằm
cải tiến, nâng cao chất lượng công tác.
II. NỘI DUNG THỰC TẬP
Nhằm giúp cho chúng em có thể vận dụng tốt các kiến thức đã được học
và để phù hợp với đặc thù của thư viện, trong thời gian 7 tuần thực tập em đã
được phân công công việc cụ thể như sau: em được chia thành các nhóm nhỏ
cùng các bạn, một nhóm 2 người lần lượt thực tập dưới sự hướng dẫn của các
thầy cô, anh chị tại các phòng ban của thư viện:
1. Phòng đọc
2. Phòng mượn
3. Phòng nghiệp vụ
4. Phòng Học liệu Điện tử
5. Phòng giữ cặp
6. Phòng đọc cộng đồng.
 Công việc cụ thể tại các phòng ban:
1. Phòng đọc
 Nắm cách tổ chức kho trong phòng đọc:
- Sách trong phòng đọc được sắp xếp theo kí hiệu phân loại (DDC) và kí
hiệu mã hóa cutter.Sách ngoại văn và sách tiếng việt được phân biệt với
nhau bằng cách : sách ngoại văn sẽ được thể hiện năm xuất bản trên
nhãn sách, còn tiếng việt thì không.
o Khu vực sách Việt văn : có kí hiệu xếp giá là SKV
o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức,
tiếng Pháp): có kí hiệu xếp giá là SKN
o Khu vực tài liệu tra cứu
o Khu vực luận văn, luận án, NCKH : có kí hiệu xếp giá là
SKC, SKL.Luận văn , luận án được sắp xếp theo kí hiệu
mã ngành, mã lớp ví dụ như mã ngành 605205 ngành
… Kí hiệu khoa như KĐĐ( Điện – Điện tử); KMT( Khoa
học môi trường); CTT( Công nghệ - thông tin);…

Dãy 1 : từ 000 đến 400
Dãy 2: từ 400 đến 538
Dãy 3: 540 đến 621.81
Dáy 4: 621.82 đến 900
- Sách giáo trình có kí hiệu là GT, sắp xếp theo kí hiệu phân loại và kí
hiệu cutter.Sách được sắp xếp theo kiểu nằm ngang vì theo các đặc điểm
và tính chất của trường :
+ Thứ nhất sách giáo trình phần lớn là do các thầy cô của trường
viết và giao cho thư viện xuất bản để phục vụ cho sinh viên .vì vậy sách photo
có khổ A4 lớn , sách mỏng , để đứng sẽ bị gãy và không thẳng .
+ Thứ hai là do sách giáo trình của thư viện rất nhiều mà diện tích
kho của thư viện hạn chế vì vậy sắp xếp theo kiểu nằm ngang để tiết kiệm
diện tích .
• Khu vực tài liệu tham khảo:
- Được tổ chức thành 4 dãy
Dãy 1 từ 000 đến 512.
Dãy 2 từ 515 đến 621.39.
Dẫy 3 từ 621.391 đến 640.
Dãy 4 từ 650 đến 900.
- Sách tham khảo được sắp xếp theo kí hiệu phân loại DDC và kí hiệu
cutter.Sách tham khảo có kí hiệu là SKV, và được sắp đứng thẳng. Sách
giáo trình còn khác sách tham khảo ở chỗ thể hiện năm xuất bản tài liệu
trên nhãn sách .
 Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu : hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu tìm
tài liệu , cách tìm tài liệu trên giá. khi bạn đọc vào tìm sách mà không
tìm được sách cần sự giúp đỡ của cán bộ thư viện : Nếu bạn đọc biết
tên sách hoặc tên tác giả thì sẽ hướng dẫn cho bạn đọc tra cứu trên
máy , rồi hướng dẫn cách tìm và lấy tài liệu trên giá .Nếu bạn đọc
không biết rõ tên sách ,hay tên tác giả thì tìm hiểu thêm các thông tin
khác tuef bạn đọc để làm rõ yêu cầu tin và hướng dẫn bạn đọc tìm tài

 Làm tóm tắt , định từ khóa , đề mục chủ đề cho tài liệu.
 Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình bị hư hỏng nhỏ.
 …
4. Phòng Học liệu Điện tử :
- Scan tài liệu: scan tài liệu luận văn cao học .Scan bìa sách , trang nhan
đề , tóm tắt hoặc lời nói đầu và mục lục.
- Upload tài liệu lên trang web của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật và
trang “Scribd.com” để chia sẽ trên các trang xã hội : để upload tài liệu
lên mạng trước hết chúng ta phải có các file FPD được scan từ tài liệu
.Sau đó thực hiện các bước up tài liệu .
5. Phòng giữ cặp
 Quy trình phục vụ : Bạn đọc vào phòng giữ cập phải trình thẻ cho cán
bộ thư viện quét thẻ. Cán bộ thư viện quét thể xong tra lại thẻ cho bạn
đọc và đưa chìa khóa số tử cho bạn đọc mượn .Khi bạn đọc trả tử thì
phải trình thẻ cho cán bộ thư viện quét thẻ và trả lại chìa khóa tủ.
 Giữ cặp, balô cho sinh viên có nhu cầu vào thư viện
6. Phòng đọc cộng đồng : Khi làm việc ở phòng này em đã hiểu và học
hỏi được vài điều :
 Hiểu nội quy và quy trình phục vụ: Bạn đọc ăn mặc gòn gàng khi vào
phòng đọc, trình thẻ thư viện cho cán bộ thư viện và vào tìm sách để
đọc . bạn đọc được đưa vở và sách vào học nhưng pgair qua kiểm tra
của cán bộ thư viện.
 Là phòng có tài liệu về sách chuyên ngành , các tạp chí , truyện …
 Là phòng giúp cho sinh viên vào đọc giải trí và học tập .
 Phòng là nơi nhận sách kí tặng bạn đọc :bạn đọc có thể tặng cho thư
viện sách giáo trình , tham khảo , tạp chí …Cán bộ thư viện viết giấy kí
tặng và thư cảm ơn cho bạn đọc.
 Em đã học hỏi được cách phục vụ và giao tiếp với bạn đọc.
III. TỔNG KẾT
1. Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác

2.2. Kiến nghị
- Không gian làm việc dành cho cán bộ phòng nghiệp vụ hơi chật hẹp
- Thư viện chưa có diện tích để tổ chức phòng tự học, học nhóm cho sinh
viên
- Tài liệu của thư viện khá phong phú đặc biệt là giáo trình cho sinh viên.
Tuy nhiên, lượng sách quá nhiều mà diện tích cũng như số lượng giá kệ
có hạn gây khó khăn trong việc sắp xếp và bảo quản tài liệu.
- Công tác vệ sinh tài liệu, giá kệ cần được quan tâm nhiều hơn . Tài liệu
bị bám bụi nhiều ảnh hưởng đến việc phục vụ và bảo quản tài liệu.
- Thư viện nên đưa ra các kế hoạch marketing cho phòng đọc cộng
đồng , vì qua thời gian kiến tập em nhận thấy phần lớn bạn đọc chưa
biết về chức năng , nhiệm vụ … của phòng này. Vì vậy số lượng bạn
đọc sử dụng phòng đọc cộng đồng chưa nhiều.
- Thư viện cần đưa ra các chính sách marketing cho các sản phẩm và
dịch vụ của thư viện để bạn đọc biết rõ và sử dụng nhiều hơn.
THAY LỜI KẾT
Qua khoảng thời gian thực tập trong 7 tuần từ (12/11/2012 đến
30/12/2012) đã giúp em vững vàng hơn về vốn kiến thức đã học qua
những năm ngồi trên giảng đường đại học.
Những dòng chữ thay lời nói, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban
giám đốc thư viện, các thầy cô cùng tất cả các anh chị cán bộ trong thư
viện đã nhiệt tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành
tốt đợt thực tập; và giúp em không những vững về kiến thức chuyên
môn mà còn trưởng thành hơn về phẩm chất của người cán bộ thư viện.
Môi trường làm việc của thư viện đã tạo cho em có cái nhìn nền tảng và
định hướng về công việc khi ra trường
Em cũng không quên ghi ơn cô Đoàn Thị Thu và cô Lê Thị Hồng
Hiếu đã đại diện khoa Thư viện - Thông tin học Trường Đại học Khoa
học xã hội & Nhân văn TP. HCM hướng dẫn chúng em trong đợt thực
tập này.

1.Thời gian thực hiện :
Dự định thực hiện kế hoạch trong vòng 1 năm ( từ ngày 1/1/2013 đến ngày
30/12/2013 .
2. Nội dung công việc thực hiên :
2.1. Sưu tầm và lựa chọn nguồn tài liệu điện tử đầu vào :
- Bổ sung, tích hợp nguồn tin điện tử thông qua việc mua , trao đổi tài
liệu điện tử đang được xuất bản tại các công ty và các nhà xuất bản như :
Tailieu.vn,…
- Sưu tầm và chọn lựa nguồn tài liệu điện tử về các chủ đề khác nhau như
:điện – diện tử, công nghệ thông tin, kỹ thuật máy tính, chế tạo máy … miễn
phí trên internet .
2.2. Tiến hành số hóa nguồn tài liệu in của thư viện :
- Trang bị các máy Scan có thể số hóa nguồn tài liệu có số lượng lón như :
HP Scanjet G2410 L2694A – Scan, Canon LiDE 210 – Scan, Canon LiDE
700F – Scan, HP Scanjet G4010(L1956A) – Scan…
- Tiến hành scan tài liệu in của thư viện thành các file PDF .
2.3. Lựa chọn công nghệ :
- Nối mạng internet cho hệ thống máy tính .
- Đảm bảo cho hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo
quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có
bản quyền.
- Thiết kế được trang web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng
vào bộ sưu tập.
- Tìm hiểu để mua và lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu số như : phần
mềm nguồn mở Greenstone (Hòn đã xanh),Dspace và một số phần mềm do
các công ty và cá nhân xây dựng. Công ty Tinh Vân đã phát triển thêm một
phân hệ quản lý tài liệu số trong hệ quản trị thư viện điện tử LIBOL phiên bản
6.0.
2.4. Tiến hành xây dựng Bộ Sưu tập số.
III. Phân công công việc

Tìm hiểu và mua phần
mềm quản lý bộ sưu tập
số .
Từ ngày
1/10/2013
đến ngày
30/10/2013
1 tháng
5.
Tiến hành xây dựng bộ
sưu tập số
Từ ngày
1/11/2013
đến ngày
30/12/2013.
2 tháng